TURISM

DE EVENIMENTE (V)
Șef lucr. dr. Cristina BOLOG, Departamentul de Geografie umană și turism,
Facultatea de Geografie, UBB, Cluj-Napoca
TURISMUL DE EVENIMENTE DIN
CATEGORIA PROFESIONALĂ (II)
- MICE -
 Despre ce vom vorbi astăzi?

 Responsabilități în organizarea evenimentelor

 Furnizorii de echipamente și servicii
 Organizatorii profeșioniști
 Beneficiarii
 Particularități și planificarea evenimentelor
 Studii de caz
 RESPONSABILITĂȚI
ÎN ORGANIZAREA EVENIMENTELOR

• FURNIZORI DE ECHIPAMENTE ȘI SERVICII

• ORGANIZATORI

• BENEFICIARI
 RESPONSABILITĂȚI ÎN ORGANIZAREA
EVENIMENTELOR

• Piața turismului de evenimente este definită ca fiind:

• locul de întâlnire al furnizorilor acestor servicii specializate cu
beneficiarii lor

• nu trebuie neglijat nici aspectul legat de organizarea formelor sub

care se manifestă turismul de afaceri, etapă fără de care consumul
turistic nu s-ar realiza!
 RESPONSABILITĂȚI ÎN ORGANIZAREA
EVENIMENTELOR

• PRINCIPALII FURNIZORI ai industriei reuniunilor și conferințelor sunt cei

care asigură facilități specifice acestei piețe:

• marile centre de conferințe reprezintă cei mai buni susținători ai

întâlnirilor de afaceri
• muzeele, teatrele, castelele, vapoarele și chiar parcurile tematice sunt
potrivite a fi locuri de întâlnire pentru evenimente care au nevoie de un loc
special pentru a fi memorabile!
 RESPONSABILITĂȚI ÎN ORGANIZAREA EVENIMENTELOR

ALȚI FURNIZORI:
• hotelurile au locul lor important pe piața întaâlnirilor de afaceri, datorită
posibilității găzduirii unui numar mare de evenimente de talie mică și medie
• un studiu de piață realizat de o importantă firmă de consultanță relevă faptul că
printre criteriile de selecție dintre oferte hoteliere similare, pe primele locuri se
situează:
• accesul facil la locul respectiv
• capacitatea de organizare a evenimentului
• reputația complexului/unității hoteliere (recomandări ale altor clienți)
• dominația hotelurilor pe această piață este concurată de alte tipuri de spații:
• exemplul cel mai bun il reprezinta marile universități care au investit în
unități pentru cazare și intâlniri, în scopul creșterii veniturilor proprii
 RESPONSABILITĂȚI ÎN ORGANIZAREA EVENIMENTELOR

