ADMINISTRAÇÃO DE

VIAGENS
 Introdução

O objetivo do sistema de Administração de Viagens é a

gestão completa e integrada de viagens corporativas.

Torna possível o acompanhamento durante todo o processo

envolvido na viagem, desde a etapa de reservas e
adiantamentos até a prestação de contas.
 Integração do FI-TV (Administração de Viagens de Negócios) com FI-GL
(Contabilidade), FI-AP (Contas a Pagar) e CO (Controlling):

•O objetivo de todo o processo é obter um lançamento correto das despesas de viagem na Contabilidade financeira e uma
alocação de custos relacionada com a origem no Controlling. Nesse processo, a Administração de viagens prepara os
resultados da liquidação de modo que a Contabilidade possa interpretá-los diretamente e criar os documentos de
lançamento.

• O FI-TV (Administração de Viagens de Negócios) possui as seguintes funções, quando da transferência dos documentos
de viagens para FI:
criar ciclo de lançamentos;
verificar ciclo de lançamentos;
cancelar ciclo de lançamentos (se necessário);
efetuar os lançamentos.

• O FI-GL (Contabilidade) possui as seguintes funções referentes ao FI-TV (Administração de Viagens de Negócios):
gerar documentos para a Contabilidade financeira e Controlling;
lançar despesas de viagem na Contabilidade financeira;
atribuir despesas de viagem em Controlling.

•O FI-TV para efetivar a transferência dos documentos de viagens para o FI-AP, FI-GL e CO efetua internamente os
seguintes procedimentos:
•importa do sistema de Contabilidade as contas do Razão exigidas, de forma remota;
•efetua uma pesquisa remota de contas de fornecedores pessoais;
•aciona a validação dos objetos CO (como centros de custo, ordens, ordens do cliente, objetos de custos, redes,
elementos PEP e centros financeiros) no sistema de Contabilidade;
•transfere os documentos de transferência de viagem ao sistema de Contabilidade, onde são lançados com caráter
de teste;
•transfere os documentos de transferência de viagem para o sistema de Contabilidade, e lança-os.

•Para efetivação da transferência dos documentos de viagem para a Área Financeira (FI-AP) é necessário a execução das
transações abaixo:
PREC - Liquidar viagens
PRFI – Criar ciclo de lançamentos
| CONFIDENCIAL PRRW – Administrar ciclos de lançamento
Dicas Objetivos do Workshop

Para garantir o uso da funcionalidade Administração de viagens de negócios , recomenda-se

realizar análise prévia dos processos de viagem adotados pela empresa.

Qual é o workflow de aprovação de viagens de negócios?

Quais regras de viagem devem ser consideradas para quais grupos de funcionários?
As regras de viagem ainda precisam ser definidas?

Existem acordos com fornecedores externos de serviços de viagens que devam ser levados
em consideração?

Como o processo de reembolso de despesas foi implementado e quais unidades

organizacionais estão envolvidas?

Com base na análise será possível identificar quais sub-módulos da Administração de Viagens
atenderão o processo de acerto de viagens e possíveis necessidades de desenvolvimentos
adicionais (exemplo: interface com a administradora de cartão de crédito, cadastro de
funcionários, etc).
 Conceitos Básicos
• Para realização do cálculo de ciclo de viagens (PREC), os pedidos/ prestações
de contas de viagens devem estar autorizados e disponíveis para liquidação.

• Para a realização da criação de ciclos de lançamentos contábeis (PRFI), as

viagens devem estar autorizadas e com o cálculo efetuado (PREC).

• Quando houver empregados de diversas áreas de processamento, as

transações de cálculo de viagens (PREC) e criação de ciclo de lançamentos
contábeis (PRFI) devem ser executadas para tantas áreas de processamento
que necessárias.

• A execução do ciclo de lançamentos contábeis (PRRW) consiste na

transferência de resultados de cálculos da Administração de Viagens para a
Contabilidade.

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 Conceitos Básicos
• Todo pedido de viagem será submetido à aprovação via workflow, no momento
em que for gravado. O direcionamento ao gestor será feito automaticamente pelo
sistema de acordo com a estrutura organizacional definida pelo RH.

• Qualquer alteração procedida em solicitação ou prestação de contas de viagem,

será sempre submetida a novo processo de aprovação.

• As solicitações de viagem quando a treinamento, serão aprovadas

automaticamente, a partir da confirmação de turma no módulo SAP específico.
Estas viagens serão administradas pelo Departamento de Treinamento.

