Managementul proiectelor informatice

@ Facultatea de Informatică Managerială

Managementul costurilor proiectului

CURS 4
 Managementul costurilor proiectului
Definitii

• Cost: Sumă de bani cheltuită pentru producerea sau cumpărarea

unui bun, efectuarea unei lucrări, prestarea unui serviciu etc.
• Managementul costurilor proiectului include procesele necesare
pentru a se asigura că proiectul este finalizat în termen respectând
un buget aprobat.
• Bugetul de proiect reprezintă totalitatea nevoilor și
disponibilităților financiare pentru proiectul respectiv
 Managementul costurilor proiectului
Reuneşte procesele care asigură derularea proiectului în limitele
financiare stabilite:
• planificarea resurselor (financiare, umane, informaţionale şi
echipamente);
• estimarea costurilor determinate de alocarea resurselor
respective;
• stabilirea bugetului;
• monitorizarea modului în care este respectată planificarea şi
alocarea iniţială a resurselor;
• controlul coordonat al eventualelor modificări ce intervin pe
parcursul derulării proiectului din punctul de vedere al costului.
 Managementul costurilor proiectului
• planificarea resurselor presupune stabilirea resurselor necesare din
fiecare categorie, a unităţilor de măsură, a nivelului de eficienţă a
resurselor şi a disponibilităţilor resurselor în perioada de desfăşurare a
proiectului
• estimarea costurilor constă în elaborarea unei aproximări a resurselor
necesare pentru finalizarea activităților proiectului
• stabilirea bugetului constă în agregarea costurilor estimate ale
activităților pe tipuri de costuri şi eşalonare în timp
Obs: Elaborarea bugetului este practice un exerciţiu de estimare a
costurilor unor activităţi şi de stabilire implicită a acelor activităţi
ce urmează a fi executate în limitele resurselor disponibile.
 Managementul costurilor proiectului
• monitorizarea costurilor constă în colectarea şi măsurarea
costurilor în comparaţie cu planificarea iniţială
• controlul coordonat al eventualelor modificări ce intervin pe
parcursul derulării proiectului din punctul de vedere al
costului, incluzând determinarea acţiunilor corective sau
preventive sau replanificarea și urmărirea planului de
acțiune pentru a constata dacă măsurile întreprinse au
soluționat problemele de execuție.
 Există două metode de programare a resurselor (Neagu,
2007):
• programare cu timp limitat – în care resursele sunt nelimitate, dar
termenele sunt fixe; această metodă apare atunci când respectarea
termenului de livrare este foarte importantă, încât managerul de
proiect este dispus să facă tot ce este necesar pentru a-l respecta;
• programare cu resurse limitate – în care resursele sunt limitate, dar
termenele sunt flexibile; această metodă apare în momentul în care
managerului de proiect nu i se permite să angajeze noi persoane, să
plătească ore suplimentare, să recurgă la servicii din exterior și, prin
urmare, toate aceste constrângeri impun ca data de finalizare să fie
mai flexibilă;
 Categoriile de resurse necesare pentru derularea unui proiect
sunt:
• resursele umane - personal specializat în management de
proiect;
• resursele de timp - timpul disponibil pentru activitățile
ocazionate de derularea proiectului;
• resursele financiare - resurse necesare pentru pregătirea
propunerii de proiect;
• resursele materiale - echipamente, materiale, spații și alte
resurse necesare;
• resurse tehnologice - metode, tehnologii și proceduri de lucru;
 Bugetul proiectului
• Cuantificarea costurilor presupuse de implementarea proiectului
se face prin intermediul bugetului.
• Bugetul unui proiect trebuie să fie clar și cât mai detaliat, realizat
pe faze/activități și centralizat pe diferitele tipuri de cheltuieli.
• Sumele incluse în buget se calculează sau se estimează pe baza
costurilor reale.
• În elaborarea unui buget trebuie să se țină cont de stabilirea
perioadei de lucru pentru fiecare etapă şi pentru proiectul în
ansamblu, estimarea valorii cheltuielilor și a veniturilor și
realizarea unor estimări pentru toate categoriile de costuri
exprimate în cadrul bugetului.
 Funcţia de planificare a bugetului are
următoarele caracteristici (Opran et al., 2004):
• Bugetul cuantifică activităţi – adică le conferă valoare în bani;
• Bugetele dirijază cheltuielile astfel încât resursele să fie cheltuite
numai pentru acele activităţi care sprijină obiectivele proiectului;
• Bugetele identifică ce resurse sunt necesare şi când sunt solicitate;
• Bugetele permit examinarea obiectivelor şi activităţilor unui proiect
din punct de vedere al costului lor actual;
• Bugetele clarifică relaţia dintre cheltuielile directe necesare derulării
proiectului şi cheltuielile de susţinere sau administrative (chirie,
personal de specialitate etc.);
• Un buget realist şi actualizat permite evaluarea financiară a
proiectului.
 Planificarea resurselor
Surse ce pot fi utilizate în planificare :
• Structura ierarhică a proiectului (WBS – Work Breakdown
Structure)
• Înregistrări istorice
