PARTE I - CONTEXTUALIZAÇÃO

ARQUIVO - Significado

•Raiz ARCHÉ => fundação, poder, comando, palácio

do governo;
•Verbo ARCHEION => local de guarda, depósito;
•Substantivo ARCHIVES => documentos originais.
(SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE,
1998)

Profissionalizand
 ORIGEM

•Antigüidade ^ Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C;

Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e
444 a.C. ”o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos
arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os
documentos”

•Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos documentos,

enquanto instrumentos da administração, para uso
restrito do governo (final do século XVIII)

•Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos

cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.

Profissionalizand
 Gestão documental

O que é ?
Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento em fase corrente e intermediaria,
visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente (BRASIL,
1991).
 PARTE II - FUNDAMENTAÇAO
(BELLOTO, 1991) Comparação entre Arquivo e Biblioteca

VARIÁVEIS ARQUIVO BIBLIOTECA

Tipo de suporte
Manuscristos impresso, audiovisuais, Impressos manuscritos, audiovisuais,
exemplar único múltiplos exemplares

Tipo de conjunto Coleção; documentos unidos pelo

Fundos; documentos unidos pela origem conteúdo

Produtor Máquina administrativa Atividade humana individual ou

coletiva

Fins da produção Administrativos; jurídicos; funcionais; Culturais; científicos; técnicos;

legais artísticos; educativos
Objetivo Provar, testamunhar Instruir, informar
Entrada dos Passagem natural [ou compra] de fonte Compra, doação, permuta de fontes
documentos geradora única múltiplas
Processamento técnico Registro; arranjo; descrição: guias,
catálogos, etc. Tombamento; classificação;
catalogação: fichários [ou computador]

Público Administrador e pesquisador Grande público e pesquisador

,i Profissionalizand
 PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO

1° RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA

Observa a origem da documentação

2° TERRITORIALIDADE

3° TEORIA DAS 3 IDADES

Consiste no Ciclo de vida documental:
•Documentos Correntes: consulta freqüente
•Documentos Intermediários: consulta não freqüente, aguardando
eliminação ou recolhimento permanente
•Documentos Permanentes: possuem valor probatório, histórico e
informativo; preservado em definitivo
Profissionalizand
 CLASSIFICAÇÃO DOS

(PAES, 2002)
QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS
Públicos: Federal / Estadual / Municipal
Institucionais: Institutos educacionais / Entidades
Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações,
Ongs
Comerciais (Privados): Empresas / Corporações /
Companhias
Familiais ou Pessoais
Profissionalizand
 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO

Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta
freqüente, produzidos ou recebidos, conservados
próximo e de fácil acesso
Segunda Idade ou Intermediário: documentos não
consultados com freqüência, mas que podem ser
utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm
caráter de permanência transitória

Terceira Idade ou Permanente: documentos

conservados em razão de valor histórico, probatório ou
informativo para o passado; têm caráter dei
 CLAS S IFIC AÇ AO DO

3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

Operacionais: documentos cujos processos de
trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)
Setoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs.
Correntes/Intermediários)
Centrais ou Gerais: locais para destinação final dos
documentos correntes/intermediários (arqs.
Permanentes)

,i Profissionalizand
 CLASSIFICAÇÃO DOS

4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS

Especial: guarda dos documentos segundo o formato
físico ou suporte
Especializado: guarda dos documentos segundo uma
especialidade, independente do formato ou suporte

Profissionalizand
 CARACTERÍSTICAS DOS
ARQUIVOS
• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO
E o arquivo onde se acondiciona os documentos
após a fase de maior operação e utilização

E descentralizado: encontra-se próximo

a estação de trabalho com moderado
indice de utilização

Os documentos ficam armazenados em

pastas ou caixas
 CARACTERÍSTICAS DOS

• QUANTO A EXTENSÃO DA ATUAÇAO

ARQUIVO CENTRAL
•Local onde são armazenados os documentos
procedentes dos Arquivos Operacionais e
Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última
etapa do ciclo de arquivamento
•Acondicionamento: Caixas •Evita duplicidade de
documentos •Mantém a padronização •Reúne
assuntos correlatos

,i Profissionalizand
 CARACTERÍSTICAS DOS

• Q U A N T O A S AT I V I D A D E S
SETORIAL
•Receber, registrar e
controlar a tram it ação e a
expedição dos documentos de
acordo com as normas e
procedimentos estabelecidos p
/ o gerenc ia mento
corporativo dos documentos .
• Organ iz ar e manter os
documentos nos padrões )
estabelecidos 'rofissionalizand
 CARACTERÍSTICAS DOS

