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LOGICIEL DE GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

Solution d’archivage sur mesure


PRESENTATION

CIKAGED est une infrastructure d'archivage reposant sur le Framework open


source Maarch, composée de :

 une interface de consultation et d'indexation manuelle


 un module d'administration
 un module de gestion des dossiers

Cet ensemble fait de CIKAGED une solution complète pour l'archivage dans
un contexte règlementaire de gros volumes documentaires :

Documents sortants : factures, relevés de compte, courriers clients, ...


Etats comptables : journaux, balances, grands livres, ...
Documents entrants : courriers, réclamations, factures fournisseurs, ...
Fonds documentaire : délibérations, notices, règlements, formulaires, ...
OBJECTIFS ET ENJEUX DE CIKAGED

 S’adapter à l’organisation de la gestion des archives courantes et


intermédiaires et aux missions de l’entreprise;

 Gérer l’ensemble des courriers et dossiers (papier et électronique) en


arrivée, départ et produits en interne d’un service;

 Outil commun et partagé par tous les agents d’un service (direction,
secrétariat, service comptabilité, DRH …);

 Permettre une traçabilité des documents produits et reçus par le service;

 Respecter les instructions archivistiques et répondre aux critères de


conservation à long terme
POINTS FORTS DE CIKAGED

 Flexibilité
- Possibilité d’ajouter et/ou faire évoluer sans encombre de nouvelles
fonctionnalités.
 Fiabilité et robustesse
-bénéficie de la stabilité et de la robustesse des serveurs LINUX ou même
WINDOWS.
 Convivialité
- Interfaces WEB simples et intuitives .
 Sécurité
- Protection des accès
- Protection des données
 Coût
-Client exempté du coût de licence du serveur d’application et du serveur
de base de données.
FONCTIONALITES

 Classement des documents


- Intégration d'un plan de classement documentaire.
- Arborescence type Windows à plusieurs niveaux.
 Acquisition et capture du document
- Numérisation des documents (en développement)
- Injection d'un document numérique
 Indexation des documents
Référencement du document au sein de la base de données du serveur
central
- Indexation en utilisant les métadonnées : (titre, description, dates…)
-Stockage
 Recherche de documents
Deux type de recherche:
-Recherche rapide basée sur le titre et la description du document
-Recherche multicritères porte sur les propriétés du document et ses index
métiers: dossier, client, date de création, format, année … etc.
QUE PEUT-ON RETENIR DE CETTE EXPERIENCE?

 Développer les actions de sensibilisation et de formation dans les services.

Proposer et assurer une assistance compétente aux utilisateurs.

Prévoir le développement du logiciel : ajout de champs, nouveau module, mise


à jour des tables,…

Quelques enseignements sur la gestion de l’information et des archives


courantes et intermédiaires.

Intégrer, dans la mesure du possible, le service d’archives dans l’administration


qu’il sert.