GESTIÓN DE LA CALIDAD

TEMA: Planificar y llevar a cabo el proceso de auditoria y directrices de auditoría

Docente: Mg. Ing. Rogelio Alexsander Lopez Rodas Periodo Académico: II-2020 CET/TSP
Escuela Profesional Curso: Gestión de la Calidad
Ingeniería Industrial Módulo: I - Semana: 4
 CONTENIDO DE LA SESIÓN

Analizar el perfil del auditor de SGA.

Competencia que deben de reunir los auditores.
Formación y experiencia de los auditores.
Atributos personales que tendrían que tener.

Conocimientos y habilidades de los auditores.

De los líderes de los equipos auditores.
Proceso de evaluación y responsabilidades.
 CONOCIMIENTOS ESPERADOS

Entender la Planificación de un Programa de Auditorías.

Conocer las Etapas del Proceso de Auditoría.
Estudiar la Reunión de Apertura.
Analizar la Comunicación durante la Auditoría.
Estudiar la Ejecución de la Auditoría.
Analizar la Reunión de Cierre de la Auditoría.
 HABILIDADES PARA EL ALUMNO

Trabajo Individual: Aprender a elaborar un plan de auditoría. A

realizar a lo largo de esta Unidad de Competencia.
Caso Práctico Colaborativo: Evaluar como ayudaría un
sistema integrado de gestión a una empresa concreta.
Debate: Interpretar la importancia de la realización de auditorías
internas en una empresa que tenga implantado un SIG. A
realizar a lo largo del Módulo/Curso.
 ACTITUD

En esta Unidad de Competencia desarrollarás especialmente la

siguiente actitud:

OBJETIVIDAD
 AUTOEVALUACION

Planificación de un Programa de Auditorías.

Etapas del Proceso de Auditoría.
Reunión de Apertura.
Comunicación durante la auditoría
Ejecución de la Auditoría.
Reunión de Cierre de la Auditoría.
 PLANIFICACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

Un programa de auditoría debe incluir la información y recursos

necesarios para organizar y llevar a cabo las auditorías de forma
eficaz y eficiente dentro de los periodos de tiempo que se
encuentran especificados. Además, el programa puede incluir:
 CONTENIDOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Objetivos para este programa de auditoría y las auditorías

individuales.
Alcance de la auditoría.
Procedimientos del programa de auditoría.
Criterios de auditoría.
Métodos de auditoría.
Selección de equipos auditores.
Recursos necesarios.
Procesos para tratar la confidencialidad, la seguridad de la
información, la salud y la seguridad y otros asuntos similares
 OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Prioridades de la dirección.
Propósitos comerciales y de negocio.
Características de procesos, productos y proyectos, y cualquier cambio en ellos.
Requisitos del sistema de gestión.
Requisitos legales y contractuales así como otros requisitos con los que la
organización esté comprometido.
Necesidad de evaluar a los proveedores.
Necesidades y expectativas de cualquier parte interesada, incluyendo los
clientes.
Nivel de desempeño del auditado.
Riesgos para el auditado.
Resultados de auditorías previas.
 FUNCIONES DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Establecer el alcance del programa de auditoría.

Identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditoría.
Establecer las responsabilidades de la auditoría.
Establecer procedimientos para los programas de auditoría.
Determinar los recursos necesarios.
Asegurarse de la implementación del programa de auditoría,
Asegurarse de que se gestionan y mantienen los registros del
programa de auditoría.
Seguimiento, revisión y mejora del programa de auditoría.
FACTORES INFLUYENTES EN EL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Objetivo, alcance y duración de cada auditoría.

Número de auditorías a llevar a cabo.

Número, importancia, complejidad, similitud y la ubicación de
las actividades que se van auditar.
Factores que influyen en la eficacia del sistema de gestión.

Conclusiones de auditorías previas.

Idioma, el contexto cultural y social.
Cambios significativos de las actividades del auditado
 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Comunicar a las partes pertinentes.

Definir los objetivos, alcance y criterios.

Coordinar y programar las auditorías.
Asegurar la selección de equipos de auditores.

