Metode de adoptare a deciziilor în cadrul Sucursalei

Regionala CF Craiova

 MASTERAND: PLEȘA BOGDAN – PAVEL ANUL I MOP

DECIZIA
 Decizia este un proces de schimbare a
realităţii, a resurselor naturale, financiare şi
umane de care dispune unitatea, de alegeri
raţionale dintre alternative.
 În elaborarea deciziei trebuie să avem în
vedere:
 acţiunea;
 un rezultat unic cuantificabil;
 un interval de timp
 investiţia maximă pentru atingerea scopului
 Putem defini decizia astfel: un act social,
deliberat, al unei persoane sau al unui grup de
persoane, prin care se stabilesc scopul şi
obiectivele unei acţiuni, direcţiile şi
modalităţile de realizare a acesteia, toate
determinate în funcţie de o anumită necesitate,
pe baza unui proces de informare, reflecţie şi
evaluare a mijloacelor şi a consecinţelor
desfăşurării acţiunii respective.
Luarea unei decizii necesită anumite
condiţii:
 Trebuie să existe unul sau mai multe obiective
care trebuie atinse;
 Mai multe alternative de acţiune trebuie să fie
la îndemâna managerului;
 Factorii limitativi economici (bani, timp,
muncă), să fie incluşi în planul decizional;
 Fundamentarea ştiinţifică a deciziei;
 Dublarea autorităţii formale de adoptare a
deciziei de către consiliul împuterniciţilor
statului
 Unitate de decizie şi acţiune;
 Încadrarea în perioada decizională optimă;
 Formulare clară.
 Circuitul înregistrarea, documentelor primite  Avizare: acțiune prin care o persoană
din exterior, circuitul și expedierea competentă, din cadrul unei structuri
documentelor elaborate în cadrul Sucursalei organizatorice iși asumă și iși exprimă punctul
Regionala CF Craiova. de vedere asupra conținutului și formei unui
document aflat în soluționare;
 Aprobare: acceptarea, admiterea, consimțirea
sau incuvințarea unei acțiuni, propuneri, cereri
conținute într- un document;
 Document: înscris prin care se adeverește, se  (Notă: suportul poate fi: hârtie, mediu de
constată sau se preconizea un fapt, se conferă stocare magnetic, electronic sau optic, copie
un drept, se recunoaște o obligație, respectiv sau original sau combinație a acestora).
text scris manual sau tipărit, inscripție sau altă
mărturie servind la cunoașterea unui fapt real
actual sau din trecut. Informația este asociată
cu mediul suport.
 Informații documentate: informații care
necesită a fi controlate și menținute, împreună
cu mediul care le conține. Acestea pot exista
în orice format, pe orice mediu și din orice
sursă.
 Inregistrare: document prin care se declară
sau stochează, rezultatele obținute sau furnize
sau dovezi ale activităților realizate.
 Responsabil cu evidența: persoană căreia,
prin fișa postului, îi revine sarcina evidenței
documentelor/ salariat din cadrul unei
structuri organizatorice care efectuează
înregistrări în Registru de intrare ieșire.
 Fiecare șef de structură organizatorică  Corespondența prin poștă se asigură de către
nominalizează un ”responsabil cu evidența” Divizia Comercială prin Registratură.
care asigură sarcinile de secretariat, sarcini
care se menționează în fișa postului.
 Corespondența cu subunitățile externe prin e-
mail, fax, note telefonice, delegați se face de
către fiecare structură organizatorică care se
asigură că expedierile au fost realizate și
păstrează înregistrările doveditoare.
 Termenul de
conformare/soluționare/rezolvare al unui
document transmis unei structuri
organizatorice este:
 Cel specificat în context, reglementat de
prevederile legale, specifice domeniului de
activitate, precum și de dispoziții și proceduri
interne;
 Maximum 5 zile lucrătoare de la data
primirii, atunci când documentul nu are un
termen de răspuns specificat în context sau
conform termenului specificat de alte
reglementari;
 Dacă gradul de complexitate sau amploarea nu
permite încadrarea în cele 5 zile lucrătoare, se
formulează un răspuns motivat cu estimarea
termenului maxim de soluționare.
 În scopul reducerii consumului de hârtie,
se respectă următoarele reguli generale:
