UFCD 0620

Controlo de Gestão

344298 Tecnico/a Especialista em Contabilidade e Fiscalidade

Maria da Luz Sant`Ana

Objetivos
Identificar os conceitos básicos do controlo de gestão.
Executar o orçamento e realizar o controlo orçamental.
Implementar sistemas de controlo de gestão.

Maria da Luz Sant`Ana

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Conteúdos
 O controlo de gestão: conceitos básicos
o Os sistemas de informação de apoio à gestão
o O controlo de gestão e as teorias organizacionais
o A estratégia e o controlo
- O planeamento estratégico
- O planeamento operacional
- O controlo interno e o controlo operacional
 O orçamento e o controlo orçamental
o O Orçamento
- Os princípios de elaboração e mecanismos de funcionamento do orçamento
- As fases de elaboração orçamental
- A importância do orçamento na gestão
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Conteúdos
o O controlo orçamental
- Os objetivos das estratégias de controlo orçamental
- As características do controlo orçamental
- Os desvios orçamentos: sua identificação e impacto na gestão da empresa
 A definição e implementação de sistemas de controlo de gestão
o A definição das necessidades ao nível da empresa
- A identificação do setor em que a empresa se insere
- As características específicas da empresa
o A implementação do sistema de controlo de gestão
- Os problemas a enfrentar
- O diagnóstico das dificuldades pós-implementação
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 O controlo de gestão: conceitos básicos

INSTRUMENTOS DE CONTROLO DE GESTÃO

O controlo e o planeamento são duas faces da mesma moeda,

justificando-se mutuamente.

Ao nível estratégico, o principal objetivo do controlo consiste em

assegurar que os objetivos e os planos estabelecidos são
efetivamente alcançados.

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 O controlo de gestão: conceitos básicos
Existem dois grupos de instrumentos de controlo:
• Instrumentos de controlo a priori - atuando antes da tomada de
decisão, influenciando e condicionando os gestores a decidirem de
acordo com os padrões pré-estabelecidos, sob a forma de orçamentos e
dos próprios planos de ação.

• Instrumentos de controlo a posteriori - é o controlo na sua forma

mais clássica e mais usual. Reveste-se, basicamente, de uma forma
analítica da forma como foram
conduzidas as ações.
Os instrumentos fundamentais são o controlo orçamental, o quadro de
comando e o quadro de comando integral.
Para que estes instrumentos funcionem com a máxima eficácia é
necessário que não exista nenhuma atividade ou tarefa sem um
responsável. Assim, é fundamental para o controlo, a existência de
centros de responsabilidade para que essa responsabilização seja
inequívoca. Maria da Luz Sant`Ana

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 Os sistemas de informação de apoio à gestão
Pela crescente dimensão e complexidade das organizações, os sistemas de
informação têm particular relevo no debelar das dificuldades e obstáculos
colocados à gestão.

Através destes sistemas é possível sistematizar e integrar grandes quantidades

de dados que dificilmente seriam apreendidos, compilados e tratados de modo a
produzir informação de gestão.

Um outro ponto fundamental, prende-se com a disponibilização da informação em

tempo útil.
As decisões de gestão necessitam de ser cada vez mais fundamentadas e
tomadas a tempo.

A possibilidade de obter informação em tempo real é uma mais-valia que os

sistemas de informação podem oferecer aos seus utilizadores.

Além disso, a capacidade participativa e colaborativa oferecida pelos sistemas de

informação deve ser, também, tida em consideração.
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 Os sistemas de informação de apoio à gestão

Os SI para servirem corretamente os seus objetivos devem ser desenhados a

pensar nas seguintes necessidades:

-Reduzam a burocracia e a formalização em excesso e estimulem a flexibilidade

para adequar a informação a cada tipo de necessidade de decisão e a
criatividade, para fazer face à ambiguidade que está presente nas decisões
estratégicas;

-Apresentem informação referente ao mercado, ao meio ambiente competitivo do

país e do exterior ou ao meio ambiente global;

-Apresentem informação interna não financeira, quantitativa e qualitativa sobre os

aspetos estratégicos mais relevantes;

-Sejam orientados para longo prazo, facilitando as decisões estratégicas e seu

controlo à posteriori. A informação deve ser voltada para o futuro e a geração de
cenários.
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 O controlo de gestão e as teorias organizacionais

Uma empresa é um organismo económico destinado à produção de

mercadorias e/ou serviços, com o objetivo de lucro. Do ponto de
vista económico, a empresa possui dois fatores de produção:
trabalho e capital.

