Capacitación Hallazgos y Empalme

SEMINARIO TALLER
CONFORMACIÓN DE HALLAZGOS
PROCESO DE EMPALME
ACTA DE GESTIÓN
Carmen Lorena Asprilla Quesada

Contralora Distrital de Buenaventura
Lisandro Roldán González

Expositor
Buenaventura, Febrero 2019 1

“Todas las acciones de un
gobierno tienen que reflejarse
en resultados”
.
2
DE LA EFECTIVIDAD DE LOS HALLAZGOS
“Vistos los procesos de responsabilidad fiscal desde la óptica

de los resultados, con base en el anterior análisis, se puede
concluir que la recuperación del detrimento patrimonial del
Departamento por parte de la Contraloría de Cundinamarca
sigue siendo prácticamente nula”.
Se establece además, que por cada $10.000, de detrimento

del patrimonio público que investiga la Contraloría de
Cundinamarca, existe la expectativa de recuperar tan solo $5,
que sumado a lo pagado alcanza una recuperación máxima de
$11.
“Vistos los procesos de responsabilidad fiscal desde la óptica

de los resultados, con base en el anterior análisis, se puede
concluir que la recuperación por parte de la Contraloría de
Bogotá del detrimento patrimonial del Distrito Capital sigue
siendo baja”, explica el informe.
Es decir, que por cada $100 de detrimento del patrimonio

público que investiga la Contraloría de Bogotá, existe la
expectativa de recuperar $3,19, que sumado a lo pagado
alcanza una recuperación máxima de $3,22.
Del total de procesos (526), la mayoría se encuentra en

trámite dentro de la etapa probatoria inicial antes de
imputación o archivo (65,40% de los procesos y 45,76% de la
cuantía); se archivaron por no mérito el 15,40% de los
procesos, equivalentes al 27,38% de la cuantía; se fallaron sin
responsabilidad fiscal el 2,28% de los procesos, que
representaron el 1,56% de la cuantía; el 2,28% de los
procesos, que representaron el 0,03% de la cuantía se
archivaron por pago y el 1,71% que representaron el 3,19%
de la cuantía tuvieron fallo con responsabilidad ejecutoriado.
CONPES 3765 DE 2013
En relación con los gobiernos territoriales, el diagnóstico

realizado por el DNP para la formulación del Proyecto de
Fortalecimiento de capacidades en los territorios, indica que las
limitaciones técnicas y de recursos en la gerencia de
departamentos y municipios se manifiestan en:
La formulación, ejecución y seguimiento de planes de

1)
desarrollo;
2) Formulación y ejecución de proyectos de inversión;
Sistemas presupuestales desarticulados y sin vínculos con

3)
resultados e impactos 6
CONPES 3765 DE 2013
4) Tareas administrativas no orientadas a resultados,
5) Información precaria, que no permite una planeación

estratégica efectiva;
6) Procesos inadecuados de contratación;
7) Estructuras fiscales inadecuadas
8) Bajo desarrollo de procesos de gestión de calidad que no

garantizan total transparencia;
9) Ausencia de procesos se seguimiento y evaluación 7

CONPES 3765 DE 2013
La Constitución Política de 1991 definió a Colombia

como un estado unitario, organizado en forma
descentralizada, con autonomía de las entidades
territoriales para cumplir sus competencias. El
proceso de descentralización se ha orientado a
encontrar el equilibrio adecuado entre la
coordinación central y la autonomía local, la
equidad en la distribución de los recursos y una
mayor eficiencia en el gasto público.
8
CONPES 3765 DE 2013
Este modelo de descentralización ha asignado a las

entidades territoriales, y en particular a los
municipios, responsabilidades directas en la
prestación de servicios y bienes públicos a la
ciudadanía. Como consecuencia, administran la
mayor parte de los recursos públicos del país. El
gasto público territorial alcanzó en 2012 el 7,2%
del PIB
9
CONPES 3765 DE 2013
La experiencia de Colombia y otros países ha

demostrado que la transferencia de poder y de
recursos a las entidades territoriales sin asistencia
técnica, fomento de la capacidad y buen
desempeño de procesos de monitoreo y evaluación,
puede llevar a que el gasto público territorial sea
ineficiente y puede conducir a mala gestión.
10
GESTIÓN FISCAL
Es la articulación permanente de los

procesos de planeación, ejecución,
seguimiento y evaluación que se
retroalimentan mutuamente y
permiten el rediseño continuo de las
políticas públicas.
GESTIÓN FISCAL
LOS PROBLEMAS DE GESTIÓN

EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
GESTIÓN FISCAL
Art 3 Ley 610 de 2000
La gestión fiscal es el conjunto de actividades

económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los
servidores públicos y las personas de derecho privado
que manejen o administren recursos o fondos
públicos, tendientes a la adecuada y correcta
adquisición, planeación, conservación,
administración, custodia, así como a la recaudación,
manejo e inversión de sus rentas, en orden a cumplir
los fines esenciales del Estado, con sujeción a los
principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia,
equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia,
publicidad y valoración de los costos ambientales. 13
AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
Es un proceso sistemático que acorde con las

normas de auditoría del proceso auditor territorial
compatibles con las generalmente aceptadas
vigentes, evalúan la gestión y los resultados fiscales
mediante la aplicación de los sistemas de control
fiscal, para determinar el cumplimiento de los
principios fiscales en la prestación de servicios o
provisión de bienes públicos en desarrollo de los
fines esenciales del Estado, de manera que le permita
a la contraloría territorial fundamentar sus
pronunciamientos, opiniones y/o conceptos.
14
MODALIDADES DE AUDITORÍA
• AUDITORIA REGULAR
• AUDITORIA ESPECIAL
• AUDITORIA EXPRÉS
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AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR
Permite proferir un dictamen integral conformado

por la opinión de los estados contables y el
concepto sobre la gestión y los resultados, para
emitir el pronunciamiento sobre el fenecimiento o
no de la cuenta.
Implica la ejecución de un trabajo integral

aplicando de manera simultánea y articulada los
sistemas de control fiscal.
16
AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL
Evalúa políticas, asuntos, programas,

proyectos, procesos, áreas o actividades de
carácter específico o transversal, de interés
o relevancia con el propósito de emitir un
concepto u opinión sobre lo evaluado.
A través de esta modalidad de auditoría se

podrá hacer seguimiento a los planes de
mejoramiento.
17
AUDITORÍA EXPRÉS
Se desarrolla mediante un procedimiento

abreviado en las fases del proceso auditor
y permite atender situaciones coyunturales
que por su importancia o impacto
requieren de evaluación inmediata y
celeridad para entregar resultados
oportunos traducidos en conceptos.
18
Artículo 124 Ley 1474 de 2011. Regulación del
proceso auditor.
La regulación de la metodología del proceso

auditor por parte de la Contraloría General de
la República y de las demás contralorías,
tendrá en cuenta la condición instrumental de
las auditorías de regularidad respecto de las
auditorías de desempeño, con miras a
garantizar un ejercicio integral de la función
auditora. 19
Las auditorias de regularidad y la de
desempeño de que trata el artículo 124 de
la ley 1474 de 2011, se desarrollaran a
través de las auditorias en la modalidad
regular; la de desempeño se podrá aplicar,
además, mediante la auditoria en
modalidad especial.
20
SISTEMAS DE CONTROL
En el ejercicio de control fiscal se podrán

aplicar sistemas de control como: el
financiero, de legalidad, de gestión, de
resultados, la revisión de cuentas y la
evaluación del control interno
21
CONTROL FINANCIERO
El control financiero es el examen que se realiza,