CENTRAL

- Administrar e atualizar
a TTD
- Manter a padronização
estabelecida
- Receber a documentação
p r o v e n i e n t e d o s Arquivos
operacionais e s e to ria is
- Preservar a memória da
e- Pmrpe rpeas raa r o s d o c u m e n t o s i
 CARACTERÍSTICAS DOS

TO AS ATIVIDADES
CENTRAL

- Atender as pesquisas
- Realizar empréstimos
- Implantar novos procedimentos e tecnologias que
aprimorem o gerenciamento dos documentos
- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos
Setoriais

Profissionalizand
 CARACTERÍSTICAS DOS

TO AS ATIVIDADES
CENTRAL

- Providenciar requisitos técnicos para a preservação

dos documentos na área de armazenamento, no que
f M ] • W «1 • & 1 • A • W

se refere a sua localização, iluminação, climatização e

defesa contra insetos...
- Elaborar e manter os manuais de procedimentos
dos documentos distribuidos nos Arquivos das
Unidades
- Divulgar as atividades do Arquivo
,i Profissionalizand
 PA R T E 111 -
PROCESSAMENTO DA
I N Fi O R M
S
AiC
Ç Ã O
O que tO ía'^'ffá# ST o p r o d u z
in d e p e n d e n t e d e s e u
t a m a n h o o u tipo de n e g(ó c io
?
Documentos

J
Informações
—

J
Conhecimento
,i Profissionalizand
 DOCUMENTOR TÊM
S UA HIS TORIA

Encontramos o registro de idéias ou acontecimentos em

pedras, mármores, marfim, metal...
Com a imprensa, o registro passou a ser em papel...
Com o avanço tecnológico surgem outros materiais:
fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...

Todas as pessoas possuem documentos

... é uma questão de memória
 Etapas da geração de informações e documentos
01 02 03 04 05

DOCUMENTO NÃO
INDEXADO
DOCUMENTO

FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA

06
DOCUMENTO

FJF ;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV

JLAJFLAFJS
f
FLJJFLFVV
ALFJAFALF
FLJALFJA 07
DDDDDDD

I
ARQUIVO INATIVO

DESCARTE

.processo de trabalho do dia-a-dia

.quando executamos nossas atividades
 SITUAÇÃO ENCONTRADA NAS
EMP RES AS
PELA AUSÊNCIA DE
ORGANIZAÇÃO _DOS
DOCUMENTOS_
 ÃO DOCUMENTAL

PARA QUE?

S planejar e desenvolver atividades, considerando o

capital informacional prévio;
S tomar decisões político-administrativas ou pessoais
baseadas em dados acumulados;
S atender às necessidades legais e técnicas;
S evitar a repetição completa ou parcial de atividades,
economizando recursos materiais e humanos;
S recuperar a história.
i Profissionalizand
 GESTAO DOCUMENTAL

Vantagens:

S racionalização do trabalho^
aumento de produtividade;
r*j r • 1 •

a recuperação rapida e
o impedimento do acréscimo indiscriminado do
precisa;
volume de documentos;
S a otimização de seus espaços físicos de trabalho;
 STAO DOCUMENTAL

Vantagens:
✓
o controle do trâmite de processos desde
sua geração até a sua destinação final;
S a facilidade de transferência ou eliminação dos
documentos;
a preservação e conservação dos documentos;
preparo da documentação para a guarda definitiva
ou para a transferência.

Profissionalizand
 ARRUMAÇÃO X ORGAN
IZAÇAO
•Arrumação: metodologia individual ^ não
precisa de Projeto; dispensa o Profissional
habilitado e os custos são menores

•Organização: metodologia corporativa ^

necessita de um Projeto/Plano de ação; as
etapas de trabalho são programadas; os custos
imediatos são maiores; os resultados são
satisfatórios e garantidos; possibilita a
perpetuação do sistema de documentação

