Administracion 2

PLANEACIÓN
LA ADMINISTRACIÓN
1. La administración implica planear, organizar, integrar personal,

dirigir y controlar.
2. Aplica a todo tipo de organizaciones.

3. Aplica a administradores en todos los niveles organizacionales.
4. Los administradores buscan generar un superávit.
5. La administración persigue la productividad (eficacia y

eficiencia).
FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Planeamiento
Selección de misiones y objetivos
Organización
Establecimiento de una estructura intencionada de los papeles de
los individuos.
Integración de personal
Mantenimiento de las posiciones de la estructura operacional.
Dirección
Influir en los individuos para que contribuyan a cumplir las metas
organizacionales.
Control
Medición y corrección del desempeño individual y organizacional
de cara a los planes.
NIVELES ORGANIZACIONALES
Gerenciar
1
Nivel
Estratégico
2
Gestionar
3 Nivel Administrar
Ejecutivo
4
5 Nivel
Operativo
Administrar = Gestionar = Gerenciar

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS SEGÚN
NIVELES ORGANIZACIONALES
Admi-
L
NA
nistradores
A CIO
NIZ
GA
n
Planeación
Organizació
Dirección
Control
OR
Administradores
UÍA
de nivel
RQ
Intermedio
RA
JE
Supervisores de primera
línea
HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
SEGÚN NIVELES ORGANIZACIONALES
ALTA
DIRECCIÓN Habilida-
des de
Conceptua-
lización y
diseño
MANDOS MANDOS MANDOS Habilidades

DIRECCIÓN DIRECCIÓN DIRECCIÓN humanas
Habilidades
SUPER- SUPER- SUPER- SUPER- SUPER- SUPER-
VISORES VISORES VISORES VISORES VISORES VISORES técnicas
Principales funciones Administrativas
Henry Fayol
Planificar
Organizar
Dirigir
Liderar
Operar
Técnicamente
Controlar
Habilidades de un Administrador
Robert Katz
Habilidades Capacidad de aplicar conocimientos o

Técnicas Experiencia especializada
Habilidades Capacidad de trabajar con otros,

comprenderlos y motivarlos, en lo
Humanas individual y en grupo
Habilidades Capacidad mental para analizar y

Conceptuales diagnosticar situaciones complejas
Habilidades de un Administrador
Robert Katz
Frecuencia
De Uso
Habilidades
Conceptuales
Habilidades
Humanas
Habilidades
Técnicas
Egresados Supervisores Jefes de Area Gerentes Gerente

Operativos General
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
 La planeación es la función administrativa
básica que implica:
◦ el establecimiento de objetivos y
◦ el planteamiento de las acciones necesarias para
cumplirlos,
◦ apoyando la eficacia en la toma de decisiones y el
manejo adecuado de los recursos organizacionales.
LA FUNCION DE LA PLANEACIÓN
 La administración sin planeación no tiene
razón de ser:
◦ Sin objetivos específicos que lograr y estrategias
para alcanzarlos, la organización, la dirección y el
control se vuelven innecesarios o carentes de un
sentido práctico.
PLANEACION
 Es un proceso de decidir de antemano qué se
hará y de qué manera.
 Incluye determinar:
◦ las misiones globales,
◦ identificar los resultados claves y
◦ fijar objetivos específicos,
◦ así como políticas para el desarrollo, programas y
procedimientos para alcanzarlos.
PLANEACION
 Es un proceso que comienza por los
objetivos, define estrategias, políticas y
planes detallados para alcanzarlos.
 Establece una organización para la
instrumentación de las decisiones e incluye

una revisión del desempeño y mecanismos de
retroalimentación para el inicio de un nuevo
ciclo de planeación.
PLANEACION
En conclusión, la planeación es:
el proceso de establecer lo que la organización
quiere lograr en el futuro, por medio de la
misión y los objetivos organizacionales,
definiendo resultados claves y las estrategias,
políticas, programas y procedimientos para
alcanzarlos.
PLANEACION
 SE OCUPA DE LOS FINES:
¿QUE DEBE HACERSE?
 SE OCUPA DE LOS MEDIOS:

¿COMO DEBE HACERSE?
PLANEACION
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA

LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE
ALREDEDOR DE LA EMPRESA U
ORGANIZACIÓN
Importancia de la planeación
Da sentido de dirección
Facilita el control
Planeación
Reduce la incertidumbre
Visualiza los cambios

SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN
 La planeación y el control son inseparables.