con base en las normas de auditoría de aceptación
general, para establecer si los estados financieros
de una entidad reflejan razonablemente el
resultado de sus operaciones y los cambios en su
situación financiera, comprobando que en la
elaboración de los mismos y en las transacciones y
operaciones que los originaron, se observaron y
cumplieron las normas prescritas por las
autoridades competentes y los principios de
contabilidad universalmente aceptados o prescritos
por el Contador General
22
CONTROL DE LEGALIDAD
Es la comprobación que se hace de las

operaciones financieras, administrativas,
económicas y de otra índole de una entidad
para establecer que se hayan realizado
conforme a las normas que le son
aplicables.
23
CONTROL DE GESTIÓN
Es el examen de la eficiencia y eficacia de

las entidades en la administración de los
recursos públicos, determinada mediante la
evaluación de sus procesos administrativos,
la utilización de indicadores de rentabilidad
pública y desempeño y la identificación de
la distribución del excedente que estas
producen, así como de los beneficiarios de
su actividad.
24
CONTROL DE RESULTADOS
Es el examen que se realiza para establecer

en qué medida los sujetos de la vigilancia
logran sus objetivos y cumplen los planes,
programas y proyectos adoptados por la
administración, en un período determinado.
25
CONTROL DE REVISIÓN DE CUENTAS
Es el estudio especializado de los

documentos que soportan legal, técnica,
financiera y contablemente las operaciones
realizadas por los responsables del erario
durante un período determinado, con miras
a establecer la economía, la eficacia, la
eficiencia y la equidad de sus actuaciones.
26
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Es el análisis de los sistemas de control de

las entidades sujetas a la vigilancia, con el
fin de determinar la calidad de los mismos,
el nivel de confianza que se les pueda
otorgar y si son eficientes en el
cumplimiento de sus objetivos.
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GESTIÓN FISCAL INTEGRAL
P L A N E A C I Ó N
Ejecución
Gestión Admtiva
Gestión Seguimiento
– Contratación
Fiscal y
Evaluación
RENDICIÓN DE CUENTAS
PLANEACIÓN
1.Planes de Desarrollo con metas
financiadas y atendiendo las
necesidades de la población. P L A N E A C I Ó N
2.Programación por Resultados que
incluya ponderación. Ejecución
3.Instrumento orientador de la
gestión fiscal del ente territorial
4.Adecuada Formulación del Plan Gestión Admtiva
Gestión
5.Formulación e implementación de Seguimiento
– Contratación
Fiscal y
políticas públicas de impacto social
Evaluación
RENDICIÓN DE CUENTAS
Ejecución
Gestión Admtiva
– Contratación
Fiscal y
GESTIÓN FISCAL
1.Presupuestación acorde a la realidad fiscal de la entidad. Evaluación
Identificación de la capacidad Potencial Rentística.
2.Gestión por Resultados
3.Eliminar la presupuestación lineal, por secuencias
históricas, por % de ejecución pptal.
4.Articular la ejecución presupuestal a la planeación
estratégical.
5.Formulación de Proyectos de Inversión que incluya el
acceso a nuevas fuentes de financiación
Ejecución
Gestión Admtiva
– Contratación
Fiscal y
GESTIÓN ADMTIVA
1.Compromisos contractuales atendiendo los términos, Evaluación
condiciones y priorirades de la planeación.
2.Fortalecimiento de capacidades en personal de
planta en materia de planeación estrátegica y de la
Hacienda Pública
3.Gestión de apoyo a la planeación orientada a
resultados.
4.SGC que apoyen la gestión integral
5.Información confiable y oportuna
Ejecución
Gestión Admtiva
– Contratación
Fiscal y
Evaluación
S&E
1.Cultura de seguimiento (rutinas)
2.Necesidad del seguimiento
3.Voluntad política
4.Articulación con los organos de control
fiscal y político, otras instancias de
planeación, la academia y participación
ciudadana.
ESTO ES LO QUE SE DEBE EVITAR
COMUNIDAD
FORMULACION EJECUCIÓN
ESTRATEGICA PRESUPUESTAL
 Baja armonización entre la estructura presupuestal de

Hacienda con la estructura programática del Plan lo que
impide la materialización de los programas y proyectos de
los planes de desarrollo.
EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y RESULTADOS
RESULTADOS ESPERADOS DEL PROCESO
AUDITOR
El ejercicio del control fiscal practicado por la

contraloría territorial, se orienta a la consecución de
resultados que permitan establecer sí los recursos
humanos, físicos, financieros, así como las tecnologías
de información y comunicación puestos a disposición
de un gestor fiscal, se manejaron de forma eficiente,
eficaz, económica, con equidad y de manera
transparente en el cumplimiento de los propósitos,
planes y programas del auditado en el cumplimiento
de los fines esenciales del Estado
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
36
El hallazgo de auditoría se constituye en un resultado
determinante en la evaluación de un asunto en
particular, al comparar la condición [Situación detectada
- Ser] con el criterio [Deber Ser].
Se utiliza en un sentido crítico, por cuanto
evidencia las debilidades encontradas en el
sistema de control interno, y se sustenta en las
pruebas técnicamente obtenidas en el procesos
auditor y su estructura contiene la condición,
criterio, causa y efecto.
DEFINICIÓN
Es un hecho relevante que se constituye en

un resultado determinante en la evaluación
de un asunto en particular al comparar la
condición (situación detectada) con el
criterio (deber ser). Igualmente, es una
situación determinada al aplicar pruebas de
auditoria que se complementara
estableciendo sus causas y efectos.
DEFINICIÓN
Todos los hallazgos determinados por la
contraloría territorial son administrativos, sin
perjuicio de sus efectos fiscales, penales,
disciplinarios o de otra índole.
Estos corresponden a todas aquellas situaciones
que sean detectadas y/o calificadas como
ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica
o insostenible ambientalmente, la actuación del
auditado, o que viole la normatividad legal y
reglamentaria o impacte la gestión y el
resultado del auditado (efecto).
DEFINICIÓN
En las contralorías territoriales, ante hechos

constitutivos de posibles hallazgos, se utiliza el
término “observaciones de auditoría”, que
inicialmente se presentan como tal y se
configuran como hallazgo una vez evaluado,
valorado y validado en mesa de trabajo, con
base en la respuesta o descargos presentados
por el ente auditado, cuando ésta se da.
ASPECTOS RELACIONADOS CON LOS
HALLAZGOS
Dentro del proceso de la auditoría, la

atención se centra en la determinación y
validación de hallazgos especialmente con
connotación fiscal, ya que éstos fundamentan
en buena parte la opinión y conceptos del
auditor.
CONDICIÓN
La condición es la situación encontrada en el

ejercicio del proceso auditor con respecto a las
operaciones, actividades o procesos desarrollados
por el ente auditado. De la comparación entre "lo
que es" -Condición- con "lo que debe ser"
-Criterio- , se pueden tener los siguientes
comportamientos:
CONDICIÓN
• Se ajusta satisfactoriamente a los criterios

• No se ajusta a los criterios
• Se ajusta parcialmente a los criterios
• Supera los criterios

Cuando la condición se ajusta al criterio se

considera que el Auditado está cumpliendo con la
normatividad, políticas y parámetros establecidos
para el cumplimiento de su misión y objetivos
institucionales.
CONDICIÓN
Los hallazgos se constituyen en un

aspecto importante en los resultados de la
auditoría, toda vez que el análisis
profesional y objetivo refleja la situación
del auditado.
La evidencia que sustenta un hallazgo
debe estar disponible y desarrollada en
una forma lógica, clara y objetiva, en la
que se pueda observar una narración
coherente de los hechos.
CRITERIO
Son el “deber ser” de lo que se evalúa, se

constituyen en parámetros razonables frente a los
cuales deben evaluarse la obtención de bienes y
servicios, la prevención de riesgos de desviación
de recursos, las prácticas administrativas, los
sistemas de control e información y, los procesos y
procedimientos operacionales observados.
CRITERIO
El deber ser , es la forma o manera cierta de cómo

deben ser las cosas.