,i Profissionalizand
 PARTE IV - MÉTODO DE
ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
Métodos : alfabético
n u m é r ic o a lf a -n u m é r ic o g e o g rá fic o as
s unto

e por cores

metodologia que relaciona cores às

a t i v i d a d e s d e s e n v o l v i d a s n o S e t o r,
perm it in do o gerenc ia mento
visual dos documentos .
Profissionalizand
 MÉTOD O DE
A R Q U I VA M E N T O
• Alfa b é Dt E
i c o : utilizado p/ nomes de
pessoas, empresas. É um método de acesso direto
• N u m é r i c o : é um método de acesso
indireto que se baseia em atribuir códigos
numéricos aos documentos

A l f a - n u m é r i c o : utiliza a combinação de
números e letras
G e o g r á f i c o : utilizado p/ pesquisas por
áreas geográficas
A s s u n t o : é o método que indexa o
documento
por assunto (problema: interpretação)
Profissionalizand
 MÉTODO DE
A R Q U I VA M E N T O D E
_D O C UMENTOS
- Regras de alfabetação
• João Barbosa Pedro
9 "" ""
Alvares Cabral

Barbosa
r
, João Cabral ,
Pedro Álvares
• Sobrenomes iguais :
A n i b a l Te ( i x e i r a Ma r ild a
1 e ix e ira
Te i x e i r a ,
Anibal Te i x e i r a ,
♦♦♦
M a r ild a ,i Profissionalizand
 MÉTODO DE
A R Q U I VA M E N T O D E
_D O C UMENTOS
Regras de alfabetação

• Sobrenomes com grau de parentesco :

Antônio Almeida Paulo
Filho Rib e iro
A l Nmeetiod a F i l h o , Rib e iro
Antônio Neto , Pau lo
• Empresas :
Embratel A Colegial Unive rs id ade
Federal do Maranhão
Colegial (A) Embratel Unive rs id ade
Federal do Maranhão
 MÉTODO DE
ARQUIVAMENTO DE
DOCUMENTOS
- Regras de alfabetação
Documentos geográficos - principal
ele mento a ser considerado é a
procedência ou o lo cal:
- Nome do estado , c id ade e
correspondente ^ as pastas são
guardadas em ordem alfabética pela
c id a d e .

♦ Correspondência com outros países :

- p a ís , cap ita l e do nome do
correspondente ^ as demais c id ades
serão albfabetadas em ordem a lfa h £
a p ó s a s r e s p e c t i v a s c a p i t a i sProfissionaüzaad
d o si
 MÉTODO DE
A R Q U I VA M E N T O D E
—DOCUMENTOS
Documentos geográficos
- Nome do estado , c id ade e
c-o r re s p o n-» e n-t-e
Estado Cidade Correspondente
Amazonas Manaus (capital) Sobreira, Luísa
Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio J.
Rio de Janeiro Rio de Janeiro (capital) Rodrigues, Isa
Rio de Janeiro Campos Almeida, José de
São Paulo São Paulo Corrêa Gilson

São Paulo Lorena Silva, Alberto

guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades
Profissionalizand
 MÉTODOS DE
A R Q U I VA M E N T O D O S
_DO£MMEMJOS
• Correspondência com outros países:
( - país, capital e nome do correspondente

País Cidade Correspondente

França Silva, Aurélio Vadim,
França Paris (capital) Lorena Roger
Portugal Lisboa (capital) Pereira, José
Portugal Coimbra Albuquerque, Maria
Portugal Porto Ferreira, Antônio

guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

Profissionalizand
 ATIVIDADE
Nomes Pessoais Nomes de Empresas
Wadenilson Gonçalves Santos
Companhia V ale do Rio Doce
Zaira Cardoso Nunes José de
Visão Turismo A Três Irmãos
Maria de Oliveira Laine da Silva
The Library of Congress Para
Márcio Santos Júnior Marcelo
Sempre Móveis Ltda.
Cardoso Neto Ananias
Figueiredo Amanda Figueiredo
Vitória Albuquerque Vitor
Albuquerque_

i Profissionalizand
 ORGANIZAÇAO
DOS
DOCUMENTOS
ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS
1. os documentos devem ser ordenados
um a um
(utilizando o m é t o d o a d e q u a d o - Alfa /
Num / Cronolog .)

2 . podem ser acondicionados em :

pastas intercaladoras ou suspensas
envelopes ,
guias separadoras ou capa
,
-dura

3. são presos com grampos plásticos .

4 . a identificação do assunto visor das pastas s e r á n o

suspensas )
 ORGANIZAÇÃO
DOS DOCUMENTOS
ARQUIVO CENTRAL
1. os documentos devem ser
ordenados um a um
2 . podem ser acondicionados em : pastas intercaladoras ,
pastas suspensas , envelopes , guias s e p a r a jd oras
ou capas duras
3. são presos com grampos p lá s t ic o s .

