TECNICAS DE ARCHIVO:MATERIALES Y ELEMENTOS PARA EL

ARCHIVO
 MATERIALES Y ELEMENTOS PARA EL
ARCHIVO
1.FICHEROS Y TARJETEROS
Las fichas o tarjetas se colocan horizontal
o verticalmente, se desplazan, las unas
en relación con las otras, por un espacio
constante que asegura la visibilidad de
las referencias y la señalización. Hoy en
día existen ficheros modernos, de fácil
manejo o aquellos de gavetas o
compartimientos, con cierre o sin él y de
gran capacidad. Es muy importante
diferenciar los archivadores de los
tarjeteros o ficheros. En los archivadores
se guardan documentos, en los tarjeteros
o ficheros se guardan fichas donde
registros y datos.
2. CLASIFICADORES
Los clasificadores se fabrican en distinto tamaño, modelos y
materiales, y sus usos son diversos, por ejemplo para organizar
tarjetas, fichas, correspondencia, cheques, facturas, talonarios,
puede realizarse por cualquier sistema de ordenamiento que
utilice la empresa. Para esto hay clasificadores con rótulos en
blanco que se utilizan de acuerdo con las necesidades de cada
organización.
3.CARPETAS
Son dos hojas de cartulina o manila, cartón prensado o fibra,
con pliegues adicionales o dobleces marcados que permiten
ampliar su capacidad. La proyección de la tapa posterior se
llama pestaña y viene de diferentes tamaños. La rotulación o
marcación de la carpeta se hace sobre la pestaña y es el
nombre que adquiere la carpeta. Una carpeta tiene capacidad
máximo para 100 documentos conservando su forma original.
Algunas ilustraciones que nos muestran la forma como
las carpetas deben ser utilizada de acuerdo a su capacidad de
albergue.
 4. BOLSAS

Llamadas también sobre o fundas. Un ejemplo claro son las

historias clínicas, los registros médicos y de personal. Las que
más se usan tienen separadores o compartimentos dentro de
ellas. Se elaboran en plástico, cartón, tela y hule.
 5.LEGAJOS
Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para
asegurar los documentos. No deben ir sujetos a la carpeta
principal sino al legajo y este va dentro de ella. En cuanto a
los documentos que se legajan, pueden quedar ordenados,
dejando el primero o el más actualizado al principio o al
final. En el caso de las hojas de vida, se prefiere que al final
se queden las recibidas de último.
El legajo se identifica con los siguientes datos:
-Identificación de la empresa
-Nombre de la dependencia a la cual pertenece
-Título para el archivo
-Año al cual pertenecen los documentos
 ROTULOS O MARBETES

Son las tiras de cartulina o las cintas de papel engomado

que se adhieren a las pestañas, para titular las carpetas.
Se consiguen en tiras perforadas, y gran variedad de
colores.
 INDICE

Es una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la

gaveta.
Se coloca en el portaíndice que tiene cada gaveta y se
acostumbra protegerlo con un pedazo de acetato.
GUÍAS
Son cartulinas o cartones para separar distintos grupos de
documentos dentro de una carpeta.
Pueden ser simples o complejos.
QUIZ
MENCIONE 2 ELEMENTOS PARA EL ARCHIVO.
PARA QUE SIRVE LA GUIA?
 TAREA
REALIZAR UN CUADRO SINOPTICO DE QUE ES
LA GESTION DOCUMENTAL.
SE TENDRA EN CUENTA LA INFORMACION QUE
CONTEGA EL CUADRO SINOPTICO,LA
PRESENTACION Y ÑA FECHA DE ENTREGA.
NOTA:FECHA DE ENTREGA 10 DE SEPTIEMBRE.
LOS ESTUDIANTES QUE PRESENTARON QUIZ HOY
NO DEBEN PRESENTAR ÉSTA TAREA.
GRACIA
S