Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas

Curso: Planificación y Control de Obras

Semana: 04
Tema: WBS

Profesor: Ing. Civil, MBA Iván Cahuana Hurtado

RESUME Entrada

N Proceso PMI

Proyecto
Salida Iniciación Planificación

PLANEAMIENTO
ESTRATEGICO Control Ejecución
GESTION DE
PROYECTOS

Cierre

INTERESADOS
STAKEHOLDERS

TIPOS DE CONTRATOS

ROLES Y
RESPONSABILIDADES
FASES PROGRAMAS
ORGANIZACIONES
/PORTAFOLIOS
MATRICIALES
 LÍNEA BASE

1 CREACIÓN
DEL
PROYECTO
Iniciación Planificación

2 AJUSTE
DEL
Control Ejecución PROYECTO

3 GRABACIÓN
DE
Cierre
LÍNEA BASE
PLANIFICACIÓN Se planifican: El Alcance,
Los Tiempos,
Los Costos,
Los Riesgos,
El Personal,
Las Comunicaciones,
La Calidad,
Las Adquisiciones,
entre otros.
Alcance de producto vs Alcance del proyecto

Alcance del producto :

características y funciones que
definen un producto, servicio o
resultado

Alcance del proyecto : trabajo que debe

realizarse para entregar un producto,
servicio o resultado con las funciones y
características especificadas
 Una vez iniciado el proyecto tendremos las siguientes preguntas...

¿Cómo determinar qué trabajo SE TIENE QUE HACER en mi

proyecto?

¿Cómo asegurarme que se haga TODO el TRABAJO PREVISTO en

mi proyecto?

¿Cómo asegurarme que NO se haga TRABAJO NO PREVISTO en mi

proyecto?
 Planeamiento del alcance

Con una definición ESCASA del alcance, se puede esperar que los COSTOS
finales del proyecto sean MÁS ALTOS debido a la presencia de cambios que no
están de acuerdo con el ritmo previsto del proyecto, causando retrabajos,
aumentando la duración de todo el proyecto y bajando la productividad
 ¿Cómo
obtenemos las
respuestas?

Desarrollando un
proceso formal de
Planeamiento del Elaborando un Plan del
Alcance Alcance
 Método Delphi

Proceso:
1) Cuestionario a EXPERTOS
Características:
2) Recibo de la información Técnica para obtener
3) Análisis de la información por el Gerente de información CUALITATIVA
Proyecto No reúne a los expertos en el
4) Si se tiene CONVERGENCIA de opiniones termina mismo ambiente.
el proceso Mantiene anónimas las
5) Sino se retroalimenta (PROCESO ITERATIVO) el
identidades de los expertos
sistema con un nuevo ciclo de consultas (basado
en el anterior cuestionario) a los EXPERTOS Trata de lograr el CONSENSO
 Pregunta discusión general

Ud. como Project Manager ha sido asignado

recientemente a un nuevo proyecto y ha recibido como
input un Plan de Alcance detallado. Lo primero que debe
hacer como Project Manager es :
A. Crear el Plan de Proyecto.
B. Confirmar que se cuenta con todos los inputs de los
Interesados (Stakeholders) para el Plan de Alcance
C. Formar un equipo para crear un Plan de Procura
exhaustivo
D. Crear un Diagrama de Red de actividades de trabajo
Respuesta : B
Explicación: El Plan del Alcance es la base para futuras decisiones
del proyecto y para confirmar el entendimiento del alcance entre
los Stakeholders.
Debido a la importancia del Plan de Alcance, el Project Manager
debe asegurarse primero que todos los Stakeholders han sido
tomados en cuenta antes de continuar con el proceso de gestión
del proyecto.
 DEFINICIÓN DEL ALCANCE

 La preparación del ALCANCE detallado es CRÍTICA para el ÉXITO del proyecto

 Se construye sobre la base de los PRINCIPALES entregables, sobre lo que se ASUME y

teniendo en cuenta las RESTRICCIONES del inicio del Proyecto

 Durante la Planificación, se “ATERRIZA” el alcance del proyecto

 Se conoce más información acerca del proyecto: Necesidades, deseos y expectativas de

los STAKEHOLDERS

 Lo que se ASUME y las RESTRICCIONES se analizan para verificar si están COMPLETAS

DEFINICIÓN DEL ALCANCE
 Objetivos del proyecto

 Requerimientos del proyecto

 Límites del proyecto

 Entregables del proyecto

 Restricciones del proyecto

 Supuestos del proyecto.

