ALIADO & GUARDIAN DE SU CRECIMIENTO

MÓDULO 2.
GESTIÓN DE CALIDAD

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 TEMÁTICA
• Nuestra contribución con el sistema integrado de gestión
1

• Estructura documental de SERINGTEC S.A.S.

2

• Procedimientos operativos
3

• Estándar identificación de correos electrónicos

4

• Aseguramiento de la calidad
5

• Aspectos relevantes guía para elaboración de documentos

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 NUESTRA CONTRIBUCIÓN
• Conocer y aplicar la política • Conocer los objetivos del
integral y demás políticas sistema integrado de gestión
• Conocer el mapa de procesos e
implementar procedimientos,
instrucciones de trabajo,
organigramas, etc., que
apliquen según su cargo

1 2 3
• Usar solo formatos • Identificar como obsoleto o • Diligenciar completamente los
suministrados por la Dirección superado cualquier documento registros, no dejar campos
de gestión integral de la de trabajo que tenga una vacíos, no tachar así como
compañía y publicados en versión más reciente tampoco corregir
SharePoint

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 NUESTRA CONTRIBUCIÓN
• Proponer mejoras o • Reportar actos y condiciones • Asistir a los exámenes médicos
actualizaciones al sistema inseguras ocupacionales que le sean
integrado de gestión • Durante visitas a campo utilizar programados
en todo momento los EPP
durante la exposición a riesgos

7 8 9
• Contribuir al ahorro de • Participar y cumplir • Atender las auditorías que se
energía, agua y papel activamente en las desarrollen a su trabajo
• Clasificar adecuadamente los capacitaciones,
residuos en el punto ecológico entrenamientos y simulacros
que le sean programados

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 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

SER-GI-GU-001 Guía para elaboración, codificación y control de

documentos

La compañía cuenta con plantillas para elaboración de entregables

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 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

Procedimiento
gestión de Proceso de gestión proyectos
proyectos

Procedimiento
Consultorías en diseño e
diseño e
ingeniería
ingeniería

Procedimiento
para ejecución
de proyectos Interventoría
de
interventoría

Consúltalos haciendo clic aquí

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PROCEDIMIENTO DE DISEÑO E INGENIERÍA
Socialización y análisis
Asignación Coordinador Asignación de personal de Realización reunión de inicio
Recepción contrato u ODS documentos recibidos con
técnico y áreas transversales disciplinas según alcance (KOM) interno
equipo de trabajo

Realización de KOM con Búsqueda y contratación de Realice requerimiento Elaboración lista

Elaboración PDT
aliados contratados servicios tercerizados servicios tercerizados entregables

Revisión de información
de entrada y Realización taller de Diligenciamiento de matriz
Programar y realizar visita Revisar PDT y listado
diligenciamiento formato identificación de riesgos y de distribución de
campo entregables
“Información mínima oportunidades documentos
requerida”

Descargar plantillas y Creación de estructura base

Elaborar documentos Elaborar bases y criterios de
elaborar documento
Socialización e-mail maestro
de carpetas proyecto en
entregables diseño
“definición alcance”
para proyecto
SharePoint

Impresión y entrega de
documentos a control Conformación dossier Entrega al cliente
documental

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ELABORACIÓN DE ENTREGABLES
Descargue plantillas,
formatos y matriz
distribución documentos
Revise entregable en PDF ,
descargue lista chequeo
diligénciela
Descargue el documento de
Adobe Document Cloud y
cárguelo en SharePoint
notifique por correo
electrónico al originador
Envíe transmittal al cliente.
Diligencie “informe
trazabilidad”
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SHAREPOINT (GESTOR DOCUMENTAL)
Elabore entregable
(documento / plano)
Distribuya entregable a los
interesados “Adobe
Document Cloud”
Ajuste entregable según
comentarios, genere versión
A, descargue LC y diligénciela
Libere (Liberado o liberado
con comentarios) o devuelva
(devuelto con comentarios)
Genere versión P (Revisión Diligencie y firme lista
interna y/o interdisciplinaria) chequeo según corresponda
Notifique correo electrónico
la emisión. Especifique en el
Cargue el entregable y la LC
asunto si es para revisión
en SharePoint
interdisciplinaria (matriz
distribución)
Notifique correo electrónico
la emisión. Especifique en el Distribuya entregable a los
asunto si es para revisión interesados “Adobe
interdisciplinaria (matriz Document Cloud”
distribución)
Descargue la lista de
Verifique acogimiento
chequeo, diligénciela y
comentarios
fírmela
 SHAREPOINT (GESTOR DOCUMENTAL)
ELABORACIÓN DE ENTREGABLES

En caso de no acoger todos los

Si se reciben comentarios al
Revisión del cliente transmittal, cárguelos en
SharePoint y socialícelos
Analice comentarios
comentarios, debe diligenciar
recibidos y si aplican ajuste
el formato de aclaración de
entregable
comentarios

Notifique correo electrónico

Si es versión 0, firme
la emisión (matriz Si es versión B cargue el Genere versión B o 0 según
electrónicamente el
distribución). Adjunte entregable y la LC en indicación del cliente.
entregable. Cárguelo en
formato aclaración SharePoint Diligencie LC
SharePoint
comentarios (si aplica)

Libere (Liberado o liberado Desarrolle las revisiones

Envíe transmittal al cliente. Si se detectan solicitudes de
con comentarios) o adicionales en coordinación
Diligencie “informe cambio diligencie formato
devuelva (devuelto con con el cliente e internas (Peer
trazabilidad” Alertas de cambios y notifique
comentarios) review, design review, etc.)

