Forme şi metode de activitate în

administraţia publică.

T.Şaptefraţi
dr., conf.univ.
 Metode de activitate în administraţia
publică.
 Metoda este un ansamblu sistematizat
de acţiuni conştiente, de procese în
vederea realizării unui scop.

 În administraţia publică, concomitent cu

metodele care se regăsesc şi în alte
forme de activitate statală, se aplică şi o
serie de metode specifice.
 Metode de activitate în administraţia
publică.
 Prin metoda de conducere înţelegem
maniera în care conducătorul, cu
ajutorul unui complex coerent de
instrumente, îşi exercită influenţa
asupra factorilor de care dispune în
scopul folosirii lor raţionale, în efortul de
atingere a obiectivelor stabilite.
 1. Metoda utilizării de formulare adecvate
activităţii instituţiilor din administraţie.
 Folosirea formularelor tipizate este raţională şi se impune,
deoarece evită repetarea aceluiaşi text şi nu încarcă
activitatea administraţiei cu examinarea unor date inutile;

 Extinderea folosirii formularelor în administraţia publică

amplifică eficienţa acestei activităţi şi îmbunătăţeşte
raporturile dintre ea şi colectivităţile umane;
 2. Metoda colectării datelor necesare
pentru soluţionarea cererilor.
În administraţia publică se pot utiliza două modalităţi de
organizare a circuitului lucrărilor:

 solicitantul care îşi înregistrează cererea este obligat să

anexeze documentele necesare rezolvării cazului său,

 solicitantul depune numai cererea, iar documentele

necesare soluţionării sunt colectate de către lucrătorii din
administraţie.
 Etapele soluţionării lucrărilor:
 intrarea lucrării, care reprezintă
momentul în care o instituţie
administrativă primeşte o problemă spre
rezolvare. După primire, lucrarea
trebuie imediat şi necondiţionat
înregistrată, prin atribuirea unui număr
de ordine de către compartimentul
competent al instituţiei respective;
 Etapele soluţionării lucrărilor:
 soluţionarea lucrării, care ia forme
concrete adecvate problemei de
rezolvat şi are loc pe durata de timp
dintre intrarea lucrării şi transmiterea
deciziei administrative către persoana
interesată.
 Lungimea intervalului de timp este
influenţată de:
 numărul locurilor de oprire ale lucrării, prin
trecerea acesteia de la un funcţionar la altul;

 timpul de aşteptare, perioada în care

documentaţia completă este studiată în vederea
adoptării deciziei;

 durata etapei operative de luare a deciziei,

intervalul în care funcţionarul competent examinează
piesele dosarului şi gândeşte asupra variantelor
posibile de soluţionare şi ia decizia.
Fundamentarea raţională a etapelor
presupune:
 diminuarea locurilor de oprire a lucrărilor, eliminarea
staţionărilor inutile;

 renunţarea la colectarea unor date inutile, de la alte compar-

timente specializate; un loc de oprire nejustificată tergiversează
soluţionarea problemei şi consumă timpul funcţionarilor cu
lectura şi gândirea asupra unei lucrări a cărei rezolvare nu este
de competenţa lor;

 diminuarea timpului de aşteptare prin atribuirea dreptului de

decizie chiar funcţionarului care a studiat efectiv lucrarea,
urmând ca în cazuri complexe să ceară sprijinul şefului său
direct.
3. Metoda repartizării funcţionarilor şi
lucrărilor în instituţia administrativă
 Este eronată practica prin care şeful urmează să rezolve cât
mai multe lucrări; el soluţionează numai pe acelea care nu
pot fi repartizate spre soluţionare altor funcţionari;

 durata stabilită pentru primirea solicitanţilor poate să fie

mică, iar în restul timpului de lucru, trebuie să se creeze
condiţii ca funcţionarul să nu fie întrerupt de public;
 la repartizarea lucrărilor în instituţiile administrative
trebuie să se aibă în vedere necesitatea de a asigura
servirea directă şi continuă a solicitanţilor;

 este considerată judicioasă o structură administrativă care

permite ca, în condiţii normale de activitate, conducătorul
să dispună de o anumită rezervă, pe care o poate folosi în
cazuri de necesitate.
 4. Metoda consfătuirilor

 Această metodă reprezintă, modalităţi de coordonare a

activităţii, şi de informare, sau clarificare a anumitor
probleme administrative.

