UNIVERSITATEA POLITEHNICA DIN BUCURESTI

Curs 6: Desfasurarea auditului la

fata locului
Bucur Andreea-Georgiana
Cicic Cosmin
Ciobanu Alexandru
Dragan Elena-Maria
Parlogea Bianca Elena
Stoica Daniela
Master: Ingineria securitatii si sanatatii in munca
 Scurta recapitulare!
• Ce reprezinta auditul securitatii si sanatatii in munca?
Audit SSM reprezinta examinarea metodica prin care se determina daca
activitatea si rezultatele aferente satisfac dispozitiile planificate, daca aceste
dispozitii sunt implementate efectiv si sunt adecvate pentru realizarea politicii
si a obiectivelor organizatiei. Scopul principal este de a evalua
neconformitatile in raport cu reglementarile in vigoare din domeniu si de a
incepe actiunile corective necesare pentru eliminarea acestor neconformitati.

• Ce este un plan de audit?

Planul de audit reprezinta descrierea activitatilor si aranjamentelor pentru
un audit.
 Pregatirea documentelor de lucru

• Fisa de verificare (chestionar de verificare- Anexa 1, plan de audit- Anexa 2)

• Fisa de neconformitate
• Orice neconformitate constatata trebuie raportata individual, prin
intermediul fisei de neconformitate.
• Neconformitatea trebuie sa fie descrisa cat mai clar si trebuie corelata cu
cerinta corespunzatoare. De regula in fisa de neconformitate se vor inscrie si
corectiile necesare inlaturarii neconformitatilor, precum si actiunile
corective care urmeaza sa se aplice pentru inlaturarea cauzelor respectiv
neconformitatilor cu mentionarea responsabilitatilor si a termenelor de
aplicare.
De regula o fisa de neconformitate contine urmatoarele informatii:
• numarul fisei de neconformitate;
• documentul de referinta al auditului;
• data auditului;
• descrierea neconformitatii
• incadrarea neconformitatii (minora, majora)
• tipul neconformitatii (documentatie sau aplicare)
• clauza din standard/cerinta, fata de care s-a constatat neconformitatea;
• numele auditorului care a constatat neconformitatea, data, semnatura;
• raspunsul organizatiei auditate (acceptare/neacceptare)
• reprezentantul organizatiei : acceptare/ neacceptare a neconformitatii, semnatura;
• corectia propusa, responsabil, termen, semnatura;
• cauza neconformitatii;
• actiunea corectiva/preventiva;
• termen de realizare a masurii, responsabilitate, semnatura;
• evaluare actiuni corective, auditor, semnatura, data.
Cine completeaza o fisa de neconformitate?
• Fisa de neconformitate se completeaza de auditor, penultimele 5
informatii de auditat, iar ultima de auditor, ulterior, in postaudit.
• Daca o neconformitate se rezolva pe parcursul auditului, fisa de
neconformitate se intocmeste totusi si se mentioneaza in raportul de audit.
• Observatiile – ce nu sunt considerate neconformitati – sunt semnalate,
se pot intocmi fise, dar nu afecteaza decizia finala a auditului.
 Care este scopul sedintei de deschidere?
• a prezenta auditatul si echipa de audit;
• a confirma planul de audit (domeniu, obiective, planificare orara, limba, confidentialitate);
• a prezenta un rezumat al metodelor si procedurilor utilizate (esantionare);
• a stabili caile oficiale de comunicare intre echipa de audit si auditat;
• a confirma disponibilitatea resurselor necesare echipei de audit;
• a confirma procedurile de siguranta si securitatea muncii, situatii de urgenta relevante pentru
echipa de audit;
• a confirma identitatea, disponibilitatea si rolul ghizilor;
• a stabili modurile de raportare precum si a modului de clasificare a neconformitatiilor;
• informare cu privire la situatiile in care auditul poate fi intrerupt;
• informare in legatura cu procedurile de apel, cu mod de desfasurarea a auditului sau cu
concluziile auditului;
• a oferi auditatului posibilitatea de a pune intrebari cu privire la modul de desfasurare a auditului;
• planul de audit exista dar se poate modifica.
 Cum se desfasoara o sedinta de deschidere?

