ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SENA VIRTUAL
 
Nombre: José Pablo Sánchez Ramírez
 Cedula: 391501 Extranjería
 
 
Programa de Formación: Organización Documental en el Entorno Laboral
Instructor Virtual: NATHALIE PATRICIA ROSADO MAZA

 
 
ACTIVIDAD 2
 
2015
 Caso N° 1 – EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO
 
Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes
contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos
acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones
y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los
criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del
documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil
acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la
empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se
han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas.
1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

 Los criterios de como organizar el archivo los aplicaría según lo que he aprendido y lo dejaría así,
 Clasifique los documentos por su organización en grupos, ya que ello servirá en la coordinación de sus
categorías o clases. decida qué documentos se deben colocar en cada categoría (ejemplo jurídica, Recursos
Humanos, Tesorería, Contabilidad etc.) . Cree secciones en cada categoría, ya que le ayudará en la gestión y
organización de sus archivos. Cree sub-categorías para cada categoría. Tal vez le resulte difícil organizar
un sistema de archivos en categorías y sus subcategorías, pero será conveniente después de que el sistema
de archivos esté organizado. Estos sistemas de archivos pueden ser útiles y además, puede simplificar el
sistema de archivos mediante la división en secciones por subcategoría diferentes como el lugar, fecha y
nombre.
2. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

La falta de conocimiento de parte de los gerentes de la empresa al pensar que el archivo no es

muy importante en la Institución.
3. ¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

 Evidentemente Si se debe aplicar, esto debido a que el Listado de SERIES

correspondientes a los tipos documentales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos. Así determinar cuanto tiempo vamos a eliminar el
archivo y así no se vea la empresa llena de tanto documento.
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo.
¿Cómo debe ser archivados esos documentos?

 Hacer una carpeta electrónica en la que voy a guardar todo lo relacionado con la
información que quieres organizar y clasificar. Necesitamos poner nombre a la carpeta
según como la empresa lo necesite ejemplo Comercial, Recursos Humanos, Contabilidad,
Tesorería etc.,. Al momento de etiquetar las carpetas, intenta ser lo más conciso que
puedas, usando la menor cantidad de palabras cómo puedas pero dejar en claro lo que
contiene la carpeta. Dependiendo en la cantidad de información que quieras organizar,
será bueno también crear subcarpetas dentro de la carpeta.. Asegúrate de hacer un
respaldo a tus archivos constantemente, preferiblemente cada 3 o 4 semanas. Conforme
tu archivo electrónico va creciendo, necesitas mantearlo al corriente moviendo
documentos que ya no necesites a un disco regularmente. Eliminando esa basura, se te
hará más fácil usar el sistema de archivo más eficientemente.
5. ¿Cómo debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información?

 Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: 
 a)    aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,
 b)    revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,
 c)    asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos,
 d)    asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de   uso,
 e)    asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,
 f)     asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son
necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que
se controla su distribución, y
 g)    prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada
en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia del uso
de las TRD?

 -Para racionalizar los procesos documentales.

 -Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
 -Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.
 -Para facilitar el manejo de la información.
 -Para racionalizar la producción documental.
 -Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en
ella estipulados.
 -Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
7. Según su criterio ¿cuál es el gran reto de Arnulfo?

 Darle eficiencia y calidad a la empresa para así no tener desordenes documentales, el

compromiso hacia los retos de tener planeación. Como la velocidad del cambio es
acelerada, habrá que liderar en la empresa no solo en el presente sino en el futuro pero con
grupos de trabajo distintos en cuanto a su responsabilidad.
¿Cree usted que la gestión documental es la base para el
desempeño de la empresa?

 Para mi la base siempre va ser el servicio al cliente en todas las empresas, por ende a lo
anterior la gestión documental será lo segundo mas importante ya que en ella esta la base
jurídica con la cual depende sus acciones legales escritas y archivadas hay estarán los
grandes retos de una buena TRD en los documentos.