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com
ADMINISTRACIÓN DEL
TIEMPO

Por:
Marco Julio León Rendón
Consejero Gerencial
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

OBJETIVO GENERAL

Apropiarse de estrategias de optimización del tiempo

basados en el empleo efectivo de metodologías y
herramientas de planeación a nivel personal y laboral
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE / DESAPRENDIZAJE

Al finalizar el seminario el participante estará en capacidad de:

 Establecer los hábitos personales y de trabajo que le ayudan o le

impiden actualmente hacer un mejor uso de su tiempo, y promover nuevos
hábitos.

 Identificar y analizar el impacto negativo de las principales causas o

“enemigos del tiempo” que le hacen improductiva la gestión del día a día,
y generar los elementos de apoyo para mejorar sus resultados.

 Aplicar herramientas que le permitan hacer uso creativo de su tiempo,

basándose en principios/leyes naturales y enfocándose en “lo
importante” mas que en “lo urgente,” para lograr mayor efectividad y
balance entre el trabajo y la vida.
 PHVA
“Todo lo que hagas planéalo, verifica que lo ejecutado esta de
acuerdo con lo planeado y actúa/acción/toma
decisiones/mejora”

 PLANEAR
Definir objetivo y recursos para lograrlo
 HACER
1. Entrenar
2. Ejecutar lo planeado
 VERIFICAR
Lo ejecutado versus lo Planeado
 ACTUAR/ACCIÓN/AJUSTAR
Acción correctiva o preventiva o mejora
CUESTIONAMIENTOS IMPORTANTES,
PERO NO...

• Qué es lo mas importante en su vida y por que?

• Qué puede hacer usted, que no está haciendo
ahora y que, si lo hiciera regularmente,
representaría una tremenda diferencia positiva
en su vida personal?.
• Si tuviera que hacer una cosa en su trabajo
profesional o en su empresa que ustedes saben
que tendría efectos enormemente positivos en
sus resultados, cual seria?
 ¿VA CAMINO A UNA CRISIS DE ENERGIA?
Por favor marque las siguientes afirmaciones que son verdaderas para usted
EL CUERPO
• • Me cuesta concentrarme en una sola cosa a la
Regularmente duermo menos de 7 u 8 horas y a
menudo despierto cansado
• A menudo no tomo desayuno o me conformo con
algo que no es nutritivo
• No hago suficiente ejercicio (es decir,
entrenamiento cardiovascular al menos tres
veces por semana y entrenamiento de fuerza al
menos una vez por semana)
• No tomo descansos regulares durante el día para
renovarme y recargarme realmente, o a menudo
almuerzo en mi escritorio, si es que almuerzo
LAS EMOCIONES
• A menudo encuentro que estoy irritable,
impaciente o ansioso en el trabajo, sobre todo
cuando este es exigente
• No dispongo de suficiente tiempo para estar con
mi familia y seres queridos, y cuando estoy con
ellos, es como si estuviera en otra parte
• Tengo muy poco tiempo para realizar las
actividades que mas disfruto en la vida
• No me detengo lo suficiente para expresar mi
aprecio a otras personas o para disfrutar mis
logros y bendiciones
LA MENTE
vez, y me distraigo fácilmente en el transcurso del
día sobre todo con el e-mail
•
Paso gran parte del día reaccionando a crisis y
exigencias inmediatas en lugar de centrarme en
actividades con valor a largo plazo y alto
apalancamiento
• No dedico suficiente tiempo a la reflexión, las
estrategias, y al pensamiento creativo
•
Trabajo en las noches o en los fines de semana, y
casi nunca tomo unas vacaciones sin e-mail
EL ESPIRITU
• No dedico suficiente tiempo en el trabajo a hacer
lo que mejor hago y mas disfruto
• Existe una brecha importante entre lo que digo es
lo mas importante para mi en mi vida y como
asigno en la practica mi tiempo y energía
• Mis decisiones en el trabajo suelen ser mas
influidas por demandas externas que por un
sentido fuerte y claro de mi propio propósito
• No invierto suficiente tiempo y energía en hacer
una diferencia positiva para otros o para el mundo
 ¿Cómo vive sus 168 horas de la
semana?
• Dormir
• Arreglo personal
• Alimentación
• Transporte
• Trabajo
• Labores hogareñas
• Deportes
• Recreación
• Atención a la familia
• Desarrollo personal
• Ocio
• Estudio
• Otra. Continúe la lista con otras de sus actividades
LECTURA O NARRACIÓN
DE
PRIMERO LO PRIMERO
S. Covey
 REFLEXIÓN
¿Cuántas personas en su lecho de muerte
desearían haber pasado más tiempo en la
oficina o mirando la televisión?
La respuesta es ninguna
Piensan en sus seres queridos, en
las familias y en las personas por las
que han trabajado!
EVALUE SU APTITUD:
APTITUD Averigüe hasta qué punto administra bien su tiempo respondiendo a las afirmaciones
siguientes. Marque las opciones más próximas a su experiencia. Sea tan sincero como pueda. Si la respuesta fuera
“pocas veces” marque 1, si fuera “siempre” marque 4… elija otras opciones medias (2- a veces, 3- a menudo). Use las
respuestas para identificar áreas que necesita mejorar.

