La Administración a la

Japonesa
Material elaborado por:
Mauricio Rodriguez M.
Consultor de Pequeñas y Medianas
Empresas

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Dos formas de dirigir un
negocio
Reactiva Proactiva
 Crisis y Caos  Planeación
 Jefe Estrella, Capataz  Liderazgo
 Apaga fuegos  Facultamiento
 Desperdicio  Desarrollo
 Falta de  Innovación
Comunicación  Competitividad
 Desmotivación  Administración tipo
 Administración tipo Columbo
RAMBO  A la japonesa
 A la mexicana

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Elementos de la Filosofía
Administrativa de Konosuke
Matsushita
En todo el universo hay un proceso
constante de nacimiento, crecimiento,
desarrollo y transformación.
Tomando como cierta la Ley Natural,
debemos mantener un proceso de
constante innovación para asegurar
nuestra sobrevivencia

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Cont. Konosuke Matsushita

Debe haber oportunidades para

que cada trabajador despliegue su
potencial total como ser humano.
Es la filosofía de la compañía que
hace que todo esto sea posible
invistiendo a los empleados con un
grado sin precedentes de
autonomía
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Objetivo del Sistema

Satisfacer las necesidades de los

4 consumidores de la empresa

México D.F. DIciembre, 1999.

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 LOS CUATRO CONSUMIDORES
DE LA EMPRESA SON:
roduc
P
to CLIENTE COLABORADOR
Calidad, ES Crecimiento,
Precio Ambiente,
Atención Salario,
Reconocimient
o

ACCIONISTAS SOCIEDA
o
Acci D
nes Rentabilidad,
En cuanto a
nosotros,
Crecimiento queremos
cuidado del
medio
ambiente
México D.F. DIciembre, 1999.
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15/04/11 lajapyme@prodigy.net.mx 8
¿Que motiva en el Futbol?
“Satisfacc
 EL objetivo y meta son claros; ión”
 Las reglas (métodos son claros).
 Todos saben el marcador (medición)
 El reconocimiento es inmediato
 El tiempo de juego es definido creando
tensión positiva
 Hay competencia
 Está permitido liberar todo el potencial
del jugador.

9
 ¿Que Significa Gerenciar?

Gerenciar es girar el PDCA

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 Detalles del Ciclo PDCA 1º
Paso
Los objetivos y metas
tienen origen en las
OBJETIV necesidades de los
OY clientes, el método es
META el camino rumbo al
objetivo.

METODO

México D.F. DIciembre, 1999.

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 ¿Que es OBJETIVO?
Objetiv
o
• Objetivo es una
dirección a
dirección
seguir a seguir
* Ejemplos:
Aumentar las
ventas, reducir
costos, mejorar
la calidad,
mejorar la
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moral, etc..
 ¿Que es una META?
• Meta es un
objetivo traducido
en números y
fecha. 30/6
Objetivo:
Aumentar las
ventas
Meta:
4% de crecimiento
al 30 de junio
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¿Que es METODO?

Método es el
camino para
lograr la meta.
El camino
para
lograr la
meta..

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6 Elementos para tener un Método
Completo:
¿QUE? ¿PORQUE ?

¿COMO ? ¿QUIEN ?

=
¿CUANDO? ¿DONDE?

Ningún método esta

completo si no tiene estos
México D.F. DIciembre, 1999.
15/04/11 LAJACONETelementos. 15
Detalles del Ciclo PDCA 3º Paso

CHEQUEO

México D.F. DIciembre, 1999.

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 ¿Que es un
Problema?
Es todo aquello que
impide o dificulta Los problemas
lograr la Meta. son localizados
en la fase de
chequeo
En la fase de chequeo “En esto
del PDCA, los consiste un
problema”
problemas aparecen
como una diferencia
entre lo planeado y lo
real.
“El resto es
sólo
lamentarse”
México D.F. DIciembre, 1999.
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¿Que es Fecha
Limite? “Meta sin
fecha
límite es
pura
Fecha límite significa la buena
fecha fijada para el intención”
logro de una meta y la “con
fecha
dirección no deberá fijada”
posponer la misma.
Este es el camino para
generar energía en las
personas.