Proporcionar recursos necesarios a los auditores.

Asegurar la realización de acuerdo con el programa.
Registrar las actividades de auditoría.
 ALCANCE, OBJETIVOS Y CRITERIOS DE LA AUDITORÍA

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

Auditorías de Certificación Voluntaria.

Auditorías de Proveedores.

Auditorías Internas.
 SELECCIÓN DE LOS MÉTODOS DE AUDITORÍA

MÉTODOS APLICABLES EN AUDITORÍA

Grado de Implicación UBICACIÓN DEL AUDITOR
entre Auditor y Auditado
en la Preparación IN SITU A DISTANCIA

 Realización de entrevistas.  Mediante medios de

 Cumplimentación de listas de comunicación interactivos:
verificación y cuestionarios  Realización de entrevistas.
Interacción con la participación del  Cumplimentación de listas
Auditor-Auditado auditado. de verificación y
 Revisión de documentos con cuestionarios.
la participación del auditado.  Revisión de documentos con
 Muestreo la participación del auditado.
 PLANIFICACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

 Revisión de documentos.  Revisión de documentos.

 Observación del trabajo  Observación del trabajo
desempeñado. desempeñado mediante
Sin Interacción
 Realización de visitas al sitio. medios de vigilancia,
Auditor-Auditado
 Cumplimentación de listas de tomando en consideración
verificación. requisitos legales y sociales.
 Muestreo.  Análisis de datos.

LUGAR DE REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

IN SITU En las propias instalaciones del auditado
En cualquier ubicación diferente a las
A DISTANCIA instalaciones del auditado, sin tener en
cuenta la distancia.
 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

La determinación del grado de conformidad del Sistema de

Gestión del auditado, con los criterios de auditoría.
La evaluación de la capacidad del sistema de gestión para
asegurar el cumplimiento de los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales.
La evaluación de la eficacia del sistema de gestión
implantado.
 CRITERIOS DE LA AUDITORÍA

Se utilizan como una referencia para determinar la conformidad.

Pueden incluir:
Políticas y procedimientos.
Normas, leyes y reglamentos aplicables.
Requisitos contractuales o del sistema de gestión.
Códigos de conducta de los sectores aplicables.
 PERIODICIDAD

ESTA VARIARÁ:

VIGENCIA DE 3 AÑOS Auditorías

de Auditorías

DE 3 A 6 MESES
Certificación Internas
Voluntaria Recomendable:
 VIABILIDAD DE LA AUDITORÍA

Información suficiente y apropiada para planificar la auditoría.

Cooperación adecuada del auditado.
Tiempo y recursos adecuados.
En caso de que la auditoría no fuera viable, se deberá proponer
al cliente de la auditoría, una alternativa tras consultar con el
auditado.
 SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

Consideraciones a Tener en Cuenta :

Los objetivos, alcance, criterios y duración.
La competencia global del equipo auditor.
Los requisitos legales, reglamentarios y contractuales,
La necesidad de asegurarse de la independencia.
El idioma de la auditoría y la comprensión.
 PASOS PARA LA SELECCIÓN

Identificación de los conocimientos y habilidades necesarias

para alcanzar los objetivos de la auditoría.
Selección de los miembros del equipo auditor de modo que
todo el conocimiento y las habilidades necesarias, estén
presentes en el equipo auditor.
 SUSTITUCIÓN DE MIEMBROS DEL EQUIPO

Tanto el cliente de la auditoría como el auditado, pueden

solicitar la sustitución de algún miembro del equipo auditor con
argumentos razón.
Ejemplos un miembro:
Del equipo auditor es un antiguo empleado del auditado.
Del equipo auditor ha prestado servicios de consultoría al auditado.
Del equipo auditor es un viejo amigo del auditado.
 ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORÍA

REUNIÓN DE APERTURA

PROCESO COMUNICACIÓN
 Recopilación y verificación
de la información.
 Búsqueda de evidencias.
DURANTE LA AUDITORIA
 Evaluación y generación

EJECUCIÓN DE LA de hallazgos.
AUDITORÍA  Preparación de las
conclusiones de la

REUNIÓN DE CIERRE auditoria.