• Diagrame de tip reţea
• Caiet de sarcini – justificare şi obiective
• Descrierea resurselor disponibile
• Politici organizaţionale – achiziţii, resurse umane
 Planificarea resurselor
Rezultatele procesului de planificare constă în determinarea
necesarului de resurse pentru fiecare activitate:
• Tipul resursei
• Unitatea de măsură
• Nivelul de eficienţă
• Calendar de utilizare
 Estimarea costurilor
• Implică identificarea şi considerarea diverselor alternative
de Cost și permite astfel determinarea aproximativă a
costurilor
• Are la bază o estimare de preţuri
Estimarea - Suma probabilă
Preţul - decizie de afaceri
• Identifică alternative și ia în considerare realinierea
costurilor în diverse faze ale proiectului
 Estimarea costurilor
Surse ce pot fi utilizate în estimarea costurilor:
• Structura ierarhică a proiectului (WBS – Work Breakdown Structure)
• Necesarul de resurse, determinat în etapa de planificare
• Cost estimativ de utilizare a resurselor
• Estimări privind durata activităţilor
• Înregistrări istorice (alte proiecte similare, standarde de costuri, liste de
preţuri)
• Planul de conturi (raportare contabilă, descompunere ierarhică prin
structura conturilor)
 Estimarea costurilor
Instrumente şi tehnici de estimare a costurilor:
• Estimare prin analogie, folosind date din proiecte similare
anterioare
• Model parametrizat, care folosește caracteristicile proiectului în
modele matematice pentru predicţia costurilor
• Estimare ascendentă, prin estimarea costurilor pentru cele mai
detaliate activităţi, costul total fiind obţinut prin însumare
• Instrumente software
 Estimarea prin analogie
• Este o metodă rapidă de estimare, dar fără a asigura o precizie deosebită
• Nu este necesară detalierea activităţilor, fără a asigura o înţelegere
aprofundată a proiectului
• Mai puţin costisitoare, necesitând o experienţă deosebită pentru a avea
un grad de acurateţe acceptabil
• Oferă managerului de proiect o imagine de ansamblu asupra
provocărilor organizaţionale
• Costurile totale ale proiectului sunt plafonate, nefiind recomndată
pentru proiectele cu un grad mare de risc
 Estimarea ascendentă
• Este o metodă mai precisă de estimare, dar necesită un
consum de resurse deosebit
• Se realizează pe baza unei analizei detaliate a proiectului,
impunând ca proiectul să fie definit și înțeles
• Oferă o bază de monitorizare şi control
 Estimarea costurilor
Rezultatele procesului de estimare constă în determinarea necesarului de resurse
pentru fiecare activitate:
• Estimarea costurilor proiectului constând în evaluări cantitative ale costurilor
probabile ale resurselor necesare pentru a finaliza activităţile proiectului. Estimarea
costurilor se face pentru toate tipurile de resurse (resurse umane, materiale,
consumabile, rezervă de contingenţă), fiind exprimate în unităţi monetare.
• Fundamentează detaliile proiectului, prin descrierea domeniul de aplicare,
furnizând documentaţia care a stat la baza estimării costurilor. De asemenea,
conturează gama de rezultate posibile.
• Planul de management al costurilor, prin evidenţierea modului cum vor fi
gestionate diferențe de costuri
• Riscul asociat costurilor, asociat pentru vânzător atunci când se utilizează preţuri
fixe, iar pentru cumpărător în termen de buget de timp şi de resurse.
 Bugetul proiectului
Implică alocarea estimării totale a muncii individuale şi a consumului de resurse
materiale pentru a stabili o referinţă a costurilor de în vederea măsurării
performanței proiectului
Surse utilizate în realizarea bugetului:
• Estimarea costurilor
• Descompunerea ierarhică a proiectului
• Planificarea proiectului, presupunând definirea datelor de început şi sfârşit de
derulare a activităţilor proiectului, costurile asociate având ca referinţă
perioadele definite
Costurile corespunzătoare unui proiect sunt, de obicei, de două tipuri:
- costuri directe (în care o categorie specială o reprezintă cheltuielile de
personal;
- costuri indirecte;
 Costurile cu personalul
• Reprezintă remunerația totală, în numerar sau în natură, plătibilă de
către un angajator unui salariat în schimbul muncii efectuate de
acesta din urmă în cursul perioadei de referință.
• Costurile cu personalul includ, de asemenea, contribuţii şi impozite
datorate de angajați şi angajatori la bugetul de stat şi bugetul de
asigurări sociale.
• Din punct de vedere al proiectului costurile cu personalul reflectă
totalitatea costurilor pentru persoanele (specialiști, experți) care
participă la realizarea proiectului (direct sau indirect).
 Costurile cu personalul
• Estimarea costurilor cu personalul se face în funcţie de
încadrarea persoanei, conform contractului de muncă sau a
unei grile de salarizare.
• Participarea la activităţile proiectului a unei persoane se
cuantifică în ore/lună, prin contractul de muncă stabilindu-
se un tarif brut orar.
• Pentru o participare de ex. de 20 ore/lună, cu un tarif brut
orar de 150 lei, rezultă un salariu brut de 3000 lei.
 Costurile cu personalul
Venit net 2505