Los criterios se utilizan como base para determinar el
grado de cumplimiento de metas, planes, programas u
objetivos de una organización. Son el referente para
evaluar la condición actual.
FUENTES DE CRITERIO
Corresponden a las normas, disposiciones,

procesos, procedimientos, guías y buenas
prácticas aplicables a la línea o tema auditado.
FUENTES DE CRITERIO DE MAYOR
CONSULTA
• Procedimientos.
• Opiniones escritas de la administración.
• Cláusulas contractuales.
•Experiencias del auditor con entidades o actividades similares.
• Publicaciones autorizadas sobre el tema.
•Instrucciones en forma de planes estratégicos, manuales,
directivas, procedimientos.
• Objetivos, políticas, metas.
CONSULTA
• Opiniones de expertos.
• Prácticas comerciales prudentes.
• Plan Nacional de Desarrollo.
• Prácticas generalmente observadas y aceptadas.
•Sistemas de registro y reportabilidad de la información.
•Legislaciones pertinentes, reglamentos, publicaciones internas
y materiales de orientación.
•Normas financieras, legislativas o administrativas externas del
caso o de las pautas o normas establecidas por la misma

organización, así como los requisitos estipulados en leyes.
CONSULTA
• Guías y pautas internas y externas que se deban seguir en la
planificación, conducción o evaluación de las operaciones.
• Presupuesto y sus modificaciones.
• Actas e informes anuales de las entidades.
• Documentación de la Oficina de Control Interno sobre la
entidad.
• Actas e informes anuales de las entidades.
CAUSAS
Causa: El auditor debe establecer las causas o

razones por las cuales se da la condición, es
decir, el motivo por el cual, no se cumple con el
criterio. Sin embargo, la simple observación de
que el problema existe porque alguien no
cumplió el deber ser, no es suficiente para
configurar un hallazgo.
CAUSAS
El auditor debe identificar, revisar y comprender

de manera imparcial, las causas de la
observación antes de dar inicio a otros
procedimientos. Es importante saber el origen
de la situación adversa, por qué persiste y sí
existen procedimientos internos para evitarla.
CAUSAS MAS RECURRENTES
•Deficiencias en la comunicación entre dependencias

y personas. Esta deficiencia es aún más grave
cuando los problemas de comunicación se dan
desde el nivel directivo hacia el nivel ejecutor.
• Falta de conocimiento de requisitos.
•Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes,
obsoletas o poco prácticas.

•Deficiente Planificación Institucional
• Uso ineficiente de los recursos.

•Debilidades de control que no permiten advertir
oportunamente el problema.
• Falta de delegación de autoridad.
• Falta de capacitación.
•Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo.
•Falta de una gestión fiscal integral

•Deficiencias en la formulación y medición de los

indicadores
•Falta de documentación
•Idoneidad de los actores
•Fallas en la formulación y ejecución de políticas públicas

EFECTOS
Los efectos de un hallazgo se entienden como los

resultados adversos, reales o potenciales, que resultan
de la condición encontrada; normalmente representa la
pérdida en dinero, bajo nivel de economía y eficiencia
en la adquisición y utilización de los recursos o
ineficacia causada por el fracaso en el logro de las
metas.
EFECTOS
Algunos efectos pueden ser:
• Uso ineficiente de recursos.

• Pérdida de ingresos potenciales.
• Incremento de costos.
• Incumplimiento de disposiciones generales.
•Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como
fueron planeados).
EFECTOS
• Gastos indebidos.
•Informes o registros poco útiles, poco significativos o
inexactos.
• Control inadecuado de recursos o actividades.
•Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las
metas.
•El no acceso al beneficio generado por los bienes y
servicios es uno de los principales efectos derivados de
una deficiente gestión.
Seis aspectos a tener en cuenta para
validar el hallazgo:
 Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio.

 Verificar y analizar la causa y el efecto de la observación.
 Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia.
 Identificar servidores responsables del área y líneas de autoridad.
 Comunicar y trasladar al auditado las observaciones.
 Evaluar y validar la respuesta.
Los cuatro primeros aspectos se surten en la fase de ejecución y

los dos restantes, en la fase de informe.
EVIDENCIA DE AUDITORIA
Para cada observación se debe evaluar la

suficiencia y pertinencia de la evidencia que la
respalda y verificar los requisitos. si ésta no
cumple con estos es necesario realizar
procedimientos adicionales de auditoría.
La evidencia obtenida a través de distintas

fuentes y técnicas, cuando lleva resultados
similares, generalmente proporciona un mayor
grado de confiabilidad.
EVIDENCIA DE AUDITORIA
Durante una auditoría es usual que se presente la

incertidumbre sobre la necesidad de recopilar
evidencia adicional, para tener seguridad en la
validez de las conclusiones. En este caso, es
necesario tener en cuenta frente a cualquier
decisión, la relación costo/beneficio. La validez de la
evidencia depende de las circunstancias en que se
obtienen y la confianza que pueda dar al auditor.
IDENTIFICACIÓN PRESUNTOS
RESPONSABLBES Y LINEAS DE AUDITORIA
Una vez analizada la observación, el auditor debe

identificar los responsables directos o indirectos de
ejecutar las operaciones, así como los niveles de
autoridad y responsabilidad con los cuales haya
relación directa frente a la observación formulada,
especialmente, cuando se considera que ésta
puede tener incidencia fiscal, penal, disciplinaria u
otras, con el propósito de obtener la información
necesaria para los trámites posteriores.
IDENTIFICACIÓN PRESUNTOS
RESPONSABLBES Y LINEAS DE AUDITORIA
Los manuales de funciones y reglamentos

internos, así como los objetivos concertados
para la evaluación de desempeño y las órdenes
de servicio o contratos de prestación de
servicios, según la situación evaluada, son
fuente importante para que el auditor determine
las líneas de autoridad y la responsabilidad.
Característica/Requisito Concepto
Objetivo El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparación entre

el criterio y la condición.
Factual Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los
(de los hechos, papeles de trabajo. Presentados como son, independiente mente del
o relativo a ellos) valor emocional o subjetivo.
Relevante Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la

percepción colectiva del equipo auditor.
Claro Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que
esté argumentado y que sea válido para los interesados.
Verificable Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.
Útil Que su establecimiento contribuya a la economía, eficiencia, eficacia,

equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos
públicos, a la racionalidad de la administración para la toma de
decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la
organización.
CLASES DE HALLAZGOS
El hallazgo administrativo puede tener varias incidencias

dependiendo de la irregularidad en la que se haya
incurrido. Ello conduce a establecer varias clases de
hallazgos, a saber:
•Hallazgo Administrativo con Incidencia Fiscal.
•Hallazgo Administrativo con Incidencia Disciplinaria.
•Hallazgo Administrativo con Incidencia Penal.
•Hallazgo Administrativo con Otras Incidencias.
HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON
INCIDENCIA FISCAL
Son las irregularidades bien sea por acción u omisión en

que incurren los servidores públicos y los particulares en
el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta,
cuando en el manejo y administración de los bienes o
fondos públicos que causen daño al patrimonio del
Estado.
Para que exista hallazgo fiscal es necesario que se den los

elementos que estructuran la responsabilidad fiscal: el
daño, la conducta y el nexo causal.
GESTIÓN FISCAL
Conjunto actividades económicas, jurídicas y
tecnológicas desarrolladas por servidores públicos o
Art. 3 L 610/2000 personas de derecho privado que manejen bienes o
recursos estatales
Tendientes a :Adecuada y
correcta Cumplir los fines
1. Adquisición esenciales del Estado
2. Planeación
3. Conservación
4. Administración Sujeción a los principios
5. Custodia
Bienes 6. Explotación
de:
públicos 7. Enajenación Legalidad
8. Consumo Eficiencia
9. Adjudicación Economía
10.Gasto Eficacia
11.Inversión Equidad
12.Disposición Imparcialidad moralidad
1. Recaudación Transparencia publicidad
Rentas 2. Manejo
valoración de los costos
3. Inversión
ambientales.
CARACTERÍSTICAS HALLAZGO FISCAL
DAÑO PATRIMONIAL AL ESTADO.