PROCESO DE AUDITORÍA
.

HORIZONTAL: Procesos de realización del producto.

 GESTIÓN DEL TIEMPO
Este…?

¿? .
“¡Puf, no sé cómo voy
¿Qué hago con el otro
a revisar todas las
departamento que
actividades de este
también debería
área en el tiempo que
auditar esta mañana?”
me han asignado!
 FORMULACIÓN DE PREGUNTAS

Diferencia semántica.

FUENTES
Entrevista sesgada
DE ERROR

Efecto halo.
Interpretación positiva
 EJEMPLO DE FORMULACIÓN DE PREGUNTAS
 Auditor: Hola buenos días. Le voy a realizar unas preguntas muy sencillas si me
permite.
 Trabajador: Muy bien, usted dirá.
 Auditor: ¿Cuánto tiempo lleva usted trabajando aquí?
 Trabajador: Pues empecé la semana pasada.
 Auditor: ¿Me podría contar cómo ha sido su proceso de incorporación a la
empresa? ¿Ha recibido usted alguna formación?
 Trabajador: El jefe de taller me enseñó mi lugar de trabajo y me presentó a mis
compañeros. El Responsable de Prevención me dio unos folletos para que los
leyera, los tengo en mi casillero.
 Auditor: Una última pregunta ¿cómo actuaría usted en una situación de
emergencia?
 Trabajador: Pues saldría corriendo.
 Auditor: Muy bien, muchas gracias por su atención.
 EJEMPLO AL RESPONSABLE DE SST O SSOMA
 Auditor: Buenos días. Permítame hacerle unas preguntas en relación con la
formación de los trabajadores. Según la les N° 29783 de formación y
cualificación, cuando un trabajador se incorpora a un puesto de trabajo se le
debe proporcionar una formación ¿Podría indicarme que formación se le ha
impartido al trabajador que se incorporó hace una semana?
 Responsable de SST: Pues el mismo día que comenzó a trabajar se le entregó
la evaluación de riesgos, el manual de seguridad y el plan de emergencias.
Puede comprobarlo aquí, en el registro de entregas. Puede ver además que se
encuentra firmado el recibí por parte del trabajador, que además indica que éste
ha comprendido la información recibida y que se compromete a aplicarla.
 Auditor: Muy bien ¿alguien se cerciora luego de que el empleado se ha enterado
de lo que significa toda esa documentación?
 Responsable de SST: Está previsto que se realice a los trabajadores un examen
anualmente, pero aún no hemos realizado ninguno.
 MUESTREO

Aleatorio.

Estadístico.

Por objetivos

Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.

 TÉCNICAS DE MUESTREO

Muestreos por Cortes Horizontales

Ejemplo: Examinar 30 albaranes y registros (diferentes
muestras) correspondientes a la recepción de materia prima,
para confirmar si la inspección en recepción ha sido realizada
como se dice en el procedimiento elaborado al respecto.
Ejemplo: Examinar los documentos de Control y Seguimiento de los últimos 9 meses,
para confirmar que las medidas de las sondas que valoran las emisiones de los hornos
verticales de una fábrica de cementos, se encuentran dentro de los límites marcados.
 MUESTREOS POR CORTES VERTICALES

Ejemplo: examinar un solo albarán y el registro correspondiente

a la recepción del material, a la vez que se verifica:
El pedido cursado al proveedor referente al material suministrado.
La evaluación efectuada para calificar al proveedor.
La cualificación del personal que ha realizado la recepción e inspección.
La adecuación de las condiciones de aceptación/rechazo del procedimiento
de inspección al producto comprado.
El estado de inspección del producto recepcionado, etc.
 REUNIÓN DE APERTURA
CARACTERISTICAS
• Deben asistir todos los integrantes del equipo auditor…
• Moderada por el líder del equipo auditor…
• No debe aportar nueva información a la entidad auditada…