4. preencher o formulário p / o
cadastramento em soft
de gerenc ia mento de documentos

5 . acondicionar document I
ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Arquivos Correntes /

Padrão Pasta Suspensa

 ACONDICIONAMENTO

Fichas guias
t
Silva

Profissionalizand
 ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Arquivo Central
Padronização do Arquivamento

Profissionalizand
 ACONDICIONAMENTO

Etiqueta com o nome e cor do

Etiqueta de legenda !> setor
ACONDICIONAMENTO
 ACONDICIONAMENTO
Data
Pasta intercaladora com a cor da atividade

Etiqueta com a cor do setor

Etiqueta com a cor do tipo do

documento
A R Q U I VA M E N T O -
PA D R O N I Z A Ç Ã O
A R Q U I VA M E N T O -
PA D R O N I Z A Ç Ã O
A R Q U I VA M E N T O
PA D R O N I Z A Ç Ã O
 PA RT E V - C O M O
ORGANIZAR A MAS S A

1. Diagnóstico
2. Racionalização Levantamento e
Formação da TTD por Área
por Espécie
Documenta por
Temporalidade por
Referência legal
Aprovação da TTD e
Triagem dos
3. Metodologia para Organização dos documentos
documentos
4. Informatização
,i Profissionalizand
 DIA G NÓ S T ICO
Conhecer Inicio

Planejament
Atividade P e gu nta Não
5

o
1 r

Cultura 3
6
Ação

Gestão
Ação

P e gu n ta Não
V
4
Ação

I n ic io

Informação Gestã Tecnologia

o d o =

Documento C o n h
c im e Mídias

a
 DIAGNÓS TICO

OB JETIVO :
- m a p e a r , a v a l i a r e d e s c re(ve
r o c e n á r io
- levantar e analisar dados
referente ao sistema de gerenc ia
m e n t o d e d o c u m e n t o s p o s s i b ilita
n to a
elaboração do Plano de Ação ^ o
que , como , onde , quando ,
quanto tempo , quem e quanto
custa .
R E L AT Ó R I O :
Visa retratar a situação atual de armazenamento,
organização e recuperação de
 PARA QUE SERVE?
- tomar medidas corretivas de uma situação critica
- conhecer os problemas e as possiveis medidas p /
resolvê - los
- solucionar problemas que se traduzem em
desperdicios

- conhecer fatores favorecem

que lim it am a e d o
implantação
sistema de dos
gerenciamento
ntos
doc ume
)
Mpsitnal'zandi
do
 D I C A S PA R A O

ELAB ORAÇ ÃO:

Exige : percepção , bom senso ,
experiência técnica , cr ia tiv id
ade ; deve ser desenvolvido por
mais de uma pessoa

Coleta de dados :
- Observação
- Entrevista ou quest
ionário sobre : volume ,
f oarrm
maa zdeen a m e n t o , o r g a n i z a ^ ç ã o ,
r e c u p e r a ç ã o / a c e s s iProfissionalizand
b ilid a
 Diagnóstico - Modelo VOLUME DE DOCUMENTOS
Constatação Perdas

s Ausência da TTD gera insegurança no

s Volume de documentos gerados ao longo descarte dos documentos, criando a
dos anos versus responsabilidade juridica sistemática de guarda indevida ou de
de sua guarda. expurgos errôneos.
s Existência de documentos obsoletos e ems Na utilização de outros espaços para
duplicidade
guarda de documentos e mobiliário
s Ausência de instrumento para regular a saturado
guarda e o descarte dos documentos , que
possibilite melhor administração do acervo
s Processo de busca do documento
comprometido.

AÇÃO CORRETIVA:

• Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados

Temporalis
• Aplicação da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda
vencidos.
• Disponibilização da TTD para todas as Unidades da Empresa

' Profissionalizand
 Diagnóstico - Modelo
ORGANIZAÇÃO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE
Constatação Perdas
/ Particularização no processo de arquivamento
gerando dificuldade de acesso ao
documento.
/ Metodologia individualizada e despadronizada.

/ Ausência de automação do processo de

recuperação documental

/ Os Arquivos encontram-se arrumados e não

organizados.