Deducere personala 0

Venit impozabil 2505

Salariul net 2104

Contribuţii salariat 896

Contributia la fondul de somaj 0,5% 15

Contribuţia la asigurările sociale 10,5% 315

Contributia la asigurarile de sanatate 5,5% 165

Impozit pe venit 16% 401

Salariu brut 3000

Contribuţii unitate 864

Contribuţia la asigurările sociale 20,8% 624

Contribuţia la FNUASS 0,85% 26

Contributia la fondul de somaj 0,5% 15

Contribuţia la Fondul de garantare pentru plata creanţelor salariale 0,25 % 8

Contributia la asigurarile de sanatate 5,2% 156

Contribuţia pentru asigurarea de accidente de muncă 0,4% 12

Comisionul la Camera de Muncă 0,75% 23

Total cheltuieli unitate 3864

 Costuri (cheltuieli) directe
Cuprind, pe lângă costurile de personal, și alte categorii de
costuri necesare pentru derularea proiectului:
• cheltuieli de deplasare (transport, cazare, diurnă);
• cheltuieli cu consumabile şi materiale
• achiziţii de echipamente şi mijloace fixe
• servicii executate de terţi
• chirii pentru spaţiile utilizate pentru derularea proiectului
• alte costuri
 Costuri indirecte
Cheltuieli generate de realizarea mai multor produse, grupe de produse, comenzi, loturi,
servicii, precum si cele efectuate in interesul general al conducerii si administrației unității
si care nu pot fi identificate si nici repartizate nemijlocit pe produse.
În aceasta grupa se includ in general:
•cheltuieli generale ale departamentului
•cheltuieli generale ale agentului economic.
O caracteristică a cheltuielilor indirecte consta in faptul ca mărimea lor nu variază
proporțional cu creșterea sau descreșterea numărului de proiecte, fiind relativ constante.
Cheltuieli care se includ in costuri de întreținere, telefoane, lumina, salariile personalului
administrative, etc.
    TOTAL 2012 2013 2014
    B B B B
I.
Cheltuieli directe : 113914 42470 57538 13906

 
1. Cheltuieli de personal (1.1+ 1.2) 94914 37470 47538 9906
 
1.1 Cheltuieli salariale (1.1.1 +1.1.2) 75914 37470 35538 2906
 
1.1.1 Cheltuieli cu salariul ( salariul brut) 58733 28989 27495 2248
 
1.1.2 Contributii 17181 8480 8043 658

a. CAS 19,5% 11453 5653 5362 438

b. Somaj 1% 1175 580 550 45

 
c. CASS 5,5% 3524 1739 1650 135

 
d. Fond risc accidente 0,653% 384 189 180 15

 
e. FNUASS 0,85% 499 246 234 19
 
f. Fond pentru garantarea platii creantelor salariale 0,25% 147 72 69 6

1.2 Alte cheltuieli de personal 19000 0 12000 7000

Exemplu de
 
a. deplasari, detasari, transferuri in tara 4000 0 2000 2000

 
b. deplasari, detasari, transferuri in strainatate 15000 0 10000 5000
2
Cheltuieli materiale şi servicii 12000 5000 5000 2000

 
 