OBJETIVOS
• Confirmar el plan de auditoría…
• Proporcionar una breve descripción de cómo se llevarán a cabo...
• Confirmar los canales de comunicación oportunidad de realizar preguntas…

PUNTOS A TRATAR
• Presentación de los miembros y recordar los objetivos y alcance de la
auditoría...
• Presentar un resumen de métodos y procedimientos y establecer oficialmente…
• Confirmar la disponibilidad de medios e instalaciones, hora y fecha, clarificar…
COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

Intercambiar
información

MIEMBROS
DEL EQUIPO
AUDITOR

Reasignar tareas
Evaluar el progreso entre los miembros
de la auditoría del equipo auditor, en
caso necesario
 COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

COMUNICACIÓN Entre los miembros

del equipo auditor y
Entre los miembros
el auditado: el líder
del equipo auditor, y

COMUNICACIÓN
deberá comunicar
el cliente de la
periódicamente los
auditoría, cuando se
progresos de la
considere necesario.
auditoría y cualquier
inquietud al auditado.
 COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

s
id e ncia
v La modificación del plan de
e l as e o r ía ,
q u d i t
aso d
e
la
au
a
auditoría.
En
c de o s de l
p o n ibles o bjeti
v
dis s
qu e lo b les.
u e n n z a
indiq o n alca Cambios en los objetivos de
a no s
mi s m
i ones
la auditoría o en su alcance.
c c
sa
Esta i n c luir:
n de
debe
La finalización de la
auditoría.
 INFORMES DURANTE LA AUDITORÍA

La evidencia debe ser puesta en conocimiento del auditado, de

forma que garanticen que se ha informado de ello y que el
auditado ha tomado nota de ella. Este impreso debe indicar:
La parte de la norma, especificación o plan de auditoría que es cuestionado
por la evidencia descubierta.
La evidencia y fuente que respalda la no conformidad.
Tiempo, lugar y personas involucradas en el descubrimiento de la evidencia.
Receptor de la información de parte del auditado.
 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

El examen y visita de un área de trabajo, significa realizar las

siguientes actuaciones:
Entrevistas con el personal del área a auditar.
Inspecciones de las instalaciones, equipos, materiales,
productos y servicios.
Observación de los procesos, operaciones y actividades.

Consulta de la documentación.
 COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

Garantiza el
Realiza anualmente
seguimiento y control Ha definido y mantiene
auditorías internas del
de los requisitos una política de Gestión
Sistema de Gestión de
legales y la normativa Ambiental y desarrollo
mantenimiento, en
que afectan a su sostenible.
cuidado del MA.
actividad

Ejemplo: Alta Dirección

 EJEMPLO: DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN

Están identificadas las

Se asegura la Se toman acciones
necesidades de
competencia de las para adquirir la
formación relacionadas
personas con base en competencia necesaria
con los aspectos
educación, formación y y evaluar la eficacia de
ambientales y el SGA
experiencia. las acciones tomadas.
de la organización.

Ejemplo: Departamento de formación

EL PROCESO A SEGUIR ES EL SIGUIENTE

RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

BÚSQUEDA DE EVIDENCIAS

EVALAUCIÓN Y GENERACIÓN DE HALLAZGOS

PREPARACIÓN DE LAS CONDICIONES DE LA AUDITORÍA

 RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
Entrevistas con empleados u otras personas.
Observación de actividades, ambiente de trabajo y condiciones externas.
Documentos, tales como objetivos, política, procedimientos, normas.
Registros, tales como actas de reunión, informes de auditorías.
Análisis e indicadores del desempeño.
Informes de otras fuentes, como por ejemplo, retroalimentación del cliente.
 BÚSQUEDA DE EVIDENCIAS

Las evidencias de la auditoría se refieren a hechos y

condiciones que, en principio, pueden llegar a ser fáciles de
identificar. Sin embargo, su demostración resulta compleja si no
se puede probar de una forma tangible y objetiva.
Por ello, estas evidencias deberán ser evaluadas siguiendo
criterios de auditoría, previamente definidos, hasta llegar a
obtener hallazgos y posteriores conclusiones de la auditoría.
 EVALUACIÓN Y GENERACIÓN DE HALLAZGOS

EVALUACIÓN A
EVIDENCIA DE LA HALLAZGOS DE
LOS CRITERIOS
AUDITORIA LA AUDITORÍA
DE LA AUDITORÍA
 CATEGORIZACIÓN DE LOS HALLAZGOS

NO CONFORMIDADES:
Incumplimiento sistemático de:
 Un requisito de la norma o del Sistema Integrado de Gestión.