Para efectos de la ley 610 de 2000, se entiende por daño
patrmonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada
en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso
indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los
intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal
antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que
en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los
cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados
por el objetivo funcional y organizacional, programa o
proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las
contralorías.
CARACTERÍSTICAS HALLAZGO FISCAL
DAÑO PATRIMONIAL AL ESTADO.
Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los

servidores públicos o por la persona natural o jurídica de
derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan
directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio
público.
DAÑO PATRIMONIAL
Art. 6 L 610/2000 La lesión al patrimonio público representada en el
Producida por una

gestión fiscal
1. Menoscabo
2. Disminución antieconóm
Bienes o 3. Perjuicio
recursos 4. Detrimento ica
públicos 5. Pérdida ineficaz
6. Deterioro
ineficiente
inoportuna
que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los
cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el
objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos
de vigilancia y control de las contralorías
ELEMENTOS VALIDACIÓN HALLAZGO FISCAL
 El daño patrimonial al Estado, cuantificado.
 Los Gestores Fiscales que realizaron las acciones,

actuaciones u comisiones que generaron el detrimento
patrimonial, teniendo en cuenta las funciones y
competencias asignadas en la ley, el reglamento y el
manual de funciones (Presuntos Responsables), o las
obligaciones convenidas en el contrato.
 El nexo causal entre los dos elementos anteriores (el

Daño Patrimonial y la Actuación de los Gestores
Fiscales).
MATERIAL PROBATORIO
MATERIAL PROBATORIO QUE SOPORTA EL HALLAZGO
Se deberán aportar pruebas útiles, pertinentes y conducentes

para la demostración del daño causado al patrimonio del
Estado en ejercicio de la gestión fiscal, aquellas que
comprometan la responsabilidad de sus autores y que
permitan establecer la información requerida para dar curso a
un proceso de responsabilidad fiscal con o sin imputación.
MATERIAL PROBATORIO QUE SOPORTA EL
HALLAZGO
En todo caso, el hallazgo deberá acompañarse de los

soportes que suministren la información que a continuación
se relaciona, necesaria para proferir auto de apertura de
proceso de responsabilidad fiscal o auto de apertura e
imputación de responsabilidad fiscal.
•Daño patrimonial y su cuantía.

• Los hechos u omisiones que generan el daño patrimonial.
• Las disposiciones internas, actos administrativos,

procedimientos etc. que regulan el tema cuya vulneración
genera el daño patrimonial al Estado.
HALLAZGO
•Nombre, identificación, dirección de domicilio, residencia o

lugar de trabajo actualizados de los presuntos responsables
fiscales.
•Cargo ejercido o rol y/o funciones, de los presuntos
responsables fiscales (que se ejercieron o debieron ejercerse

al momento en que se genera el daño patrimonial al Estado).
•Existencia de garantía del responsable del manejo, del bien o
del contrato objeto del asunto cuestionado (contrato o póliza

de seguros íntegra).
HALLAZGO
• Acto administrativo de vinculación de los presuntos

responsables
• Información patrimonial de los presuntos responsables.
• Hecho u omisión que comprometa la responsabilidad del
presunto responsable fiscal.
• Ordenes de Pago
• Contratos
• Actas de los contratos
• Pólizas
• Certificado de la cuantía para la contratación al momento
del hecho
HALLAZGO
• Cotizaciones y avalúos de bienes y servicios en las

mismas condiciones de tiempo, especificación y lugar.
• Estados Contables. Libros de contabilidad y balances.

Sirven para demostrar inconsistencias en la contabilidad, o
que efectivamente se encuentran registrados los valores
por los cuales se adquirieron los bienes.
• Información para constitución de parte civil. Para hacer

seguimiento y determinar las posibilidades de recuperación
de los recursos.
CARACTERÍSTICAS DEL HALLAZGO
ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA FISCAL
• Hace relación con las diferentes conductas que

recaen sobre derechos, recursos y bienes de la
Nación.
• Implica que haya una acción u omisión de un

servidor público y/o un particular que ejerza gestión
fiscal.

• La conducta del gestor fiscal debe producir un daño
al patrimonio del Estado que puede tener diferentes
manifestaciones de conformidad con la ley.

• El daño patrimonial se puede producir por una gestión

fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa y/o
inoportuna.
• Es necesario establecer una relación de causalidad entre

la conducta y el daño causado.
• El daño debe ser cierto y determinado o determinable.

OBJETO DE LA RESPONSABILIDAD FISCAL.
La responsabilidad fiscal tiene por objeto el resarcimiento de

los daños ocasionados al patrimonio público como
consecuencia de la conducta dolosa o culposa de quienes
realizan gestión fiscal mediante el pago de una indemnización
pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por la respectiva
entidad estatal.
CADUCIDAD Y PRESCRIPCIÓN
Artículo 9° de la Ley 610 de 2000:

La acción fiscal caducará si transcurridos cinco (5) años desde
la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio
público, no se ha proferido auto de apertura del proceso de
responsabilidad fiscal.
Este término empezará a contarse para los hechos o actos

instantáneos desde el día de su realización, y para los
complejos, de tracto sucesivo, de carácter permanente o
continuado desde la del último hecho o acto.
CADUCIDAD Y PRESCRIPCIÓN
La responsabilidad fiscal prescribirá en cinco (5) años,

contados a partir del auto de apertura del proceso de
responsabilidad fiscal, si dentro de dicho término no se ha
dictado providencia en firme que la declare.
El vencimiento de los términos establecidos en el presente

artículo no impedirá que cuando se trate de hechos punibles,
se pueda obtener la reparación de la totalidad del detrimento
y demás perjuicios que haya sufrido la administración, a
través de la acción civil en el proceso penal, que podrá ser
ejercida por la contraloría correspondiente o por la respectiva
entidad pública.
INCIDENCIA DISCIPLINARIA
Son las irregularidades administrativas en que por

acción u omisión, incurre el servidor público o
particular en el cumplimiento de los deberes propios
del cargo o función, o con ocasión de ellos, o por
extralimitación de las funciones, encontradas en el
ejercicio del control fiscal (Código Disciplinario Único,
Ley 734 de 2002).
ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA
La acción disciplinaria es autónoma e independiente de la

acción fiscal y la penal. Recae sobre la conducta de los
servidores públicos o particulares que desempeñan funciones
públicas, por incumplimiento o infracción a un deber
funcional.

Son elementos generadores de la falta disciplinaria:
Incumplimiento de un deber
Violación de prohibiciones
Desconocimiento del régimen de inhabilidades e
incompatibilidades descritos en la ley y
Extralimitarse en el ejercicio de la función pública.
ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA
El deber funcional está estrictamente ligado a la

tipificación de las faltas disciplinarias, lo cual significa que
no pueden existir faltas, mientras no se cuestione el
incumplimiento sustancial a un deber previamente descrito
en la ley, manual de funciones y procedimientos,
reglamentos, circulares, directivas y otra forma de
instrucciones, siempre y cuando atenten contra el buen
funcionamiento del Estado y por ende contra sus fines
(Corte Constitucional, Sentencia C-181 de 2002).

