Manuales

administrativos
JERARQUÍA FUNCIONAL DE LOS
DOCUMENTOS DE GESTIÓN

 Ley Orgánica de Creación. (en caso de empresas públicas)

 Estatuto.

 Reglamento de Organización y Funciones (ROF).

 Cuadro para Asignación de Personal (CAP).

 Manual de Organización y Funciones (MOF).

 Manual de Procedimientos.
CONCEPTO DE MANUAL ADMINISTRATIVO

Los manuales administrativos son documentos que sirven

como medio de comunicación y coordinación para
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática
tanto información de la organización (antecedentes,
estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos,
elementos de calidad, etc.), como las instrucciones y
lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus
tareas.
Objetivos

•Presentar una visión de conjunto de la organización

•Precisar las funciones asignadas a cada unidad operativa,
para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y
detectar omisiones.
•Mostrar claramente el grado de autoridad y
responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la
componen.
•Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones
pues evitan la repetición de instrucciones y criterios de
actuación.
•Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los
procesos de negocio.
•Promover el aprovechamiento racional de los recursos de
las labores encomendadas a todo el personal.
•Fortalecer la cadena de valor de la organización.
•Facilitar el reclutamiento, selección, inducción,
socialización, capacitación y desarrollo del personal.
•Servir como una fuente de información para conocer la
organización.
•Funcionar como medio de relación y coordinación con
otras organizaciones.
 Clasificación básica
•Por su naturaleza o área de
aplicación

•Por su contenido

•Por su ámbito
 Por su naturaleza o área de aplicación

Microadministrativos
•Corresponden una sola organización
•Se refiere a ella de modo general o se circunscriben a
alguna de sus áreas en forma específica.

Macroadministrativos
•Son los documentos que contienen información de más
de una organización.

Mesoadministrativos
•Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector
de actividad o ramo especifico.
 Por su contenido
De organización y funciones (MOF)
•Contienen información detallada sobre los antecedentes,
legislación, atribuciones, estructura orgánica, organigrama,
misión y funciones organizacionales.

De procedimientos
•Incluye información sobre la sucesión cronológica y
secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se
constituyen en una unidad para la realización de una
función, actividad o tarea específica en una organización.

De gestión de calidad
•Describen y consignan los elementos del sistema de
gestión de la calidad, el cual incluye información sobre el
alcance, directrices de calidad.
De historia de la organización
•Refieren a su creación, crecimiento, logros, evolución,
situación y composición.

De políticas
•Incluyen guías básicas que sirven como marco de
actuación para realizar acciones, diseñar sistemas e
implementar estrategias en una organización.

De contenido múltiple
•Estos manuales concentran información relativa a
diferentes aspectos de una organización.

De puestos
•Precisa relaciones, funciones y responsabilidades
asignadas a los puestos de una organización.
De técnicas
•Detalla los principios y criterios necesarios para el
desempeño de las actividades.

De ventas
•Es un compendio de información específica para apoyar
ésta función.

De producción
•Representa un elemento de soporte para dirigir y
coordinar procesos de producción en todas sus fases.

De finanzas
•Manual que respaldan el manejo y distribución de los
recursos económicos de una organización en todos los
niveles.
De personal
•Condiciones de trabajo
•Organización y control de personal

De operación
•Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos
y apoyar funciones que deben desarrollase.

De sistema
•Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de
sistemas de información, administrativos, informáticos,
etc., de una organización.
 Por su ámbito
Generales
•Contienen información general de una organización,
según su naturaleza, sector y giro industrial, estructura,
forma y ámbito de operación y tipo de personal.

Especifico
•Concentran información de un área o unidad
administrativa de una organización.
 MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES (MOF)
 CONCEPTO DE MOF

 El Manual de Organización y Funciones, es un documento

normativo que describe las funciones especificas a nivel
de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de
la estructura orgánica y funciones generales establecidas
en el Reglamento de Organización y Funciones, así como
en base a los requerimientos de cargos considerados en
el Cuadro para Asignación de Personal.
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)

Documento que contiene información referente al

directorio administrativo, antecedentes,
legislación, atribuciones, estructuras y Funciones
de las unidades administrativas que integran la
institución, señalando los niveles jerárquicos,
grados de autoridad y responsabilidad, canales de
comunicación y coordinación, asimismo, contiene
organigramas que describen en forma gráfica la
estructura de organización.
 NATURALEZA DEL MOF
 Es un documento normativo que describe las funciones
especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo a partir de la
estructura orgánica y funciones generales establecidas para cada
dependencia orgánica en el respectivo reglamento y funciones de
la entidad así como a los requerimientos y nomenclatura de los
cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal.