• chiar dacă în prezent există puține spații potrivite pentru conferințe de mare
amploare, aceste evenimente pot aduce beneficii importante destinațiilor unde
au loc
• centrele de conferințe sunt construite în majoritatea lor din fonduri publice,
deoarece puține aduc profituri importante, însă contribuie semnificativ la
economia locală în momentul în care câteva sute de delegați sosesc în
localitate pentru câteva zile:
• momentul evenimentului
• feedback-ul și transmiterea informației despre destinație
• returul în context leisure
• returul în context business
 FACILITĂȚI MINIME NECESARE
• pot fi considerate determinante pentru promovarea acestei forme de turism și includ
următoarele:
• sălile de congrese;
• sălile de conferințe;
• birouri de tratative;
• birouri de administrație pentru organizatori;
• serviciu de informații-secretariat al congreselor/conferințelor;
• echipamente de traducere simultană în mai multe limbi;
• echipament pentru prezentări video-audio (video-proiecții, de filme, circuite închise de
televiziune etc.);
• servicii comerciale (în cazul organizării expozițiilor);
• servicii de multiplicare a documentelor și a altor materiale elaborate de congrese (xerox
etc.);
• servicii de telefon, fax, internet Wi-Fi etc.;
• săli de expoziții;
• vitrine de expunere;
• alte servicii (presă, foto, comisionări etc.).
 Organizatorii
• între FURNIZORII, care asigură faciliăți specifice turismului de afaceri și
BENEFICIARII evenimentelor se afla ORGANIZATORII care fac legătura
între celelalte două componente
• responsabilitatea de a organiza întâlnirile și de a decide unde vor avea loc
acestea îl au:
în cazul companiilor mici și medii: managerii și responsabilii cu
marketingul
în cazul asociațiilor: administratorii
în cazul sectorului public: secretarii generali
•  foarte puțini dintre cei care organizează astfel de evenimente sunt angajați
doar pentru acest scop, mai mult, această sarcina nu este una foarte comodă
• multe domenii de afaceri care organizează frecvent întâlniri pentru diverse
scopuri apelează la ORGANIZATORI PROFESIONIȘTI.
 ORGANIZATORII PROFESIONIȘTI
• Organizatorii „corporate” sunt angajați ai companii, care lucrează
pe proprie răspundere, selectând și rezervând destinați, spații,
servicii și având grijă de toate evenimentele legate de reuniune
• Pentru o companie cu peste 20 de întâlniri pe an, este o regulă
angajarea unui organizator corporate, a cărui unică responsabilitate
este organizarea întâlnirilor de afaceri, a sesiunilor de pregatire, a
conferințelor etc.
• Organizatorii corporate – sau orice altă persoana ce se ocupă în
cadrul asociației sau companiei cu organizarea unui eveniment –
pot cere asistență pentru găsirea destinației deeveniment, unei
agenții specializate (cunoscute sub numele de agenție de  plasare)
 ORGANIZATORII PROFESIONIȘTI
• Primul pas în organizarea unui eveniment este reprezentat de
găsirea unei destinații și a unui spațiu de eveniment
• Principalele criterii avute în vedere de organizatori în selectare sunt:
• să aibă acces foarte bun/să fie apropiată de o autostradă;
• să fie situată la mai puțin de o oră de un aeroport important;
• să fie la mai puțin de o oră de un oraș important.
• De aceea, companiile sau asociațiile care organizează frecvent
întâlniri apelează la organizatorii profesioniști de evenimente, care
sunt companii specializate în managementul destinațiilor și care
asigură rezolvarea tuturor aranjamentelor logistice.
 COD STANDARDE
• Cod pentru asigurarea celor mai înalte standarde de competență (Asociația Internațională a Organizatorilor
Profesioniști de Congrese, IAPCO)
• Pașii care trebuie a fi urmați pentru crearea unui eveniment important sunt:
1) scopul și obiectivele generale ale evenimentului să fie bine definite, pentru ca evenimentul să poată fi planificat;
2) pregatirea și prezentarea unui buget estimativ de cheltuieli pentru eveniment, pe baza experiențelor anterioare;
3) căutarea și identificarea surselor de finanțare;
4) preluarea controlului financiar în totalitate;
5) stabilirea facilităților generale și particulare necesare evenimentului;
6) pregătirea programului tehnic sau stiințific;
7) organizarea producției și a distribuirii anunțurilor, formularelor de înregistrare, programelor, listelor de participanți;
8) crearea unei imagini a evenimentului și reclama corespunzătoare;
9) realizarea și monitorizarea tuturor aranjamentelor în spațiul dorit, incluzând negocierea contractului care va
cuprinde: numărul cerut și caracteristicele pentru sălile de conferințe, climatizarea, iluminarea și sonorizarea,
precum și toate serviciile de catering;
10) angajarea de personal cunoscător al limbii majorității delegaților;
11) conceperea unui program corespunzător pre și post eveniment pentru tururile tehnice și turistice;
12) organizarea transportului delegaților și a rezervărilor la hotel la cel mai bun preț disponibil și conform cererii.
 BENEFICIARII

• De cealaltă parte a pieței turismului de afaceri se

află BENEFICIARII, clasificați in trei mari categorii:

• SECTORUL CORPORATE
• ASOCIAȚIILE
• SECTORUL PUBLIC.
 BENEFICIARII

• SECTORUL CORPORATE 
• este reprezentat de companiile al căror interes principal de realizare a
întâlnirilor este unul strict comercial:
• conferințe pentru discutarea strategiilor
• lansări de noi produse și realizarea de sesiuni de pregătire pentru angajați
• marele avantaj al companiilor care realizează astfel de întâlniri, de regulă
departe de locul obișnuit de muncă al delegațiilor este acela că ei vor fi
scoși din rutina zilnică și se pot concentra pe problemele abordate.
• activitățile de relaxare ce însoțesc de obicei conferințele/congresele permit
participanților să creeze un mai bun spirit al evenimentului.
 BENEFICIARII
• ASOCIAȚIILE
• sunt de două tipuri:
• profesionale, când motivația întâlnirilor este legată de muncă
• de voluntari care acoperă întreg spectrul activităților umane ce nu este
legat de muncă, văzută ca profesie: puncte comune de interes,
convingeri religioase sau aspecte etnice etc.
• din perspectiva nivelului pot fi:
• Locale
• Regionale
• Naționale
• Internaționale
• Din această perspectivă, cu toate că membrii lor sunt foarte dispersați, aceștia
trebuie să se reunească regulat pentru a se pune la curent cu ultimele tendințe
sau descoperiri în domeniul lor de activitate.
 BENEFICIARII
• Pentru care dintre beneficiarii de tip asociativ este cea mai mare
concurență?