Caducidad y Prescripción de la Acción
Disciplinaria
La acción disciplinaria caducará si transcurridos

cinco (5) años desde la ocurrencia de la falta, no se
ha proferido auto de apertura de investigación
disciplinaria. Este término empezará a contarse para
las faltas instantáneas desde el día de su
consumación, para las de carácter permanente o
continuado desde la realización del último hecho o
acto y para las omisivas cuando haya cesado el
deber de actuar. Art 132 Ley 1474 de 2011.
Caducidad y Prescripción de la Acción
Disciplinaria
La acción disciplinaria prescribirá en cinco (5) años

contados a partir del auto de apertura de la acción
disciplinaria. Cuando fueren varias las conductas
juzgadas en un mismo proceso la prescripción se
cumple independientemente para cada una de
ellas. Art 132 Ley 1474 de 2011.
INCIDENCIA PENAL
Son las acciones u omisiones de los funcionarios

públicos y los particulares que han incurrido en
una conducta que la legislación penal tipifica
como un hecho punible.
ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA PENAL
Que con la conducta se haya infringido un tipo descrito en

la norma penal. Esa conducta puede haber sido adelantada
por una persona determinada o desconocida. Si el sujeto
activo de la conducta punible descrito en la norma es
calificado (servidor público) debe demostrarse esta
condición.

ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA PENAL
La calificación del tipo de conducta corresponde hacerla a

las instancias judiciales, basta con identificar el título y/o
capítulo dentro del cual se encuadra la acción u omisión
correspondiente.
Es importante que el auditor cuente con los suficientes

elementos probatorios que soporten el hallazgo penal, ya
que de lo contrario podría incurrirse en falsa denuncia.
OTRAS INCIDENCIAS
Es toda situación irregular encontrada durante el proceso de

auditoría, como consecuencia de la comparación entre lo
dispuesto por la norma (deber ser) y los resultados de
auditoría (ser) cuyo alcance, por razones de competencia,
debe ser de conocimiento de otros organismos de la
administración pública o implican el inicio de acciones que
se deben ejercer ante las autoridades competentes, a
quienes se les debe comunicar.

OTRAS INCIDENCIAS

Entre otros, a manera de ejemplo podemos mencionar
las irregularidades relacionadas con el pago de
impuestos, aportes parafiscales y seguridad social,
acciones de repetición, etc., que deben ser
comunicados a la DIAN, al Ministerio de Protección
Social, a la Contaduría General de la Nación, a las
Superintendencias, etc.
CARACTERÍSTICAS DE LOS HALLAZGOS
ADMINISTRATIVOS CON OTRAS INCIDENCIAS
Una norma de diferente orden (Ley, Decreto, Circular, etc.)

asigna otros efectos a las situaciones irregulares.

Debe establecerse con claridad la situación irregular, el o los

responsables y los diferentes efectos.

Puede implicar actuaciones de la entidad o de la CDB. En
caso de que genere obligaciones a cargo de la entidad, se le
debe solicitar que actúe oportunamente. En caso de que la
CDB deba comunicar la situación irregular, lo debe hacer a la
mayor brevedad posible.
VALIDACIÓN DE LOS HALLAZGOS
CLARO: Fácil de leer.

Organización, estilo y presentación
PRECISO: Datos correctos, concretos,

medibles.
CONCISO: No más extenso que lo necesario
POSITIVO: Expresiones acertivas

CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS
DE LOS HALLAZGOS
CARACTERÍSTICA / CONCEPTO
REQUISITO
El hallazgo se debe establecer con
Objetivo fundamento en la comparación entre el
criterio y la condición.
Factual (de los hechos, o Debe estar basado en hechos y
relativo a ellos) evidencias precisas que figuren en los
papeles de trabajo. Presentados como
son, independientemente del valor
emocional o subjetivo.

Que la materialidad y frecuencia merezca
Relevante
su comunicación e interprete la percepción
colectiva del equipo auditor.
CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS DE LOS HALLAZGOS
CARACTERÍSTICA/
REQUISITO CONCEPTO
Que contenga afirmaciones inequívocas,
libres de ambigüedades, que esté
Claro y Preciso argumentado y que sea válido para los
interesados.

Que se pueda confrontar con hechos,
Verificable
evidencias o pruebas.

Que su establecimiento contribuya a la
Útil economía, eficiencia, eficacia, equidad y a la
sostenibilidad ambiental en la utilización
de los recursos públicos, a la
racionalidad de la administración para la
toma de decisiones y que en general sirva al
mejoramiento continuo de la organización.
OBJETIVOS SEMINARIO TALLER
PROCESO DE EMPALME
97
OBJETIVOS SEMINARIO TALLER
Un buen empalme consiste en lograr

una transferencia exitosa y es la garantía
de una transición armoniosa de la
administración de un mandatario a otro.
Es la forma de prevenir rupturas que
frenen los procesos de la gestión pública
y los objetivos de un buen gobierno.
98
CONTENIDO SEMINARIO TALLER
EMPALME Y ACTA DE GESTIÓN
 NORMATIVIDAD VIGENTE
 ORIENTACIÓN PARA LA CONSOLIDACIÓN DEL INFORME DE
EMPALME.
 FORMATOS Y LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE EMPALME.
 FASES DEL EMPALME
 INFORMES A LOS ORGANOS DE CONTROL
 ACTAS PARCIALES Y CENTRAL DE EMPALME
 ACTA DE INFORME DE GESTIÓN
 DE LA VALIDACIÓN Y USO DE LA INFORMACIÓN DEL EMPALME.
99
EL PAPEL DEL PLAN DE DESARROLLO EN EL
CUMPLIMIENTO DE LOS FINES DEL ESTADO
El Plan de desarrollo es la carta de navegación de la

gestión de la administración municipal, cuya
importancia radica en servir de instrumento para
garantizar mejores condiciones de vida de la
población.
El proceso de Empalme debe asegurar el suministro

de las líneas de base para la formulación de los
planes de desarrollo.
EL PAPEL DE LOS ORGANOS DE CONTROL EN
EL PROCESO DE EMPALME
Los órganos de control deben asumir el rol de
validación de la información suministrada en el
proceso de empalme, lo que se convierte en un
insumo estructural para evaluar la formulación de
los planes de desarrollo.
Es así como la Contraloría General de la República

y la Procuraduría General de la Nación expidieron
la Circular Conjunta 018 de Septiembre 3 de 2015
referida al proceso de empalme entre ambas
administraciones.
IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS
PLANES DE DESARROLLO
El seguimiento y evaluación de los planes de

desarrollo son acciones estructurales para
garantizar las líneas de base de los indicadores de
producto pero en especial de los de resultado, que
garantice confiabilidad en la información
suministrada en el empalme y evite las rupturas
en la implementación de las políticas públicas.
102
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES DE
DESARROLLO
Sin duda, uno de los grandes retos de los nuevos

gobernantes es lograr la articulación entre los
diferentes instrumentos de gestión, lo cual se ha
convertido, hasta el momento, en un cuello de botella
para los procesos de gestión pública territorial. Para
ello, se recomienda que la Administración organice
desde el principio un esquema de ejecución y
seguimiento a su plan de desarrollo.
103
DE
LO SA
CA RR
L OL
LO
DESARROLLO LOCAL
 Vázquez Barquero, (1988) Se trata de un

proceso de crecimiento económico y
cambio estructural que conduce a una
mejora del nivel de vida de la población local y
en el cual pueden distinguirse varias
dimensiones:
 Económica.
 Formación de recursos humanos.
 Socio-cultural e institucional.
 Político-administrativa.
 Ambiental.
Desarrollo y
Ordenamiento Territorial
El Plan de Desarrollo, es quizás el instrumento más importante de