 Los planes establecen los estándares de
control.
 Cualquier control sin planes carece de
sentido.
ESTRECHA RELACIÓN
Planeación y Control
Instrumentación
Planeación Control
de los planes
Desviación
Acción
correctiva
Principales objetivos de la planeación
 Facilitar el control:
 Al planear se desarrollan objetivos y por su
parte, en la función de control se comparará

el desempeño real contra los objetivos.
 Sin la planeación no puede haber control.
 Reducir la incertidumbre:
 Obliga a los administradores a ver hacia el
futuro, anticipar los cambios, considerar su

impacto y desarrollar las respuestas
adecuadas.
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 Reducir la duplicidad de funciones y la
ineficiencia:
 Evita que dos personas realicen la misma
actividad y que el proceso para su realización

sea muy largo, confuso o tardado.
 Establecer el esfuerzo coordinado:
 Cuando todos lo que están involucrados
sepan hacia dónde se dirige la organización y

qué es lo que deben aportar para lograr los
objetivos organizacionales, pueden empezar
a coordinar sus actividades, cooperar unos
con otros y trabajar en equipos.
Tipos de planes
 Planes por su ámbito de influencia

 Planes por su horizonte temporal
Planes por su ámbito de influencia
 Planes estratégicos: buscan lograr las metas
generales de la organización, colocándola en
términos de su ambiente y afecta a todas las
áreas funcionales.
 Planes operacionales. Son aquellos que
especifican los detalles respecto a la forma

como se van a alcanzar los objetivos de la
organización. Se derivan de los planes
estratégicos.
Planes por su horizonte temporal
 Planes a corto plazo. Cubren periodo
menores a un año.
 Planes a mediano plazo. Cubren periodos
entre un y tres años.
 Planes a largo plazo. Abarcan periodos
mayores de tres años.
 Los planes estratégicos se establecen a largo
plazo y los operacionales a mediano y corto
plazo.
Planes por especificidad
 Planes específicos. Son aquellos que están
claramente definidos y no dan lugar a
interpretaciones.
 Planes direccionales. Son flexibles y se
establecen como patrones generales.

Proporcionan un enfoque, pero dan libertad
de acción.
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA
PLANEACIÓN
 Propósito y misión estratégicos
 Visión
 Premisas
 Objetivos y metas
 Estrategias
 Reglas y Políticas
 Procedimientos
 Programas
 Presupuestos
PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
 La misión o propósito identifica la función o
tarea básica de una empresa.
 Es una declaración concisa de en cuál negocio
está la empresa o se quiere estar durante un

período establecido.
PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
 El propósito estratégico se enfoca en el
ambiente interno de la organización e implica
identificar sus recursos, valores, capacidades
y aptitudes, reflejando lo que ésta puede
hacer para aprovecharlos.
PROPOSITO Y MISION
ESTRATÉGICOS
 La misión se deriva del propósito estratégico,
se enfoca en el exterior e implica la razón de
ser de la organización en términos de
productos a ofrecer y los mercados a cubrir.
VISION
 La visión es la orientación que la alta
dirección le da a la empresa; es decir,
expresa cómo se quiere idealmente que sea
la empresa en el futuro.
VISION
 Debe cubrir ciertas características:
◦ ser formuladas por la alta dirección,
◦ conocida y compartida por todos los colaboradores,
◦ sustentarse en los valores de la organización,
◦ ser positiva y alentadora y, lo más importante,
◦ orientar a todos los miembros de la organización
durante la transición de lo que se es a lo que debe
ser la empresa en un tiempo determinado.
Premisas
 Las premisas de planeación son las
condiciones previstas en que operan los
planes.
 Esto incluye supuestos o pronósticos sobre
las condiciones futuras que afectarán la

