Microsoft Access

2003
Informatică aplicată I
Facultatea de Inginerie Electrică, Energetică şi
Informatică Aplicată - Iaşi
 Ce este o bază de date?
• O bază de date reprezintă o modalitate de
stocare a unor informaţii (date) pe un suport
extern, cu posibilitatea regăsirii acestora.
• Cel mai răspândit model de baze de date este
cel relaţional, în care datele sunt memorate în
tabele.
• Alte modele de baze de date sunt: modelul
© Eduard Luncă

ierarhic, modelul orientat pe obiect şi, mai

recent, modelul XML.
 Ce este Microsoft Access?
• Microsoft Access este un program
puternic, din pachetul Microsoft Office,
servind la crearea şi administrarea bazelor
de date relaţionale.
© Eduard Luncă
 Despre proiectarea unei baze de date

• Pentru a putea beneficia de o întreţinere uşoară a bazei

de date, aceasta trebuie proiectată corespunzător.
• Memorarea datelor în tabele ar trebui făcută astfel încât
acestea să conţină date doar despre un singur subiect
(de exemplu, clienţi).
• Pe lângă tabele, o bază de date conţine, de obicei,
diferite tipuri de interogări, care prezintă informaţiile
dorite. O interogare poate prezenta un subset de date,
cum ar fi toţi clienţii din Londra, sau combinaţii de date
© Eduard Luncă

din diferite tabele, cum ar fi informaţii despre comenzi

asociate cu informaţii despre clienţi.
 Despre proiectarea unei baze de date

• Celelalte obiecte ale bazei de date, formularele

(utilizate la afişarea şi introducerea datelor),
paginile de acces la date (pagini Web,
publicate din Access, care au o conexiune la o
bază de date) şi rapoartele (pe care doriţi să le
imprimaţi), nu furnizează neapărat soluţii despre
modul de structurare a tabelelor în baza de date.
© Eduard Luncă

• Deseori, formularele, rapoartele şi paginile de

acces la date sunt bazate pe interogări, şi nu pe
tabele.
 Paşii fundamentali în proiectarea
unei baze de date
1. Stabilirea scopului bazei de date;
2. Stabilirea câmpurilor de care aveţi nevoie în baza de date (fiecare
câmp reprezintă un fapt despre un anumit subiect);
3. Stabilirea tabelelor necesare bazei de date (fiecare tabel va
conţine informaţii despre un anumit obiect);
4. Identificarea câmpului sau câmpurilor cu valori unice în fiecare
înregistrare (utilizate la unirea informaţiilor memorate în tabele
separate);
5. Stabilirea relaţiilor dintre tabele;
6. Îmbunătăţirea proiectului;
7. Introducerea datelor şi crearea diverselor obiecte ale bazei de
date;
© Eduard Luncă

8. Utilizarea instrumentelor de analiză ale Microsoft Access

(Analizatorul de Tabel, Analizatorul de Performanţă), pentru
îmbunătăţirea formei bazei de date.
 Deschiderea aplicaţiei
• Din meniul Start >
Programs > Microsoft
Office > Microsoft
Office Access 2003
© Eduard Luncă

• Executând dublu clic

pe pictograma
existentă pe desktop.
 Fereastra aplicaţiei

Bară de
meniuri

Bara de
instrumente
a aplicaţiei Bara de instrumente
a ferestrei
Bază de date
© Eduard Luncă

Fereastra
Bază de date
Tabele
 Ce este un tabel?
• Un tabel reprezintă o colecţie de date despre un
anumit subiect, cum ar fi un produs.

• Tabelele organizează datele în coloane (numite

câmpuri sau atribute) şi rânduri (numite
înregistrări).

• Fiecare înregistrare din tabel conţine toate

datele despre acel produs, cum ar fi: numele
© Eduard Luncă

produsului, furnizorul, nr. de bucăţi existente în

stoc etc.
 Crearea unui tabel
• Se apasă butonul Tables
(Tabele) şi se execută
dublu clic pe opţiunea
Create table in Design
View (Creare tabel în
modul Vizualizare proiect);

• Crearea tabelelor în acest

mod permite definirea
proprietăţilor atributelor
© Eduard Luncă

(câmpurilor) tabelului.
 Definirea câmpurilor tabelului

Coloana Field Name

serveşte la introducerea
câmpurilor dorite.