AFIRMACIÓN 1 2 3 4
1 Llego a las reuniones puntualmente y preparado
2 Me aseguro de que haya un reloj visible en la sala de reuniones
3 Las reuniones que organizo alcanzan su objetivo (y lo compruebo previo a cerrarlas)
4 Las reuniones que organizo acaban puntualmente
5 Abro la correspondencia en cuanto llega a mi escritorio
6 Echo un vistazo a cualquier artículo importante de periódicos y revistas
7 Elimino mi nombre de listas de entregas de revistas y correos que no leo
8 Leo los fax el día que los recibo
9 Puedo acabar tareas sin que me interrumpan mis colegas
10 Decido cuántas veces permito que me interrumpan en el día
11 Reservo ciertas horas para recibir visitas de colegas
12 Cuando reflexiono acerca de una estrategia, cierro la puerta del despacho
13 Digo que devolveré las llamadas telefónicas y lo hago
14 Limito la duración de mis llamadas
15 Permito que un colega, el jefe o una secretaria filtre mis llamadas
16 Decido cuántas llamadas puedo atender personalmente por día (cuántas visitas haré)
17 Echo un vistazo a los memorandos internos en cuanto los recibo
18 Leo los memorandos internos más adelante
EVALUE SU APTITUD:
APTITUD Continuación. Si la respuesta fuera “pocas veces” marque 1, si fuera “siempre” marque 4…
elija otras ociones medias (2- a veces, 3- a menudo). Use las respuestas para identificar áreas que necesita mejorar.

AFIRMACIÓN 1 2 3 4
19 Evito que mi bandeja de asuntos pendientes se desborde
20 Elimino todo el papeleo de mi escritorio en forma persistente
21 Delego tareas a mis colegas que podrían hacer yo mismo
22 Hago un seguimiento del trabajo delegado
23 Intento que los informes de mis subordinados (o de mis colegas) se limite a 1 página
24 Reflexiono acerca de quién necesita conocer la información que despacho
25 Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a reflexionar (analizar) y el dedicado a
actuar
26 Hago una lista de cosas que tengo que hacer cada semana y diariamente
27 Solo trabajo un cierto número de horas al día, no más
28 Hago el esfuerzo de mantener un contacto personal con mis empleados y colegas
29 Tengo presentes las cualidades de cada uno de mis colegas
30 Me aseguro de estar informado de los últimos hitos de la empresa y el mercado
31 Almaceno los mensajes del correo electrónico para leerlos más adelante y los depuro
32 Compruebo y ordeno los archivos de mi PC (y los físicos si los tengo)
TOTAL DE PUNTOS ………………………………………………………………………………………………
AUTOEVALUESE:
AUTOEVALUESE Sume las respuestas. Si su resultado es inferior a 64 su aptitud de administración de tiempo es
baja. Si su puntuación es superior a 64 e igual a 95 su aptitud es aceptable. Si supera los 95 puntos merece un
aplauso y mantenga su aptitud pues esa excelente.
 Algunas definiciones del
tiempo, administración del
tiempo y leyes del tiempo
 ¿QUÉ ES EL TIEMPO?
 Para los griegos era un dios: CRONOS