operación de los planes.
Premisas
 La técnica más conocida para elaborar las
premisas es el S.W.O.T. o F.O.D.A.:
◦ fortalezas,
◦ oportunidades,
◦ debilidades y
◦ amenazas.
 Esto es parte del análisis del ambiente interno
y externo de la organización.
OBJETIVOS Y METAS
 Metas: Son generales y expresan deseos que
la alta dirección busca satisfacer.
◦ Son fines a los que se quiere llegar.
◦ Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de
largo plazo.
◦ Surgen de los objetivos.
◦ Las metas se fijan basados en el desempeño
pasado con adaptación de acuerdo a las fuerzas
futuras de la empresa, las tendencias del mercado,
los recursos.
OBJETIVOS Y METAS
 Objetivos: Son los fines a los que se dirigen
las actividades organizacionales e
individuales.
◦ Deben ser claros, precisos y cuantificables
(verificables).
◦ Los objetivos son el fin determinado.
◦ Son los que permiten alcanzar metas.
◦ Constituyen el plan básico de la empresa.
ESTRATEGIAS
 La estrategia es la determinación del
propósito, misión y objetivos básicos a largo
plazo de una empresa, así como la adopción
de cursos de acción y de los recursos
necesarios para cumplirla.
◦ Es una guía de acción para la organización y todos
sus miembros.
REGLAS Y POLÍTICAS
 Reglas: Emiten acciones u omisiones
especificas no sujetas a discrecionalidad.
◦ Son normas que dictan la acción o la abstracción y
no permiten la excepción o la elección personal.
◦ Ejemplo: No fumar.
REGLAS Y POLÍTICAS
 Políticas: Enunciados o criterios generales
que orientan o encausan el pensamiento
durante la toma de decisiones en la empresa.
◦ La esencia de las políticas es la existencia de cierto
grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las
decisiones.
◦ Pueden ser escritas o verbales.
◦ Ejemplo: política salarial.
PROCEDIMIENTOS
 Los procedimientos establecen métodos para
el manejo de actividades cotidianas.
◦ A diferencia de las políticas que son guías de
acción y no de pensamiento.
◦ Son los planes que establecen un método o forma
para llevar a cabo una actividad o serie de
actividades.
◦ Pueden definirse como series cronológicas, pautas
a seguir, que indican la forma exacta en que se
debe de realizar una actividad.
PROGRAMAS
 Los programas son un conjunto de
actividades interrelacionadas y
cronológicamente ordenadas, que describen
las actividades que se tienen que realizar,
quiénes las van a realizar y cuándo van a
terminarse.
PROGRAMAS
 Técnicamente los programas se diría que son
el conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y
otros elementos que son necesarios para
ejecutar un determinado curso de acción,
normalmente respaldado por capital y
prepuestos de operaciones.
PRESUPUESTOS
 Un presupuesto es un listado que detalla los
recursos o dinero asignado para la realización
de una actividad o un proyecto.
◦ Son una expresiones en términos numéricos.
◦ Obligan a la empresa a prepararse por adelantado a
los recursos que se necesitarán.
◦ Constituyen medios de control.
PRESUPUESTOS
 Existen varios tipos de presupuestos:
◦ Presupuesto de operación: Es el más importante se
utiliza para planear y controlar los ingresos y
gastos de una organización, así como las utilidades
resultantes de la operación de la empresa.
◦ Presupuesto de gastos: Contempla los recursos
necesarios para la operación de cada una de las
áreas funcionales de la empresa.
PRESUPUESTOS
◦ Presupuesto de ingresos: Planea y controla todas
las entradas de dinero provenientes de las ventas.
◦ Presupuesto de efectivo: Conocido como flujo de
efectivo, contempla las entradas y salidas de dinero
en efectivo producto de la operación normal de la
empresa.
◦ Presupuesto de capital. Es utilizado para el control
de grandes proyectos o inversiones actualizándose
cada año.
JERARQUIA DE LAS
HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE
LA PLANEACIÓN
Propósito
Propósito
yymisión
misión
Visión
Visión
Premisas
Premisas
Objetivos
Objetivosyymetas
metas
Estrategias
Estrategias
Reglas
Reglasyypolíticas
políticas
Procedimientos
Procedimientos
Programas
Programas
Presupuestos
Presupuestos
ADMINISTRACION POR OBJETIVOS
(APO)
OBJETIVOS
 Son los fines importantes hacia los que se
dirigen las actividades organizacionales e
individuos.
 Existen objetivos:
◦ a largo y corto plazo,
◦ generales y específicos.
 Los objetivos deben ser verificables:
◦ se debe determinar si se alcanzan o no en un
período determinado.
JERARQUIA DE LOS OBJETIVOS
Prop.
socio-
económico
Misión
Método Objetivos generales de la Método

descendente organización (largo plazo-estrat.) ascendente
Objetivos generales más específicos

Áreas claves (Costos-inversión - calidad)
Objetivos Divisionales
Objetivos Departamentales y de unidades
Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal

ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
 La Administración por Objetivos (APO) es una
técnica de planeación y control que implica
“establecer y comunicar objetivos
organizacionales, identificando los objetivos
individuales relacionados con ellos y
estudiando la actuación del personal en torno
a los mismos”.
ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
 En la administración por objetivos:
◦ los gerentes y sus subordinados definen en
conjunto sus metas comunes,
◦ especifican las áreas principales de responsabilidad
de cada puesto en relación con los resultados
esperados de cada uno, y
◦ utilizan esas medidas como guías para mejorar la
operación del área, verificando a la vez la
contribución de todos y cada uno de sus miembros.
ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
 La mayor aportación de la APO a la TGA es la
conceptualización del trabajo.
 El énfasis se coloca entonces ya no sólo en el
qué, sino también en el cómo del desempeño

