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LE CONTRÔLE INTERNE
- Nombre de composantes: 12
- Budget de fonctionnement: 235 millions d’euros, dont 169 millions d’euros de charges de personnel (72% des dépenses de
fonctionnement)
- L’UPEC est passé aux compétences élargies le 01 janvier 2010 et à migré sur le logiciel SIFAC le 01 janvier 2011.
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DES PRE-REQUIS
Un portage politique fort
A l’UPEC, le Directeur général des services adjoint aux affaires financières anime le projet au niveau
de la Direction.
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DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS
Des moyens
Il coordonne les différents chantiers mis en œuvre depuis le mois de juin 2010.
Des structures
Le comité de pilotage
Son rôle est essentiel: Définir les axes prioritaires à traiter et valider les travaux
réalisés sur le CICF
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DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS (5)
Des outils
Guide du CICF : outil qui permet de définir l’organisation et les méthodes mises en place pour assurer le fonctionnement de
l’UPEC.
- Fiche des Procédures et logigramme : document formalisant les activités et les tâches à accomplir pour mettre en
œuvre les processus. C’est l’analyse de l’existant.
- Organigrammes Fonctionnels nominatifs: C’est la décomposition des individus. C’est un document qui
retrace qui fait quoi, comment et quand dans un processus.
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LE PLAN D’ACTION
Définition du périmètre
Sur la base des constats issus de la cartographie des risques, des actions ont été
définies et mises en œuvre afin de corriger les zones d’ombre et d’anticiper les
risques futurs.
Les actions programmées sont suivies à partir d’un plan d’action régulièrement
actualisé.
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UN MODELE DE CARTOGRAPHIE DES RISQUES
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Critère
Cotation
N° de qualité
Libellés Facteurs Plan d'actions
risque compt
P I C
able
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UN MODELE DE PLAN D’ACTION
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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n
En cours de constitution
Traçabilité : Email de la DRH aux
dossiers process
composantes le 13 janvier 2011
d'accréditation- us
GIRAF rémunér
conservation des Absence de modèle de
6 21 2010 Réalité E/SIFA PV ation 2010 oct-10 2010
actes de signature.
C DGFIP /
nomination et des Necessité de mettre en place un
décemb
délégations de referentiel de signature.
re 2009
Absence de déleguation de
signature. signature.
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LE PLAN D’ACTION
Définition du périmètre
- Identifier les processus prioritaires pour orienter les choix des actions à envisager
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Critère
Cotation
N° de qualité
Libellés Facteurs Plan d'actions
risque compt
P I C
able
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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n
En cours de constitution
Traçabilité : Email de la DRH aux
dossiers process
composantes le 13 janvier 2011
d'accréditation- us
GIRAF rémunér
conservation des Absence de modèle de
6 21 2010 Réalité E/SIFA PV ation 2010 oct-10 2010
actes de signature.
C DGFIP /
nomination et des Necessité de mettre en place un
décemb
délégations de referentiel de signature.
re 2009
Absence de déleguation de
signature. signature.
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LE PLAN D’ACTION
Les enjeux
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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n
En cours de constitution
Traçabilité : Email de la DRH aux
dossiers process
composantes le 13 janvier 2011
d'accréditation- us
GIRAF rémunér
conservation des Absence de modèle de
6 21 2010 Réalité E/SIFA PV ation 2010 oct-10 2010
actes de signature.
C DGFIP /
nomination et des Necessité de mettre en place un
décemb
délégations de referentiel de signature.
re 2009
Absence de déleguation de
signature. signature.
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LE PLAN D’ACTION
Les enjeux (2)
- Fixer des objectifs clairs permettant à chacun de comprendre la logique, la
finalité et l'intérêt de la démarche de maîtrise des risques.
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LE PLAN D’ACTION
Identifier les responsables des actions
- Le pilotage de l'action doit être assuré par une personne (référent, chef de
services), voire par un service dédié.
L'échéance indiquée est généralement annuelle, sachant qu'un plan d'action peut
prévoir des actions à n+1, voire n+2. Il n'est pas conseillé de faire une
programmation à plus long terme. L'échéance peut être précisée afin d'affiner
l'objectif (ex : trimestre1, 2,3...).
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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n
En cours de constitution
Traçabilité : Email de la DRH aux
dossiers process
composantes le 13 janvier 2011
d'accréditation- us
GIRAF rémunér
conservation des Absence de modèle de
6 21 2010 Réalité E/SIFA PV ation 2010 oct-10 2010
actes de signature.