 Es la duración de los fenómenos

 Para Aristóteles es el número o la medida

del movimiento según antes o después.

 El tiempo es el recurso más escaso, si ese recurso no puede ser

administrado nada puede ser administrado.
Peter Druker

 Administrar el tiempo es administrar su vida.

Alan Lakein
 Stephen R. Covey
“Cuán distintas son nuestras vidas cuando sabemos que
es lo verdaderamente importante para nosotros, y,
manteniendo ese cuadro en mente, actuamos cada día
para ser y hacer lo que verdaderamente nos interesa.

Si la escalera no está apoyada en la pared correcta, cada

paso que demos no hará mas que acercarnos al lugar
erróneo. Podemos ser muy eficientes, pero sólo seremos
también verdaderamente efectivos cuando empecemos
con un fin en mente”
ADMINISTRAR EL TIEMPO ES:
Calidad de Vida
• Administrar el tiempo es
administrar su vida.
• Si se pierde el tiempo se pierde
la vida.
• Si uno es dueño de su tiempo
es dueño de su vida
 CARACTERÍSTICAS

 Intangible

 Inelástico

 No se puede ahorrar

 Irrecuperable

 Recurso escaso
 PARADOJA DEL TIEMPO
• “MIENTRAS PARECE QUE NO TENEMOS
TIEMPO SUFICIENTE, TENEMOS TODO EL
TIEMPO QUE PODEMOS POSEER”
• El problema no es la escasez del tiempo, sino
el uso del mismo.
• La solución a la paradoja es recordar que
siempre hay tiempo suficiente para las cosas
que realmente son IMPORTANTES
Principales Quitatiempos –
Ladrones del tiempo –
Enemigos de la productividad
 ENEMIGOS DEL TIEMPO
• La desorganización. Papeleo
• El perfeccionismo
• Deficiente trabajo en equipo
• Interrumpir la actividad planeada
con trivialidades
• La indecisión
• La procrastinación. Aplazar
• Síndrome del experto
• No tener en cuenta las tres clases
de tiempo impuesto: El del jefe, el
del sistema y el tiempo
autoimpuesto o discrecional
• Inhabilidad para decir “No”
• Errores sistemáticos
• Preparación inadecuada.
• Falta de autodisciplina
• Cambio o confusión de prioridades
“AFILAR LA SIERRA”
• Las buenas intenciones … pero sin
acciones
• La dificultad de decir no
• Reuniones largas
• Reuniones y Visitas inesperadas
• Deficiente comunicación
• Fallas en la delegación.
• Falta de independencia
• No autoevaluarnos constantemente.
• “Hacerlo todo” o hacerlo todo al
mismo tiempo
• Falta de objetivos y plazos.
Planeacion
• Pasar de una tarea a otra sin ningún
orden
• Información incompleta
• “Hacer mandados”
• Conversaciones ociosas
 ESTADÍSTICAS DEL TIEMPO (Michael Fortino)
• La persona promedio a lo largo de su vida empleará:
• 7 años en el baño
• 6 años comiendo
• 4 años limpiando la casa
• 3 años en reuniones
• 8 meses abriendo correspondencia
• 6 meses esperando a que el semáforo cambie a verde
• 120 horas lavándose los dientes
• 5 años haciendo filas
• La persona promedio lee menos de 10 páginas de un libro por
año
• Mira 49,5 horas de televisión semanal, es decir, en una persona
de 70 años, 13 serán de televisión y 5 de ellos mirando
comerciales.
• 1 año buscando objetos y papeles extraviados
• 4 minutos por día conversando con su esposo o esposa
• 45 segundos al día en promedio conversando con sus hijos