 Tipărirea documentelor pe suport de hârtie
se va face numai dacă este absolut necesar,
este de preferat păstrarea pe suport
electronic și transmiterea prin email;
 Email-urile transmise de personalul CFR
conțin inserat următorul mesaj:
 ”Respectați mediul: dacă nu este necesar,
nu tipăriri acest e-mail !‘’
 Tipărirea documentelor se va face,
recomandabil, pe ambele fețe ale hârtiei;
 Se va evita multiplicarea documentelor pe
suport de hârtie în vederea difuzării,
utilizând preferabil scanarea documentelor
și transmiterea acestora în format electronic
sau difuzarea prin fax.
 În cadrul fiecărei structuri organizatorice  De asemenea, pe coperta registrului se scrie în
trebuie să existe un Registru de intrare- colțul din stânga jos: r-2-7.5-01 1Ol, ceea ce
ieșire a corespondenței, conform modelului reprezintă codul acestui tip de registru.
din Anexa nr. l. Pe coperta registrului de  La începutul anului se reia numărătoarea de la
intrare-ieșire a corespondenței se scrie:
numărul (1).
numele structurii organizatorice, primul număr
înregistrat/an/zi/luna, iar la terminarea
registrului se scrie ultimul număr
înregistrat/an/zi/lună.
 Înregistrarea documentelor se face printr-un
număr de înregistrare format din două sau
trei grupe de cifre care reprezintă:
 Prima grupă — numărul de colectiv atribuit
șefului de structură organizatorică care
coordonează compartimentul elaborator;
 A doua grupă — număr de colectiv atribuit
emitentului documentului;
 A treia grupă -numărul de înregistrare din
„Registru de intrare — ieșire” a
documentelor primite/expediate; A patra
grupă — ziua, luna și anul înregistrării
 NOTĂ 1: Numărul de colectiv se
completează în conformitate cu Decizia
Directorului sucursalei, ediția în
vigoare.
 Grupele de cifre vor fi despărțite între
ele printr-o bară înclinată spre dreapta.
 Documentele care se expediază sunt
semnate de către Directorul sucursalei
și avizate de către șefii diviziilor și
serviciilor funcționale.
  În cazul expedierii documentelor prin fax:
 Atunci când aparatul emite o confirmare de
expediere, aceasta se păstrează împreună cu
documentul transmis;
 Nu se transmit spre semnare documente
SO= structură organizatorică
 Atunci când aparatul nu emite o confirmare de
expediere, salariatul care efectuează
transmiterea prin fax notează data și ora
transmiterii (pe spatele documentului transrnis
ori pe spatele primei pagini a documentului În
cazul în care acesta are mai multe pagini).
fără a fi semnate de către factorii de decizie
implicați din cadrul SO inițiatoare
  Dispozițiile Directorului sucursalei,
documentele de avizare Consiliul Tehnico
Economic, contractele, caietele de sarcini,
procedurile și instrucțiunile de lucru, se
redactează conform procedurilor specifice
existente, fiind aprobate de către conducerea
sucursalei.
SO= structură organizatorică
 Documentele între divizii sau SO subordonate
direct Directorului sucursalei (serv.
funcționale), se primesc/expediază cu
semnătura șefilor diviziilor sau serviciilor
funcționale.
 Documentele din interiorul diviziilor și
serviciilor funcționale, birouri se
primesc/expediază cu semnătura șefilor SO
respective.
 Circulația documentelor cu subunitățile
externe sucursalei
 Documentele privind activitatea unei singure
divizii /structuri organizatorice subordonate
direct Directorului se primesc /expediază prin
șeful diviziei / șeful structurii organizatorice
respective.
 Documentele privind activitatea a două sau
mai multe divizii se primesc /expediază prin
șefii de divizie.
 Documentele primite /transmise pe suport
informatic
 Documentele primite/transmise pe suport
informatic sunt înregistrate în Registru intrări-
ieșiri, de către persoana care a primit/transmis
docurnentul și respectă circuitul documentelor
din cap.5.7.
 Documentele primite sunt prezentate șefilor
SO pentru analiză și stabilirea modului de
soluționare.
 Documentele primite/transmise vor fi arhivate
informatic împreună cu dovezile privind
primirea/transmiterea
MULȚUMESC
!