CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

ACORDE Al SISTEMA
Parte II
 COMPETENCIA

DOCUMENTAR LOS PROCESOS NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN

MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN, DE FORMA
INDIVIDUAL O INTEGRADA; SEGÚN PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS POR LA
EMPRESA.

Resultado de aprendizaje 3:

CARACTERIZAR LOS PROCESOS DE ACUERDO CON LOS LINEAMIENTOS DE LA

ORGANIZACIÓN.
Caracterización de un sistema integrado de gestión
La caracterización de un SIG puede realizarse a través del análisis de tres
elementos básicos:

•Grado de integración de los procedimientos escritos (Reflejar pautas

comunes de actuación).
•Grado de integración de los procesos operativos (Desarrollo de tareas
previstas)
•Grado de integración de las estructuras organizativas (Departamentos o
áreas mas involucradas).

Abad, Puente, Jesús, and Ledesma, Agustín Sánchez-Toledo. Aspectos clave de la integración de sistemas de gestión, AENOR - Asociación Española de
Normalización y Certificación, 2012. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=3205035.
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Procedimientos requeridos por normas internacionales
Numeral Requisito Ambiental Seguridad
6.1 Acciones para abordar riesgos y X X
oportunidades
6.1.3 Requisitos legales y otros requisitos X X
7 Apoyo: Competencia, toma de X X
7.2-7.4 conciencia y comunicación
7.5 Información documentada X X
8.1 Planificación y control operacional X X
8.2 Preparación y respuesta ante X X
emergencia
9.1 Seguimiento, medición, análisis y X X
evaluación
Procedimientos requeridos por normas internacionales
Numeral Requisito Ambiental Seguridad
9.2 Auditoria interna X X
9.3 Revisión por la dirección X X
10.2 No conformidad y acción X X
correctiva
EJEMPLOS DE PROCESOS DE UN SGA
 EJEMPLO 1: CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Procesos relacionados

Actividades comunes

• La determinación de cuestiones externas e internas que pueden afectar a la

organización.
• Efectuar un análisis previo de la información relevante relacionado con el escenario en
el que la organización va a plantear su estrategia, y ese análisis es similar a un análisis
de contexto.
• Análisis del contexto de la organización, incluida la comprensión de las necesidades y
expectativas de las partes interesadas.
 EJEMPLO 1: CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
Procesos relacionados

Actividades comunes

ESTRUCTURA: A + O + C
• Determinar las cuestiones externas e internas que afecta o puede afectar la
organización.
• Revisar la política de la organización.
• Establecer objetivos de mejora del sistema
• Realizar seguimiento a los objetivos de mejora.
 EJEMPLO 2: RECURSOS: COMPETENCIA
Procesos relacionados

Listado de actividades ESTRUCTURA: A + O + C

Dimensionar plantilla
Definir / actualizar perfiles de puesto de trabajo o en fichas de puesto.
Asignar/ comunicar las autoridades, roles y responsabilidades oportunas para
garantizar un correcto funcionamiento del SGI.
Seleccionar/contratar personal.
 RECURSOS: COMPETENCIA
Procesos relacionados

Listado de actividades
ESTRUCTURA: A + O + C
Diseñar/planificar el plan de formación
Desarrollar la alta de competencia del recurso humano/ Proporcionar la
formación
Evaluar los resultados de la formación y el desempeño
 IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS
LEGALES
Procesos relacionados

Listado de actividades ESTRUCTURA: A + O + C

•Definir criterios ambientales para la adquisición de productos y/o servicios.
•Determinar requisitos legales y otros requisitos aplicables a la organización.
•Evaluar el cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos previamente
identificados.
 IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS
AMBIENTALES
Proceso

Listado de actividades ESTRUCTURA: A + O + C

•Determinar los aspectos y sus impactos ambientales

asociados a las actividades, productos y servicios.
Participar en la identificación de los aspectos y sus
impactos ambientales asociados a las actividades,
productos y servicios.
 IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS
AMBIENTALES
Proceso

ESTRUCTURA: A + O + C
Listado de actividades

•Determinar los aspectos y sus impactos ambientales asociados a las actividades,

productos y servicios
•Elaborar un procedimiento de aspectos e impactos ambientales.
•Crear / actualizar la matriz de los aspectos y sus impactos ambientales que pueda
controlar y/o influir en situaciones N-A-E.
•Comunicar los aspectos ambientales significativos en los niveles y funciones
pertinentes de la organización.
 ¿Cómo identifico a que parte del ciclo PHVA pertenecen mis
actividades
Planificar cómo Hacer lo planificado.
queremos hacer las (Educar y capacitar,
cosas. (Definir metas y realizar el trabajo
métodos para cumplir planeado)
las metas)