planeación utilizado por las entidades territoriales. En los planes de
desarrollo se plasman todos aquellos programas y proyectos que
fueron priorizados para un período de gobierno y con los cuales se
busca promover el desarrollo social de la comunidad, atendiendo las
necesidades y mejorando la calidad de vida de quienes habitan en el
territorio.
INSTRUMENTOS FACILITADORES DE LA GESTIÓN PÚBLICA
El Plan Indicativo precisa claramente, y de

acuerdo con la estructura del Plan de Desarrollo,
las metas con las cuales se compromete la
Administración en una perspectiva de 4 años, así
como la programación anualizada en cantidad y
recursos necesarios para su financiación.
107
El Plan Operativo Anual de Inversiones es el

vínculo más claro entre el Plan de Desarrollo y el
sistema presupuestal, en la medida que es un
instrumento de programación anual de los gastos de
inversión del presupuesto en relación con los
proyectos de inversión clasificados por sectores,
programas y metas de productos a las cuales va a
contribuir con la ejecución del Plan de Desarrollo
durante la vigencia fiscal.
108
Por su parte, el Presupuesto Anual se entiende

como la estimación de ingresos y autorización
máxima de gastos para una vigencia anual. En este
sentido, contribuye a esclarecer el monto de
recursos disponibles para la ejecución física de los
programas, subprogramas y proyectos definidos en
el Plan de Desarrollo.
109
El Plan de Acción determina la programación de

las actividades por dependencia de la
Administración, según la estrategia diseñada por
ellas para ejecutar el presupuesto asignado y
garantizar el cumplimiento del POAI, y con él, el
del Plan Indicativo y el Plan de Desarrollo.
110
Finalmente, el PAC contribuye con la

programación micro (mensual) de los montos
máximos de gasto disponibles, según el flujo de
ingresos, para la ejecución de las actividades
establecidas por dependencia en el Plan de
Acción con el ánimo de dar cumplimiento al Plan
Indicativo.
111
Contexto: La cadena de valor
La cadena de valor permite evidenciar relaciones

transversales entre sus eslabones, que son útiles para
evaluar el desempeño de la gestión pública.
Costo - Efectividad
Productividad y Eficiencia Calidad
Eficacia
Efectividad
Análisis de la DSEPP Análisis de otros actores
Definición de los eslabones de la cadena de
valor
Buena práctica: Definir un eslabón incluyendo el estado en que interactúa con el

eslabón anterior.
LOS INDICADORES PARA EL
SEGUIMIENTO A LAS POLÍTICAS
PÚBLICAS Y PLANES DE
DESARROLLO
LB Meta
DEFINICIONES
 Objetivos:
Son “las intenciones o propósitos específicos de una determinada intervención
pública, cuyo cumplimiento se quiere verificar”; es decir, son los propósitos
que una administración espera alcanzar, mediante la ejecución del plan de
desarrollo, durante el respectivo periodo de gobierno.
 Las Metas:
Corresponden a la cuantificación de los objetivos a alcanzar con los recursos

disponibles, en un tiempo determinado.
En otras palabras, son la concreción de los objetivos, y por lo tanto, sobre las
cuales se debe focalizar los esfuerzos y recursos de la Administración, así
como el control social que ejerce la ciudadanía para garantizar su efectivo
cumplimiento.
DEFINICIONES
 Metas de resultado:
Hacen referencia al cambio de un problema o el

aprovechamiento de un potencial detectado en
la entidad territorial y requieren que se
conozca con claridad la situación inicial o actual
para poder evaluar el cambio o modificación
lograda. Requiere de la existencia de fuentes
de información oficial.
IMPORTANCIA DE LAS METAS DE
RESULTADO
 Permite al mandatario y a su equipo de gobierno tener

claro los logros estratégicos que la Administración espera
y debe alcanzar durante el período de gobierno, y por lo
tanto, se constituyen en un referente que guía la
gestión.
 Facilita a la administración, con el liderazgo del

mandatario, hacer seguimiento al plan de desarrollo y
por tanto a su programa de gobierno. Con base en ello
podrá rendir cuentas y tomar decisiones oportunas que
permitan el alcanzar el desarrollo deseado del territorio.
RESULTADO
 Permiten evaluar permanentemente el uso

efectivo de todo tipo de recursos y acciones,
para alcanzar resultados estratégicos.
RESULTADO
 Contribuye al ejercicio de control que deben

realizar la ciudadanía, los cuerpos colegiados, los
órganos de control y los otros niveles de
gobierno.
 Permite que otras entidades territoriales

conozcan las prioridades definidas en cada
administración y de esta manera se identifiquen
resultados de interés común, para los cuales sea
pertinente realizar alianzas.
DEFINICIONES
 Metas de producto:
Están relacionadas con la forma como se piensa solucionar el

problema o las condiciones para aprovechar la potencialidad,
es decir, cómo se van a enfrentar las causas que generan dicha
situación problemática o la potencialidad.
Las metas de producto deben contribuir al logro de las metas de

resultado establecidas.
META DE RESULTADO
META DE META DE META DE

PRODUCTO 1 PRODUCTO 2 PRODUCTO 3
Disminuir en un punto porcentual la deserción escolar en
el Valle del cauca durante el período de gobierno
Beneficiar al 100% Beneficiar con Beneficiar con

de los niños, niñas alimentación escolar a mochila escolar a
y jóvenes de la 176.044 Estudiantes de 111.561 Estudiantes
zona rural que 0 a 9 grado de los de 0 a 5 grado de
requieren servicio Establecimientos los Establecimientos
de transporte (en Educativos oficiales de Educativos oficiales
convenio con los los municipios no
municipios) certificados, en convenio
con los municipios
FORMULACIÓN DE METAS
La sintaxis es la siguiente:

FORMULACIÓN DE INDICADORES
Para la formulación del indicador cuantitativo se debe tener en cuenta los
siguientes elementos:
 Objeto a cuantificar, descrito por el sujeto.

 Verbo en participio pasado que denote la característica deseada del
sujeto.
 Complemento o frase calificativa: Especificación de la acción que recae
sobre el sujeto.
EJEMPLO DE META E INDICADOR
META
INDICADOR
Sujeto + Verbo en Frase calificativa

participio
pasado +
Kilómetros de Vías pavimentadas durante el periodo de
secundarias gobierno.
GENERALIDADES CIERRE
DE GOBIERNO Y PROCESO
DE CIERRE
GENERALIDADES EMPALME
DE GOBIERNO Y
PROCESO DE EMPALME
QUÉ ES EL EMPALME ?
Proceso de interés público, formal y

obligatorio, a través del cual se hace
entrega y se recibe la administración
pública de las entidades territoriales, y
se formaliza con la entrega de un
informe de gestión.
El empalme de Gobierno es un proceso

que contribuye a la rendición de cuentas de
la rama ejecutiva, la cual es una obligación
de todos los servidores de la administración
pública, de acuerdo con lo establecido en el
artículo 78 de la Ley 1474 de 2011, el
artículo 50 de la Ley 1757 de 2015 y el
artículo 112 de la ley 1151 de 2007
Art. 78 Ley 1474 de 2011

Todas las entidades y organismos de la
Administración Pública tienen la obligación de
desarrollar su gestión acorde con los principios de
democracia participativa y democratización de la
gestión pública. Para ello podrán realizar todas las
acciones necesarias con el objeto de involucrar a
los ciudadanos y organizaciones de la sociedad
civil en la formulación, ejecución, control y
evaluación de la gestión pública.
Art. 50 Ley 1757 de 2015