• Sedinta de deschidere este deschisa de Managerul organizatiei

care aminteste scopul intalnirii si prezinta participantii din partea
organizatiei, dupa care sedinta este condusa de Auditor Sef, care
va prezenta echipa de audit si va prezenta elementele mentionate
anterior – Se pastreaza inregistrarile – PV al sedintei de
deschidere
 Cum se desfasoara comunicarea pe parcursul
auditului?
Comunicarea se desfasoara pe doua planuri:
• In echipa de audit – intalniri zilnice pentru schimbarea de informatii si
comunicarea de neconformatati si pentru a evalua desfasurarea auditului
sau realocare de activitati – sunt informale si nu necesita pastrarea de
inregistrari
• Referitor la comunicarea cu clcientul si auditatul; auditorul sef trebuie sa
comunice periodic stadiul auditului precum si problemele identificate.
• Orice neconformitate majora sau risc imediat trebuie comunicate imediat
auditatului si clientului(documente, obiective ale auditului ce nu pot fi
indeplinite, elemente economice ale auditatului )si se decide impreuna
modificarea plan, obiective sau intrerupere audit.
 Colectarea si verificarea informatiilor

• Se realizeaza urmand secventele din planul de audit.

• Se va urmarii colectarea informatiilor relevante pentru obiectivele
auditului si se va acorda o importanta deosebita interferentelor dintre
procese.Toate informatiile colectate se vor verifica pentru a deveni dovezi
de audit si pentru a fi inregistrate.
Etapele procesului de colectare
si verificare a informatiilor
Surse de informatii

Colectarea informatiilor prin

esantionarea corespunzatoare

Informatii colectate

Verificare

Dovada de audit
 Colectarea se desfasoara la doua niveluri

• la nivelul responsabilului de proces;

• la nivelul operativ

• In cadrul fiecarui proces identificat, se evalueaza cerintele generale ale

sistemului de maangement si apoi auditarea efectiva a activitatilor din
cadrul proceselor.
 Pentru fiecare proces se vor avea in vedere:
• politica in domeniul sistemului de management (calitate, mediu, SSM);
• obiectivele generale ale organizatiei;
• identificarea procesului si interconexiunea cu celelalte procese (furnizor – client );
• obiectivele si resursele procesului;
• procedurarea si documentarea modului de desfasurare si masurare / monitorizare a
procesului;
• date de intrare in process;
• operarea procesului;
• rezultatul procesului;
• indicatori de performanta;
• analiza si imbunatatirea procesului;
 Ce presupune auditarea unui proces?

• Auditarea unui proces presupune luarea in considerare a tuturor

cauzelor care au incidenta asupra procesului respectiv.
• In cazul auditurilor de certificare se va acorda o atentie deosebita
eventualelor neconcordante intre domeniul de certificare solicitat si
domeniul de activitate constant cu ocazia auditului si cu pertinenta
excluderilor daca este cazul.
 Metodele de colectare si verificare a informatiilor
presupune:

• Analiza documentelor (politica, obiective, proceduri, specificatii

tehnice, desene, etc);
• Intervievarea personalului;
• Observarea activitatilor;
• Verificarea informatiilor si analiza inregistrarilor ( sunt conforme,
sunt alocate responsabilitati, au fost identificate inspectiile si
verificarea necesara).
 Ce presupune analiza documentelor?

• sa descrie corect desfasurarea proceselor;

• sa fie disponibile;
• sa fie actualizate si cunoscute;
• sunt in concordanta cu nivelul de instruire al utilizatorilor;
• sunt alocate corect responsabilitatile;
• au fost identificate nevoile de verificare ale procedurilor.
 Ce reprezinta intervieverea personalului?
• Interviul reprezinta momentul cel mai delicat al procesului de audit, datorita
influentei pe care o are in realizarea sau nu a obiectivului auditului.Ca urmare
trebuie tinut cont de urmatoarele aspecte:
• a se desfasura in cadrul programului normal de lucru;
• auditorul trebuie sa creeze oa tmosfera in care auditatul sa se simta in
siguranta;
• auditatului trebuie sa I se explice motivul interviului si faptul ca se
inregistreaza (noteaza) anumite aspecte nu inseamna nereguli;
• Tehnica interviului se bazeaza pe doua aspecte:
• Comportamentul auditorului;
• Tehnica de chestionare / comunicare a auditorului.
 Comportamentul auditorului
• La inceputul interviului:
• modul de prezentare fizica a auditorului;
• atitudine (agresiv, timid);
• respectul acordat auditatului (salut, limbaj, mod de exprimare);
• impartialitatea si obiectivitate;
• adaptare interviu la persoana;
• ajutarea interlocutorului in exprimarea ideilor;
• evitarea conflictelor si rezolvarea situatiei incordate / divergente
• → atitudine defensive;
• ascultare activa.
• La final:
• auditorul multumeste pentru ajutor;
• Piedici in calea ascultarii active:
• a nu-l lasa pe auditat sa-si urmeze ritmul;
• sa reactioneze prematur sau emotional;
• sa vorbeasca prea mult.
• Tehnica de chestionare / comunicare:
• Intrebarile trebuie:
• sa fie exprimate clar, pe intelesul auditatului;
• sa nu fie prea generale;
• sa nu influenteze raspunsul;
• sa nu fie puse prea repede si mai multe dintr-o data;
• sa nu fie prea lungi;
• sa nu fie inchise ( Da / Nu);
• sa nu sugereze raspunsul;
• sa nu fie patetice.
 Pregătire pentru situații de urgență și capacitate
de răspuns