 ¿Qué es una
restricción?
Son factores que LIMITAN las
opciones del Equipo de
Proyecto en términos de:
RECURSOS,
PRESUPUESTO,
PROGRAMACIÓN
y ALCANCE
 ¿Qué es una
suposición?

Son factores que, para

propósitos de Planeamiento,
se consideran
VERDADEROS, REALES o
CIERTOS
 Pregunta para discusión general
Cuáles de las siguientes factores son Restricciones y
cuáles Suposiciones :

1. De preferencia no gastar mas de $ 28,000.

2. La máquina excavadora estará disponible desde el 12
de mayo.
3. El producto deberá estar listo para diciembre de este
año.
4. No deberíamos tener problemas de clima en la zona de
trabajo.
5. El costo unitario por tonelada de acero será de $4,500.
6. Obtendremos la licencia de construcción a más tardar el
30 de junio.
Respuesta :
1. De preferencia no gastar más de $ 28,000 -
RESTRICCIÓN
2. La máquina excavadora estará disponible desde el 12 de
mayo - RESTRICCIÓN
3. El producto deberá estar listo para diciembre de este año
- RESTRICCIÓN
4. No deberíamos tener problemas de clima en la zona de
trabajo - SUPOSICIÓN
5. El costo unitario por tonelada de acero será de $4,500 -
SUPOSICIÓN
6. Obtendremos la licencia de construcción a más tardar el
30 de junio - SUPOSICIÓN
 WBS (Work Breakdown Structure)

 Es una herramienta para el tratamiento de problemas

complejos en el contexto de la planificación basada en la
estrategia de "descomposición jerárquica"

 Sus elementos básicos fueron desarrollados en el

Departamento de Defensa de EE.UU. en los años 60.
Para facilitar un enfoque y trabajo lógico en la
planificación de proyectos de la defensa nacional

 El WBS se apoya en una representación gráfica basada

en "diagramas de árbol jerárquico".

 WBS suministra un útil marco lógico para planificar y

controlar las actividades de un proyecto
 WBS (Work Breakdown Structure)
Estructura de Desglose del Trabajo o Estructura Detallada del Trabajo (EDT)

 El WBS es un agrupamiento ORIENTADO a ENTREGABLES,

de elementos del proyecto, que organizan y definen el
ALCANCE TOTAL del trabajo del proyecto.
 Cada nivel descendente ayuda a definir en detalle el trabajo
del proyecto
 ¿Qué es un entregable?

Entregable: Cualquier resultado

mensurable, tangible, y
comprobable, que debe ser realizado
para completar un proyecto o parte
del mismo.
 ¡IMPORTANTE!

 Trabajo NO ESPECIFICADO en el WBS ESTÁ FUERA del ALCANCE del

proyecto.
 Sirve también para confirmar y desarrollar un ENTENDIMIENTO
COMÚN del ALCANCE del proyecto entre los STAKEHOLDERS
 Pregunta para discusión general
El proyecto que está a su cargo ya acabó la fase de diseño e ingresó
en la fase de construcción. Ud. acaba de ser informado que el grupo
encargado de la construcción está teniendo serias dificultades para
avanzar. los tres equipos que trabajaron en forma simultánea dicha
fase (diseño), han entregado planos diferentes en su interpretación,
presentación y en su nivel de profundidad. Cuál es la causa más
probable del problema:
A. Falta de capacidad técnica de diseño
B. Falta de un cronograma detallado
C. Falta de comunicación
D. Falta de un WBS
Respuesta : D
Explicación : La causa más probable es la falta de un WBS, el cual
hubiera aclarado a cada uno de los grupos de diseño, que es lo que
se entendía por diseño, en que forma deberían haberlo trabajado,
con qué nivel de detalle, y con qué presentación se debería haber
alcanzado el resultado final.
Verificación del ALCANCE
 ¿Cómo asegurarme de obtener la
aceptación del trabajo realizado en mi
proyecto?