Coloana Data Type

permite introducerea
proprietăţilor câmpurilor.

Proprietăţile câmpurilor
pot fi particularizate prin
© Eduard Luncă

intermediul meniului
Field Properties.
 Alegerea cheii primare
• Pentru a putea salva tabelul, este
necesar să se definească o cheie
primară (primary key).

• Cheia primară reprezintă un

ansamblu minim de atribute, care
identifică, în mod unic, o
înregistrare din tabel.

• Cheia primară se stabileşte

utilizând opţiunea specifică din
meniul Edit, ulterior selectării
câmpului (câmpurilor) alese a fi
cheie primară.
© Eduard Luncă

• La alegerea cheii primare, este

important să se cunoască, în
detaliu, caracteristicile atributelor
din tabel.
 Salvarea tabelului
• După stabilirea cheii
primare, se închide
fereastra Table şi se
salvează tabelul cu un
anumit nume (de
exemplu, Client).
© Eduard Luncă

• După salvare, tabelul nou

creat apare în lista
tabelelor existente.
 Introducerea datelor în tabel
• Se execută dublu clic
pe tabelul nou creat
sau se apasă butonul
Open, după
selectarea acestuia.

• Se introduc datele de
© Eduard Luncă

rigoare, care se vor

salva automat la
închiderea tabelului.

Butoane pentru navigarea între înregistrări.

 Ştergerea unor înregistrări
din tabele
• Ştergerea unei înregistrări
se poate face executând
clic dreapta pe caseta care
precede înregistrarea şi
selectând, din meniul
derulant, opţiunea Delete
Record.

• Modificările se vor salva

© Eduard Luncă

automat, însă, pentru

siguranţă, se poate apăsa
butonul Save din bara de
instrumente.
 Crearea indecşilor
• Indecşii accelerează căutările
diverselor tipuri de date în
înregistrări.

• Automat, Microsoft Access

creează un index după cheia
primară.

• Pentru a adăuga un index unui

câmp, se va selecta câmpul
respectiv, iar din proprietăţile
acestuia (Field Properties), se
alege opţiunea Yes, aferentă
proprietăţii Indexed.
© Eduard Luncă

• Selectarea opţiunii Yes (no

Duplicates) va avea ca efect
imposibilitatea introducerii a
două valori identice în câmpul
respectiv.
 Crearea unei reguli de
validare
• Regula de validare
(validation rule) reprezintă o
proprietate care defineşte
valorile de intrare valide
pentru un câmp sau pentru o
înregistrare din tabel.

• O regulă de validare se
creează prin selectarea
câmpului dorit (de exemplu,
CNP), urmată de apăsarea
butonului din dreapta al
proprietăţii Validation Rule.
© Eduard Luncă

• Efectul acestei operaţii

constă în apariţia ferestrei
Expression Builder, care
permite construirea propriilor
reguli.
 Afişarea unui text de validare

• Textul de validare
semnalizează încălcarea
unei reguli de validare.

• Textele de validare se scriu

în câmpul corespunzător
proprietăţii Validation Text şi
apar ori de câte ori datele
© Eduard Luncă

introduse în tabel nu satisfac

regula de validare.
 Relaţii între tabele
• O relaţie (relationship) reprezintă o asociere stabilită
între câmpurile (coloanele) a două tabele.
• Relaţiile funcţionează prin date care se potrivesc în
câmpuri cheie (tipic, un câmp cu acelaşi nume în ambele
tabele).
• Câmpurile după care se stabileşte relaţia sunt cheie
primară, pentru un tabel, respectiv cheie externă, pentru
celălalt tabel.
• Cheia externă reprezintă un câmp sau un ansamblu de
© Eduard Luncă

câmpuri dintr-un tabel care ia valori în acelaşi domeniu

ca şi cheia primară a altui tabel.
 Tipuri de relaţii
• Relaţiile pot fi de următoarele tipuri:
• Unu-la-unu – fiecărei înregistrări din tabelul A îi corespunde
o singură înregistrare din tabelul B şi fiecărei înregistrări din
tabelul B îi corespunde o singură înregistrare din tabelul A;