Obligatoriedad de la Rendición de cuentas a
la ciudadanía. Las autoridades de la
administración pública nacional y territorial tienen
la obligación de rendir cuentas ante la ciudadanía
para informar y explicar la gestión realizada, los
resultados de sus planes de acción y el avance en
la garantía de derechos.
En este marco, el empalme de Gobierno es un

proceso útil, transparente, efectivo y obligatorio, a
través del cual se hace entrega y se recibe formalmente
la administración pública de las entidades territoriales, y
se formaliza con la entrega del acta de informe de
gestión La obligatoriedad de este proceso se encuentra
enmarcada en lo establecido en la Ley 951 de 2005,
ley 1151 de 2007, la circular 05 de 2015 de la CGN y la
Circular Conjunta 018 de 2015 emitida en conjunto por
la Contraloría General de la República y la Procuraduría
General de la Nación.
MARCO NORMATIVO
Buen empalme es
clave del éxito para
el logro de los fines
del Estado.
Apoyo
administrativo,
técnico y de
información para
nuevos PDM
Entrega y
Recepción de los
asuntos Públicos
Metodología
Acta Informe de
Gestión
Rendición de
Cuentas
Resolución
Contraloría
Territorial
QUIÉNES PARTICIPAN?
Mandatario Mandatario Servidores

Entes de Control
electo- saliente Públicos
Soporte de la memoria Responsable de

Responsable de los Entrega
institucional, Vigilancia y Control
próximos 4 años de Administración y
responsables de organizar y Fiscal.
gobierno . Balance de su
entregar la información a
Gestión
cargo de su competencia.
Comunidad Actor Principal en

el Proceso de Gestión Pública.
QUIÉNES PARTICIPAN?
FASES DEL EMPALME
FASE PREPARATORIA
Permite a la administración saliente hacer un

balance de su gestión, convirtiéndose en su
primera línea de defensa, así como identificar
alertas, debilidades y lecciones aprendidas, para
hacer recomendaciones al gobierno entrante.
FASE PREPARATORIA
AGENDA DE TRABAJO
La circular conjunta 018 de Septiembre 3 de 2015

exhorta a todos los servidores públicos de las
administraciones salientes y entrantes para que
adopten y ejecuten cuidadosa, diligente y
verazmente las directrices (circulares, instructivos
y formatos) emanados de las instancias a nivel
nacional para el desarrollo del proceso de
empalme.
METODOLOGÍA, AGENDA DE TRABAJO Y DECRETOS
 METODOLOGÍA PARA EL PROCESO DE

EMPALME
 FORMATOS E INSTRUCTIVOS
 ASIGNACIÓN DE EQUIPO DE TRABAJO
 DECRETOS PARA EL EMPALME
 EQUIPO ENTRANTE
 DEFINICIÓN DE LA AGENDA PARA EL EMPALME
AGENDA DE TRABAJO
La circular conjunta 018 de Septiembre 3 de 2015

establece que debido a que el proceso de
empalme por tratarse de una obligación
establecida en la ley 951 de 2005, es de
obligatorio cumplimiento. Su omisión implica ser
objeto de la acción disciplinaria por la PGN
recordando que la ley 734 de 2002 en su artículo
34 establece la obligación de los servidores
públicos de cumplir y hacer cumplir las normas.
AGENDA DE TRABAJO
Adicionalmente la circular conjunta 018 de

Septiembre 3 de 2015 establece:
“…omitir el proceso de empalme entre las

administraciones salientes y entrantes, los tornan
sujetos de la vista disciplinaria al igua que los
personeros y los jefes de control interno por el
incumplimiento de sus deberes funcionales”.
METODOLOGÍAS ESPECIALES EMPALME
la circular conjunta 018 de Septiembre 3 de 2015

establece:
“Para las entidades certificadas en educación (E.T.C)
tendrán que observar la metodología de empalme
diseñada por la Dirección de Fortalecimiento a la
Gestión Territorial del Ministerio de Educación
Nacional …..”.
Matriz de empalme de Educación

la circular conjunta 018 de Septiembre 3 de 2015

establece:
“Este informe debe contener toda la información
correspondiente al período 2012 – 2015 en
materia de la ley 1448 de 2011, Decreto Ley 4633,
Decreto Ley 4634, Decreto ley 4635 de 2011,
conforme al documento diseñado por la Unidad
para la Atención y Reparación Integral a las
Victimas…”
La circular externa 005 de Octubre de 2015 de la

CGN establece el procedimiento para la
elaboración del informe contable para el proceso
de empalme.
Se establecen los aspectos mínimos que se deben

informar por parte de los responsables del area y
de los ordenadores del gasto.
FASE EMPALME
IMPORTANCIA
Es un momento estratégico para la entrega y

asimilación de la información del empalme, la cual
se entrega a través de sesiones informativas y de
retroalimentación entre los equipos de las
administraciones entrante y saliente.
FASE EMPALME
FASE EMPALME
1. Conformación Equipo Trabajo
El gobernante entrante debe conformar un equipo de

trabajo para que lo apoyen en el proceso de empalme
de gobierno. Este equipo debe estar conformado
preferiblemente por las personas que harán parte del
gabinete de la nueva administración, en la medida de
lo posible con experiencia y conocedoras de las áreas
temáticas a abordar en este proceso; a su vez, el
mandatario entrante designará delegados
(responsables de empalme) para conformar comisión
de empalme y oficializará ante administración saliente.

FASE EMPALME
Conformación Equipo Trabajo
Este equipo tendrá como tarea participar en las

reuniones de empalme, recibir y analizar el
contenido de los informes de la administración
saliente, preparar observaciones de ser el caso y
elaborar informes con información oportuna para
la utilización estratégica de esta por parte del
gobernante entrante.
FASE EMPALME
2. Sesiones Comisión de Empalme
Se hacen para analizar, discutir y entregar la

información de cada dependencia o tema definido.
Se recomienda al mandatario saliente, con el
apoyo del secretario de planeación o quien haga
sus veces, realizar una reunión previa con las
diferentes dependencias e institutos
descentralizados, con el fin de sensibilizarlos sobre
la importancia del empalme de gobierno, y
orientarlos acerca de la organización de la
información.
FASE EMPALME
Sesiones Comisión de Empalme
Se recomienda a la administración saliente, como

parte del trabajo preparatorio, elaborar resúmenes
ejecutivos y el diligenciamiento cuidadoso,
diligente, oportuno y veraz de los formatos,
instructivos y lineamientos prescritos por las
instancias nacionales y los órganos de control, los
cuales serán la base para la elaboración del
informe de gestión por procesos y consolidada del
ente territorial.
Especial recomendación a la respuesta de las
preguntas estratégicas de los formatos.
FASE EMPALME
3. Sesiones de entrega de información
En la primera sesión se instala y formaliza la comisión

de empalme, de la cual harán parte los responsables
delegados de ambos equipos. Seguidamente, se debe
concertar una Agenda de trabajo y definir la
metodología, cronograma y actividades a realizar para
adelantar el empalme y las sesiones de trabajo. En
este punto, es importante definir los objetivos del
proceso y programar las sesiones temáticas para la
presentación de la información que ha preparado la
administración saliente. Se recomienda dejar un acta
de inicio formal del proceso de empalme.
FASE EMPALME
Sesiones de entrega de información
Una vez concertadas y programadas las fechas de

las sesiones de entrega de información y de
aclaraciones, se debe invitar a participar en las
mismas a los Consejos Territoriales de Planeación
(como representantes de la sociedad civil), el jefe
de la Oficina de Control Interno o quien haga sus
veces, y a los organismos de control, los cuales
garantizarán y contribuirán al desarrollo
transparente del proceso, en el marco de la
competencia establecida en las leyes sobre
inspección, vigilancia, control y de auditoría.
FASE EMPALME
Sesiones de entrega de información
Una vez se desarrolle la dinámica acordada entre

los equipos de empalme, se iniciara una
retroalimentación permanente de información
necesaria para el establecimiento de las lineas de
bases en los diferentes procesos y temas de la
gestión pública, las que se consignarán como
constancia en las Actas parciales de empalme.
ACTAS PARCIALES DE EMPALME