“O
marcha
o
revienta
”

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Fecha Limite
Cuando no hay fecha
límite, es difícil conseguir
energía para las metas.
“sin
fecha
fijada”

“No
revienta
pero
tampoco
marcha”

México D.F. DIciembre, 1999.

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10. ¿Causas? 1. Objetivo
11. Acción Inmediata 2. Meta
12. Prev. Recurrencia 3. Método

7. Ev. en Piso
4. Capacitar
8. Ev. Método
5. Realizar
9. Ev. Resultados
6. Recolectar
Datos

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 Filosofía de Empresa: Políticas para: PDCA de Mejora:
Clientes, Accionistas, Objetivo, Meta, Método. 5W+2H
Misión, Visión, Valores
Colaboradores, Sociedad SDCA de Rutina:
y Sistema de Gestión Procedimientos Operacionales e IT

Hoshin Kanri A P Formación de

C D A P equipos
interfuncionales
de Mejora
A P C D
A P
C D C D
Documentación
A S de los Procesos,
Evaluación Formación de
A P
Año anterior C D UGB y Sistema
Mercados C D de Auditoría
Tecnología
Evaluación Competencia
del entorno

Política Básica Políticas (Directrices) Planeación, Mejoramiento

3-5 años Anual y Mantenimiento. 3 meses
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Gerenciamiento de la Rutina.

• Las actividades necesarias para que cada departamento

alcance eficientemente el objetivo de su proceso.

• Un proceso dentro de un departamento es la serie de

actividades que tienen que realizarse para que la “Materia
Prima” se convierta en “Producto Terminado” útil para el
cliente, interno o externo.

• La administración diaria controlara las actividades

rutinarias y repetitivas que se llevan a cabo en todas las
áreas de una organización.

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Importancia del Gerenciamiento de
Rutina
Es el requisito para formar la base tecnológica de una empresa,
a través del establecimiento, cumplimiento y mejoramiento de
estándares.

Es la base para la consolidación de mejoras dentro de la

empresa ya que permite a los responsables de las áreas delegar
la administración de los procesos estables, obteniendo con esto
la oportunidad de dedicarse a las mejoras.
Transformar cada área o función dentro de la empresa en una
micro-empresa en la que cada responsable de área sea su
“Director”.

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 ¿Que es el Gerenciamiento
de Mejoras?
Es el gerenciamiento de la
mejora responsabilidad de los
directores y gerentes, que intenta
tornar la empresa más A P

productiva, cambiando la rutina C D

existente, por una mejor,
utilizando el PDCA.

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 Flujo de Información, Requerimientos, Quejas
etc.

Tu Tu Tu
Proveedor Proceso Cliente

Materia Producto
Prima Terminado

Flujo de Productos, Bienes y Servicios

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 Procedimiento Resumido para Implementar el
Gerenciamiento de Rutina (1), de Anormalidades (2) y de
Mejora (3)
Análisis del
Proceso.
Identificar Clientes,
Proveedores y Objetivos

Estandarizar
Diagrama de flujo, Procedimientos y Entrenamiento

Puntos y Limites de Control

Definición de los indicadores que nos
permitirán gerenciar y la situación normal

3 2
Monitoreo
Definir periodicidad y
responsable

1
Remedio Mejoramiento
¿Normal Inmediato Identificar la Acción
si ? no Causa Preventiva

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Análisis del Proceso

dentificar el Objetivo y Resultados del Proceso. Para lo cual

requerimos identificar a sus clientes, sus expectativas y cual es
la situación actual basándonos en hechos y datos
Misión y Objetivos Departamentales

Departamento:

Misión del Departamento:

Objetivo Sistema de Control

Productos Clientes Puntos de Límites de Método de Control

Control Control

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Estandarización del Proceso

iagrama de flujo.
Primero el nivel Macro
Posteriormente detallar el flujo de las actividades.

esarrollo de Estándares. Manuales, procedimientos, hojas de

verificación, procedimientos operacionales etc.

ntrenamiento, a las personas involucradas en el proceso

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PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES

Keep it simple stupid! -

¡Mantenlo simple tonto!
El camino para establecer un
procedimiento operacional es
el camino KISS, o sea, el
camino de la simplicidad.
En la complejidad de la
empresa no tenemos
capacidad de asimilar y
aplicar procedimientos
complejos.
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INSTRUCCIONES TÉCNICAS
Son instrucciones detalladas que
provienen del proveedor, o de otras
fuentes y que la empresa integra a
su sistema de gestión a través de la
identificación de los mismos como
instrucciones técnicas.
Las ITs son mencionadas en los
procedimentos operacionales.

