Sunteți pe pagina 1din 20

PRINCIPII DE EFICIENŢĂ

PERSONALĂ ŞI MANAGERIALĂ

Lect. univ. dr. Cristina Popescu


• În imaginaţia multora dintre noi munca intelectuală este
caracterizată " de o dezordine ştiinţifică " şi nu neapărat de
o ordine fizică, dar, în realitate, nimic nu demonstrează că
ordinea, rigoarea şi organizarea ar împiedica în vreun fel
eficienţa muncii intelectuale adevărate.

• Atracţia irezistibilă a dezordinii îşi are izvorul secular în


aparenta economie de efort. Consecinţa nefastă a acestei
aparenţe este constatarea plină de amărăciune că: "
Leneşul mai mult aleargă... ".
Cei 5 S - Noţiuni generale

De origine japoneză acronimul 5 S simbolizează prima literă a


cuvintelor:

• SEIRI - debarasare
• SEITON - aranjare
• SEISO - curăţenie
• SEIKETSU - ordine
• SHITSUKE - rigoare
SEIRI sau Debarasare

Prima operaţie, SEIRI sau Debarasare vizează ţinerea tuturor


elementelor cu care intrăm în contact la locul de muncă în
vederea păstrării strict necesare şi a eliminării celorlalte.

Această operaţie se referă la elementele materiale cât şi la


cele imateriale care au legătură sau condiţionează
metodele de lucru ( norme, reguli, documentaţie ).

Această operaţie luptă împotriva înclinaţiei fireşti a fiinţei


umane de a acumula, de cele mai multe ori lucruri inutile.
SEITON sau Aranjare

O dată locul de muncă debarasat, cea de-a doua operaţie


SEITON sau Aranjare constă în amenajarea optimă a
mijloacelor necesare în vederea reducerii gesturilor inutile
şi a pierderilor de timp: un loc anume pentru fiecare lucru la
locul său.
SEISO sau Curăţenie

Cea de-a treia operaţie, SEISO sau Curăţenie, se ocupă de


curăţarea locului de muncă printr-o luptă metodică şi
permanentă împotriva prafului, a murdăriei, a resturilor de
materiale.
SEIKETSU sau Ordine

A patra operaţie, SEIKETSU sau Ordine, defineşte reguli prin


care locul de muncă se va păstra debarasat de obiecte
inutile, aranjat şi curat.
SHITSUKE sau Rigoare

Cea de-a cincea operaţie, SHITSUKE sau Rigoare, ţine de


relaţiile dintre diferitele nivele ierarhice.

Cei 5 S – debarasare, aranjare, curăţenie, ordine, rigoare –


fac parte integrată din viaţa intrepriderilor japoneze care
pun în aplicare conceptul de Calitate Totală.
Principii după Keery Gleenson

Cunoscutul specialist în probleme de organizare din Suedia,


în cartea sa "The High-Tech Personal Efficiency Program" -
se referă principiile de bază, de însuşirea cărora nici măcar
tehnologia înaltă nu ne poate scuti.
1. Acum e momentul! Nu lăsa pe mâine ce poţi
face azi!

• Cel mai important principiu de lucru este "Acum e


momentul ! " Dacă primul nostru impuls este să amânăm
ceea ce trebuia să realizăm cu prima ocazie, nu vom
realiza mai nimic, indiferent de instrumentele tehnice pe
care le utilizăm.
• Prima regulă a productivităţii personale este: Să
acţionăm asupra unui document din momentul în care l-am
atins sau l-am citit.
• Cel mai simplu şi mai eficient mod de a depăşi
amânarea este aplicarea principiului " Acum e momentul! "
În cartea sa " Getting Things Done ", Edwin Bliss descrie această filosofie în felul
următor:
• " Când nu acţionăm pe cât de prompt ar trebui, cauza nu este dificultatea
sarcinii ci mai curând obiceiul de a amâna ori de câte ori acest lucru este posibil. "
• Amânarea este deseori legată de un singur lucru: de atitudine.
• Principiul " Acum e momentul! " substituie un obicei de tipul " Şi mâine e o zi!
" cu un obicei orientat spre o acţiune.
• Mulţi oameni devin foarte isteţi, ingenioşi chiar atunci când este vorba de
amânare: " Nu am timp " este scuza cea mai comună. "Cred că au spus că nu vin
azi, aşa că nu le mai dau telefon. " , " Ar putea să dureze o veşnicie, aşa că mai
bine aştept până o să mai am o zi liberă ca să mă apuc de treaba asta ." , " Nu-i
aşa de important acum ."  
Şi lista poate continua la nesfârşit cu motivele pentru care o sarcină nu poate fi dusă la
bun sfârşit.
Adevărata putere din spatele lui " Acum e momentul! " provine din viteza cu care se
rezolvă problema. Dacă le cerem angajaţilor să adopte un comportament de tipul "
Acum e momentul! " vom observa imediat ameliorări semnificative ale rezultatelor.
Sfaturi practice care ar putea ajuta la înţelegerea
comportamentului de tip proactiv:
• Dacă putem alege dintre mai multe sarcini, să alegem pe
cea care nu ne atrage deloc şi să o rezolvăm imediat.
• Dacă nu avem de gând să o rezolvăm chiar acum, atunci
mai bine nu citim!
• Să segmentăm munca de rutină astfel încât să lucrăm pe
cât posibil de loturi uşor de tratat.
• Să lucrăm la intervale definite de timp.
• Trebuie să ne programăm activităţile şi să evităm luarea
unor decizii care ne-ar putea strica orarul deja stabilit.
• Trebuie să fim decişi în obiceiurile noastre de muncă.
• Să fim decişi în obiceiul de a ţine mai mult de decizia de a
nu face un anumit lucru decât de aceea de a-l face.
În concluzie, decizia trebuie luată chiar acum:

• Să scăpăm acum de sarcina respectivă!