 Competiția cea mai mare între destinații se dă pentru ORGANIZAREA

CONFERINȚELOR ASOCIAȚIILOR INTERNAȚIONALE

 DE CE?
 implică un număr mare de delegați
 durează mai mult
 ca o regulă generală, sunt mai puțin frecvente
 Din fericire pentru agențiile de turism/eveniment implicate în astfel de
manifestari, numărul asociațiilor internaționale crește ca urmare a specializării
profesionale tot mai mari.
 BENEFICIARII

• SECTORUL PUBLIC – AUTORITĂȚILE LOCALE ȘI CENTRALE

• „cumpără”/achiziționează serviciile oferite de organizatori ai
turismului de afaceri:
• pentru delegații
• mai ales pentru organizarea unor evenimente la nivel local,
național sau internațional.
 BENEFICIARII

• SECTORUL PUBLIC – AUTORITĂȚILE LOCALE ȘI CENTRALE

• Care credeți că sunt sectoarele publice cele mai mari consumatoare

de astfel de evenimente?

• Sectorul educațional și cel al sănătății sunt cei mai mari

consumatori, dar și organizatori ai unor astfel de activități.
 PRINCIPALELE PARTICULARITĂȚI
ÎN PLANIFICAREA EVENIMENTELOR
• Dimensiunile sociale, culturale, economice ale evenimentelor nu ar fi atins cotele din zilele noastre
dacă nu ar constitui și SURSĂ DE BENEFICII pentru cei ce s-au integrat în inițierea, organizarea și
în participarea cu serviciile prestate la derularea lor

• Piața turismului de reuniuni se caracterizează printr-o serie de trăsături care o deosebesc de piața

turismului de masă:

A) NUMARUL MEDIU DE PERSOANE PARTICIPANTE la asemenea manifestări de grup este

mai mare decat al grupurilor convenționale de turiști, care în practica curentă sunt dimensionate în
funcție de capacitatea mijloacelor de transport utilizate la deplasarea turiștilor în cadru lvariantelor
de programe oferite;
 PRINCIPALELE PARTICULARITĂȚI
ÎN PLANIFICAREA EVENIMENTELOR
B) CHELTUIELILE MEDII DE PARTICIPARE pe care un delegat este dispus să le suporte,
raportate la o zi/reuniune sunt mai ridicate decât cheltuielile medii raportate la o zi/turist în
perioada unui sejur turistic convențional.  

Această constatare se bazează pe următoarele argumente:

• delegații și alte categorii de clientelă participantă la reuniuni se recrutează din
categoriile de populație cu venituri peste medie;
• unele organizații, asociații, instituții etc., interesate să-și trimită reprezentanții la
reuniuni, finanțează parțial sau integral cheltuielile de participare ale delegaților lor
(asigură diurna, costul transportului, al cazării, acoperă taxele de participare etc.);
• în orele libere, delegații la reuniune se comportă ca niște turisti obișnuiti, participând
la consumul turistic;
• o parte dintre delegații sosiți la reuniune sunt însoțiți și de alte persoane apropiate;
aceste persoane nu participă la lucrările reuniunii, dar devin consumatori de servicii
turistice la destinația vizitată sși accepta de obicei și programele oferite din partea
agențiilor de turism (tururi de oraș, excursii de o zi, vizite de o zi la anumite obiective
de interes turistic);
 PRINCIPALELE PARTICULARITĂȚI
ÎN PLANIFICAREA EVENIMENTELOR
C) DURATA SEJURULUI MEDIU al unui turist participant la reuniune este de obicei mai lunga
decat a sejurului de sfarsit de saptamana acceptat de un turist conventional. Aceasta durata medie se
compune din durata perioadei de desfasurare a reuniunii (1 – 5 zile), la care se mai adauga alte 2 – 4
zile de sejur pentru activitatile de pre si post reuniune;

D) in turismul international se aplica “PRINCIPIUL ROTAȚIEI”, care favorizeaza in egala masura

toate tarile membre ale unei organizatii in dezvoltarea acestei forme de turism;