Estas tres últimas cifras son una consecuencia directa de una

pobre administración del tiempo y el no tener bien claras
nuestras prioridades.
 Paradigmas
y
Retos humanos
más comunes
 CULTURA
Clima organizacional
Parte
Visible
Credo de la COMPORTAMIENTOS
organización.
CREENCIAS
MODELOS MENTALES
PARADIGMAS
Entorno
Fuerzas MODELOS CAUSA - EFECTO Parte
Externas
Cambiante No Visible
Competencias GUSTOS
Valores -VALORES TRADICIONALES
- VALORES MODERNO

Interesa que no se sepa tanto sino Gente Nueva + Gente Renovada =

que se sea mas persona Trabajo Fuerte

Los valores cambian todos los días: se asimilan del entorno.

La Gente se acostumbra rápido a los valores buenos y malos
 EL PARADIGMA DE LA EFECTIVIDAD EN
ARMONÍA CON UNA LEY NATURAL
PRINCIPIO DENOMINDADO: “EQUILIBRIO P/CP”

Muchas personas chocan contra este principio. Basado en la fabula

de Esopo acerca de “la gallina de los huevos de oro”

 La mayoría de las personas ven el principio o ley natural de la

efectividad, desde el paradigma de los huevos de oro: cuanto más se
produce, cuanto más se hace, más efectivo se es. Pero, como muestra
el relato, la verdadera efectividad está en función del equilibrio de dos
cosas: P/CP

1. Lo que se produce (los huevos de oro): P (producción de los

resultados)
2. Los medios o bienes de producción y la capacidad para producir (la
gallina): CP (la aptitud o el medio que produce los huevos de oro)
Básicamente
Básicamente nuestro
nuestro carácter
carácter
está
está compuesto
compuesto por
por nuestros
nuestros
hábitos
hábitos
“Siembra un pensamiento, cosecha una acción;
Siembra una acción cosecha un habito.
Siembra un habito, cosecha un carácter,
Siembra un carácter, cosecha un destino”

Proverbio
LA ÉTICA DEL CARÁCTER
La ética del carácter enseñaba hace 150 años que existen
principios básicos para vivir con efectividad, y que las
personas sólo pueden experimentar un verdadero éxito y una
felicidad verdadera cuando aprenden esos principios y los
integran a su carácter básico. Está es el cimiento del éxito
duradero, nuestra primera naturaleza, los principios o leyes
naturales.
LA ÉTICA DE LA PERSONALIDAD
Después de la Primera Guerra Mundial el éxito paso a ser
una función de la personalidad, de la imagen publica, de las
actitudes y las conductas, habilidades y técnicas de relaciones
publicas y humanas. Esta, en lo esencial, tomo dos sendas:
1.La de las técnicas de relaciones públicas y humanas
2.La actitud mental positiva (AMP)
 LA ÉTICA DEL CARÁCTER/LOS PRINCIPIOS
• Integridad • La simplicidad
• Fidelidad • La dignidad humana
• El Valor • La modestia
• La humildad • El servicio
• La mesura • La calidad o excelencia
• Rectitud (equidad mas • El crecimiento
justicia) • La educacion y el estimulo
• Honestidad • El potencial
• Confianza (Integridad mas • La regla de oro
honestidad) • La Efectividad
• La paciencia • Paz
• El esfuerzo/la pasion • Alegria
• Coherencia/consistencia • Poder
• Amor • Verdad
• Pureza
 Si quiere superar retos y
alcanzar metas: “identifique
y aplique el principio o ley
natural que gobierna los
resultados buscados”.
S. Covey
Éste es quizás el más grande de
todos los descubrimientos para
quien ha emprendido la
búsqueda de la sabiduría:
!Los principios que
necesitamos en nuestra vidas
ya están dentro de nosotros!
Conductas, hábitos,
metodologías y
herramientas para la
administración del tiempo
 7 CLAVES PARA ADMINISTRAR
MEJOR SU TIEMPO