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 O controlo de gestão e as teorias organizacionais

Toda organização pode ser entendida e analisada sob três aspetos que
configuram a sua atividade empresarial:

Estrutura:
Envolve hierarquia administrativa, os sistemas e processos de trabalho interno, o
fluxo de comunicação e a definição da missão, objetivos e políticas
organizacionais;

Tecnologia:
Refere-se aos sistemas operacionais adotados, equipamentos, engenharia do
processo e do produto, desenvolvimento de pesquisa, métodos de trabalho etc.

Comportamento:
Está relacionado aos procedimentos da organização, aos conhecimentos,
habilidades e atitudes das pessoas que dela participam e ao seu relacionamento
interpessoal.
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 A estratégia e o controlo

Estratégia é a criação de um posicionamento único e sustentado, envolvendo

um conjunto de atividades diferentes para alcançar objetivos de longo prazo,
tendo em conta as capacidades e condicionantes da empresa num determinado
meio envolvente.

O ciclo estratégico desenvolvido por uma empresa ou organização consiste num

processo sistemático que engloba diversas fases, conforme representado na
figura seguinte:

•Análise e diagnóstico da envolvente externa e da empresa;

•Formulação das estratégias;
•Implementação;
•Avaliação e controlo.

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 A estratégia e o controlo

O PLANEAMENTO

OBJECTIVOS

• Conhecer o conteúdo de cada uma das etapas do plano;

• Reconhecer a importância das linhas de orientação na elaboração do plano;
• Saber elaborar um plano estratégico.

- O planeamento estratégico
- O planeamento operacional
- O controlo interno e o controlo operacional

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 O orçamento e o controlo orçamental

ORÇAMENTO
DEFINIÇÃO
O orçamento, do ponto de vista de planeamento, consiste na tradução
financeira dos planos e dos programas.

• O orçamento, antes de tudo, é um instrumento de decisão e

ação, sendo, por isso, muito mais do que fazer previsões e
apurar desvios, representando uma forma de controlo a
priori, que condiciona a tomada de decisões futuras.
Neste âmbito, desempenha seis funções fundamentais

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 O orçamento e o controlo orçamental
Neste âmbito, o orçamento, desempenha seis funções fundamentais:
• Planeamento - uma vez que exige que se estabeleça objetivos quantificados,
acabando por ser uma forma de resumir um conjunto de dados em ações
concretas;
• Motivação - ao envolver a participação das pessoas, aumenta a sua
responsabilidade e motivação. Esta é talvez a mais importante função, pois
procura influenciar os gestores a alcançar melhores resultados. No entanto, é
necessário verificar determinadas condições para que essa motivação ocorra,
tais como o grau de participação dos gestores operacionais, a política de
estabelecimento de objetivos, as características pessoais e a própria
complexidade do processo;
• Coordenação - devido ao facto da orçamentação ser um processo ascendente e
descendente ao longo da organização, funciona como um elemento agregador
dos diversos orçamentos parciais, coordenando as atividades e facilitando o seu
acompanhamento por parte da gestão;
• Descentralização - porque vai consolidar diversos planos de ação;
• Comunicação - permitindo a circulação de informação, tanto a nível vertical como
horizontal.
• Avaliação e controlo - no sentido restrito de controlo, o apuramento dos desvios
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possibilita efetuar
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O desenvolvimento de um orçamento passa por três fases distintas, conforme se
pode verificar na próxima figura.
A primeira fase implica o estabelecimento dos objectivos para cada acção, à
luz das orientações estratégicas e da actual conjuntura económica e
concorrencial.
De seguida, há que estabelecer formas de os alcançar, isto é, medidas
concretas de acção e a respectiva imputação de recursos.
Por último, podemos passar à quantificação destas acções através de um
processo negocial entre a direcção e o gestor, que deverá ter como resultado o
estabelecimento de medidas voluntárias por parte do gestor, o que se irá
repercutir num compromisso da parte deste (garantindo-se assim o controlo a
priori).