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 Aseguramiento de los Resultados

dentificación de puntos clave del proceso

dentificación de puntos de control y limites de control

onitoreo

nte Anormalidades. Acción inmediata, búsqueda de causa

raíz y acción para prevenir la recurrencia

evisión periódica de
15/04/11
objetivos y estándares
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La Administración de las Anormalidades

Una anormalidad se detecta cuando cualquier valor de un

Punto de Control excede los Limites de Control.
Cuando una anormalidad se presenta debemos buscar su
causa y eliminarla.
Un reporte de anormalidades se rige por el ciclo PDCA.
Descripción de la situación actual
Análisis de las Causas
Remedio Inmediato
Prevención de la Recurrencia

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Auto-control es cuando el
mismo funcionario controla
su trabajo, es decir, hace
girar su PDCA.
En esta situación el
funcionario no necesita de
supervisión.

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 La esencia del control esta en los
chequeos y acciones correctivas.
La referencia son los
procedimientos operacionales.
Permite al individuo alcanzar
mayor control sobre su trabajo y
hacer uso de sus facultades.
Por esto el auto-control lleva al
auto-desarrollo.

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 La administración visual hace mas
fácil el cumplimiento de las metas.
Los gráficos deben estar dentro de los
estándares de la empresa.
Si cada sector comunica sus metas de
distinta manera, será difícil para los
superiores entender los comunicados.
Los gráficos forman parte del
lenguaje de comunicación interna.

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 VEO QUE USTEDES TIENEN PROBLEMAS!
Y ¿ QUE ESTAN HACIENDO AL RESPECTO ?

AQUI VEMOS AL DIRECTOR APLICANDO EL CONCEPTO…

Cuando un superior pasa por las UGBs, él de inmediato percibe

como anda el desempeño del sector.
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 RESPONSABLE
DE LA
Actualización
Mensual

Usando la administración visual, la interacción entre el superior

y el equipo es muy rápida;
Es importante seleccionar los items que deben ir en los
gráficos; éstos deben indicar al responsable de su
actualización y la frecuencia de ésta.
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 Filosofía de Empresa: Políticas para: PDCA de Mejora:
Clientes, Accionistas, Objetivo, Meta, Método. 5W+2H
Misión, Visión, Valores
Colaboradores, Sociedad SDCA de Rutina:
y Sistema de Gestión Procedimientos Operacionales e IT

Hoshin Kanri A P Formación de

C D A P equipos
interfuncionales
de Mejora
A P C D
A P
C D C D
Documentación
A S de los Procesos,
Evaluación Formación de
A P
Año anterior C D UGB y Sistema
Mercados C D de Auditoría
Tecnología
Evaluación Competencia
del entorno

Política Básica Políticas (Directrices) Planeación, Mejoramiento

3-5 años Anual y Mantenimiento. 3 meses
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Hoshin Kanri.

Las políticas anuales son el resultado del proceso de

planeación estratégica

Marcan la dirección que debe seguir el negocio para el año

que se inicia.

El periodo para determinar las políticas es el último trimestre

del año y debe iniciarse su implantación a partir del mes de
Enero

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 Gerenciamiento de Mejora.
Despliegue de Políticas
• Cada división de la empresa tiene que tomar cada estrategia en
la que este involucrada y desarrollar los COMO para poder
alcanzarla.
• Las metas son consideradas los QUE a lograr y los medios los
COMO.
• Tanto las Metas (Que), como las Estrategias (Como) deben
tener Puntos de Control y Puntos de Verificación
• Una vez hecho esto se procede a una segunda traducción para
el siguiente nivel jerárquico, este proceso se repite cuantas veces
sea necesario
• Al proceso de negociación se le conoce como “Catchball”.
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Implantación. Planeación Operativa