• Aclarar objetivos • Sacar provecho del

• Desarrollar el habito de ambiente
trabajar prioridades • Diferenciar lo
• Identificar ladrones del importante de lo
tiempo urgente
• Organizar las • Hacer lo importante…
actividades ya!
PRIORIZAR (Pareto 20/80)

1.Cada noche elabore su lista de 10 cosas

mas deseables por hacer (las que
probablemente no lograra, a menos que
luche por tener tiempo)
2.Dedíqueles parte del tiempo de trabajo en
la mañana a las 2 actividades mas
importantes de su lista
3.Realice las dos tareas en el tiempo
señalado. Si logra terminarlas y le sobra
tiempo siga con las siguientes actividades
en la lista
 5S Cinco palabras
en japonés

Entorno
Seiri
Despejar
Seiketsu
Seiton Estandarizar
Organizar Shitsuke
Seiso Continuar
Limpiar

SEI: SENTIDO
 CADA COSA SIEMPRE EN SU MISMO SITIO
Tu sistema de CCP (Caja Fuerte - Carpetas – Papelera)
1. En una Caja Fuerte, a ser posible en otro lugar fuera de tu zona
residencial, guarda las escrituras, seguros, partidas de nacimiento y
certificados importantes. Incluye una copia de tus números de tarjeta de
crédito y débito.

2. ¡Todo en Carpetas! Ten una carpeta para las finanzas, donde estarán los
recibos y extractos fundamentales. Una carpeta con anillas será lo mejor para
archivar por fechas. Elimina papeles de la superficie y guárdalos ¡ya!

3. Utiliza tu vieja amiga: La papelera. Te sorprenderás de la información

repetida que tienes. Los documentos sin tocar en los 2 últimos meses irán
directos a la papelera.
No volverás a necesitar el 99.9% de ellos. Una vez tengas todo guardado
revisaras cada 2 meses el material no utilizado y lo tiraras

Se pierden 3 días al año, con sus 24 horas buscando cosas que no se

encuentran a la primeras. Con los pasos anteriores recuperarás 72
horas al año para lo importante
 HÁBITOS DE LA GENTE EFECTIVA

SER PROACTIVO

VICTORIA PRIVADA TENER UN FIN EN MENTE

(VISIÓN)

PRIMERO LO PRIMERO
 HÁBITOS DE LA GENTE EFECTIVA

GANAR - GANAR

VICTORIA ESCHUCHAR Y
PÚBLICA SER ESCUCHADO

SINERGIA

AFILAR LA SIERRA
 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
ALAN LAKEIN
1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos
y ordenarlos de acuerdo con su importancia.
2. Elaborar diariamente la lista de las cosas por hacer.
3. Empezar con las “A”s; no con las “C”s, es decir, los asuntos
de
primera y no con los de tercera importancia.
4. En caso de duda preguntarse ¿cuál es el mejor uso de mi
tiempo en estos momentos?
5. Manejar cada hoja de papel una sola vez
6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se
conviertan en pendientes.
 HACER PRODUCTIVO EL TIEMPO

URGENTE NO URGENTE

I II
T E Actividades: Actividades:
TAN Crisis.
R Prevención, afilar la sierra
P O Problemas apremiantes Construir relaciones.
IM Reconocer nuevas oportunidades
Proyectos cuyas fechas vencen
Planificación, recreación.