Desarrollando un proceso
formal de verificación del
alcance
 Pregunta para discusión general

La fase de construcción de un nuevo producto está cerca de su

término. La siguiente fase son las pruebas. El proyecto está dos
semanas adelantado respecto a su cronograma. Sobre qué tema
debería estar más preocupado el Project Manager en este
momento, justo antes de ingresar a la siguiente fase?
A. Verificación del alcance
B. Control de calidad
C. Reporte de performance de la fase
D. Control del costo incurrido
Respuesta : A
Explicación : La Verificación del Alcance debe ser hecha al final de
cada fase para verificar que el trabajo ha sido terminado correcta y
satisfactoriamente, de acuerdo a los requerimientos, y sobretodo
que ha sido aceptado por el usuario o cliente.
 Pregunta para discusión general

Ud. ha estado manejando un proyecto de 6 meses y ha tenido

reuniones quincenales con los Stakeholders del proyecto. Después de
5 meses y medio de trabajo, el proyecto está en fecha respecto al
Schedule y dentro del presupuesto, pero los stakeholders NO están
satisfechos con los entregables. Esta situación diferirá la terminación
del proyecto en un mes. El proceso más importante que hubiera
podido prever esta situación es:
A. Monitoreo y control del riesgo.
B. Control del schedule.
C. Planeamiento del alcance.
D. Control de cambios de alcance.
Respuesta : C
Explicación : Las alternativas A, B, y D son activadas desde control.
Esta pregunta situacional trata de obtener una respuesta que
prevenga el problema. Esto se hubiera podido hacer en la fase de
planeamiento, cuando los entregables del proyecto se definen
durante el Planeamiento del Alcance.
Estándar para elaboración del WBS
Conceptos
Paquete de trabajo, un entregable al más bajo nivel del WBS,
cuando ese entregable se puede asignar a otro gestor de
proyecto para su planeamiento y ejecución.

Esto se puede lograr a través del uso de subproyectos donde

los paquetes de trabajo se pueden descomponer
adicionalmente en actividades
Conceptos

Diseño del WBS :

Descompone el alcance total del proyecto

en entregables y apoya la definición del
esfuerzo del trabajo requerido.

Define clara y totalmente el alcance del

proyecto en términos de entregables,
de manera que los participantes del
proyecto y los Stakeholders lo pueden
entender
Conceptos

Niveles:
la profundidad de un WBS depende del tamaño y complejidad
del proyecto, y del nivel de detalle requerido para planificarlo y
gestionarlo.
 Metas del WBS
El WBS tiene dos metas:

1) Asegurar que el proyecto incluye TODO EL TRABAJO

NECESARIO
2) Asegurar que el proyecto NO incluye trabajo INNECESARIO

Ambas metas son de gran importancia para el Gerente de Proyecto,

si el WBS NO alcanza ambas metas, el proyecto PUEDE FRACASAR
 Comunicaciones
El WBS facilita la comunicación de información sobre:

 El alcance del proyecto,

 Dependencias,

 Riesgos,

 Progresos y

 Performance

Entre el Gerente de Proyecto y los Stakeholders

 Reporte
El WBS proporciona al Equipo una estructura base para
reportar el progreso y el estado del proyecto.

La información se puede reportar por:

1) Fase, entregable, paquete de trabajo.

2) Todo lo anterior comparado con proyectos

estructurados en forma similar

3) Todo lo anterior relativo a costo, Schedule, riesgo,

alcance, y calidad
 Crear una WBS
Los elementos del WBS se pueden extraer de proyectos
similares previos, o plantillas de proyectos estándar que
contienen BUENAS PRÁCTICAS reconocidas y aceptadas

Formule en su mente una visión del producto final:

¿Cuáles son sus partes constituyentes?

¿Cómo trabajan juntas las piezas componentes?
¿Qué se necesita hacer?

Estas ideas y preguntas intentan ayudar al Gerente de

Proyecto a desarrollar una clara definición de lo que será el
producto
 Crear una WBS
Proceso general de desarrollo de un WBS:

Paso 1: Identificar el producto final del proyecto, que se

debe entregar para lograr el éxito del proyecto.