Organizaţia trebuie să stabilească, să implementeze şi să menţină şi o

procedură (proceduri) pentru:
a) a identifica potenţialul pentru situaţii de urgenţă;
b) a răspunde la astfel de situaţii de urgenţă.
Organizaţia trebuie să răspundă la situaţiile de urgenţă apărute şi să prevină
sau minimizeze eventualele consecinţe negative OH&S asociate acestor
situaţii.
Pregătire pentru situații de urgență și capacitate
de răspuns
Organizaţia trebuie de asemenea să testeze, periodic, procedura
(procedurile) sale de răspuns la situaţii de urgenţă, implicând, acolo unde se
poate, părţile interesate relevante, după cum este cazul.
Organizaţia trebuie să analizeze periodic şi, atunci când este necesar, să
revizuiască procedura(procedurile) sale de pregătire pentru situaţii de
urgenţă şi capacitate de răspuns, în special după testările periodice şi după
apariţia unor situaţii de urgenţă
În planificarea răspunsului la situaţiile de urgenţă organizaţia trebuie să
ţină seama de nevoile părţilor interesate relevante, de exemplu serviciile de
urgenţă şi vecinii organizaţiei.
 Pregătire pentru situații de urgență și capacitate
de răspuns
Investigarea incidentelor, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive
Investigarea incidentelor
Organizaţia trebuie să stabilească, să implementeze şi să menţină o
procedură (proceduri) pentru înregistrarea, investigarea şi analizarea
incidentelor pentru:

a) determinarea deficienţelor principale OH&S sau a altor factori care

puteau cauza, sau contribui la, apariţia incidentelor;
b) identificarea necesităţilor de aplicare a acţiunilor corective;
c) identificarea oportunităţilor de aplicare a acţiunilor preventive;
d) identificarea oportunităţilor de îmbunătăţire continuă;
e) comunicarea rezultatelor unor astfel de investigaţii.

Investigaţiile trebuie efectuate într-un interval de timp stabilit.

Rezultatele investigaţiilor incidentelor trebuie documentate şi menţinute.
 Pregătire pentru situații de urgență și capacitate
de răspuns
Investigarea incidentelor, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive
Neconformităţi, acţiuni corective şi acţiuni preventive

Organizaţia trebuie să stabilească, să implementeze şi să menţină o

procedură (proceduri) pentru tratarea neconformităţii (neconformităţilor)
existente sau potenţiale şi pentru implementarea acţiunilor corective şi
preventive.
Procedura (procedurile) trebuie să definească cerinţe pentru:
a) identificarea şi corectarea neconformităţii şi întreprinderea acţiunii
(acţiunilor) necesare pentru
reducerea consecinţelor referitoare la OH&S;
b) investigarea neconformităţii (neconformităţilor), determinarea cauzei
(cauzelor) apariţiei acestora
şi întreprinderea acţiunilor pentru a evita repetarea acestora;
…
 Pregătire pentru situații de urgență și capacitate
de răspuns
Investigarea incidentelor, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive
Neconformităţi, acţiuni corective şi acţiuni preventive

Procedura (procedurile) trebuie să definească cerinţe pentru:

...
c) evaluarea necesităţii acţiunilor de prevenire a neconformităţilor şi
implementarea acţiunilor
corespunzătoare cu scopul de a evita apariţia acestora;
d) înregistrarea şi comunicarea rezultatelor acţiunii (acţiunilor) corective şi
preventive care au fost
întreprinse, şi
e) analizarea eficacităţii acţiunii (acţiunilor) corective şi preventive
întreprinse.
 Pregătire pentru situații de urgență și capacitate
de răspuns
Investigarea incidentelor, neconformităţi, acţiuni corective şi preventive
Neconformităţi, acţiuni corective şi acţiuni preventive
Atunci când prin acţiunile corective şi acţiunile preventive sunt identificate
pericole noi sau pericole modificate, sau este identificată necesitatea de
controale noi sau modificate, procedura trebuie să solicite ca acţiunile
propuse să fie evaluate din punct de vedere al riscului, anterior
implementării.
Orice acţiune corectivă sau preventivă întreprinsă pentru eliminarea
cauzelor neconformităţii (neconformităţilor) existente şi potenţiale trebuie să
fie corespunzătoare importanţei problemelor şi
trebuie să fie proporţională cu riscul (riscurile) OH&S întâlnite.
Organizaţia trebuie să se asigure că în documentaţia sistemului de
management OH&S sunt realizate toate modificările rezultate din acţiunile
corective şi preventive.