AÇÃO CORRETIVA

v Criação de padrões corporativos para a organização dos documentos.

v Utilização de Aplicativo para o gerenciamento das informações.

 P L A N O D E AÇÃO - M o d e l o

PLANO DE AÇÃO-ARQUIVO CENTRAL

ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM

1 Organização do Acervo Organização dos grupos CC

do Arquivo Central documentais

1.1 Elaboração da Tabela Determinação dos prazos Dar consistência legal ao Através de consultas a CC
de Temporalidade legais para guarda e arquivamento dos legislação
Documental descarte do acervo documentos com anuência
documental do Cliente

Etapas:
1. Levantamento dos
documentos/análise
documental CC/
Coamo
2. Emissão da Tabela
3. Aprovação da Tabela Eliminar os
Descarte dos documentos Eliminar as não
4. Triagem da obsoletos conformidades documentos obsoletos
documentação
Pmfi?.sionalÍ7an
 P L A N O D E AÇÃO - M o d e l o
PLANO DE AÇÃO
ETAPA ATIVIDADE
2 Padronização Organização
dos documentos
3 Informatização do acervo
4 Cadastramento dos dados
5 Manuais de
procedimentos/Politica
Documental Corporativa
O QUE POR QUE COMO QUEM
O fornecimento de informação Através de implementação CC
Padronização e organização dos deverá atender ao padrão de metodologia estabelecida
documentos para formação de
um sistema de recuperação e
armazenamento eficientes
Transcrição da informação CC
organizada e validada em mídia
Permite a economia de tempo, Através da estruturação de
eletrônica
espaço, e otimiza as atividades Aplicativo para
da empresa somado ao fator cadastramento de
segurança documentos
CC
Para permitir os itens de
Formação de Base de Dados para validação, indexação, pesquisa, Alimentando e auditando a
cadastramento da informação entre outros Base implantada
Manutenção do Sistema Descrevendo a metodologia CC
Descrição dos Procedimentos estabelecido utilizada para a estruturação
referentes aos processos, do serviço de documentação
atividades, etc do funcionamento
do Arquivo e sua realação com a
Empresa
,i Profissionalizand
 P O R Q U E I M P L A N TA R U M A
POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO
ALA DOS D O C U M E ALA N 1 DOS

OBCECADOS GUARDADORES
DESCARTANTES OBCECADOS

Ganhar trofeu por jogar Fazer cópias para não

papel fora perder o controle
Profissionalizand
 P O R Q U E I M P L A N TA R U M A
POLITICA DE RACIONALIZAÇÃO
-DE DOCUMENTOS ?-
- Redução da massa documental
- Racionalizar custos (reduzir custos)
- Melhor armazenamento (espaço fisico +
mobiliário)
^- Melhor organização, permite a informatização
- Possibilita pesquisa rápida
- Evita extravio de documentos
- Garanti a preservação dos documentos de valor
- Aproveitamento dos recursos humanos,
tecnológicos, etc.

i Profissionalizand
 PARTE VI - TABELA DE
TEMPORALIDADE DOCUMENTAL

O QUE É?

um instrumento que define critérios de seleção

de documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional de
todas as potencialidades que um acervo
arquivístico apresenta, enquanto fonte de
informações administrativas, gerenciais ou
históricas que compõem a trajetória da
Organização.

Profissionalizand
 TTD — ELABORAÇÃO
^■

1. Passo: Coleta de Informações >Preencher a “Ficha

de Análise Documental”:
- registrar informações sobre cada documento
- referenciar os prazos legais ou de validade

> Detalhar as informações sobre cada documento

através:
- entrevistas e levantamento do acervo documental

i Profissionalizand
 TTD - ELABORAÇÃO

2 . Passo: Consolidação das Informações

i > O Documento é analisado nos aspectos legais, fiscais,
tributários etc;
> Registrado na “Ficha de Análise Temporal”;
> Formação da TTD (digitada para apreciação e
validação)
 ELAB ORAÇÃO

3. Passo: Aprovação
^Apresentação
> do primeiro formato da TTD;
Reunião para discussão e aprovação por área;
> Reunião para homologação com assinatura pelo
Gerente, pelo Diretor...
^Guardar uma cópia assinada.
 TTD - ELAB ORAÇÃO

