Centre de développement des technologies Avancées CDTA

Thème du séminaire:

La gestion électronique
des documents

RSI: Réseau et système

d’information
Présenté par: Oudjoudi Idir
Plan

 Introduction
 Pourquoi la GED?
 L’architecture d’un système GED
 Le système GED Atlas
 Nos Ambitions!!
 Conclusion
 Qu’est-ce que la gestion
électronique
des documents ?
La gestion électronique des documents ou
GED est l’ensemble des outils, des
matériels et des technologies logicielles qui
permettent :
d’acquérir*, de stocker,
d’organiser, et de distribuer
de gérer,
des documents sous forme électronique.
électronique
 La GED
 La GED est la repense aux problèmes de
gestion, de stockage, de recherche , de
consultation, de traitement et de
circulation des fichier ou des document
réunit sous forme de dossiers ou non.
C’est l’ensemble des technique qui
permettent d ’accéder rapidement et le
plus économiquement possible aux masses
d’information et et de documents générer
ou reçus par un organisme.
 Pourquoi la GED ? (1)
 Plus de 90% de la communication avec les
citoyens se fait par des documents
 Les processus documentaires représentent
jusqu’à 40% des coûts salariaux.
 30% à 40% du temps est dépensé à
rechercher de l’information
 70% de la connaissance des salariés est
perdue à leur départ
 Des insuffisances de contrôle peuvent
conduire à des pénalités
 En moyenne un document est copié 9 à 11 fois
 Les coûts de classements sont très élevés.
 Pourquoi la GED ? (2)

Évolutions technologiques
 Avènement du multimédia

 Démocratisation du stockage

 Standardisation des protocoles et

systèmes d’exploitation
 Évolution très importante de
l’ergonomie
 Travail en réseau...
Quelles sont les sources de
documents ?

Les documents peuvent être :

 des documents électroniques par nature.

 des documents papier transformés par

numérisation en documents électroniques.
1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED

Intégrer des documents dans le système

GED
On peut intégrer dans le
système de GED des
documents électroniques
par nature issus des
applications informatiques
1a
de l’entreprise :
1a
 sous forme d’états
Fichiers
sous format texte
sous toutes les autres
formes de fichier
électronique
 1b - Entrer des documents non électroniques dans le
système GED
Entrer des documents
dans le système GED Il s’agit de tous les documents
que l’entreprise utilise et qui ne
sont pas des documents
électroniques.

1b Acquérir par
numérisation

Ils sont numérisés et

dématérialisés.
 2a – Organiser l’accès aux documents du
système GED
Organiser l’accès aux documents
Indexer
On doit pouvoir trouver
facilement et rapidement
les documents pour les utiliser en
fonction des besoins de
l’entreprise.

2a

Il faut indexer les documents.

2b – Classer les documents dans une arborescence

2b Il faut ensuite
Classer dans une arborescence
classer
les documents dans une
organisation de
dossiers informatiques
qui constitue
l’arborescence
des dossiers et fichiers.
3 – Stocker les documents et les protéger

Stocker et protéger
les documents
Les documents indexés et
classés sont
stockés
dans des serveurs de
stockage qui doivent être
protégés
des virus, des erreurs de
3 manipulation, etc.
4 – « Alimenter » les bases de données de
l’organisation
« Alimenter » les bases Tous les documents
de données de
l’organisation indexés, classés et stockés
4 enrichissent
les bases de données
des applications
logicielles
administratives,
techniques, commerciales
et comptables de
l’entreprise.
5 – Utiliser des documents dans l’organisation
ENRICHISSEMENT

Pour pouvoir utiliser le

système GED, les salariés
de l’entreprise doivent
pouvoir chercher et
Utiliser les documents
dans l’organisation trouver facilement et
5 rapidement les différents
documents électroniques en
utilisant
des moteurs de recherche.
 6 - La décomposition du système GED – schéma
complet
ENRICHISSEMENT
Intégrer et entrer des
documents dans le Organiser l’accès aux « Alimenter » les
système GED documents bases de données
de l’organisation
Indexer et
4
1a
2a
1a
Fichiers Utiliser des
documents dans
2b l’organisation
classer dans une
arborescence 5

3
1b Acquérir par
numérisation
Stocker et
protéger les
documents
GED ATLAS
Présentation du Système
 ATLAS est un système d’archivage qui
peut traiter des sources de données
variées : documents numérisés, fichiers
bureautiques, fichiers spool ou flux
électroniques divers.
 ATLAS apporte un référentiel
documentaire unifié pour la gestion de
documents au sein de dossiers uniques
(patients, employés, fournisseurs …).
Le système Atlas

 ATLAS assure la conservation des documents sur un

support légal : le microfilm, et sur un support
magnétique pour un accès rapide aux données.

