Cycle de conférences WebÉducation no.

3
Les intranets

Benoît Girard
Ministère des Relations avec les citoyens et de l’Immigration
benoit.girard@gouv.qc.ca
Mars 2002
 Appréhender l’éléphant
• Comme pour le proverbial éléphant,
l’intranet prend divers visages pour
différents observateurs.
 Appréhender l’éléphant
• Comme pour le proverbial éléphant,
l’intranet prend divers visages pour
différents observateurs.
• L’intranet est un petit Internet privé
– TCP/IP et Serveur Web sont inhérent au
concept
 Appréhender l’éléphant
• Comme pour le proverbial éléphant,
l’intranet prend divers visages pour
différents observateurs.
• L’intranet est un petit Internet privé
– TCP/IP et Serveur Web sont inhérent au concept
• L’intranet ne comprend pas l’informatique
traditionnelle
 Plan de l’exposé
• 1. La nature du problème
• 2. La stratégie d’approche
• 3. Les fonctions de l’intranet
• 4. La démarche
 Un gros éléphant
• Développer et implanter un intranet
pleinement mature est un projet beaucoup
plus considérable que la réalisation d’un site
Web Internet.
Un gros éléphant… et un iceberg
• Développer et implanter un intranet
pleinement mature est un projet beaucoup
plus considérable que la réalisation d’un site
Web Internet.
• L’intranet est un iceberg dont les 8/9 sont
submergés.
 La partie visible de l’iceberg
• Trouver l’information interne avec la même
facilité que lorsqu’on navigue sur Internet;
 La partie visible de l’iceberg
• Trouver l’information interne avec la même
facilité que lorsqu’on navigue sur Internet;
• « Nous avons déjà le réseau local. Il ne
nous manque qu’un serveur pour permettre
à l’intranet de prendre son envol. »
 Qu’attendions-nous à l’époque
des réseaux Novell?
• Un intranet n’apporte que peu de choses par
rapport à un réseau local.
• Nous avons des réseaux locaux depuis 15
ans.
• Qu’en avons-nous fait?
• Qu’attendions-nous?
• Qu’est-ce qui nous retenait?
 Pour être tout-à-fait honnête...
• Internet existait aussi depuis longtemps avant
le Web, et il restait confiné dans un milieu
très étroit;
• La facilité de navigation du Web a frappé
l’imagination de tout le monde;
• Et il est vrai qu’un intranet permettrait de
récupérer tout le développement logiciel fait
sous TCP/IP depuis dix ans.
 La partie invisible de l’iceberg
• Il y a des raisons pour lesquelles tant
Internet que les réseaux locaux n’ont pas
pris leur essor avant l’arrivée du Web;
 La partie invisible de l’iceberg
• Il y a des raisons pour lesquelles tant
Internet que les réseaux locaux n’ont pas
pris leur essor avant l’arrivée du Web;
• C’est que le travail d’arrière-plan à
accomplir pour récolter les bénéfices
– est considérable;
 La partie invisible de l’iceberg
• Il y a des raisons pour lesquelles tant
Internet que les réseaux locaux n’ont pas
pris leur essor avant l’arrivée du Web;
• C’est que le travail d’arrière-plan à
accomplir pour récolter les bénéfices
– est considérable;
– exige la coopération d’un grand nombre
d’intervenants indépendants.
 La partie invisible de l’iceberg
• L’intranet est avant tout un problème de
GESTION.
– Analyse des besoins;
– Formulation des objectifs;
– Élaboration des consensus;
– Développement des solutions;
– Déploiement et peaufinage;
– Formation et accompagnement des utilisateurs.
 Plan de l’exposé
• 1. La nature du problème
• 2. La stratégie d’approche
• 3. Les fonctions de l’intranet
• 4. La démarche
Situer notre intranet
au bon niveau

intranet gouvernemental

intranet ministériel

intranet sectoriel
 Qui travaille avec qui?
À l’intérieur de l’intranet

Ou à l’extérieur
La coopération implique la
synchronisation

Bonjour!