III IV
Actividades:
Actividades:
T E Interrupciones, algunas llamadas.
O
N TAN Trivialidades, ajetreo inútil
Correo, algunos informes.
O R Algunas reuniones. Algunas cartas.
P Algunas llamadas telefónicas.
IM Cuestiones inmediatas y acuciantes.
Actividades populares. Pérdidas de tiempo.
Actividades agradables.
 Urgente No Urgente
Importante

I Resultados: II Resultados:
•Estrés •Visión/perspectiva
•Agotamiento •Equilibrio
•Administración de crisis •Disciplina
•Siempre apagando incendios •Control
•Poca crisis

III Resultados:
IV
No importante

•Concentración en los pla-

sos cortos Resultados:
•Administración de crisis
•Carácter de Camaleón,
atento a la reputacion
•Considera que las metas y •Total irresponsabilidad
Planes no valen la pena •Despido de los empleados
•Se siente impotente, exclui •Dependiendo de otros o go-
do del control
•Relaciones muy frágiles o ro- bernado por apremios básicos
tas
 Urgente No Urgente
Importante

I II
20 - 25% 65 - 80%

25 - 30% 15%

III IV
No importe

15% 1%

50 - 60% 2 - 3%
I II

Resultados:

 Visión, perspectiva
 Equilibrio
 Disciplina
 control
 Poca crisis
 MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL DINERO

URGENTE NO URGENTE
I II
 Arriendo  Ahorro general
 Cuota de vivienda o de cualquier  Ahorro para educación
clase de préstamo  Ahorro para pensión
 Pago de servicios públicos  Pago de administración
IMPORTANTE
 Pago de administración  Compra de carro
 Mercado  Ahorro para vacaciones
 Colegio  Planeación de la inversión
 Pago de préstamos y deudas  Planeación de la compra de
vivienda
 Planeación de un negocio propio

III IV
 Comidas fuera del hogar  exceso de vida social
NO
IMPORTANTE  Gasto en esparcimiento no planeado  Compra de ropa demasiado costosa
 Gasto excesivo en préstamos  Exceso en planes de esparcimiento
y deudas (viajes y comidas por fuera de casa
 Compra de cosas lujosas todas las semanas)
 lujos innecesarios
 PASO 5
Planee su día

PASO 4
Planee su semana

PASO 3
Identifique sus metas

PASO 2
Identifique sus roles clave

PASO 1
Desarrolle una misión personal
El objetivo de la administración del cuadrante II consiste en organizar nuestras
vidas con efectividad, desde un centro de principio sólidos, desde el
conocimiento de nuestra misión personal, concentrándonos en lo importante y
en lo urgente, y dentro del marco del equilibrio conservado entre el incremento
de nuestra producción y el aumento de nuestra capacidad de producción.

Planeación semanal:
semanal

Fijar el mejor
Horario
Identificación Seleccionar
Realizar
de Roles Metas (por
Planes para
cada rol)
alcanzar
cada meta Adaptación
diaria
El hilo conductor primario es las relaciones de las actividades
frente a los resultados estratégicos centrales, y el secundario es
el tiempo. Delegar
 Semana Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado
Roles Metas
del --- al ----

Comprobar
parámetros
 Prioridades
semanales. Prioridades diarias
del mercado
     
Rol 1:
Account
Estudiar
encuestas de
 
Manager satisfacción
Plan 30 Clientes
nuevos 
Compromisos/Tareas
Hacer
seguimiento
 Tiempo
Rol 2: a acciones
8
privado   
correctivas
Auditor
ISO 9000 Ejecutar el plan
9 
de auditoría 
interna 10