 Avec ATLAS, vous disposez d’un système d’archivage

pérenne et sécurisé, qui vous garantit la fiabilité des
informations enregistrées et la traçabilité des actions
effectuées (norme Z42-013).

 ATLAS peut fonctionner comme un système autonome

ou être interfacé avec le Système d’Information.
 La chaîne de traitement
Administration, Paramétrage,
Statistiques
ADMINISTRATION
Numérisatio
n A
Production des films
R
C F
H I
I L
V M
Traitement de A S Accès aux
flux G films
électroniques E
CONSULTATION
Consultation
Intranet
Les périphériques

Numérisation
Scanner Kodak 3520, I280, I260 …

Production des films

Enregistreur analogique de films Kodak I9610
(DAW)
Développeuse PROSTAR

Lecture des films

Numériseur de films Kodak I7300 (IMS)
Structure de l’information
Structure de l’information

Le plan de classement est organisé selon la hiérarchie suivante :

Titulaire

Dossiers (*)

Documents
(*) Dans le contexte de gestion de dossiers hospitaliers, le dossier correspond à un dossier de séjour
ou de visite.
Structure de l’information

 Identification des titulaires :

N° de titulaire, nom, prénom, date de création et de mise à jour du

dossier du titulaire (*), …

 Identification des dossiers :

N° de dossier, référence du titulaire concerné, date de création et

de mise à jour (*), …

(*) Critères d’indexation supplémentaires en fonction des besoins

Structure de l’information

 Structure des dossiers :

Structure arborescente à un ou deux niveaux

(familles et sous-familles) qui est définie
librement par le paramétrage.

Commune à tous les dossiers de la base

ATLAS, elle représente l’organisation du
référentiel de classement unifié des documents.

Famille Sous-Famille
Structure de l’information

 Composition d’un document :

 Un ensemble d’images numérisées
 Ou un fichier de type quelconque (Word, Excel …)
 Ou des données de texte extraites d’un fichier spool généré par
le Système d’Information.

 Identification des documents :

Référence du titulaire et du sous-dossier concernés, date,
famille et sous-famille définissant l’emplacement dans la
structure du dossier (*)

(*) Critères d’indexation supplémentaires en fonction des besoins

Structure de l’information

 Notion de typologie de document :

La typologie désigne la nature logique du document et son

emplacement dans la structure du dossier.

Une typologie est équivalente à un couple famille / sous-famille.

Indexation des Lots

Le
Formulaire
d’indexation
La consultation Intranet
La Consultation Intranet

2 points d’entrée principaux :

 La consultation d’un dossier (recherche par n° de titulaire et / ou de
dossier).
 La recherche multi-critères de documents (recherche par les divers
critères d’indexation gérés).

Les principales fonctions :

 Affichage des documents (avec ou sans les pages blanches).
 Gestion des droits d’accès et de la confidentialité
 Demandes différées pour les documents sur film (cf. gestion des
films).
 Impression de documents.
 Envoi des documents par fax (module optionnel du système).
 Gestion de commentaires texte sur les documents.
La Consultation Intranet

L’interface de
consultation
d’un dossier

Parmi les options :

affichage ou non des
pages blanches

Seuls les documents

accessibles à
l’utilisateur sont dans
la liste (cf. gestion de la
sécurité)
Notre vision…
 Introduire la technologie open source
– Maîtrise des outils GED
 Linux
 Java (Éclipse)
 Oracle, Mysql
 Etc.
– Développement d’une plateforme GED open source
– Utilisation des outils open source sous linux
 Mettre en œuvre d’une solution pour le CDTA
Merci pour votre intention