• Los Proyectos son los medios que seleccionamos para lograr

el Hoshin.
•Énfasis se debe dar a la factibilidad y efectividad de los
Proyectos seleccionados
• Selección de Actividades y Elaboración de plan de
Implementación
• Cada Proyecto se compone de una serie de actividades, que
se deben organizar considerando las 5W y 1H

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 Relación entre Gerenciamiento de Rutina y
de Mejora

Kaizen para items prioritarios

Adm. por
Políticas

A P
Priorización C D
para items
críticos Standarización (Std)
Adm. de la
Rutina

A S
Problemas
Crónicos C D

Standarización items especificos ©

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LAJAPYME
Equipos Interfuncionales
• La Estructura Funcional de la empresa es la que se puede
observar en su organigrama,
• La Estructura Interfuncional es la que forman los equipos de
trabajo que buscan objetivos que sólo pueden ser alcanzados
con la participación de diferentes áreas de la empresa.
• Están formalmente organizados y funcionan de forma
sistemática, siguiendo el ciclo de control y mejoramiento
PDCA.
•Ambas estructuras deben ser interdependientes y juntas
buscar los grandes objetivos de la empresa.
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Administración de la Participación en los Equipos
Interfuncionales

bjetivo de la Administración Interfuncional:

rear un mecanismo que de forma sistemática nos permita:

umar esfuerzos para alcanzar los grandes objetivos de la

empresa;

esarrollar un entorno propicio para la participación creativa

iseñar métodos de trabajo con enfoque preventivo y de

servicio
15/04/11 al cliente interno y externo;
lajapyme@prodigy.net.mx 44
¿CÓMO HACER WORKSHOP?
Workshop es el momento de presentar
cuentas sobre la planeación realizada.
Funciona como una fecha fatal para el
cumplimiento del plan.
Es en esta reunión de presentación de
cuentas que queda transparente el
desempeño del equipo; el trabajo es visto y
reconocido.
A DEL
FECH HOP
WORK
S La existencia del workshop es un
motivador muy fuerte para el cumplimiento
de las acciones que fueron negociadas.
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 ¿CÓMO HACER WORKSHOP?
FOTOGRAFÍAS

E
HOJAS D IÓN
ICA C
MÉTODO APROBADO Y FIRMADO
GRÁFICO DE CONTROL DE META VERIF
(TRANSPARENCIA)

El material utilizado en el workshop es: Gráfico de control con las

metas, el método negociado, hojas de verificación de trabajo y las
evidencias que las acciones fueron cumplidas conforme a lo
planeado.
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¿CÓMO HACER WORKSHOP?
EN LA HORA MARCADA….

AHORA DAREMOS INICIO

A NUESTRO WORKSHOP

LA PRESENTACIÓN
FUÉ UN ÉXITO…...

Un equipo responsable, comprometido con sus metas, va al workshop

solamente para ser reconocido por sus acciones.
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¿CÓMO HACER WORKSHOP?
ACCIÓN PLANEADA

AQUÍ ESTÁN LOS RESULTADOS ACCIÓN EJECUTADA

MUY BIÉN!

MUY BIÉN!

En el workshop no hay lugar para explicaciones ni para

protagonismos.
El objetivo del workshop es demostrar la ejecución del
método, de lo que fué hecho y no de lo que no fué hecho.
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¿CÓMO HACER WORKSHOP?
La verificación de la rutina es realizada
por la administración visible; en cuanto a
la verificación de la mejora es realizada
por el workshop.
La administración visible antes de todo
es un auxiliar de la fase de verificación
de la rutina de las UGBs.
Los resultados de la rutina en relación a
los requisitos mas importantes del sector
son colocados en gráficos.

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 Conclusión
Evolucionar o morir,
Ya no hay lugar para la administración
reactiva
Cuando la Competencia es Fuerte y Abierta, cuando no hay
Proteccionismo ni Barreras, solo disponemos para triunfar de:

la ESTRATEGIA
El Arte de la Guerra
Sun Tzu|
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 GRACIAS

lajapyme@prodigy.net.mx
www.lajapyme.com

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