FASE EMPALME
4. Sesiones aclaratorias de información
Si en las reuniones de entrega de la información o

en las realizadas por la comisión de empalme del
candidato electo se presentan inquietudes que
ameritan un nuevo encuentro entre ambos
equipos, se deben generar reuniones adicionales
de aclaraciones y reflexiones. Es fundamental
generar espacios de retroalimentación y
análisis conjunto.
FASE EMPALME
5. Informe de Gestión
Circular Conjunta 018 de Septiembre 3 de 2015:
“El informe de gestión de cada

administración saliente, deberá ponerse a
disposición de la ciudadanía a través de la
página web de la respectiva entidad territorial
antes del 1 de diciembre de 2015.”
Estructura Informe de Gestión de Empalme

Modelo de Informe de Gestión
FASE EMPALME
6. Reunión de entrega de gobierno
Con el propósito de generar confianza y vínculos

entre el Estado representado en la nueva
administración, y los ciudadanos, se recomienda
realizar esta actividad en la cual la ciudadanía
pueda conocer los resultados del proceso de
empalme y entender el enfoque que la nueva
administración quiere dar a su gestión. En esta
jornada se hará la entrega oficial del informe de
gestión de la administración saliente y el acta de
entrega de gobierno.
FASE EMPALME
6. Reunión de entrega de gobierno
Un escenario ideal para la realización de esta

jornada es la audiencia de rendición de cuentas, en
la cual la administración saliente debe convocar a
los ciudadanos y demás actores interesados en
conocer esta información.
La administración entrante tiene plazo de un mes

posterior a la suscripción del Acta de Informe de
Gestión, para manifestar inconformidades,
presentar quejas y demandas ante las autoridades
correspondientes.
FASE EMPALME
7. Elaboración Acta de Informe de Gestión
Esta acta se debe realizar con base en las

instrucciones establecidas por la Ley 951 de 2005
y la Resolución 5674 de 2005 de la Contraloría
General de la República.
ACTA DE INFORME DE GESTIÓN

FASE EMPALME
FASE EMPALME
FORMATOS, INSTRUCTIVOS Y LINEAMIENTOS
Los órganos de control (CGR, PGN) y las demás

instancias nacionales prescribieron los formatos
y lineamientos necesarios para la captura de la
información. Especial atención al
diligenciamiento de las respuestas a las
preguntas estratégicas que son con el
seguimiento a las metas del plan, los insumos
estructurales para el informe de gestión final.
FASE EMPALME
INFORME DE GESTIÓN DEL EMPALME
La estructura de informe de gestión que se

propone contempla lo referente a los formatos
y lineamientos establecidos en la circular 018
de Septiembre de 2015 y lo referente al
cumplimiento a las metas del Plan de
Desarrollo. No obstante, se deberan incluir
aquellos temas que se consideren relevantes
para los entes territoriales.
FASE EMPALME
INFORME CONTABLE PARA EL EMPALME
La Circular Externa 005 de la CGN establece los aspectos

o puntos que deben contener los informes contables
cuando se produzca un cambio de representante legal y
los documentos soportes que se deben anexar a dicho
informe. El reporte de la información se entregará en las
mismas fechas establecidas por la CGN y se aplicará el
procedimiento correspondiente definido por dicha entidad.
FASE EMPALME
El reporte y certificación de dicha información le

corresponde al representante legal y contador que se
encuentren en ejercicio de sus funciones al momento del
envío a través del CHIP, no obstante que esta se refiera
al período inmediatamente anterior en el cual los
firmantes no eran titulares del cargo, por lo que todo
debe quedar registrado al cierre de la vigencia.
FASE EMPALME
En el Acta central de empalme se deberá incluir la

conciliación de operaciones reciprocas con corte a septiembre
30 de 2015, las actividades de preparación para enfrentar la
etapa de transición al nuevo marco normativo aplicable de
acuerdo con las resoluciones emitidas por la CGN y la
transmisión del reporte del Boletín de deudores morosos del
Estado BDME con corte a Noviembre 30 de 2015 a través del
CHIP durante los primeros diez (10) días calendario de
Diciembre de 2015 y Base de datos actualizada.
FASE EMPALME
Los jefes de control interno elaboraran un informe

claro, preciso y detallado con destino a la CGN del
proceso de empalme relativo al control interno contable
y de los estados financieros el que deberá estar en la
página web a mas tardar el 1 de Enero de 2016.
FASE EMPALME
CRONOGRAMA DE INFORMES A
SUMINISTRAR
FASE EMPALME
RUTA METODOLÓGICA DEL EMPALME
En esta Ruta Metodológica propuesta se incluyen

aspectos financieros estructurales incluyendo los
temas relacionados con el Cierre Fiscal, planes
sectoriales, POT y cumplimiento de metas del Plan
de Desarrollo.
FASE EMPALME
ACTA DE VERIFICACIÓN DE EMPALME DE

LA PROCURADURÍA
RUTA METODOLÓGICA
PROCESO DE EMPALME
Rendición de Cuentas:
en búsqueda del buen
gobierno
Colombia, Enero 2014

La RENDICIÓN DE CUENTAS es un proceso
permanente y una relación de doble vía entre el
gobierno, los ciudadanos y los actores interesado en
los resultados y en la gestión pública. CONPES 3654
Principios básicos Elementos Centrales
1.Proceso permanente 1.Información
2. Abierto y 2. Dialogo
transparente
3.
3. Incentivos
Amplia difusión
REPASO EMPALME
1) Qué es un empalme?
2) Normatividad Vigente del empalme?
3) Qué información hay que entregar en el
empalme??
4) Qué actuaciones se han surtido e informes
se han debido entregar a la fecha?
5) Qué falta por realizar en materia del
empalme?
6) Que rol juegan los órganos de control, la
personería y los oficinas de control interno? 178

Capacitación Hallazgos y Empalme

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SEMINARIO TALLER

Carmen Lorena Asprilla Quesada

Lisandro Roldán González

Buenaventura, Febrero 2019 1

“Vistos los procesos de responsabilidad fiscal desde la óptica

Se establece además, que por cada $10.000, de detrimento

“Vistos los procesos de responsabilidad fiscal desde la óptica

Es decir, que por cada $100 de detrimento del patrimonio

Del total de procesos (526), la mayoría se encuentra en

En relación con los gobiernos territoriales, el diagnóstico

La formulación, ejecución y seguimiento de planes de

2) Formulación y ejecución de proyectos de inversión;

Sistemas presupuestales desarticulados y sin vínculos con

4) Tareas administrativas no orientadas a resultados,

5) Información precaria, que no permite una planeación

6) Procesos inadecuados de contratación;

7) Estructuras fiscales inadecuadas

8) Bajo desarrollo de procesos de gestión de calidad que no

9) Ausencia de procesos se seguimiento y evaluación 7

La Constitución Política de 1991 definió a Colombia

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• Publicaciones autorizadas sobre el tema.

•Instrucciones en forma de planes estratégicos, manuales,

• Plan Nacional de Desarrollo.

• Prácticas generalmente observadas y aceptadas.

•Sistemas de registro y reportabilidad de la información.

•Legislaciones pertinentes, reglamentos, publicaciones internas

caso o de las pautas o normas establecidas por la misma

Causa: El auditor debe establecer las causas o

El auditor debe identificar, revisar y comprender

•Deficiencias en la comunicación entre dependencias