• As prestações de contas de viagens a treinamento, serão aprovadas em duas

instâncias no sistema, sendo: 1ª. Gestor responsável pelo funcionário e 2ª pela
Extensão de Treinamento respectiva da dependência do funcionário.

• As prestações de contas de treinamento serão ainda objeto de análise e

validação final quando entregues pelas Extensões ao Departamento de
Treinamento Matriz. Em se constatando irregularidade poderão ser reabertas.

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 Conceitos Básicos
• As solicitações de viagem quando a treinamento, serão geradas automaticamente, a
partir da confirmação de turma no módulo SAP específico. Estas viagens serão
administradas pelo Departamento de Treinamento.
• Os pedidos de viagem somente serão encaminhados às Agências de Viagens após
aprovação no sistema pelos gestores das dependências.
• Cada usuário é responsável pela sua solicitação de viagem.
• As Agências de Viagens permanecem responsáveis pelo envio das passagens
aéreas e voucher de reserva de hotéis.
• Os funcionários deverão estar cadastrados no módulo de HR com infotipo 0017
(Privilégios de Viagem) para a criação de pedidos de viagem.
• Os funcionários deverão estar cadastrados no módulo de FI como fornecedores para
a liquidação das prestações de contas de viagem.

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O ciclo de Administração de viagens de negócios
Roteiro de viagem

Aprovação
Comprovante de despesas
de viagem
Assistente de viagem

Administrador de aprovação
Reembolso de despesas
Pedido de viagem de viagem Viajante

Viajante Administrador de viagens

FLUXO DE ACERTO DE DESPESAS

Superior

Aprovação Lançamento das despesas

das despesas

Empregado

Expense department
Confirmação
depósito
Funcionário deve
receber valores

Funcionário deve devolver valores

Fluxo de solicitação

Empregado
Superior

Solicitação de adiantamento

Depósito de adiantamento
 Visão Geral do Processo

O sistema de Administração de Viagens é

composto por três processos principais:

• Adiantamento

• Planejamento

• Despesas
CARACTERÍSTICAS GERAIS

Entrada de valores em moedas diversas

A vinculação de despesas pode ser feita em outro centro de

custo que não aquele a que pertence o funcionário

Permite o lançamento de despesas em contas diversas que não

as de despesa de viagem

Aprovação é realizada pelo gerente por responsabilidade de

centros de custo ou por um administrador de viagens

O Sistema exibe aviso quando o valor excede o definido na

instrução normativa. Obedece aos valores máximos previamente
customizados, com exceção na solicitação de adiantamento, na
qual o valor não é verificado.
INFORMAÇÕES IMPORTANTES

Como o sistema é totalmente integrado aos módulos FI e CO, quando

há aprovação da solicitação de viagem, o FI recebe a informação e,
automaticamente, cria um documento de pagamento para que seja
realizado o crédito em conta corrente, conforme informações
bancárias do funcionário.

No caso de devolução de valores por parte do funcionário, ele realiza

depósito na conta corrente da empresa e, posteriormente, é feita a
contabilização do valor adiantado.
 Visão Geral do Processo

Planejament - Informações da viagem Solicitação da

o Viagem
de Viagens - Adiantamento

- Reservas, disponibilidade Planejamento

da Viagem
- Perfis de viagem, preferências

- Realização da viagem

Despesas
de Viagem - Comprovantes de despesas Prestação de
Contas
- Cálculo das diárias

- Reembolso Integração
- Contabilizações com
Contabilidade
 Planejamento de Viagens

O objetivo da funcionalidade de Planejamento de

Viagens é efetuar consultas e reservas de vôos, hotéis

e aluguel de veículos, de acordo com a política da

empresa e preferências do viajante. Permite também

realizar adiantamentos e integrar os dados à prestação

de contas.
 Perfil x Preferências

Planejamento
de Viagens

Políticas Preferências
de Viagem de Viagem
 Específica da  Específica do
empresa viajante
 Especificações  Especificações
para rotas, sobre vôos
destinos, preferenciais,
categorias de hotéis, aluguel
viagem (vôo, de veículos,
hotel, aluguel e programas de
de veículos), milhagens.
duração da
viagem, etc.
 Despesas de Viagem

O objetivo da funcionalidade de Despesas de Viagem

é a gestão completa e integrada dos gastos com

viagens, desde sua solicitação até o lançamento

contábil (FI), adiantamento / reembolso ao funcionário

e apropriação de custos (CO ).