 Consfătuirile dau rezultate eficiente dacă sunt pregătite şi

organizate temeinic, cu un scop precis şi clar stabilit.
 Tipuri de şedinţe

 Şedinţele de informare
 Debrifingul
 Şedinţele/discuţiile consultative
 Şedinţele pentru luarea deciziilor

Notă: de multe ori şedinţele au scopuri multiple, spre ex.:

informarea şi luarea diciziei
Cheia spre şedinţele de succes
 De ce?
 Ce?

 Cum?

 Când?

 Unde?

 Cine?
 Metoda consfătuirilor
 durata optimală a desfăşurării şedinţei este de 30-40 minute;

 durata maximală a şedinţei este nu mai mult de 2 ore, deoarece după

90 minute de activitate în cadrul şedinţei intervine aspecte agresive în
activitate (apar conflictele şi cearta iar atenţia participanţilor scade cu
30-40%) ;

 pentru atragerea atenţiei participanţilor un rol deosebit îl au primele

trei minute de evaluare a raportorului; dacă cei care ascultă nu au auzit
nimic nou şi interesant în aceste trei minute, atenţia lor scade;

 expunerea comunicării sau raportului în formă liberă, după memorie

sau utilizînd metodele vizuale asigură asimilarea conţinutului acestora
în proporţie de 95%. Citirea comunicării sau raportului de pe foaie
facilitează asimilarea conţinutului doar la nivel de 35%.
 Un conducător trebuie:
 Să conducă şedinţa în stil democrat, altfel
discuţiile sunt imposibile;
 Să poată asculta şi să se abţină de la
comentarii, aprecieri şi propuneri până la
finisarea tuturor comunicărilor;
 Să respecte regulamentul de lucru al
şedinţei;
 Să fie echilibrat, echidistant şi obiectiv.
Metode de activitate în administraţia
publică.
 Metodele generale de conducere vizează
ansamblul procesului de conducere, se pot
aplica în toate domeniile de activitate, atât la
nivelul instituţiilor, cât şi la nivelul
sibdiviziunilor acestora.

 Din rândul acestora menţionăm: conducerea

prin obiective , conducerea bazată pe
rezultate, conducerea prin excepţii,
conducerea prin bugete, conducerea prin
delegare de autoritate.
Forme şi metode de activitate în
administraţia publică:

Metode generale:
 conducerea prin obiective ,

 conducerea bazată pe rezultate,

 conducerea prin excepţii,

 conducerea prin proiecte,

 conducerea prin delegare de autoritate.

 Conducerea prin obiective
 definită drept un sistem de conducere
bazat pe determinarea riguroasă a
obiectivelor până la nivelul
executanţilor, care participă nemijlocit
la stabilirea lor şi pe corelarea strânsă a
recompenselor şi, respectiv, a
sancţiunilor cu nivelul realizării
obiectivelor prestabilite.
 Conducerea prin obiective
 stabilirea obiectivelor autorităţii autorităţii
administraţiei publice, etapa se derulează în
procesul de elaborare a planului de activitate şi
este cea mai dificilă, întrucît identificarea, definirea
clară, alegerea celor mai generale şi mai
semnificative obiective nu este nici simplă şi nici
uşoară.

 Obiectivele, ce se stabilesc pentru întreaga

autoritate trebuie să fie realiste, stimulative, să se
refere la cele mai importante aspecte ale activităţii
şi să derive din strategia autorităţii administraţiei
publice.
 Conducerea prin obiective
 Realizarea programului de acţiune, este cea mai
lungă etapă. Parcurgerea ei nu ne dă posibilitate să
verificăm dacă obiectivele stabilite au fost realizate
şi dacă s-a acţionat cu convingere pentru realizarea
acestora.

 Între subdiviziune şi nivelul ierarhic imediat

superior trebuie să existe o legătură permanentă
prin intermediul unei supravegheri operative a
mersului activităţii de către superior şi a unui
control permanent de către conducătorul
subdiviziunii.
 Conducerea prin obiective
 Analiza gradului de realizare a obiectivelor,
este etapa finală care permite conducerii să
formuleze obiective şi performanţe de atins
în ciclul următor mai apropiate de condiţiile
existente, mai reale şi mai controlabile.

