ACTIVIDAD INTERMEDIA

 
Paso 3- Manual de protocolo empresarial
 
CINDY LORENA BAYONA PALACIO

Grupo:
80007_83
  
PROTOCOLO

GLORIA AMPARO ARCINIEGAS

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA –UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS DE LA EDUCACION
PROGRAMA.LICENCIATURA EN PEDAGOGIA INFANTIL
OCAÑA N.S. NOVIEMBRE DE 2020
 INTRODUCCIÓN
Para la realización de este trabajo fue necesario fortalecer las competencias comunicativas y las relaciones
interpersonales mediante el desarrollo de un protocolo de comunicaciones y plan motivacional aplicando a
la empresa, para lograr que la comunicación y las relaciones laborales sean significativas.
También se llevó a cabo la construcción de un protocolo de comunicaciones y plan motivacional, creando
de manera colaborativa la empresa TU CASTILLO DE LOS REGALOS de manera estructurada, cumpliendo con
los lineamientos necesarios (descripción, características, imagen corporativa, Misión, visión, políticas,
protocolos de comunicación interna, reuniones de trabajo y atención al usuario) lo cual muestra la manera
organizacional con la que cuenta dicha empresa.
Fue necesario seguir los pasos dados en la guía de actividades para que la empresa contara con todos los
requisitos pedidos, obteniendo así toda la información protocolaria y datos importantes de TU CASTILLO DE
LOS REGALOS.
 OBJETIVO GENERAL
Establecer y lograr el diseño de producción y comercialización de los productos de la empresa de colchones, en
busca de la comodidad del cliente en la cuidad de Ocaña, brindando en la planta administrativa la mejor
organización y relación laboral.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Cumplir con todas las leyes establecidas, para que la empresa TU CASTILLO DE LOS REGALOS

obtenga los mejores resultados en la producción, manejo y entrega de los productos.

Analizar las relaciones interpersonales y plan motivacional logrando los mejores resultados en la fabricación.

Construir de manera significativa la producción de un protocolo de comunicaciones y plan motivacional de la

empresa para mejorar la calidad de vida de los empleados.
IMAGEN CORPORATIVA

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 MISIÓN
Brindar a nuestros clientes soluciones eficientes y efectivas a la hora de elegir buenos regalos para tus seres
queridos o empresa, brindando las mejores asesorías para su comodidad, para ello tenemos como eje conductor de
nuestra labor, el respeto por el cliente, convencidos que un servicio o producto ofrecido por nuestra empresa ha de
ser de calidad, comodidad y eficiente, buscando siempre satisfacer al máximo sus necesidades

VISIÓN
En el 2025 seremos la empresa líder en Colombia y sur América en el suministro de colchones de excelente
calidad para sus comodidades y la salud de nuestros clientes, además de posicionarnos como una empresa cuyo
nombre sea sello de garantía y compromiso con la prestación de un servicio de calidad.
 POLÍTICAS

Lograr la satisfacción oportuna de los clientes a la hora de elegir un regalo,

realizando el seguimiento necesario al servicio, con el fin de cumplir nuestra
misión, y así poder garantizar las siguientes aptitudes a nuestros clientes.

1. Amabilidad en todo el servicio prestado.

2. Innovación en las practicas y costos de los diferentes detalles.
3. Cumplimiento y calidad en el servicio.
4. Honestidad en cada servicio brindado.
 PROTOCOLOS DE COMUNICACIÓN
INTERNA:

1. Establecer una relación fluida entre los empleados y contratistas.

2. Facilitar la circulación e intercambio de información entre todos los niveles de

trabajo, para con ello tener un funcionamiento más ágil y dinámico entre los
trabajadores.

3. Establecer y mantener una imagen favorable llena de valores y aceptación para

beneficio de todos los miembros de la empresa
 PROTOCOLOS DE REUNIONES DE TRABAJO

1. Las reuniones deben tener un objeto claro y conciso.

2. Definir y programar el lugar y horario con horas de llegada y de terminación.
3. La citación o invitación debe realizarse con debida anticipación
4. Preparar con anterioridad el protocolo logístico necesario.
5. Dar a conocer las normas o reglas a tenerse en cuenta para el desarrollo de la reunión.
6. Iniciar y terminar la reunión puntualmente  el evento hay que motivar la participación,
generar debate, toma de decisiones respetando siempre la palabra de los demás.
7. Resumir conclusiones y toma de decisiones.
8. Si se considera necesario programar otra reunión.
9. Realizar seguimiento
 PROTOCOLOS DE ATENCIÓN AL
CONSIDERACIONES PREVIAS A LA VENTA DEL PRODUCTO
USUARIO
1. Divulgar el portafolio de servicios ofrecidos que facilite la comprensión del alcance de los servicios de
la empresa
2. Comunicar anticipadamente la totalidad de requisitos para la atención, así como procesos adicionales
por requisitos faltantes.
3. Informar la disponibilidad de los canales que ofrecen el servicio de manera visible y de fácil acceso
que permita garantizar la efectividad de la comunicación.
4. Garantizar fácil acceso a la información

CONSIDERACIONES POSTERIORES A LA VENTA DEL PRODUCTO

1. Obtener retroalimentación del Consumidor Final, sobre la calidad de su experiencia.
2. Evaluar la percepción y su nivel de satisfacción sobre el producto
3. Solucionar elementos que afectan la satisfacción de los Consumidor, lograr identificar y actuar sobre
los factores identificados buscando lograr la satisfacción total del cliente.
 TU CASTILLO DE LOS REGALOS