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 O orçamento e o controlo orçamental

O Orçamento
- Os princípios de elaboração e mecanismos de funcionamento do orçamento
O desenvolvimento de um orçamento passa por três fases distintas, conforme se pode
verificar na próxima figura.
A primeira fase implica o estabelecimento dos objetivos para cada ação, à luz das
orientações estratégicas e da actual conjuntura económica e concorrencial.
De seguida, há que estabelecer formas de os alcançar, isto é, medidas concretas de ação e
a respetiva imputação de recursos.
Por último, podemos passar à quantificação destas ações através de um processo negocial
entre a direção e o gestor, que deverá ter como resultado o estabelecimento de medidas
voluntárias por parte do gestor, o que se irá repercutir num compromisso da parte deste
(garantindo-se assim o controlo a priori).
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Maria da Luz Sant`Ana

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 O orçamento e o controlo orçamental

O Orçamento

Elaboração de um Orçamento

Na elaboração de um orçamento geral de uma empresa são definidos, de

uma forma sintética, as principais componentes das receitas e dos custos,
possibilitando uma perspetiva global e integrada com o plano estratégico
definido.

No processo de orçamentação é necessário ter em conta, não só a previsão

dos acontecimentos futuros, mas também os objetivos pretendidos e a
forma como estes irão ser realizados (planos e programas).

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 O orçamento e o controlo orçamental

O Orçamento
- Os princípios de elaboração e mecanismos de funcionamento do
orçamento
O orçamento baseia-se no facto do futuro ser a base de controlo, havendo um conjunto
de elementos que o condiciona, tais como:

• Previsões - o orçamento passa pela avaliação do que poderá acontecer, sendo

necessário recorrer à análise do histórico e complementá-la com a identificação do
comportamento das diversas variáveis que o compõem;

• Objetivos - pois permite estabelecer um "caminho" para o qual se irão dirigir,

melhorando a avaliação no sentido da justiça, e motivando por via do estabelecimento de
incentivos;

• Definição de programas - evitando-se estar ao sabor das circunstâncias.

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Vejamos cada um dos aspectos em particular

1. Previsão

É efectuada com base no histórico e na situação actual e deverá, ainda, ter em

consideração todos os factores que poderão ter influência no desempenho da
empresa, implicando:
• Análise crítica do passado, reconhecendo os factores normais e
excepcionais que poderão voltar a acontecer;
• Análise do comportamento das diversas componentes do custo, de forma
a clarificar a previsão a efectuar.

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Definida uma estratégia e fixados os objectivos, os planos e as políticas de médio
e longo prazo, bem como as de curto prazo, há que detalhar os processos e os
meios fundamentais para a respectiva execução.

Assim, há que garantir recursos e equilíbrios, implementar planos e acções e

controlar a execução, como forma de garantir uma permanente adequação do
sistema, perceber desvios e garantir intervenções atempadas e consequentes.

Prever em termos financeiros significa antecipar quantificações de:

• Vendas;
• Produção;
• Compras;
• Investimentos em activos;
• Recursos humanos;
• Modos de afectação fontes de financiamento;
• Rendibilidades;
• Cash-flow;
• Etc.

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 2. Estabelecimento dos objectivos

Os objectivos deverão ser sempre quantificados de forma a que se possa, por

um lado, dosear as acções e os custos necessários para os alcançar e, por
outro, avaliar objectivamente o seu grau de concretização. A orçamentação dos
objectivos é fundamental porque:

• Os gestores conhecem os resultados a alcançar;

. • Permite avaliar o desempenho dos gestores;

• Permite estabelecer um conjunto de incentivos e prémios de uma forma justa

e clara;

• Limita as decisões futuras dos gestores (controlo);

• Possibilita que os objectivos parcelares sejam convergentes com os da

empresa.

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 3. Estabelecimentos dos planos e programas

Sem os passos anteriores, todo o planeamento perderia o seu sentido, uma vez que
qualquer caminho serviria.
A definição dos planos e programas engloba:

• A identificação dos recursos e dos meios necessários, tais como os humanos, os

financeiros, os organizativos e os técnicos;

. • A quantificação desses mesmos meios e recursos;

• Inventariação dos recursos financeiros para os adquirir;

• Estabelecimento da forma correcta para a sua utilização, assim como da sua

Optimização.

Na página seguinte encontra-se um esquema que define os diversos orçamentos funcionais e a

sua ligação tanto à estratégia como aos principais mapas financeiros recapitulativos.

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.

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 O orçamento e o controlo orçamental

O Orçamento
- A importância do orçamento na gestão

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