 În aceiaşi etapă, în funcţie de gradul de

realizare a programului de activitate, se
hotărăsc promt recompensele materiale şi
morale, individuale şi colective .
 Conducerea prin rezultate
 este metoda prin care fiecare conducător,
indiferent de nivelul ierarhic la care se
situează, are responsabilitatea obţinerii
rezultatelor fixate subdiviziunii pe care o
conduce.

 Rezultatele ce revin unei subdiviziuni pot fi

obţinute făcându-se apel atât la totalitatea
resurselor atribuite, cât şi la pregătirea,
experienţa şi capacitatea conducătorului.
 Metoda se poate defini drept un mod
organizat de obţinere a unor rezultate.

 Spre deosebire de metoda conducerii

prin obiective această metodă pune
accentul doar pe rezultatul final.
 Metoda se individualizează prin
următoarele trăsături caracteristici:
 rezultatele scontate de la o subdiviziune se stabilesc în aşa fel încît să
fie în concordanţă atât cu obiectivele generale ale organizaţiei, cât şi cu
resursele disponibile;

 întregul colectiv trebuie să fie încărcat în mod echitabil cu sarcini

pentru ca efortul pe care-l presupune atingerea rezultatelor să fie
uniform repartizat;

 remunerarea personalului trebuie să se realizeze în directă legătură cu

gradul de îndeplinire a sarcinilor, simultan de către întregul colectiv şi
de către fiecare membru al său în parte.

 Această trăsătură asigură realizarea unei înalte concordanţe, în

domeniul remunerării, între interesele întregii autorităţi şi cele
individuale – important obiectiv al conducerii moderne.
 Conducere prin excepţii.
 Măsurarea nivelurilor. În această primă etapă se
face o analiză statistică a realizărilor, a nivelurilor
lor, prezente şi din trecut, precum şi o anticipare a
celor viitoare. Această etapă este necesară
desfăşurării în continuare a aplicării metodei.

 Elaborarea programului. La această etapă se

stabilesc nivelurile planificate (intermediare şi
finale), normele, toate elementele din programul de
activitate, semnificative pentru evoluţia
organizaţiei.
 Conducere prin excepţii.
 Selectarea. Etapă complexă şi importantă pentru succesul aplicării
metodei, deoarece pe de o parte se stabilesc criteriile pe care
conducerea le va avea în vedere la analiza evoluţiei spre atingerea
obiectivelor finale şi, pe de altă parte se stabilesc toleranţele admise
de la valorile planificate. Tot la această etapă, se stabilesc nivelurile
abaterilor de la cursul planificat.

 Observaţia. Etapa plasată în timpul aplicării propriu zise a metode,

care are drept obiectiv aprecierea continuă a modului cum se
desfăşoară activitatea.

 Compararea. Se compară stadiul curent de realizare a obiectivelor cu

nivelul planificat. Sunt identificate abaterile şi se stabileşte, în funcţie
de mărimea lor conducătorul căruia trebuie să-i fie anunţată imediat
excepţia constatată, pentru a lua deciziile care se impun în vederea
remedierii situaţiei.
 Conducere prin excepţii.
 Luarea deciziei. Aplicarea cu bune rezultate
a conducerii prin excepţie presupune
existenţa unor condiţii preliminare, cum ar fi
existenţa unui sistem informaţional care să
se concentreze pe aspecte majore în
realizarea obiectivelor prioritare ale
organizaţiei; existenţa unui personal de
calitate şi distribuirea lui în cadrul
organizaţiei în funcţie de necesităţile
acesteia.
 Conducerea prin proiecte.
 Această metodă asigură rezolvarea rapidă şi eficientă
a unor lucrări complexe sau complicate în termenele
stabilite şi cu cheltuieli minime, datorită faptului că
permite ordonarea activităţilor după un calendar
optim (căruia îi corespunde un buget de cheltuieli
minim) şi urmărirea concomitentă a desfăşurării
tuturor activităţilor în curs de execuţie şi corelarea lor
cu resursele existente, disponibile.

 Metoda se caracterizează printr-o mare supleţe,

structurile organizatorice modificându-se de la un
proiect la altul.
 Metoda delegării.
 Este o metodă utilizată frecvent datorită faptului că raţionalizează
munca conducătorilor prin transferul unor atribuţii conducătorilor de
alte nivele.

 Metoda creează un climat prielnic dezvoltării iniţiativei colaboratorilor

care sînt implicaţi în procesul de conducere.