Paso 2: Definir principales entregables del producto

Paso 3: Descomponer principales entregables hasta un

nivel de detalle apropiado para la gestión y el control
integrado.

Paso 4: Revisar y refinar el WBS hasta que los

Stakeholders acuerden que el proceso de planeamiento
se puede culminar exitosamente, y que la ejecución y
el control producirán los resultados deseados
 Factores a considerar

 Cada elemento WBS debe representar un entregable

simple y tangible.

 Cada elemento WBS debe representar una suma de todos

los elementos subordinados inmediatos inferiores.

 Cada elemento WBS debe pertenecer a un solo padre o

elemento WBS.
 Factores a considerar

 Los entregables deben descomponerse lógicamente al nivel que representa la

forma en que serán producidos.

 Los entregables deben ser únicos y distintos de sus pares, y deben ser
descompuestos hasta el nivel de detalle requerido para planear y gestionar el
trabajo de obtenerlos o crearlos

 Los entregables deben ser definidos y limitados en TAMAÑO para un efectivo

control, no tan pequeños que tengamos un COSTO DE CONTROL EXCESIVO ni
tan GRANDES que sean INMANEJABLES o que el riesgo sea muy grande.
Retos a considerar
 BALANCEAR los aspectos de definición del proyecto con
los requerimientos de recolección y reporte de datos.

 Desarrollar un WBS que defina la relación lógica entre

TODOS los componentes del proyecto.

 Asegurar el desarrollo y utilización del WBS, evitar

proceder DIRECTAMENTE en las actividades.
Retos a considerar
 Evitar la creación de elementos WBS que NO estén ENFOCADOS
a ENTREGABLES, POR EJEMPLO estructurar el WBS
estrictamente por proceso u organización

 Definir elementos WBS que representen APERTURA y CIERRE de

estados tales como PLANEAMIENTO, CONSTRUCCIÓN, y
PRUEBAS.

 Identificar y detallar todos los ENTREGABLES CLAVES del

proyecto.
 Nivel de detalle

Preguntas que ayudan a determinar si se debe seguir

descomponiendo el WBS:

¿Hay necesidad de mejorar la exactitud de los estimados

de costo y duración de los elementos del WBS?

¿Hay más de un individuo o un grupo asignado como

responsable de un elemento WBS?

¿El contenido de un elemento WBS incluye más de un

tipo de proceso de trabajo o más de un entregable?
 Nivel de detalle

¿Hay necesidad de conocer con mayor precisión los

tiempos de los procesos internos de trabajo dentro de
un elemento WBS?

¿Hay necesidad de definir por separado los costos de los

procesos de trabajo o entregables internos en un
elemento WBS?

¿Hay brechas significativas de tiempo en la ejecución de

los procesos internos de trabajo de un elemento WBS?
 Nivel de detalle

¿Los requerimientos de recursos cambian con el tiempo

dentro de un elemento WBS?

Difieren los pre-requisitos para los entregables internos

dentro de un elemento WBS.

¿Son confusos los criterios objetivo para medir el progreso

de un elemento WBS?

¿Hay riesgos específicos que requieren enfocar la atención

a una porción de un elemento WBS?
 Nivel de detalle

¿Se puede programar aparte una porción de trabajo

dentro de un elemento WBS?.

¿Es el elemento WBS comprendido clara y

completamente por el Gerente de Proyecto,
miembros del Equipo y Stakeholders?.

¿Hay algún Stakeholder interesado en analizar el

estatus y la performance de solo una porción del
trabajo cubierto en un elemento WBS?
 Planeamiento de recursos, gestión y el WBS

Aunque la identificación TOTAL de RECURSOS es posterior en

el proceso de planeamiento, puede ser útil entender cómo
se hará y asegurar que el NIVEL DE DETALLE del WBS es
el ADECUADO para este efecto.
 Consideraciones adicionales

La interrelación entre la especificación de requerimientos, WBS, el

trabajo, planes de recursos, y schedules, proporciona
información relativa a la relación entre costo, Schedule y
performance.

Una vez desarrollado el WBS, es importante que los Stakeholders

conozcan el ESTADO del proyecto en una forma REGULAR
¡GRACIAS!