• Unu-la-mai-mulţi – o înregistrare din tabelul A poate avea

mai multe înregistrări corespondente în tabelul B, dar o
înregistrare din tabelul B poate avea numai o singură
înregistrare corespondentă în tabelul A;
© Eduard Luncă

• Mai-mulţi-la-mai-mulţi – o înregistrare din tabelul A poate

avea mai multe înregistrări corespondente în tabelul B, iar o
înregistrare din tabelul B poate avea mai multe înregistrări
corespondente în tabelul A.
 Crearea unei relaţii unu-la-
unu sau unu-la-mai-mulţi
1. Relaţiile se creează apelând
funcţia Relationships din 1
meniul Tools.
2. Din fereastra Show Table, care
apare, se aleg tabelele între 2
care se doreşte realizarea
relaţiei.
3. Din meniul Relationships, se
apelează funcţia Edit
Relationships. Pentru a crea 3
relaţia, se apasă butonul
Create New.
4. După definirea relaţiei şi a
© Eduard Luncă

regulilor de integritate
referenţială, se apasă butonul
Create. Rezultatul constă în 4
apariţia noii relaţii.
Formulare
 Ce este un formular?
• Un formular reprezintă un obiect al bazei de
date, utilizat, de obicei, la introducerea sau
afişarea datelor.

• Majoritatea formularelor sunt legate de unul sau

mai multe tabele şi interogări ale bazei de date.

• Crearea unui formular se realizează prin

utilizarea unui expert. Ulterior, formularul poate fi
© Eduard Luncă

particularizat în modul Design View (Vizualizare

proiect).
 Crearea unui formular – Pasul 1

Se aleg tabelele şi
interogările asupra
Se apasă butonul cărora se creează
Forms (Formulare) formularul.

şi se execută dublu
clic pe opţiunea
Create form by
using wizard
(Creare formular
utilizând expertul).
© Eduard Luncă

Se apasă aceste
butoane pentru a
selecta câmpurile
disponibile.
 Crearea unui formular – Pasul 2

Se alege aspectul
sub care vor fi
afişate câmpurile
din formular.
© Eduard Luncă
 Crearea unui formular – Pasul 3

Se alege unul din

stilurile predefinite
pentru formular.
© Eduard Luncă
 Crearea unui formular – Pasul 4

Se alege numele
formularului,
putându-se
deschide pentru
vizualizarea şi
introducerea
datelor.
© Eduard Luncă
 Vizualizarea şi introducerea
datelor

Se apasă acest buton

pentru a introduce noi
date în tabel.
© Eduard Luncă

Se apasă acest buton

Se apasă acest buton Revenire la Trecere la
înregistrarea înregistrarea pentru a ajunge la
pentru a ajunge la ultima înregistrare din
anterioară următoare
prima înregistrare din tabel.
tabel.
 Particularizarea unui formular
Pictogramă pentru
introducerea textului

Se apasă butonul
Forms (Formulare)
şi se selectează
formularul nou
creat. Se execută
clic pe butonul
Design (Proiect) din
bara de
instrumente a
ferestrei Bază de
© Eduard Luncă

date.

Executând clic dreapta asupra Pictogramă pentru

oricărui element al introducerea imaginilor
formularului, devine posibilă
stabilirea sau modificarea a
numeroase proprietăţi.
 Prelucrarea
datelor existente
în tabele
 Căutarea datelor în tabele

• Căutarea datelor
într-un tabel se
poate realiza prin
intermediul funcţiei
Find din meniul
© Eduard Luncă

Edit (sau CTRL+F).

 Sortarea înregistrărilor

Sortarea înregistrărilor
este utilizată la regăsirea
uşoară a datelor în tabele
şi interogări.

După alegerea câmpului

dorit dintr-un tabel, se
accesează funcţia Sort
din meniul Records.
© Eduard Luncă

Sortarea înregistrărilor
poate fi făcută în ordine
crescătoare sau
descrescătoare.
 Filtre aplicate tabelelor
• Filtrele sunt seturi de criterii
aplicate datelor, pentru a afişa un
subset de date sau pentru a sorta
datele.
• Microsoft Access dispune de
următoarele tipuri de filtre:
– Filtru după selecţie (Filter by
selection);
– Filtru după formular (Filter by form);
– Filtrare la introducerea datelor
(Filter for Input).
– Filtrare avansată (Advanced Filter).
• Aplicarea unui filtru se face din
meniul Records > Filter sau
© Eduard Luncă

apăsând butonul din bara de

instrumente.
• Scoaterea unui filtru se face
apăsând butonul din bara de
instrumente.
Interogări
 Ce este o interogare?
• Interogările sunt utilizate la vizualizarea, modificarea şi
analiza datelor, în diverse moduri.