CARACTERÍSTICA
 El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas
distintas a las contenidas en el ROF.
 No se utilizara el MOF para crear cargos al margen de los
establecidos en el CAP.
 El MOF se elaborará independientemente en cada unidad orgánica
establecido en el segundo nivel organizacional.
 FINALIDAD DEL MOF

 Determinar las funciones especificas, responsabilidades, autoridad

y requisitos mínimos del cargo dentro de la estructura orgánica de
cada dependencia.
 Proporcionar información a los trabajadores sobre sus funciones
y ubicación dentro de la estructura general de la organización así
como las interrelaciones formales que corresponda.
 Ayuda institucionalizar la simplificación administrativa.
 Facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el de
adiestramiento y orientación de personal en servicio.
 MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

NATURALEZA
Documentos de gestión que exponen con detalle la estructura y
funciones de la dependencia de la que tratan, las relaciones de cada
unidad y de cada cargo, así como la especificación de la autoridad y
responsabilidad inherente al cargo, líneas de responsabilidad, canales de
comunicación, etc.
 FINALIDAD
 Indicar las funciones básicas de cada unidad, delimitado la
naturaleza y amplitud del trabajo.
 Precisar la ubicación de cada cargo dentro de la estructura general
de la dependencia y sus respectivas funciones
 Delimitar la autoridad de las unidades orgánicas y cargos.
 Describen las interrelaciones formales y funcionales de las
unidades y cargos al interior y exterior
 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
 Estructura del MOF.
 Introducción.
 Finalidad alcance.
 Aprobación y actualización.
 Base legal.
 Objetivos.
 Políticas.
 Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación.
 Funciones generales.
 Organización.
 Funciones de las unidades estructurales.
 Cuadro orgánico de asignación de cargos.
 Funciones especificas a nivel de los cargos.
 Organigrama.
 CONTENIDO ESQUEMÁTICO DEL MOF
(DIRECTIVA N° 001-95-INAP/DNR)

 PRESENTACIÓN (INTRODUCCIÓN)

 INDICE (CONTENIDO)

 ASPECTOS GENERALES
 OBJETO DEL MANUAL
 FINALIDAD
 ALCANCE
 BASE LEGAL
 APROBACION (ACTUALIZACIÓN)

 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO

 CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS

 INDICE DE CARGOS

 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS

DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF

Organigrama estructural del órgano

 DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF
Hoja de Especificación de Funciones
(Alternativa A)
Unidad Orgánica Cargo: Nº
........................................... .................................... HOJA

1. FUNCIONES ESPECIFICAS
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
n. Las demás que le asigne el (Cargo
del Jefe inmediato superior)
2. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
a. Dependencia Directa.
b. Supervisión Directa
(1)
(2)
(n)
3. REQUISITOS MINIMOS
a. Formación
b. Experiencia
c. Alternativa
 CARACTERÍSTICAS DE LAS FUNCIONES

 Describe acciones a realizar.

 Los verbos se presentan en imperativo (acción dinámica).
 Su descripción debe ser clara, sencilla. Pero objetiva y lógica.
 Seguir la secuencia del proceso administrativo (planea, organiza, dirige,
coordina, supervisa, controla).
 Describir las funciones en orden de importancia y/o según la secuencia de
su ejecución.
 Describir las funciones permanentes y las periódicas.
 Describir las atribuciones (aprueba, autoriza, firma, visa, dirige, participa
y opina, selecciona, convoca, etc).
ETAPAS PARA LA FORMULACIÓN DEL MOF