 Metoda delegării se poate defini ca un transfer temporar, către un

colaborator, a uneia din sarcinile de serviciu ale conducătorului,
transfer însoţit de competenţa şi responsabilitatea corespunzătoare
sarcinii respective.

 În virtutea sarcinilor şi a responsabilităţilor sale conducătorul continuă

să răspundă, faţă de superiorii săi, alături de colaboratorul căruia i-a
fost transmisă sarcina, pentru modul cum aceasta a fost îndeplinită.
 Metoda delegării.
 sarcinile de mare responsabilitate (mai ales cele strategice şi cu
implicaţii umane) nu se deleagă;

 sarcinile, competenţele şi responsabilităţile delegate trebuie să

fie precizate clar şi în scris, dacă este posibil;

 rezultatele ce se aşteaptă trebuie de la bun început riguros

definite;

 controlul pe care îl efectuează conducătorul trebuie să nu se

refere la modul cum au fost realizate sarcinile delegate, ci la
rezultatele obţinute.
Forme şi metode de activitate în
administraţia publică:

Metode specifice:

 Metode administrative;
 Metode economice;
 Metode socio-politice;
 Metode etico-morale.
 Metodele administrativ-
organizatorice
 indicaţii, instrucţiuni administrative directe, care au un caracter
obligatoriu şi sunt adresate subdiviziunilor sau persoanelor
concrete în situaţii concrete;

 stabilirea de reguli, ce reglementează activitatea subalternilor,

elaborarea standartelor procedurilor de influenţă administrativă;

 elaborarea şi realizarea recomandărilor pentru organizarea şi

perfecţionarea proceselor supuse influenţei administrativ-
organizatorice;

 control şi supraveghere asupra activităţii organizaţiei sau

angajaţilor în parte.
Măsuri de conducere în situaţiile de criză:

Izvoarele apariţiei situaţiilor de criză:

 Naturale;

 Economico-financiare;

 Socio-psihologice;

 Politice.
Măsuri de conducere în situaţiile de criză:

Cauzele apariţiei situaţiilor de criză:

 Nivelul nesatisfăcător al cunoştinţelor conducătorului cu privire

la posibilităţile de depăşire a situaţiilor de criză;

 Înstrăinarea sau desfuncţia mecanismelor: socio-politic,

economic în funcţionarea sistemului de conducere;

 Abateri întâmplătoare, greşeli de calcul, erori politice, de

conducere;

 Activităţi criminale în raport cu persoane, organizaţii, societate.

Măsuri de conducere în situaţiile de criză:

 Programarea activităţilor sistemului de conducere din

timp în aşteptarea potenţialelor crize;

 Crearea rezervelor strategice ce vor fi utilizate în mod

centralizat;

 Crearea din timp a organelor de dublare a verigii de

conducere din cei mai buni conducători, rezistenţi la
stres şi capabili să lucreze în situaţiile de criză;
Măsuri de conducere în situaţiile de criză:

 Crearea noilor forme organizaţionale de

administrare;

 Realizarea unui monitoring permanent

asupra situaţiei interne şi externe a
sistemului (autorităţii administraţiei
publice).
 Concluzii:
 Metodele de administrare sunt interdependente de sarcinile şi
organizarea resurselor existente în instituţiile administrative.

 Administraţiei locale se selectează metode specifice realităţilor

sociale din circumscripţiile administrativ-teritoriale respective, iar
în Administraţia centrală se aleg metode adecvate pentru
satisfacerea interesului general.

 În practică, metoda îmbracă forme multiple prin efortul gândirii

de a găsi cele mai adecvate soluţii în scopul organizării optime a
activităţii şi structurii administraţiei.
 Bibliografie:
 Alexandru Ioan, Administraţia publică, LuminaLex, Bucureşti,2001.
 Drucker, P., Eficienţa factorului decizional, Bucureşti, Editura
Destin, 2001.
 Sîmboteanu A. Teoria Administraţiei Publice. Suport de Curs.
CEPUSM. Chişinău 2008,
 Şaptefraţi T., Metode și tehnici de administrare. În Caietul știinâific
5/2011 a Institutului de Științe Administrative din Republica
Moldova, Chișinău, 2012, p. 132-138
(http://www.isam.fd.md/caiet_site/caiet_nr5.pdf.