Verificar si Actuar para corregir las

conseguimos lo desviaciones y mejorar
deseado (Evaluar el (Tomar acciones para
logro de las metas mejorar)
planeadas)

NOTA: No debemos olvidar que las actividades debe cumplir con el ciclo PHVA.
¿Cómo identifico a que parte del ciclo PHVA pertenecen mis
actividades
Se debe tener en cuenta el verbo que se utilizo para iniciar la
descripción de la actividad, el cual esta en infinitivo de igual
forma el contexto de la información.

Denominación de actividades clave según el PHVA:

Planear: Establecer, planificar, incluir, determinar, preparar,
organizar, diseñar, estructurar, concebir, programar, proyectar.
Hacer: Implementar, producir, formar, elaborar, generar,
construir, ejercer, ejecutar.
Verificar: Asegurar, verificar, evaluar, revisar, comprobar.
Actuar: Analizar, decidir, ajustar, mejorar.

NOTA: No debemos olvidar que las actividades debe cumplir con el ciclo PHVA.
¿Cuáles actividades pertenecen al verificar y actuar del ciclo
PHVA?
El listado de actividades es propio de cada proceso, sin embargo existen
dos actividades que se deberán incluir en estas fases y adoptar a las
necesidades del proceso caracterizado.

Listado de actividades
Verificar: Verificar que las actividades de _______ se hayan llevado a
cabo según lo planeado y que se cumpla con___________

Actuar: Coordinar la implementación de acciones de mejora según los

resultados de la validación del plan de______
OBJETO ¿Cuál es la razón de ser del proceso’ ¿A través de que
acciones lo concreto
ALCANCE EJ 1: El proceso se desarrolla desde la “nombre de la actividad”
y hasta “nombre de la actividad”
EJ 2: El proceso aplica para todos los productos y servicios
“Nombre de los productos o servicios”
LÍDER DE Nombre del cargo
PROCESO
RECURSOS Humano: Nombre de el o los cargos de apoyo para el proceso
y que se mencionan en las actividades
Infraestructura: Equipos requeridos para el proceso
REQUISITOS A Mencionar los requisitos de la norma técnica o cualquier otra
CUMPLIR norma y los legales que se deben cumplir en el proceso
Continuación
FUENTE (PROCESO ENTRADAS (QUE NOMBRE DE LA RESPONSABLE SALIDOS y/o RECEPTOR
DE LA RECIBE) ACTIVIDAD O REGISTROS (PROCESO DE LA
ORGANIZACIÓN, SUBPROCESO ORGANIZACIÓN
CLIENTE O ENTE Y/O CLIENTE O
EXTERNO) ENTE EXTERNO)
Proceso, persona o Las entradas Incluir actividades Nombre del Las salidas Proceso, persona o
tercero que corresponden a: según el ciclo PHVA cargo. corresponden a: tercero que recibe
suministra un Producto, servicio, En las actividades del Producto, servicio, el producto,
insumo, información, hacer debe haber una información, servicio o
información, directriz u objeto secuencia lógica. directriz etc.; que información que se
producto o servicio de transformación Utilizar simbologías de es generado como menciona en la
que se menciona necesaria para el flujograma. resultado de la columna de
en la columna de inicio del proceso. Describir la actividad ejecución de las “salidas”.
“entrada”. Los recursos de manera general y actividades del
(equipos, personal, en caso de que esta proceso.
papel, etc.) no se requiera una
consideran descripción detallada
entradas. Solo se que se requiere un
consideran aquellas procedimiento o
provenientes de un instructivo se debe
proceso externo hacer referencia al
analizado. mismo.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN
AMBIENTAL. <Artículo compilado en el artículo 2.2.8.11.1.6 del
Decreto Único Reglamentario 1076 de 2015.
1. Velar por el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente.
2. Incorporar la dimensión ambiental en la toma de decisiones de las
empresas.
3. Brindar asesoría técnica - ambiental al interior de la empresa.
4. Establecer e implementar acciones de prevención, mitigación,
corrección y compensación de los impactos ambientales que generen.
5. Planificar, establecer e implementar procesos y procedimientos,
gestionar recursos que permitan desarrollar, controlar y realizar
seguimiento a las acciones encaminadas a dirigir la gestión ambiental y la
gestión de riesgo ambiental de las mismas.
6. Promover el mejoramiento de la gestión y desempeño ambiental al
interior de la empresa.
7. Implementar mejores prácticas ambientales al interior de la empresa.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN
AMBIENTAL. <Artículo compilado en el artículo 2.2.8.11.1.6 del
Decreto Único Reglamentario 1076 de 2015.