C DGFIP /
nomination et des Necessité de mettre en place un
décemb
délégations de referentiel de signature.
re 2009
Absence de déleguation de
signature. signature.
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LE PLAN D’ACTION
L’appropriation par les services
Le plan d'action porte sur tous les services concernés par les processus à enjeux
identifiés. Chaque service concerné (l’agence comptable et la DRH) dispose de son
propre plan d'action, reprenant :
• les éléments et consignes « obligatoires » à décliner,
• les actions à réaliser suite à des constats effectués au sein du service
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UN MODELE DE PLAN D’ACTION DE LA DRH
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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n
process
Organisation : La us
Rattache le suivi est réalisé par la DRH, Risque 2 envoi d'un
coordinatrice paye est
GIRAF rémunér mais le problème perdure la TG ne
ment à chargée de veiller à la courrier à la trésorerie
2 2 2010 E/HAR NS ation 2010 oct-10 2010 Oct-10 nous transmets pas les documents
la bonne réception des le 10/02/2011
PEGE DGFIP /
période documents dans les
décemb .
en tant voulu
délais par la TG.
re 2009
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UN MODELE DE PLAN D’ACTION DE L’AGENCE COMPTABLE
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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n
En cours de constitution
Traçabilité : Email de la DRH aux
dossiers process
composantes le 13 janvier 2011
d'accréditation- us
GIRAF rémunér
conservation des Absence de modèle de
6 21 2010 Réalité E/SIFA PV ation 2010 oct-10 2010
actes de signature.
C DGFIP /
nomination et des Necessité de mettre en place un
décemb
délégations de referentiel de signature.
re 2009
Absence de déleguation de
signature. signature.
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LE PLAN D’ACTION
Le suivi
– Périodicité: le référent est chargé de s'assurer du niveau d'avancement de chaque
action à échéance régulière (mensuelle, trimestrielle, semestrielle). Par ailleurs,
une actualisation annuelle du plan d’action est réalisée.
– Informations et données utilisées pour le suivi: échanges réguliers entre le
référent et les différents responsables d'actions et consultation des plans
d'actions par service
– Evaluation du niveau d’avancement: l'évaluation du niveau (oui / non / en cours)
de réalisation est fait de manière objective et sincère.
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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
n
RATTA process
CHEME
Organisation : La us le suivi est réalisé par la DRH, Risque 2 envoi d'un
coordinatrice paye est
NT A GIRAF rémunér mais le problème perdure la TG ne
chargée de veiller à la courrier à la trésorerie
2 2 2010 LA E/HAR NS ation 2010 oct-10 2010 Oct-10 nous transmets pas les documents
réception des le 10/02/2011
BONNE PEGE DGFIP /
PERIOD
documents dans les
décemb .
en tant voulu
délais par la TG.
E re 2009
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Anné
Critère Origine
Origin Calendri e
N° N° s de Outils Resp et date Modific
e plan Calen er Origi Réalisati
act risqu qualité structu Action onsa recom ation Observations / Commentaires Suivi
d'actio drier développ ne on
ion e compt rants bles mandati Actions
n é actio
able on
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LE PLAN D’ACTION
Ce qu’il reste à faire
- Associer pleinement les composantes: jusqu’à présent, dans un souci de
pragmatisme, pour vraiment donner l’impulsion nécessaire, la formalisation du
CICF a été restreinte aux services centraux.
- Présenter le dispositif au Conseil d’administration en insistant sur l’intérêt du CICF
qui n’est pas générateur de travail supplémentaire.
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LE PLAN D’ACTION
Les écueils
- La difficulté d’organiser un suivi continu (mise à jour des processus, réunir
régulièrement le comité de pilotage, respect du plan de contrôle…) dans des
structures où la démarche du contrôle interne est très nouvelle et peu familière. Les
acteurs principaux du contrôle interne doivent de ce fait rester très vigilants afin que
la démarche demeure une priorité. .
- Convaincre les personnels de l’intérêt du dispositif (invoquent le manque de temps, la
lourdeur, le manque d’intérêt du dispositif…). Or, si le personnel n’adhère pas, le
dispositif ne fonctionnera pas efficacement.
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www.u-pec.fr
Philippe VERSCHEURE
Philippe.verscheure@u-pec.fr
Tél. +33 (0)1 45 17 10 70
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