E) în majoritatea cazurilor, participanții la reuniuni NU SE DEPLASEAZĂ ÎN INTERES

PERSONAL, deci, timpul destinat reuniunilor nu are implicații asupra timpului lor de concedii. De
regulă, o parte a turisștilor participanți la reuniuni, participă anual la mai multe manifestări similare
de profil, care se desfașoaraă iîn diferite țări;

F) PROMOVAREA INTENSĂ ÎN FAVOAREA DESTINAȚIEI CARE A FOST LOCUL DE

DESFĂȘURARE a unei reuniuni, realizată de organizatorii evenimentelor speciale (articole în reviste
de specialitate, canale mass-media etc.) facilitează eforturile de promovare ale agențiilor de turism și
ale societăților comerciale ofertante de servicii.  O asemenea promovare se bucură de o mai mare
credibilitate în randul marelui public, cu efecte stimulative prelungite și asupra participanților la
acest eveniment, favorizând revenirea lor ulterioară în calitate de turisști in țările receptoare.
 PLANIFICAREA ÎN ORGANIZARE
PLANIFICAREA trebuie să conțină următoarele elemente:
 Definirea profilului reuniunii 
 temă/obiectiv
 data, durat
 responsabilități de organizare
 orarul evenimentelor
 programe festive
 numărul participanților
 numărul intervențiilor
 conferențiari invitați
 spații necesare
 cerințe tehnice și de infrastructură
 selectare destinații/spații posibile adecvate profilului manifestării
 Definirea profilului participanților 
 grupuri-țintă
 țări participante
 număr participanți
 însoțitori
 PLANIFICAREA ÎN ORGANIZARE

PLANIFICAREA trebuie să conțină următoarele elemente:

 Stabilirea bugetului
 costuri
 cine suporta cheltuielile
 încasări-taxe de participare
 taxe expoziție
 sponsori
 alte surse de finanțare – programe de finanțare, subvenții publice
 fiscalitate și legislație (eventual)
 Distribuirea sarcinilor in interiorul organismelor initiatoare ale evenimentului
 comitet național/internațional etc.
 Cooperarea cu industria de profil 
 aceasta ar trebui să fie partener pentru a garanta succesul manifestării.
 PLANIFICAREA ÎN ORGANIZARE
PLANIFICAREA trebuie să conțină următoarele elemente:
 Selecția destinației/spațiului 
 legături de transport
 infrastructura serviciilor
 capacități necesare eveniment
 capacități ale hotelurilor
 oferta turistică a orașului și împrejurimile
 aspecte referitoare la siguranță etc.
 Vizitarea locației-lista de control 
 persoane de contact
 capacități existente
 termenul limită pentru rezervarea/anularea rezervărilor
 echipamente și utilități disponibile
 lista furnizorilor și a prestatorilor locali
 PLANIFICAREA ÎN ORGANIZARE
PLANIFICAREA trebuie să conțină următoarele elemente:
 Elaborarea planului de acțiune 
 diagrama
 grafice de lucru
 marketing etc.
 Organizarea circuitelor turistice
 număr persoane
 durata
 mijloc de transport
 obiective turistice vizitate servicii oferite (inclusiv alimentație și agrement)
 analiza de preț pentru excursie
 prețul final al excursiei (de cele mai multe ori astfel de deplasări în scop
turistic sunt opționale și de aceea tariful lor trebuie evidențiat distinct
 PLANIFICAREA ÎN ORGANIZARE

CONCLUZII
 Domeniile în care pot fi desfășurate evenimente internaționale și formele concrete pe
care le pot cunoaște acestea sunt extrem de variate
 Capacitatea unei țări de a asimila cât mai multe dintre acestea, de a le introduce în
practica sa curentă depinde de mai multi factori și, mai ales, de prestigiul de care se
bucură – prin valorile umane de care dispune – în cercurile de specialiști de pe
plan mondial ți de condițiile pe care le oferă comparativ cu alte țări.
 STUDIU DE CAZ: CONGRES STOMATOLOGIC
ORGANIZATOR:
 STRUCTURA OFERTEI DE EVENIMENT

• Calcul general/analiza de preț

• Cazare: structură, tipologie, facilități, costuri
• Săli de conferință: tipuri de aranjamente, facilități, dotări, tarife
• Coffee-break: spații, meniuri, costuri
• Mese: spații, meniuri, costuri
• City tours/Day-trip: tipuri de tururi, durate, costuri
• Parcare: tipuri de parking, costuri
• Mape congres & Gifts: achiziție, trimitere, distribuire