4. Passo: Formatação final

^ Registro em formato de tabela ou informatizado dos í
Documentos Gerados nas diversas áreas da empresa:
- Pessoal, Contábil, Administrativa etc.
^ Descrição / Definição dos Documentos:
- Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica;
- Por setor/departamento;
- Por tipo, etc.
^ Referência da Legislação:
- Tributária, fiscal, trabalhista etc.
,i Profissionalizand
 TTD - ELAB ORAÇÃO

5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento

Estabelecer Procedimentos para:

> Utilização (Usuário):
- Consulta, Descarte, Segurança etc;
> Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar):
- Manutenção;
- Formatação

,i Profissionalizand
 TTD - Ap lic a ç ã o

A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu
crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE

,i Profissionalizand
 TTD - UFMA
Universidade Federal do Maranhão
Resolução n° 05/90- CA
Aprova a Tabela de Temporalidade dos
documentos da Universidade Federal do
Maranhão.

O Reitor da Universidade Federal do Maranhão, na qualidade de

PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas
atribuições estatutárias.
Considerando o que consta do Processo n° 004692/90 e o que decidiu
este Conselho em sessão realizada no dia 24 de agosto de 1990;
RESOLVE:
Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade
Federal do Maranhão, constante do Anexo da presente Resolução e que dela
faz parte integrante.
Dê-se ciência. Publique-se. Cumpra-se.
São Luís, 23 de outubro de 1990.
Prof. JERÔNIMO PINHEIRO
Presidente
 TTD - UFP B
UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA COMISSÃO
PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS TABELA DE
TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB

Aprovada pela Resolução 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho

Universitário - CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se à
resolução 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ/Arquivo Nacional.

•A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para

complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de
1998 a 2000.

•Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitário da

UFPB.
I
Entendendo o Ciclo de Vida Documental
 PA RT E V I I - P R O G R A M A S PA R A
GERENCIAMENTO DE -D
OCUMENTO S-
A ESCOLHA DA FERRAMENTA
O software deve possibilitar:
• c a da s ta r do c
ume ntos
armazenados nos
Ar q u iv o s
• oprp n Í* ia r
ç^cõreiísrd e d i t a r , d i s t r i b u i r
dnf %ÇeOiess v i a r e d e »
disco magné tic o ou Cd
r^a tualizar e compart
ilh a r informações
• d e s e n v o l v e r p e s Pufissicnalizan
 P R O G R A M A S PA R A
GERENCIAMENTO DE

O que é um sistema eletrônico

de gestão de documentos?

E um conjunto de procedimentos e operações técnicas

característicos do sistema de gestão de documentos
arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em
ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos,
isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo
tempo.

i Profissionalizand
 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS - GED
O GED é a somatória
das tecnologias e
produtos que objetivam
gerenciar informações -
em forma de voz, texto
ou imagem de maneira
eletrônica.
O s is tema de GED — não é só
gerenc ia mento de arquivos .
Ele imple menta categorização
d oe c u m e n t o s , t a b e l a s d e
Profissionalizand
V
x.

GERENCIAMENTO
£ *
ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
GED não é só escanear, através da
D ig it a liz a ç ã o

Consiste:
1. Preparação dos documentos
ão
3. Digitalização
4. Exportação das imagens e índices

Profissionalizand
GED X GDE

GED - Gestão
Eletrônica de
Documentos
(IDEAL)

Gestão de
Documentos
Eletrônicos

Profissionalizand
 P A R T E VIII - N O R M A S E

NORMA
• I S A D ( G ) - Norm SGeral
Internacional de Descrição Arquivística
Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa
• I S A A R ( C P F ) - Norma Internacional
de Controle de Autoridade para Corporações,
Pessoas e Famílias

Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das

descrições dos isntrumentos de pesquisa
 NORMAS E LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICA
LEG IS LAÇ ÃO

• LEI 8.159/1991
Âmbito Federal
• DECRETO 4.553/2000 I

•LEI 8.264/2005 "j "" Âmbito Estadual

8

Estes documentos regulam as disposições

sobre arquivo nas esferas federal e estadual

,i Profissionalizand
 Qual o resultado do uso da
_G estão de Documentos ?
> Reduzir desperdícios, custos de armazenamento
e custos correlatos (de 30 a 40%)
> Reduzir custo de homem/hora na busca da
informação/documento
> Melhorar a imagem das instituição junto aos
seus clientes internos e externos

> Incentivar a participação dos geradores de

informações na busca de melhorias
> Melhorar o ambiente físico e condições de
trabalho.