• Să o delegăm!
• Să alocăm acum timp şi spaţiu pentru ea!
• Pentru că acum e momentul!
2. Nu-ţi extenua memoria, notează!
• Majoritatea oamenilor se mândresc cu marea lor capacitate de a-şi aminti tot
ceea ce au de făcut. Se joacă cu mintea lor.

• Nu toţi oamenii vor neapărat să-şi întărească abilitatea de a-şi aminti sutele
de detalii care ne îngreunează activitatea de zi cu zi. O soluție bună o reprezintă
notarea lor.

• Dacă suntem obişnuiţi să scriem pe hârtie, ne putem lua un jurnal sau


agendă, astfel încât tot ceea ce trebuie să ne amintim să poată fi scris într-un
anumit loc şi să devină o înregistrare permanentă la care să ne putem referi
întotdeauna.

• Calendarul trebuie lăsat deschis întotdeauna în computerul nostru pentru ca


să putem introduce noi activităţi şi pentru a modifica starea de evoluţie a activităţilor
deja înregistrate pe măsură ce au loc.
3. Orice activitate tinde să ocupe tot intervalul
de timp alocat pentru ea
• Dacă este alocat un anumit interval de timp pentru
realizarea unei activități vom avea o şansă mai mare de a
termina lucrul în timpul respectiv decât dacă nu i-am fi dat
acest interval.
• Putem programa unul sau chiar două momente într-o zi
pentru a îndeplini aceste sarcini.
• Ceea ce trebuie să ne amintim: controlul pe care îl
avem asupra timpului este acela pe care îl exercităm.
4. Dacă nu avem o ţintă exactă, indiferent de
drumul pe care apucăm, nu vom ajunge nicăieri!
• Este necesar să ne propunem scopuri. Un scop
orientează toate eforturile şi acţiunile noastre. El
"acţionează ca o lumină călăuzitoare".
• Scopurile sunt instrumente puternice pentru creşterea
productivităţii. Odată cu scopurile apar şi înţelesurile.
• Nu este suficient să avem scopuri vag identificate.
Scopurile trebuie să fie bine definite şi de preferat studiate
în scris.
• În cartea sa, " Cele şapte obiceiuri ale oamenilor foarte
eficienţi", Stephen Covez se referă la diferitele roluri pe care
le joacă oamenii.
5. Întâi planifică şi apoi termină cât mai repede!

• Lista zilnică a activităţilor de realizat. În fiecare zi ar trebui


să întocmim o listă cu toate sarcinile pe care le avem de
făcut pentru a doua zi.

• Planul săptămânal. O dată pe săptămână ar trebui să


examinăm toate şansele noastre de realizare a anumitor
activități în acest interval de timp.
6. Acum e momentul!
cu exstensia Urmăreşte!
Atunci când vrem cu adevărat să relizăm ceva trebuie
să fim perseverenţi.
Calvin Coolidge, cel de-al 30 preşedinte al SUA a spus:
'' Nimic nu poate lua locul vreodată perseverenţei. Nici
măcar talentul; la fiecare pas se întâlnesc oameni cu
talentul , dar fără succes.
Nici măcar genialitatea nu-i poate lua locul: ''geniul
necunoscut'' este de domeniul basmelor. Nici măcar
educaţia: lumea este plină de oameni ai străzii cu educaţie.
Dar perseverenţa şi hotărârea sunt omnipotente. ''
Aceasta este esenţa în activitatea desfășurată de noi:
- să ştim ce vrem;
- să planificăm calea de a atinge acel scop;
- să acţionăm în conformitate cu planurile făcute;
- să le urmărim până când se îndeplinesc sau dezvoltăm
noi planuri pentru a face să se întâmple;
- să urmărim noile planuri o dată şi încă o dată până când
atingem ceea ce ne-am propus.

Cu cât vom fi mai bine organizaţi cu atât le vom duce la bun


sfârşit.
7. Dacă o sarcină poate fi delegată, deleag-o!

Deci pentru a fi eficienţi în munca noastră trebuie:


• Să aplicăm principiul '' Acum e momentul! ''
• Să identificăm tipurile de lucrări a căror realizare poate fi
segmentată şi să stabilim rutine pentru a prelucra munca
pe loturi.
• Să introducem un plan săptămânal al timpului şi să
planificăm activităţile din săptămâna următoare.
• Să ne notăm scopurile şi obiectivele profesionale şi private.
• Să delegăm sarcinile ori de câte ori acest lucru este posibil
şi să urmărim cu perseverenţă realizarea obiectivelor.