What?
 L’équilibre de base

Consultation Implantation

Formation et accompagnement
 La stratégie d’ensemble

Commencer modestement
 La stratégie d’ensemble

Élargir
progressivement
en respectant
toujours l’équilibre
Commencer modestement de base
 La formule de l’échec assuré
• Se laisser éblouir par les vendeurs de
« solutions » toutes faites;
 La formule de l’échec assuré
• Se laisser éblouir par les vendeurs de
« solutions » toutes faites;
• Régler tous les détails dans une tour
d’ivoire;
 La formule de l’échec assuré
• Se laisser éblouir par les vendeurs de
« solutions » toutes faites;
• Régler tous les détails dans une tour
d’ivoire;
• Développer et implanter avec l’aide d’un
nombre minimum de représentants des
usagers;
 La formule de l’échec assuré
• Se laisser éblouir par les vendeurs de
« solutions » toutes faites;
• Régler tous les détails dans une tour
d’ivoire;
• Développer et implanter avec l’aide d’un
nombre minimum de représentants des
usagers;
• Laisser au représentant des usagers le soin
de les former et de les accompagner.
 Quoi faire en premier?
Les principes
• Ce qui apporte la meilleure plus value;
• Ce qui apporte un bénéfice clair au plus
grand nombre de personnes;
• Ce qui est le plus facile à réaliser.
 Plan de l’exposé
• 1. La nature du problème
• 2. La stratégie d’approche
• 3. Les fonctions de l’intranet
• 4. La démarche
 Les grands domaines
d’application de l’intranet
• La prestation interne de services;
La réservation de salle
 Le dossier personnel
à la Dir. des resources humaines
• Nom
• N.A .S
• Vacances
• Journées de maladie
• Temps supplémentaire
• Etc...
 Des applications qui n’attendent
que notre imagination
• Quel serait le taux de succès de la
campagne annuelle de souscription aux
obligations d’épargne du Québec s’il
suffisait de cliquer et de compléter un petit
formulaire en ligne pour souscrire?
• Combien CentrAide épargnerait-il d’argent
en informatisant sa procédure de
souscription annuelle?
 Les grands domaines
d’application de l’intranet
• La prestation interne de services;
• L’accès à l’information interne
– Documentation;
– Dossiers.
L’interface Web
 Les centres de documentation
virtuels
• Remplacent les centres de documentation
papiers...
• …mais pas entièrement.
• Doivent accélérer le rythme
 Les centres de documentation
virtuels
• Remplacent les centres de documentation
papiers...
• …mais pas entièrement.
• Doivent accélérer le rythme
• Le métier de bibliothécaire se transforme…
mais est loin de disparaître.
• De la gestion d’entrepôt à la gestion des
flux d’information et des connaissances.
 Le plan de classification
des dossiers
• L’information vivante du M/O;
 Le plan de classification
des dossiers
• L’information vivante du M/O;
• Des plans qui doivent prévoir l’imprévu;
 Le plan de classification
des dossiers
• L’information vivante du M/O;
• Des plans qui doivent prévoir l’imprévu;
• Des plans qui relèvent de l’ordre et de la
méthode davantage que de la technologie
Le plan de classification
des dossiers
 Les grands domaines
d’application de l’intranet
• La prestation interne de services;
• L’accès à l’information interne
– Documentation;
– Dossiers.
• Le travail en groupe
– Groupe virtuel;
– Groupe réel utilisant un support virtuel.
Le travail de groupe
 Le travail de groupe
• Les fonctions évoquées par les représentants
– L’agenda commun;
– Le suivi des déplacements;
– Le babillard;
– Le carnet d’adresses intégré;
– La liste de choses à faire intégrée;
– Le suivi de projet.
 Le travail de groupe
• Les fonctions évoquées par les représentants
– L’agenda commun;
– Le suivi des déplacements;
– Le babillard;
– Le carnet d’adresses intégré;
– La liste de choses à faire intégrée;
– Le suivi de projet.
SharePoint Portal Server
 Acrobat 5.0
• L’approche d’Adobe:
– Document chiffré;
– Document altérable par segment;
– Signature possible d’un document inaltérable;
– Corrections et refontes de multiples sources;
– Impression interdite ou permise au choix de
l’auteur;
– Etc.
 Le travail de groupe
n’est pas au point
• Parce qu’il est limité à une partie seulement
de nos interlocuteurs (internes);
• Parce qu’il ne repose pas souvent sur
l’analyse sérieuse des besoins et des façons
de travailler;
• Parce qu’il exigerait pour être vraiment utile
la présence d’une infrastructure encore
négligée (plan de classification, etc.)
 Le travail de groupe
objet du WebÉducation de mai
• Nous reviendrons en détails sur l’offre
logicielle du travail de groupe en mai.
• C’est le thème de notre deuxième journée-
rencontre de la saison consacrée aux
intranets.
 Les tableaux de bord
• À l’usage de la haute Direction;
• Choix d’indicateurs agrégés;
• Permettent de suivre l’évolution de la
performance de l’organisation.
 Quoi faire en premier, donc?
• Les services internes
• La bibliothèque virtuelle
• Les dossiers opérationnels
• Le travail de groupe
• Les tableaux de bord
 Plan de l’exposé
• 1. La nature du problème
• 2. La stratégie d’approche
• 3. Les fonctions de l’intranet
• 4. La démarche
 Les étapes du projet

Obj. Planif. Réalisation Opération Éval.

 Avant même
la détermination des objectifs
• …nous avons déterminé, au moins grosso
modo, l’ordre de réalisation des projets dont
l’ensemble va constituer l’intranet complet.
 La détermination des objectifs
• Respecter l’équilibre de base à tout moment
de la démarche:
– Informez et consultez les usagers;
– Écoutez-les;
– Soumettez-leur vos plans;
– Prenez le temps de les convaincre (et de vous
laisser convaincre);
– Prenez le temps d’établir des consensus.
 La planification détaillée
• L’interface usager est crucial, dans un
intranet.
• Les usagers sont en général mal outillés
pour exprimer leurs besoins;
• Ils peuvent par contre aisément reconnaître
la solution si on la leur montre;
• Par conséquent, soumettez-leur des tas de
maquettes et de prototypes.
 La réalisation
• Codez modulaire;
• Restez avec les standards ouverts (XML);
• Prenez la peine d’enlever les irritants.
 L’opération
• Maintenez l’équilibre de base:
– Documentez adéquatement;
– Accompagnez l’appropriation de façon
adéquate.
• Soyez prêts à reprendre certains modules
– Il y a toujours quelque chose qui a été oublié.
 L’évaluation
• Repose principalement sur le taux
d’adoption et d’utilisation de l’intranet;
• Ne passez pas au projet suivant sans un taux
d’adoption et de satisfaction suffisant.
 Conclusion
• La nouveauté des intranets suscite toutes
sortes d’expériences.
• Gardons la tête froide: ce n’est pas la
technologie qui nous montrera à travailler;
C’est à nous de lui dicter comment elle doit
se mettre à notre service.