 FORMULACIÓN
 PLANEAMIENTOS
 RE COPILACION DE LA INFORMACIÓN
 ESTUDIO DE ANALISIS
 REDACCION DEL PROYECTO
APROBACIÓN
 IMPRESIÓN - REPRODUCCIÓN
 DIFUSIÓN
 ACTUALIZACIÓN
 MODELO DE HOJA DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Contenido:
 Denominación de la unidad orgánica a la cual pertenece
el cargo
 Denominación del cargo
 Funciones generales
 Funciones especificas
 Líneas de autoridad y responsabilidad
 Dependencia directa
 Cargos que supervisan
 Requisitos mínimos (especificaciones)
 Formación
 Experiencia
 Alternativa
 IDENTIFICACIÓN
Este manual debe incluir, en primer termino, los siguientes
datos:
• Logotipo de la organización
• Nombre de la organización
• Denominación y extensión del manual (general o
especifico). En caso de corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de esta.
• Lugar y fecha de elaboracion
• Numero de paginas
• Sustitución de paginas (actualización de
información)
• Unidades responsables de su elaboración,
revisión y autorización.
• Clave de la forma: en primer termino se deben
escribir las siglas de la organización: en segundo,
las de la unidad administrativa responsable de
elaborar o utilizar el formulario; en tercero, el
numero consecutivo del formulario y, en cuarto,
el año.
 INDICE O CONTENIDO

• RELACION DE LOS CAPITULOS O APARTADOS

QUE CONSTITUYEN EL CUERPO DEL
DOCUMENTO.
 PROLOGO, INTRODUCCIÓN O AMBOS

• EL PROLOGO NORMALMENTE ES LA
PRESENTACION QUE HACE DEL MANUAL
ALGUNA AUTORIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.
LA INTRODUCION ES UN BREVE EXPLICACION
DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, COMO SE
ESTRUCTURA, PROPOSITOS, AMBITO DE
APLICACIÓN Y LA NECESIDAD DE MANTERLO
VIGENTE.
 LEGISLACIÓN O BASE LEGAL
contiene una lista de títulos de los principios
ordenamientos jurídicos que norman las
actividades de la organización, de los cuales se
derivan sus atribuciones o facultades. Se
recomienda que las disposiciones legales sigan
este orden jerárquico: constitución, tratados,
leyes, convenios, reglamentos, decretos,
acuerdos y circulares
 ATRIBUCIONES
• Transcripción textual y completa del articulo,
clausula, considerando o punto que explica las
facultades conferidas a la organización, de
acuerdo con las disposiciones jurídicas que
fundamentan su quehacer.
 ESTRUCTURA ORGANICA
Descripción ordenada de las unidades
administrativas de una organización en función
de sus relaciones de jerarquía.
• La estructura debe corresponder a la
representación grafica en el organigrama.
• Codificar de tal forma que sea posible visualizar
con claridad los niveles de jerarquía.
Ejemplo:

1.0 Dirección general

1.0.1 Asesoría
1.0.2 Auditoria interna
1.1 Gerencia general
1.1.1 Gerente divisional “A”
1.1.2 Gerente divisional “B”
 ORGANIGRAMA

• Es la representación grafica de la estructura de

una organización o bien de alguna de sus areas,
la cual muestra que unidades administrativas la
integran y sus respectivas relaciones, niveles
jerárquicos, canales formales de comunicación,
líneas de autoridad, supervisión y asesoría.
 MISION

Este enunciado sirve a la organización como guía o

marco de referencias para orientar sus acciones
y enlazar lo deseado con lo posible.
 FUNCIONES

Es la representación de las tareas inherentes a cada una

de las unidades administrativas que forman parte
estructura orgánica, necesarias para cumplir con las
atribuciones encomendadas a la organización.
Aspectos para la presentación de las funciones:
• Que los títulos de las unidades correspondan a los que
se utilizan en la estructura orgánica.
• Que se sigan el orden que se estableció en la estructura.
• Que la redacción se inicie con un verbo en infinitivo.
guir Elaborar Recomendar Estudiar Si
sar Girar Estandarizar Supervisar Infor
 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
En la reseña básica de los puestos que componen cada unidad
administrativa, que incluye la información siguiente:
• Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación,
etc.)
• Relaciones de auditoria, donde se indican los puestos subordinados y
facultades de decisión, así como las relaciones de línea y especificas.
• Funciones generales y especificas.
• Responsabilidades o deberes
• Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de
la organización, así como las que deban establecer externamente.
• Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencias
iniciativa y personalidad.