 Requisitos legales u otros requisitos.

Debe ser solucionado inmediatamente. Ejemplos:

 No se han rectificado deficiencias del Sistema encontradas durante la última auditoría.

 No se ha podido comprobar la existencia de declaraciones documentadas de una Política de Calidad

 No se ha podido comprobar el de la información relativa a la satisfacción del cliente.
 No se han definido objetivos ambientales.

 No se ha establecido un Código de Conducta.

 CATEGORIZACIÓN DE LOS HALLAZGOS

DESVIACIONES:
Incumplimiento puntual de un requisito
Deben ser solucionados, no requiere hacer inmediatamente.
Ejemplos:
 Se ha detectado que uno de los calibres no está identificado tal como establece el Procedimiento de
Calibración de Equipos de Trabajo.
 No se ha efectuado la acción formativa, “El agua un recurso cada vez más escaso”, en contra de lo
establecido en el “Programa de Concienciación Medioambiental”.
 2 de los 10 trabajadores de la empresa no llevaban protectores lentes, aunque si disponían de ellos.
 CATEGORIZACIÓN DE LOS HALLAZGOS

OBSERVACIONES:
Situaciones que, no incumpliendo ningún punto del Sistema
de Gestión o de la norma de referencia, pueden llevar, en el
futuro, a incumplimientos. Ejemplos:
 Se detectan algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión con errores
en la paginación.
 Se evidencia un bajo número de encuestas de satisfacción de clientes
recopiladas respecto a las enviadas, aunque el método seguido para el envío de
cuestionarios se considera adecuado.
 DOCUMENTACIÓN DE LOS HALLAZGOS

La justificación de los hallazgos se ha de redactar de manera

clara, transparente y concisa, de forma que sirvan para:
Informar de los incumplimientos a la organización.
Determinar los pasos a seguir para corregir la no conformidad.
Establecer, en posteriores auditorías, si las no conformidades han sido
solucionadas.
Las notas de hallazgo deben estar redactadas de manera que, una persona que no estuviese presente
durante el proceso de auditoría, pueda llegar a las mismas conclusiones que las establecidas durante su
desarrollo. Y a la hora de redactar la no conformidad se suelen emplear fórmulas del tipo “se ha
evidenciado…en contra de…”.
 EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

.
 REUNIÓN DE CIERRE - OBJETVOS

Exponer los hallazgos de la auditoría ante todas las partes

interesadas con el fin de asegurar la correcta comprensión y
aceptación de los resultados.

Establecer, si es necesario, el intervalo de tiempo imprescindible para

que el auditado presente un plan de acciones correctivas y
preventivas.
Supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar
posibles equívocos, aunque en ningún caso puede convertirse en un
foro de discusión y debate.
 REUNIÓN DE CIERRE - PROCEDIMIENTO

En muchos casos, por ejemplo, en auditorías internas de pequeñas

Organizaciones, la reunión de cierre puede consistir únicamente en
comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Sin embargo, en
otras situaciones, la reunión debería ser formal, debiendo conservarse
las actas y registros de asistencia.
En ocasiones, como por ejemplo en auditorías de certificación, durante
la reunión de cierre se suele presentar el informe final con los resultados
concluyentes de la auditoría. Pero, en otros casos, su entrega se realiza
a posteriori, en una fecha acordada por todas las partes implicadas.
AUTOEVALUACION DE LA SESIÓN

.
AUTOEVALUACION DE LA SESIÓN

.
AUTOEVALUACION DE LA SESIÓN

.
AUTOEVALUACION DE LA SESIÓN

.
 CONTENIDO DE LA SESIÓN

Analizar el perfil del auditor de SGC.