organizacional.
ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
 Su gestor Peter Drucker (1954), aunque no
profundizó en su desarrollo.
 La APO representó un gran avance para el
desarrollo de la ciencia administrativa que

sus modelos y técnicas eran muy precisos y
basados en investigaciones de muchos años
en diversas empresas.
ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
 Además, su implantación adecuada incide
directamente en la motivación y actitud del
personal, ya que los involucra en su trabajo y
con sus objetivos personales y laborales al
hacerlos claros y alcanzables.
ADMINISTRACION POR
OBJETIVOS
 La administración por objetivos es un
conjunto formal de procedimientos que
establecen y revisan el progreso hacia las
metas comunes por parte de los
administradores y sus colaboradores.
 La APO explica el proceso mediante el cual
los objetivos caen en cascada por medio de
los diversos niveles de la organización.
BENEFICIOS DE LA APO
 Mejora la administración (planeación
orientada a resultados).
 Obliga a los gerentes a clarificar la estructura
de la organización.
 Estímulo del compromiso personal, tanto con
los objetivos propios como los

organizacionales.
DESVENTAJAS DE LA APO
 En ocasiones los administradores dejan de
explicar la filosofía basada en el autocontrol y
autodirección, y no dan pautas para la
fijación de objetivos.
 Los administradores deben conocer los
objetivos de la empresa.
 Hincapié en metas a corto plazo, por encima
de la solidez que ofrece una organización en
el largo plazo.
FUNDAMENTOS DE PLANEACIÓN:
EL PROCESO BÁSICO Y SUS PASOS
Planeación
 Planeación:
 es el proceso sistemático y consciente de
tomar decisiones acerca de las metas y

actividades que un individuo, grupo, unidad u
organización perseguirán.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
 Principio de contribución al objetivo.
 Todos los planes tiene que ser elaborados en
función de los objetivos organizacionales.
 Principio de primacía de la planeación.
 Indica que la planeación precede a todas la
demás funciones administrativas
 Principio de eficacia de los planes.
 Indica que todos los planes deberán generar
más beneficios en su relación con los costos.
 Principio de adhesión al objetivo.
 Los objetivos deben tener significado y ser
atractivos por los miembros de la

organización.
 Principio de flexibilidad.
 Con este principio se establecen los
márgenes de tolerancia aceptables

(atribuibles a hechos inesperados en un plan
de trabajo).
 Principio de cambio de ruta.
 Bajo este principio se establece la revisión de
los planes y su reelaboración en caso de que

así se requiera, para el cumplimiento de
objetivos.
El proceso básico de planeación:
sus etapas y pasos
Partes de la planeación
Fines. Especificar metas y objetivos
Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para

alcanzar los objetivos.
Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos

necesarios para alcanzar los objetivos.
Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de

decisiones
Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o

fallas del plan.

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PLANEACIÓN

1. La administración implica planear, organizar, integrar personal,

2. Aplica a todo tipo de organizaciones.

5. La administración persigue la productividad (eficacia y

Administrar = Gestionar = Gerenciar

MANDOS MANDOS MANDOS Habilidades

Habilidades Capacidad de aplicar conocimientos o

Habilidades Capacidad de trabajar con otros,

Habilidades Capacidad mental para analizar y

Egresados Supervisores Jefes de Area Gerentes Gerente

instrumentación de las decisiones e incluye

 SE OCUPA DE LOS MEDIOS:

ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA

Visualiza los cambios

 La planeación y el control son inseparables.

parte, en la función de control se comparará

futuro, anticipar los cambios, considerar su

actividad y que el proceso para su realización

sepan hacia dónde se dirige la organización y

 Planes por su ámbito de influencia

especifican los detalles respecto a la forma

establecen como patrones generales.

está la empresa o se quiere estar durante un

las condiciones futuras que afectarán la

Método Objetivos generales de la Método

Objetivos generales más específicos

Objetivos Departamentales y de unidades

Objetivos Individuales: Desempeño y Objetivos de desarrollo personal

qué, sino también en el cómo del desempeño

desarrollo de la ciencia administrativa que

los objetivos propios como los

tomar decisiones acerca de las metas y

función de los objetivos organizacionales.

demás funciones administrativas

más beneficios en su relación con los costos.

atractivos por los miembros de la

márgenes de tolerancia aceptables

los planes y su reelaboración en caso de que

Medios. Elegir políticas, programas, procedimientos, para

Recursos. Determinar los tipos y cantidades de recursos

Realización. Diseñar los procedimientos para la toma de

Control. Diseñar un proceso para prever y detectar los errores o

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