2.1 Materiale, materii prime
2.2 Lucrări şi servicii executate de terţi, din care:
12000
0
5000
0
5000
0
2000
0 buget
 
a. colaboratori 0 0 0 0
 
b. teste, măsurători, analize 0 0 0 0
 
c. omologări 0 0 0 0

 
d. amenajare spaţiu interior 0 0 0 0

 
e. studii, anchete statistice 0 0 0 0

f. asistenţă tehnică, consultanţă 0 0 0 0

3
Alte cheltuieli specifice proiectului 7000 0 5000 2000
II
Cheltuieli indirecte: regia 15% din 1.1 14237 5620 7131 1486

III
Dotari independente şi studii pentru obiective de investiţii: 30000 30000 0 0
 
1. echipamente pentru cercetre-dezvoltare; 0 0 0 0

 
2. mobilier aparatura; 5000 5000 0 0

 
3. calculatoare electronuce si echipamente periferice; 25000 25000 0 0

Total tarif (valoare contract) I+II+III+IV 158151 78090 64669 15392

 Monitorizarea costurilor

•Se referă la factorii care pot influenţa planificarea iniţială a

costurilor proiectului
•Determină modificările faţă de planificarea iniţială a
proiectului şi le înregistrază pe măsură ce acestea apar
•Previne orice modificare neautorizată faţă de bugetul iniţial
•Iniţiază demersuri privind propunerea şi aprobarea
modificărilor faţă de planificarea iniţială a proiectului.
 Monitorizarea costurilor
Surse ce pot fi utilizate în monitorizarea costurilor
•Estimarea iniţială a costurilor,
•Indicatori de performanţă,
•Cereri de modificare
•Plan de management al costurilor
Rezultate ale procesului de monitorizare a costurilor:
•Estimarea revizuită a costurilor
•Buget actualizat
•Acţiuni corective
•Estimarea costurilor la finalizarea proiectului
 Monitorizarea costurilor
Instrumente şi tehnici de monitorizare a costurilor
•Sistem de monitorizare a modificărilor costurilor, care defineşte
procedura prin care estimarea iniţială a costurilor poate fi
modificată
•Determinarea indicatorilor de performanţă, prin măsurarea
efectelor variaţiilor de cost
•Planificare alternativă, găsirea unor alte soluţii mai eficiente din
punct de vedere al costurilor
•Instrumente software, care permit previzionarea costurilor
planificate, determinarea cheltuielilor efectuate, previzionarea
modificărilor de costuri.
 Analiza valorii
• Integrează costuri, planificare şi obiective
• Compară separat evoluţia proiectului din punct de vedere al costului şi al
duratei prin indicatorii de buget ai proiectului
• Definiţii ale indicatorilor de buget:
• BCWS – Budgeted Cost of Work Scheduled (nivelul costurilor pentru
activtităţile planificate care mai trebuie desfăşurate) = costul bugetat cu
munca prevazuta
• BCWP – Budgeted Cost of Work Performed a.k.a. Earned Value (bugetul
iniţial prevăzut aferent activităţilor desfăşurate) = munca depusa x
costul bugetat (baseline) = costul bugetat doar cu munca depusa
• ACWP – Actual Cost of Work Performed (costurile realizate pentru
activităţile desfăşurate) sau, altfel spus = costul actual cu munca
depusa + costul pe utilizare (fix)
 Analiza valorii
Aceşti parametrii ne permit calcularea a două variaţii care dau
indicaţii managerilor asupra mărimii, locaţiei şi motivelor
problemelor curente şi viitoare.
• Variaţia programată (în costuri) = BCWP - BCWS
• Variaţia costurilor = BCWP – ACWP

• o variaţie programată negativă, cu o variaţie a costurilor zero,

sugerează un proiect în întârziere dar fără costuri suplimentare;
• o variaţie a costurilor negativă, cu o variaţie progrmatată zero,
indică un proiect terminat la timp dar cu cheltuieli suplimentare;
• ambele variaţii negative indică un proiect în întârziere şi cu
cheltuieli suplimentare.
 Analiza valorii
• ECTC-costul estimat pentru terminare;
• BCWS-costul planificat total(curent);
• BCWP-costul planificat pe procent din activităţile
realizate;
 Analiza valorii
• indicele performanţei costului (CPI) = BCWP / ACWP;
• costurile bugetare până la terminarea lucrării(BCC) =
BAC - BCWP
• costurile estimate pentru terminarea lucrării (ECC) =
BCC / CPI;
• prognoza costurilor la încheierea lucrării (FCC) = ACWP
+ ECC
•