Competencia que deben de reunir los auditores.
Formación y experiencia de los auditores.
Atributos personales que tendrían que tener.

Conocimientos y habilidades de los auditores.

De los líderes de los equipos auditores.
Proceso de evaluación y responsabilidades.
 CONOCIMIENTOS ESPERADOS

Comprender el Concepto de Informe de Auditoría.

Desglosar los aspectos más relevantes de la Preparación.
Conocer la Estructura del Informe de Auditoría.
Analizar el proceso de Aprobación y Distribución.
Identificar el punto Final de la Auditoría.
Conocer el Proceso de Seguimiento de la Auditoría.
 HABILIDADES PARA EL ALUMNO

Trabajo Grupal: Ser capaces de cumplimentar un informe de

No Conformidad/Desviación. A realizar a lo largo de esta
Unidad de Competencia.
Debate en el foro: Interpretar la importancia de la realización
de auditorías internas en una empresa que tenga implantado
un SGC. A realizar a lo largo del Módulo/Curso.
 ACTITUD

En esta Unidad de Competencia desarrollarás especialmente la

siguiente actitud:

Perfeccionamiento y Mejora Continua.

 AUTOEVALUACIÓN

Informe de Auditoría.
Preparación del Informe de Auditoría.
Estructura del Informe de Auditoría.
Aprobación y Distribución del Informe de Auditoría.
Finalización de la Auditoría.
Seguimiento de la Auditoría
 INFORME DE AUDITORÍA

Las actividades que deben llevarse a cabo después de realizar

la auditoría de un SGC incluyen, al menos:
La entrega al cliente de una relación de todas las no
conformidades identificadas antes de abandonar las
dependencias donde se hizo la auditoría.
La elaboración del informe de auditoría.
El informe de auditoría es el producto final de la auditoría y su elaboración refleja los
resultados de la fase de ejecución.
 RESULTADOS DEL INFORME DE AUDITORÍA

El informe de auditoría tiene por objeto plasmar de manera

lógica y ordenada los resultados de la auditoría. Estos
resultados son básicamente dos:

RESULTADOS PARCIALES: Desviaciones

detectadas en cada área.

RESULTADO GLOBAL: Aprobación incondicional,

aprobación condicional o desaprobación.
 PREPARACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

Información General:
Cada informe debe identificarse de manera única, de forma que
se pueda relacionar fácilmente con el programa de auditoría.
Para ello, es conveniente establecer la trazabilidad de partes del
informe con la auditoría como, por ejemplo, las notas de
hallazgo.
 REQUISITOS GENERALES

ESCRITO Y FIRMADO

EXACTO

CLARO Y DIRECTO

SGC CONCISO

OPORTUNO

OBJETIVO

TONO CONSTRUCTIVO
 CONTENIDOS

INFORME DE
AUDITORÍA

OBJETIVO
S

PROPORCIONAR IDENTIFICAR ACCIONES

EVIDENCIAS CORRECTIVAS
OBJETIVAS PREVENTIVAS
 CONTENIDOS

Identificación del cliente de la auditoría.

GENERALES
Identificación del líder y miembros del equipo auditor.
Objetivos de la auditoría.
Alcance de la auditoría.

Alcance de la auditoría, Criterios de muestreos utilizados en la auditoría.

Referencia de documentos normativos usados.
Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoría in situ.
Hallazgos de auditoría: ISOS

Conclusiones de la auditoría.
Cualquier otro asunto pertinente para el SIG.
 CONTENIDOS

CASO APROPIADO
. Plan de auditoría.
Resumen del proceso de auditoría, incluyendo la incertidumbre
y/o cualquier obstáculo encontrado que pudiera disminuir la
confianza en las conclusiones de la auditoría.

Confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría, dentro

del alcance de auditoría y de acuerdo con el plan estipulado.
Áreas no cubiertas, aunque se encuentre fuera del alcance de la auditoría.
Opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.

Recomendaciones para la mejora.