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 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

Asistencia
técnica

Soporte
técnico
especializado

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 INDICACIONES GENERALES
• Los archivos deben guardarse con el código del cliente seguido de un guion y la
letra o número de la versión. En caso de que exista un lineamiento diferente por
el cliente, éste se socializará a través del e-mail maestro.

• Los planos se guardan igual, se entrega un archivo dwg y un archivo pdf

• La lista de chequeo debe guardarse con las letras LC al inicio seguido de un

guion bajo y el código del cliente.

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 INDICACIONES GENERALES
• Los anexos deben insertarse en el archivo PDF, en caso de que no sea posible se
comprimen en ZIP y se guardan con el código del documento seguido de un
guion bajo y la palabra Anexo. Dentro del archivo ZIP los anexos deben estar
numerados y nombrados tal como se referencian en el documento

• Los formatos de aclaración de comentarios deben guardarse con las

letras FA seguido de un guion bajo y el código del cliente:

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 INDICACIONES GENERALES
• En el correo de notificación debe incluirse el código del documento, la
versión y el link del documento PDF ubicado en SharePoint.

• El correo debe enviarse a gestiondocumental@Seringtec.com,

controlproyectos@Seringtec.com, coordinador técnico, líderes de disciplina, y
demás partes interesadas según matriz de distribución.

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 IDENTIFICACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS

AAA-BBB-000: Asunto de que trata el correo

Donde:

AAA:Corresponde a la sigla de identificación del cliente (ECO: Ecopetrol,

YAR: Yara, RFC: Reficar, CEN: Cenit, ODL: ODL-Bicentenario)

BBB: Corresponde a los tres últimos números del contrato (903: Ecopetrol,
215/018: Yara, 539: Reficar, 812: Cenit, 178-179: ODL-Bicentenario)

000: Corresponde a los tres dígitos de la orden de servicio

Ejemplo:

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 SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – SHAREPOINT

GESTOR
SITIOS PARA CADA
DOCUMENTAL
DISCIPLINA
(REPOSITORIO)
óm o
¿C o?
r es
ing

Digita:
seringtec.sharepoint.com
Infórmate Ingresa con la dirección de
con tu líder tu correo electrónico y el
password asignado por IT

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 Estructura de carpetas del gestor

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www.seringtec.com
Carpeta interno
En estas puedes consultar
información del proyecto, te
invitamos a explorarlas

En estas DEBES cargar la

información según corresponda,
durante el desarrollo del
proyecto.

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 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

ASEGURAMIENTO ASEGURAMIENTO
TÉCNICO DE FORMA

Equipo de aseguradores técnicos Profesionales

por disciplina control
documental

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 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
Como parte del aseguramiento se han implementado

Indicadores de calidad Reconocimientos por

forma y técnicos desempeño calidad /
mensuales mensual

Según el resultado de los indicadores

Permiten medir el desempeño y tomar acciones se otorgan a los colaboradores que
tendientes a optimizar tiempos de revisión y tengan el menor número de
emisiones al cliente. Se miden con frecuencia mensual documentos comentados y no tengan
y se socializan con el líder de cada disciplina. devoluciones de los mismos.

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 ASPECTOS RELEVANTES GUÍA PARA ELABORACIÓN Y
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
• Evitar títulos o subtítulos solos al final de la página o renglones sueltos.
• Se debe respetar rigurosamente la sintaxis, la ortografía, y las reglas
gramaticales pertinentes, de acuerdo con el idioma en el que se
elaborará cada documento.
• Se debe redactar en forma impersonal (la forma impersonal
corresponde a la tercera persona del singular, por ejemplo: se hace, se
definió, se verificó).
• Para el uso de la puntuación, se deben seguir las reglas ortográficas de
la lengua española o las que apliquen de acuerdo con el idioma en el
que se elabora el documento.
• El documento debe tener una presentación clara y ordenada, debe estar
exento de errores dactilográficos, ortográficos, gramaticales y de
redacción. Para resaltar, puede usarse letra cursiva o negrilla. Los
términos de otras lenguas que aparezcan dentro del texto se escriben
en cursiva.

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 ASPECTOS RELEVANTES GUÍA PARA ELABORACIÓN Y
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

• Glosario y/o definiciones. Cada término va en negrilla, con mayúscula

inicial solamente. A renglón seguido, pero sin negrilla, se escribe la
definición.
• Las conclusiones presentan en forma lógica los resultados obtenidos. En
ningún caso se deben confundir con las recomendaciones.
• Los planos deben elaborarse siguiendo el “Manual de dibujo” de
SERINGTEC, además de los estándares del cliente.

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 GRACIAS POR
TU ATENCIÓN

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