 Fluxo Funcional

Cadastro Aprovação Contabilização

Adiantamento /
Viagem

$
Criação Apropriação
documento Objetos Custo
Contábil (FI) (CO / PS)
 Benefícios

• Eliminação de sistemas paralelos;

• Administração de adiantamentos e despesas
efetuadas;
• Controle de limites por despesa / funcionário
/ cargo / etc.;
• Aprovação através de workflow;
• Contabilizações automáticas;
• Apropriação direta nos objetos de custos;
 Benefícios

• Validação automática das políticas da

empresa;
• Formulário de adiantamento e prestação de
contas único com histórico de modificações;
• Relatórios gerenciais e operacionais com
ampla flexibilidade para análise;
• Adequação às configurações da contabilidade
financeira existentes;
• Administração centralizada ou descentralizada
das despesas de viagem.
 Dados Básicos

• Cadastro do funcionário no módulo de RH, com

algumas informações cadastrais (Infotipos);

• Cadastro do funcionário como fornecedor em FI;

• O agrupamento de funcionários pode ser de acordo

com:
– Nível hierárquico
– Tipo de despesa
– Limite máximo de despesa
– Etc.
 Aprovação

• Auxiliada pela funcionalidade de Workflow, a

aprovação pode ser feita nas principais etapas do
processo de Administração de Viagens :
– Planejamento da Viagem (Reservas)
– Solicitação de Adiantamento
– Prestação de Contas (Despesas)

• O workflow poderá utilizar os seguintes critérios:

– Estrutura organizacional de RH
– Código do usuário
 Contabilização

• A contabilização é realizada somente após a aprovação

dos adiantamentos e despesas;

• Esta atividade pode ser executada manualmente ou

automatizada através da funcionalidade de execução de
jobs;

• Permite utilizar a funcionalidade standard de programa de

pagamentos de fornecedor em FI.

• Permite utilizar a compensação automática em FI.

Workflow de entrada centralizada: Aprovaçao de um pedido de viagem

Administrador de aprovação

Pedid
Ped o
ido
de via
de gem
viage m

Pedido
Entrar pedido de de viagem Verificar pedido de
viagem viagem

Correio
Viajante elet. Pedido de
automático viagem
vado aprovado
Apro
Ped
Pedido
ido de
de
viag
viageem
m

Correio
Pedido de
elet.
viagem
tado rejeitado
Rejei

Pedido de viagem Pedido de

Modificar pedido de viagem
viagem devolvido para
çã o correções
Corre
Workflow de entrada descentralizada: Aprovação de uma viagem

Administrador de Administrador de
viagens aprovação
Pediido
Ped do
Ped idoo
Pedid de via
de gem
viage m
de
de via
viagem
gem

Fatos de Verificar
Fatos da viagem reembolso de
Entrar fatos viagem Verificar consistentes despesas
fatos da
da viagem viagem Necessidade de
correções

Viajante
Ped
Pedido
ido
de
de via
viage
gem
m Reembolso
aprovado
Fatos da
viagem Fatos da
ção viagem
Modificar Corre devolvidos para
fatos da correções
viagem e-mail
Reembolso de
despesas de viagem
e j ei tado rejeitado
R
 Grupo de Reembolso de custos de
viagem/classes de veículos
Grupo de empregados Classificação de veículo
Grupo 1 de reembolso
de custos de viagem Classe ABC
para executivos (mais de 2000 ccm)

Grupo 2 de reembolso
de custos de viagem Classe XYZ
para funcionários (menos de 2000 ccm)

Atribuição
de empregado

Privilégios de viagem
Grupo de reembolso de 1
custos de viagem
Classe de veículo ABC
Adiantamento
Caixa

FI

Cheque

IDS
 Administração de viagens de negócios
 Despesas de viagem
 Sistema de informação
 Estatísticas de viagem
Dados gerais de viagem/totais da viagem
Recibos de viagem
Recibos de viagem sem dados gerais da viagem R
Atribuição de custos de viagem
Atribuição de custos de viagem sem dados gerais da viagem
Dados gerais de viagem/totais/recibos/atribuição de custos
Quem está onde? Pesquisar destinos de viagem.
Procurar documentos com a taxa máxima
 Diversos relatórios de viagem
Ferramentas