Buenas prácticas identificadas.
Planes de acción del seguimiento acordado, si los hubiera.
Declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos.
Lista de distribución del informe de auditoría
 EJEMPLO DE CONTENIDOS DEL INFORME

1. Índice
2. Objeto.
3. Alcance
4. Asistentes.
5. Equipo Auditor.
6. Desarrollo de la auditoría.
7. Resultados de la auditoría.
8. Conclusiones de la auditoría.
9. Distribución del informe.
10. Confidencialidad.
11. Seguimiento del proceso de auditoría.
12. Anexos.
 TOMA DE DECISIONES

DECIDIR SI EL HALLAZGO
ENCONTRADO

NO
DESVIACIÓN OBSERVACIÓN
CONFORMIDAD
 ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORÍA

POR ORDEN DE INCLUIR EN FORMA DE

IMPORTANCIA DE: ANEXOS:
• La más grave • Informe Resumen.
• A la más leve. • Informe de no conformidad.
• Desviación.
• Solicitud de acciones correctivas.
 INFORME RESUMEN

Número identificativo

Fecha de la auditoría.

Ámbito de la auditoría.

Componentes del equipo auditor.

Resumen de resultados y conclusiones.

 INFORME DE NO CONFORMIDAD

Desviación y Solicitud de Acciones Correctivas

Emitir los Transmitir los

Presentar un
resultados de la resultados para
INC

INC

INC
informe que se
auditoría de que se puedan
pueda entender
forma rigurosa identificar
 ACCIONES CORRECTIVAS
NO ACCIÓN
CONFORMIDAD CORRECCIÓN CORRECTIVA
Incumplimiento Acción para Acción para
de un requisito. eliminar una eliminar la
no causa de una
conformidad no
detectada. conformidad
y evitar que
vuelva a
ocurrir.

ISO 9000. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario

 CONTENIDO Y ESTRUCTURA DEL INFORME DE
NO CONFORMIDAD/DESVIACIÓN
ESTRUCTURA DEL INFORME DE NO
CONFORMIDAD/DESVIACIÓN
En ella se incluirán datos generales como:
 Nombre de la empresa.
 Departamento, área o actividad.
Cabecera  Fecha.
 Norma de referencia.
 Numeración correlativa.
Zona Superior Área a cumplimentar por el auditor
Zona Central Área donde la empresa describe la acción correctiva
Zona Inferior Lugar donde el auditor comenta el seguimiento de la acción.
APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE
AUDITORÍA
Estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los
procedimientos del programa de auditoría.
Ser distribuido a los receptores designados por el cliente de
la auditoría. En ese sentido, el informe de la auditoría es
propiedad del cliente de la auditoría y por tanto, los miembros
del equipo auditor y todos los receptores del informe,
deberán respetar y mantener la debida confidencialidad
sobre el informe.
 REVISIÓN Y APROBACIÓN

Proporciona una visión clara de la situación.

No incluye nada que no se hubiera puesto de manifiesto.
No contiene nada que no pueda ser apoyado.
Engloba todas las consideraciones clave.
 DISTRIBUCIÓN

Puesto que ha sido el cliente el que ha solicitado y contratado la

auditoría, le corresponde a él, las decisiones sobre la
distribución del informe de auditoría.

I
S G
 COMPETENCIAS AUDITOR V/S AUDITADO

AUDITOR: CONFIRMAR LA NO CONFORMIDAD

IDENTIFICAR
DEFICIENCIAS ACORDAR UN PLAN DE
EJECUCIÒN AUDITADO:
CATEGORIZAR LAS
DEFICIENCIAS • INVESTIGAR LA CAUSA

• ANALIZAR LA CAUSA
REDACTAR LAS NO
CONFORMIDADES • REGISTRAR LOS RESULTADOS

• IDENTIFICAR LA ACCIÒN C.