9. Mantener actualizada la información ambiental de la empresa y generar

informes periódicos.
10. Preparar la información requerida por el Sistema de Información
Ambiental que administra el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios
Ambientales - IDEAM.
11. Las demás que se desprendan de su naturaleza y se requieran para el
cumplimiento de una gestión ambiental adecuada.
 El responsable del proceso o sub-proceso

El responsable del proceso o sub-

proceso es la persona que ha sido
nombrado por su superior inmediato
como el encargado de garantizar que el
proceso total sea efectivo y eficiente.

El responsable del proceso o sub-proceso se debe encontrar en un

nivel lo suficientemente alto para comprender cuál será el impacto
del nuevo proceso o sub-proceso mejorado.
Fuente: GESTIÓN DE PROCESOS José Angel Maldonado 2011
Angel, Maldonado, José. Gestión de procesos (o gestión por procesos), B - EUMED, 2011. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=3201706.
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 Criterios para seleccionar a los responsables del
proceso o sub-proceso

Los criterios para seleccionar a los responsables del proceso o sub-proceso

serán:
Responsabilidad. Una forma de saber quién experimenta el mayor
sentimiento de responsabilidad sobre un determinado proceso o sub-
proceso es contestando las preguntas:
¿Qué persona tiene el máximo de:
Recursos (personas, sistemas)?
Trabajo (tiempo)? Fuente: GESTIÓN DE PROCESOS José Angel Maldonado 2011
Angel, Maldonado, José. Gestión de procesos (o gestión por
procesos), B - EUMED, 2011. ProQuest Ebook Central,
Molestias (críticas, quejas, conflictos)? http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?
docID=3201706.

Crédito real (o potencial)? Created from senavirtualsp on 2019-06-08 05:51:49.

Posibilidades de triunfo cuando todo va bien?

Capacidad para efectuar el cambio?
 Criterios para seleccionar a los responsables del
proceso o sub-proceso
Poder para actuar sobre el proceso: El responsable del proceso de la
empresa debe ser alguien que opere a un nivel lo suficientemente alto
en la organización para:
• Identificar el impacto de las nuevas direcciones de la empresa sobre
el proceso.
•Tener influencia sobre los cambios de políticas y procedimientos que
afectan el proceso.
•Comprometerse y realizar los cambios
•Monitorear la efectividad y eficiencia del proceso o sub-proceso.

Fuente: GESTIÓN DE PROCESOS José Angel Maldonado 2011

Angel, Maldonado, José. Gestión de procesos (o gestión por procesos), B - EUMED, 2011. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?docID=3201706.
Created from senavirtualsp on 2019-06-08 05:51:49.
 Criterios para seleccionar a los responsables del
proceso o sub-proceso
Capacidad de liderazgo:
Se refiere a la capacidad de esta persona para dirigir un equipo. Esta debe ser:
•Percibida como una persona con mucha credibilidad.
•Capaz de mantener al grupo dentro del programa.
• Capaz de liderar y dirigir un grupo.
•Capaz de respaldar y estimular a los miembros del mejoramiento
•Un negociador experimentado.
•Estar dispuesto a adoptar el cambio.
•Capaz de ver las situaciones importantes.
•Capaz de cumplir con sus compromisos. Tomado de: https://www.liderazgohoy.com/aspec
tos-clave-desarrollar-carisma/carisma-2/

•Capaz de comunicarse con su autoridad del nivel superior.

•Capaz de derribar obstáculos.
Fuente: GESTIÓN DE PROCESOS José Angel Maldonado 2011
Angel, Maldonado, José. Gestión de procesos (o gestión por procesos), B - EUMED, 2011. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?
docID=3201706.
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 Criterios para seleccionar a los responsables del
proceso o sub-proceso

Conocimiento del proceso. El responsable del proceso debe poseer

una buena comprensión de éste. Esta característica es deseable
pero no obligatoria porque tan pronto como el proceso tenga la
respectiva documentación del proceso, todos los miembros del
Equipo de Mejora del Proceso tendrán una comprensión clara de la
forma cómo opera el mismo.