Reunión  11
seguimiento
metas 12
Rol 3:
“Equipo
Presentación
proyecto

Ganador” Emprendedor 1

2  
3

4 
5

6
 6 PASOS SENCILLOS PARA DOBLAR SU TIEMPO
Notarás al momento una mejoría inmediata. Son sencillos y ganarás unas horas con ellos
1. POSPONER LAS TAREAS PEQUEÑAS, NO LAS
GRANDES
• Lo primero son las prioridades. Es lo que decide el
futuro.
• Es mejor acabar un trabajo importante que pasarte la
mañana o el día con la clásica sensación de que no
has hecho nada.
• Te juzgarán por tus grandes proyectos. ¿Crees que
alguien se acuerda de los emails que has contestado o
a las miles de reuniones que has asistido?
2. TEN TU PROPIO HORARIO, (NO EL DE LOS DEMÁS)
• ¿En que parte del día estas con mas energía? Haz lo
mas difícil en este periodo. No te dejes tentar por
terminar ese “trabajillo”. Reestructura tu horario en
función de esas horas. Pospón todas las reuniones o
citas de esa franja de tiempo.
• Concéntrate y no cedas a la tentación de las pequeñas
gestiones o contestar emails. No interrumpas por nada
este tiempo.
3. MESA VACIA NO ES SINÓNIMO DE UNA MENTE
VACIA
• No confundas creatividad con desorden. Una mesa
desordenada sólo consigue hacemos perder tiempo
buscando papeles
• Esconde esos folletos, catálogos, etc. Pruébalo, nada
perderás
4. LA TECNOLOGÍA TE HARÁ MÁS EFECTIVO
• Aprovecha los adelantos tecnológicos.
• No compres automáticamente el ultimo adelanto,
analiza cuánto tiempo te demandar a aprender a
manejarla.
5. TIRAR, TIRAR Y TIRAR
• Aplica las cinco “eses”. La papelera te quitará un
montón de trabajo.
• Puedes descartar hasta el 20% de la información que
te llega y no pasa nada
• El 99% de los papeles que guardamos mas de 60 días,
ya han perdido todo su valor.
• Prueba a tirar los papeles antiguos. Al principio te
costara, pero cuando te acostumbres notaras la
diferencia.
6. DISEÑA TUS PROPIAS METAS O TRABAJARÁS PARA
LAS METAS DE LOS DEMÁS
• Ten tus propias metas y aférrate a ellas. Poca gente se
las plantea.
• Un día llega tu jubilación y ya es tarde para hacer lo
que querías hacer, es decir, lo importante. “…si hubiera
dedicado mas tiempo a…”
 6 MANERAS RÁPIDAS DE GANAR DOS HORAS MÁS AL DÍA
Notarás al momento una mejoría inmediata. Son sencillas y recuperarás 2 horas
1. DE SEGUIDO
• Para tu trabajo de concentración crea espacios de
tiempo donde no existan interrupciones. No estas para
nadie.
• Elimina tareas para agrupar 120 minutos seguidos.
Pregúntate: ¿Es necesario hacer esa ronda de
llamadas? ¿Es necesaria esa reunión? Es necesario ir
a esa presentación? ¿Es necesario desplazarse?
• Concéntrate en lo importante
2. CENTRALIZA TODO EN TU AGENDA
• Centraliza absolutamente todo en tu agenda. Es una
herramienta mas valiosa de lo que crees. Puedes
ahorrar cientos de notas adhesivas y hojas en ella
• Si es necesario o no te cabe en la agenda, pega de tu
agenda lo adicional. Siempre en tu agenda. Ver otras
recomendaciones para eliminar papeles en diapositiva
siguiente
3. PONTE COMODO
• Un entorno agradable produce los mejores resultados
• Usa un sillón ergonómico, evita los ruidos pequeños
pues limitaran tu concentración a la mitad, mesa a la
altura correcta, temperatura agradable, luz natural en
lo posible, aléjate de los pasillos, no dejes papeles
encima de la mesa
4. OBSÉRVATE UNA MAÑANA CADA 5 MINUTOS
• Verás que el día esta plagado de pausas, cambios de ritmo,
momentos de “a ver si me concentro en lo que estaba”
• La gente realmente no se esfuerza, cree que se esfuerza.
Utiliza una cámara y veras
• Necesitas la inercia de trabajar concentrado para trabajar de
verdad
5. LOS SÁBADOS
• El sábado es un día del que puedes sacar un provecho
extraordinario. Por supuesto que también es para descansar.
• Saca solo 2 horas para trabajo de concentración en el
momento mas enérgico que tengas y el resto lo podrás
dedicar al ocio, pero en tus 120 minutos estarás
ensimismado y trabajaras tan intensamente que casi
igualaran a un día laborable normal
6. PENSAMIENTO CUCHILLO
• ¿Qué es lo que verdaderamente te apasiona, tu hobby?
¿Cuáles son tus habilidades? ¿Qué valoras mas en la vida?
¿Qué harás para conseguir lo que mas quieres?
• Vuelca toda tu fuerza en eso. Haz la prueba ahora ,
concentra tu energía durante 10 minutos en ese
pensamiento. Coge el cuchillo
 OTROS CONSEJOS PARA ELIMINAR PAPELES