• Ele pot fi utilizate ca sursă de înregistrări pentru

realizarea de formulare, rapoarte sau pagini de acces la
date.

• Interogarea de selecţie reprezintă cel mai utilizat tip de

interogare. Ea se aplică unuia sau mai multor tabele,
© Eduard Luncă

datele fiind afişate, după anumite criterii, într-o foaie de

date. Aici, cu anumite restricţii, înregistrările pot fi
actualizate.
 Crearea unei interogări
Se apasă butonul
Queries (Interogări) şi
se execută dublu clic
pe opţiunea Create
query in Design view
(Creare interogare în Vor fi afişate numai
câmpurile care au bifată
modul Vizualizare opţiunea Show.
proiect).

Din fereastra Show

Table, care apare, se
aleg tabelele pe baza
© Eduard Luncă

cărora se realizează
interogarea.
Opţiunea Criteria permite stabilirea
propriilor restricţii. De exemplu, în
interogarea de mai sus, vor fi afişaţi
numai clienţii din Iaşi.
 Rularea unei interogări
După crearea
unei interogări, în
scopul vizualizării
rezultatelor, se va
rula interogarea
utilizând funcţia
Run din meniul
Query sau
apăsând butonul
© Eduard Luncă

din bara de
instrumente a
aplicaţiei.
 Modificarea unei interogări
Se apasă butonul
Queries şi se selectează
interogarea dorită.

Se execută clic pe
butonul Design (Proiect)
din bara de instrumente a
ferestrei Bază de date.

Pot fi făcute diverse

modificări. De exemplu,
© Eduard Luncă

se introduce câmpul
CNP, afişându-se doar
înregistrările care conţin
un CNP mai mare de 500.
Rapoarte
 Ce sunt rapoartele?
• Rapoartele reprezintă o modalitate eficientă de
a prezenta datele în format tipărit (imprimat).

• Majoritatea rapoartelor sunt legate de unul sau

mai multe tabele (interogări) din baza de date.

• Crearea unui raport se realizează prin utilizarea

unui expert. Ulterior, raportul poate fi
© Eduard Luncă

particularizat în modul Design View (Vizualizare

proiect).
 Crearea unui raport – Pasul 1

Se aleg tabelele şi
interogările asupra
Se apasă butonul cărora se creează
Reports (Rapoarte) raportul.

şi se execută dublu
clic pe opţiunea
Create report by
using wizard
(Creare raport
utilizând expertul).
© Eduard Luncă

Se apasă aceste
butoane pentru a
selecta câmpurile
disponibile.
 Crearea unui raport – Pasul 2

Se pot adăuga
nivele de grupare,
după care să fie
afişate
înregistrările.
© Eduard Luncă
 Crearea unui raport – Pasul 3

Se pot sorta
înregistrările, după
maxim patru
câmpuri, în ordine
crescătoare sau
descrescătoare.
© Eduard Luncă
 Crearea unui raport – Pasul 4

Se stabilesc
aspectul şi
orientarea
raportului.
© Eduard Luncă
 Crearea unui raport – Pasul 5

Se aplică un stil
predefinit raportului.
© Eduard Luncă
 Crearea unui raport – Pasul 6

Se alege numele
raportului.

În continuare,
raportul poate fi
deschis astfel încât
să fie vizualizat sau
modificat.
© Eduard Luncă
 Vizualizarea raportului
© Eduard Luncă
 Particularizarea raportului
Pictogramă pentru
introducerea textului

Se apasă butonul
Reports (Rapoarte)
şi se selectează
raportul dorit.
Se execută clic pe
butonul Design
(Proiect) din bara
de instrumente a
ferestrei Bază de
© Eduard Luncă

date.

Executând clic dreapta asupra

oricărui element al raportului, Pictogramă pentru
devine posibilă stabilirea sau introducerea imaginilor
modificarea a numeroase
proprietăţi.