Ciudad Sede Principal: OCAÑA

Fecha de Creación: Julio 06 de 2018

Número de empleados: 30

¿Quiénes somos?
 DESCRIPCIÓ
proyectos que son de iniciativa del departamento de producción y diseño y en este cada empleado
N
diseña un modelo para el proyecto y se eligen seis líneas con mayor calidad, durabilidad e impacto en
los consumidores.
La empresa tu castillo de regalos cuenta con tres puntos de venta en la ciudad de Ocaña, también
puede encontrar nuestros servicios en otras sedes ubicadas en los centros comerciales en la ciudad de
Cúcuta y Bucaramanga.
Tenemos una variedad en los horarios de atención, puedes acercarte a una de nuestras sedes,
llamarnos por teléfono o ubicarnos por la web a la página tucastilloderegalos@gmail.com y hacer tus
pedidos o beneficiarte del sistema de apartados.
Tenemos disponibles el pago electrónico y la entrega a domicilio de tus productos.
 TIPO DE COMUNICACIÓN
Organizacional
1.1. Comunicación formal

1.1.2. Oficina de archivo

Recepción y despacho documentos de ley, lleva el archivo obligatorio exigido para la operación de empresas
nacionales.

1.1.3. Manual de funciones

Para evitar desorden e incumplimiento de las funciones, se dispone de un manual, este es socializado antes de
contratar o nombrar los trabajadores y cada miembro de la empresa debe cumplir con los requisitos exigidos.

1.1.4. Web máster:

Administra página web: tu castilloderegalos@gmail.com. Allí se ofertan y exhiben los productos, publican

documentos y actividades que realizan en la empresa, la transparencia es indispensable, además cuenta con un
PQRS
 TIPO DE COMUNICACIÓN:
1.2. Comunicación informal

1.2.1. Oficina de prensa y comunicaciones:

Esta empresa cuenta con un personal encargado de administrar redes sociales y publicar la
información que le suministran la planta administrativa y los jefes de departamento; además
es encargado de administrar grupos de comunicación interna y externa (whatsapp, carteleras
y actividades de bienestar en compañía de un profesional psicosocial).
 PLAN DE MOTIVACIÓN:
1. Indagar periódicamente cuáles son las necesidades y metas del personal de la
empresa, con el fin de conocer si están siendo satisfechas o alcanzadas.

2. Establecer y utilizar el programa motivacional en los empleados para lograr la

autorrealización individual y empresarial, tanto a nivel personal como profesional.

3. La aplicación de incentivos debe de ser tomados en cuenta para los empleados. El

cumplimiento de metas hará que la compañía crezca y este crecimiento si se ha
realizado de la forma adecuada permitirá dar incentivos a los empleados donde por
cumplimiento de metas globales y personales a las personas se les pueda generar
variabilidad en sus ingresos, motivando con esto además del reconocimiento a las
personas el logro de objetivos.
 PLAN DE MOTIVACIÓN:
4. Mejorar el clima organizacional para lograr que los empleados desempeñen eficientemente su
labor, pongan en práctica lo aprendido y se sientan en la capacidad de aportar ideas que proyecten
el mejoramiento continuo de la empresa.

5. Las capacitaciones deberán ser para todos los empleados de, cada uno desde su cargo debe
sentirse lo suficientemente capacitado para desempeñar sus funciones con éxito y proactividad.

6. Las evaluaciones de desempeño que se ejecutarán permitirán conocer el plan carrera del
personal, sus metas profesionales, laborales y personales con el fin de evaluar semestralmente
como ha sido el mejoramiento o cuáles son las falencias que no han permitido cumplir lo
presupuestado.

7. El programa motivacional propuesto será expuesto a modificaciones periódicas de acuerdo a las

necesidades de la organización.
 ACTIVIDADES A REALIZAR:

° Eventos Deportivos

Investigando la preferencia deportiva del grupo de empleados, se puede determinar e

implementar estos eventos, que fomentaran un comportamiento de equipo

° Cumpleaños

Organizar celebraciones o menciones especiales para los empleados que cumpleaños en el

mes

° Día de la Familia

Establecer reuniones informales en lugares fuera de la institución que recreen y sean

ambientes que reduzcan el estrés y la tensión que genera la rutina de trabajo
 ACTIVIDADES A REALIZAR:

Día del trabajador

Se celebra el día del trabajador en conmemoración a los trabajadores que fueron mártires en
1886 en Estados Unidos.

Día de la mujer

El día internacional de la mujer, conmemora la lucha de la mujer por su participación en pie de

igualdad con el hombre en la sociedad,

Lluvias de ideas

Fomentar la reunión entre los empleados para intercambiar ideas y conceptos en relación a
temas o problemas que conciernen al área administrativa con el fin de aprovechar la información
que se vierta en este evento.
 CONCLUSIONES:
Se logró completar con la organización estructurada de la empresa TU CASTILLO DE
LOS REGALOS buscado que su resultado fuera significativo y claro, donde cualquier
persona, gerente, secretaria, contador, comprador, tenga conocimiento de los
lineamientos con los cuales cuanta la empresa, y de la importancia de llevar una
comunicación clara y de manera directa, buscando siempre una mejora a nivel interno y
externo.

Se reconoció la importancia de una estructura organizacional de la empresa para

establecer un buen plan de comunicación que sea eficiente y eficaz para el buen
desarrollo. Al igual que un plan motivacional que ayude a despertar en los empleados
sentido de pertenencia y un buen desarrollo de trabajo en equipo.