• Utiliza al máximo el software de tu PC para archivar y anotar

• Escribe respuestas a mano sobre las mismas cartas que te envíen

• Fotocopia sólo las partes esenciales. Tenemos la costumbre de

fotocopiar informes enteros cuando a veces basta con dos paginas

• Usa el papel por las dos caras. Obvio, pero casi nadie lo hace

• Intenta no fotocopiar. Anota el punto clave en tu agenda. Con el tiempo

eso significara eliminar una pila entera de documentos

• Si vas a botar papeles que hace más de un año estás guardando, no

los mires ni los analices porque entonces no los botarás o seguirás
guardando parte de ellos que no te servirán para nada y entras en un
circulo vicioso
 TU PLAN B
Los tres secretos para planificar
SECRETO 1
Invierte mas tiempo que nadie en planificar, es
decir, en pensar.
• 1 hora te ahorrara10 horas de trabajo. Inicia con 10
minutos, con ellos ganaras 100 minutos (1 hora y
media ahorrada en trabajo adicional). Te llevara un
mes acostumbrarte
• Para tu hora estratégica es imprescindible que
estés en calma. Siéntate en soledad y piensa.
Reclúyete una 1 hora para planificar. Inicia a
planificar a 2 días, a 3, a 1 semana y hasta 1 mes
vista. Siempre en tu agenda
• Si no planificas pasaras el día en nimiedades y no
avanzaras. Prioriza
SECRETO 2
Busca todo lo que pueda salir mal…y haz lo
imposible para que no pase.
• El factor critico de falla son las personas. ¿Quién no
puede cumplir lo prometido? ¿Quién mas puede
fallar? ¿Cómo podría disminuir mi principal fuente
de ingresos? ¿Otros riesgos?
• Piensa en lo peor que pueda ocurrir. Ver ampliación
de este punto
SECRETO 3
Modifica tus planes sin piedad
• Planea con mucha antelación, pero revisa
continuamente. Sigue pensando en todo lo que
pueda salir mal, sigue revisando los cuellos de
botella, los riesgos. No confíes tanto en tu bonita
estrategia inicial
• Ten en cuenta la máxima inapelable en el arte de la
estrategia: Ni el mejor de los planes resiste el
contacto con el enemigo, pero es mejor tener un
plan que ninguno
• No pienses que has sido un tonto que no planifico
bien, todo es cambiante. Tienes que volver a seguir
planeando y a preguntarte ¿Qué podría salir mal,
etc.
• Ten proyectos flexibles, toma medidas
contundentes. Es inevitable, en la batalla surgen
cientos de nuevos factores. Si rediseñas tu plan
una y otra vez saldrás siempre ganando.
• Pregúntate: ¿Qué puedo mejorar? ¿Qué puedo
simplificar? ¿Cuál es el siguiente paso? ¿Qué
falta? ¿Qué nueva medida no puede fallar?
• Planifica sobre el papel. Dibuja esquemas. Retocar
los planes desde una hoja marca la diferencia
• Los que triunfaron escribieron en su día un plan
estratégico
 AMIGOS
LE ORIENTAMOS
PARA DAR
RESULTADOS

GRACIAS