Fuente: GESTIÓN DE PROCESOS José Angel Maldonado 2011

Angel, Maldonado, José. Gestión de procesos (o gestión por procesos), B - EUMED, 2011. ProQuest Ebook Central, http://ebookcentral.proquest.com/lib/senavirtualsp/detail.action?
docID=3201706.
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 Otra forma “Organigrama o diagrama organizacional
establecido”

Responsabilidad:
Establece quien (es) se encarga (n) de lograr el objetivo del proceso.

Paso 1: La estructura organizacional https://www.youtu

be.com/watch?v=NpsflJIWNIg
Identifique la
estructura actual
de la organización
Paso 2: Identifique los
roles actuales con
responsabilidad
ambiental.
 ¿Cómo se determinan los roles y responsabilidades?

Paso 3: Considere aquellas acciones con aspectos ambientales significativos y las

actividades necesarias para asegurar el cumplimiento.

Paso 4: Identificar quien debe estar implicado para asegurar que esas
operaciones están controladas y que las actividades se realizan.
 ¿Cómo se determinan los roles y responsabilidades?

Paso 5: Integrar responsabilidades del SGA en funciones ya existentes en la

organización, por ejemplo producción, compras, mantenimiento y recursos humanos.

Paso 6: Asegurarse que las personas asignadas son competentes para llevar a cabo sus roles
y que disponen de los recursos correspondientes para cumplir con sus responsabilidades.
 Roles y responsabilidades: Identificación y
evaluación de aspectos ambientales
Proceso

Listado de actividades ESTRUCTURA: A + O + C

•Determinar los aspectos y sus impactos ambientales
asociados a las actividades, productos y servicios. Rol:
Coordinador ambiental
•Participar en la identificación de los aspectos y sus
impactos ambientales asociados a las actividades,
productos y servicios. Rol: Todos los trabajadores
 Roles y responsabilidades: Identificación y
evaluación de aspectos ambientales
Proceso

ESTRUCTURA: A + O + C
Listado de actividades
•Determinar los aspectos y sus impactos ambientales asociados a las actividades,
productos y servicios. Rol: Coordinador ambiental.
•Elaborar un procedimiento de aspectos e impactos ambientales. Rol: Coordinador
ambiental.
•Crear / actualizar la matriz de los aspectos y sus impactos ambientales que pueda
controlar y/o influir en situaciones N-A-E. Rol: Coordinador ambiental.
•Comunicar los aspectos ambientales significativos en los niveles y funciones
pertinentes de la organización. Rol: Coordinador ambiental/jefe de comunicaciones.
 Actividad de aprendizaje
Realiza un análisis de los diferentes debes contemplados en los
requisitos de la norma NTC-ISO 14001: 15 y realiza lo siguiente:

Punto I: Transformarlos en actividades, en listarlas de acuerdo al ciclo

PHVA.

Punto II: Identifica la información que se necesita para realizar la

actividad de igual forma la fuente de donde proviene.(Leer cada
requisito y el anexo de la norma).

Nota: Las entradas corresponden a: Producto, servicio, información,

directriz u objeto de transformación necesaria para el inicio del
proceso. Los recursos (equipos, personal, papel, etc.) no se consideran
entradas. Solo se consideran aquellas provenientes de un proceso
externo analizado.
 Actividad de aprendizaje
Realiza un análisis de los diferentes debes contemplados en los
requisitos de la norma NTC-ISO 14001: 15 y realiza lo siguiente:
•Define la salidas y los registros de cada una de las actividades
identificadas.

•Nota: Las salidas corresponden a: Producto, servicio, información,

directriz etc.; que es generado como resultado de la ejecución de
las actividades del proceso.
 Actividad de aprendizaje
Realiza un análisis de los diferentes debes contemplados en los
requisitos de la norma NTC-ISO 14001: 15 y realiza lo siguiente:
•Transformarlos en actividades, en listarlas de acuerdo al ciclo
PHVA.
•Identifica el cargo según el organigrama de la empresa de proyecto
a quien le corresponde su realización.
•Identifica la información que se necesita para realizar la actividad
de igual forma la fuente de donde proviene.(Leer cada requisito y el
anexo de la norma).
•Define la salidas y los registros de cada una de las actividades
identificadas.
•Establece los receptores de la información generada, el producto o
servicio.
Alimenta el formato matriz de caracterización con esta
información.