• IMPLANTAR LA ACCIÒN
• VERIFICAR LA ACCION
CORRECTIVA TOMADA Y SU • VERIFICAR LA ACCIÒN
EFICACIA
• CERRAR LA NO CONFORMIDAD
 PRESENTACIÓN DE RESULTADOS

Se debe comenzar por la primera deficiencia que aparece

escrita en el informe, y terminar por la última. Así pues, según
se haya presentado el informe, se irá de la desviación más
grave a la más leve, o bien del primer requisito incumplido al
último, siguiendo el orden de la norma.
 ACTITUD POR PARTE DEL AUDITOR

En ningún caso, el auditor deberá entrar en discusión sobre lo que

constituye o deja de constituir una deficiencia, sino al contrario, debe
mostrarse sereno y limitarse a exponer los hallazgos.
Es conveniente no alargar la reunión con discusiones y darla por finalizada
una vez que los hallazgos hayan sido expuestos y se consiga la aceptación.
En caso de que la Dirección no estuviera de acuerdo con las deficiencias
expuestas y se negara a firmar el informe, los auditores bajo ningún
concepto deberán entrar en una especie de trato que supedite la firma a la
eliminación de una deficiencia.
 COMPROBACIONES

Los auditores no deberán dar por concluida la reunión sin

comprobar:
Que el informe final ha sido debidamente firmado por la
Dirección.
Que el formato de acciones correctivas ha sido entregado.
Que no ha quedado ningún aspecto importante pendiente de
explicación.
 FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

Salvo que sea requerido por ley, el equipo auditor y el

responsable de la gestión del programa de auditoría, no deben
revelar, sin la aprobación explícita del cliente de la auditoría, y
cuando sea apropiado, la del auditado:
El contenido de los documentos.
Cualquier otra información obtenida durante la auditoría.
El informe de auditoría.
 SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA

La implementación efectiva de estas acciones correctivas debe

ser verificada. Esta verificación puede formar parte de una
auditoría posterior. El seguimiento de la acción correctiva es
necesario para asegurarse de que:
Las deficiencias encontradas se han solucionado.
Se ha eliminado la no conformidad, es decir:
a) La causa generadora del problema se ha identificado.
b) Se ha implantado la acción correctiva adecuada y resulta eficaz.
 HOJA DE SEGUIMIENTO - AUDITORÍA

HOJA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

DATOS DE LA AUDITORÍA DATOS DE LAS NO CONFORMIDADES FECHA DE SEGUIMIENTO
N° ÁREA FECHA N° FECHA DE FINALIZACIÓN DE LA ACCIÓN SEGUIMIENTO CIERRE

Responsable:

Firma:
 PROCESO
MODOS DE ESTABLECER LA EVIDENCIA

ESTABLECER EVIDENCIAS
DOCUMENTALES
Consistirán en documentos que certifiquen
que la acción requerida ha sido implantada.

FÍSICAS
Consistirán en pruebas físicas, del tipo
muestras, ejemplares o fotografías que
puedan demostrar que se han llevado a cabo
las acciones requeridas.
 RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR

Verificar que la recepción está dentro del plazo establecido.

Comprobar que cada no conformidad tiene asignados, una
evidencia y el formato de solicitud acordado.
Evaluar la eficacia de la acción implantada.
En caso de duda, verificar in situ la realización de la acción.
 AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO

Objetivos de las Auditorías de Seguimiento

Comprobar el mantenimiento del Sistema de Gestión
Integrado de la empresa.
Verificar la implantación y eficacia de acciones correctoras a
las posibles deficiencias detectadas en auditorías previas.
Examinar cualquier cambio en la organización interna y
procedimientos del SIG de la empresa.
 ACTITUD

. PERFECCIONAMIENTO
CALIDAD

Y
MEJORA
CONTINUA
FIABILIDAD
AUTOEVALUACIÓN
AUTOEVALUACIÓN

.
AUTOEVALUACIÓN

.
 RECORDAR QUE:

“Cascar una nuez no es realmente un arte, y en consecuencia

nadie se atrevería a congregar a un auditorio para entretenerlo,
entonces ya no se trata meramente de cascar nueces. O tal vez
se trate meramente de cascar nueces, pero entonces
descubrimos que no”

Franz Kafka
¡Gracias!