DOCUMENTELE DE

EVIDENŢĂ OPERATIVĂ
 1. NOŢIUNI GENERALE

Documentele îndeplinesc următoarele

funcţii: justificativă, informativă, de control şi
juridică.
În funcţie de modul de întocmire, conţinutul
şi rolul lor, documentele contabile se grupează
astfel:
documente de evidenţă (justificative): factura,
chitanţa, bon de consum etc.
registre contabile: registru- jurnal, nota de
contabilitate, fişa de cont etc.
documente de sinteză: balanţa conturilor,
bilanţul contabil, contul de rezultate etc.
2 STRUCTURA DOCUMENTELOR
DE EVIDENŢĂ
Documentele justificative trebuie să cuprindă
următoarele elemente principale:
 denumirea documentului ( factură, chitanţă, bon de
consum);
 denumirea şi sediul unităţii care a întocmit
documentul;
 numărul documentului şi data întocmirii lui;
 părţile participante la efectuarea operaţiei economice
(când este cazul);
 descrierea operaţiei consemnate în document;
 datele cantitative şi valorice aferente operaţiei
economice;
 numele şi semnăturile persoanelor participante;
 3 CLASIFICAREA
DOCUMENTELOR DE EVIDENŢĂ
1. După natura operaţiilor la care se referă:
 documente de dispoziţie - care cuprind ordinul de executare a unei
operaţii (ordinul de plată);
 documente de execuţie - consemnează operaţii economice efectuate
(factura, chitanţa);
 documente combinate (mixte) - cuprind atât ordinul de executare a
unei operaţii, cât şi confirmarea efectuării ei (bonul de consum);
2. După locul întocmirii:
 documente interne – circulă doar în interiorul unităţii economice;
 documente externe – circulă la terţi sau sunt întocmite de către terţi;
3. După regimul de tipărire şi utilizare:
 documente cu regim special - pentru care sunt stabilite reguli stricte de
tipărire, numerotare, întocmire, păstrare (chitanţa, factura, cecul, avizele
de însoţire, foi de parcurs, efecte de comerţ);
 documente cu regim uzual: bon de consum etc.
4. După sfera de aplicare:
 documente generale sau comune – care sunt utilizate de către toate unităţile
(facturi, chitanţe);
 documente specifice – utilizate pentru operaţii specifice anumitor ramuri de
activitate;
5. După forma de prezentare:
 documente tipizate – care se întocmesc pe formulare-tip (facturi, chitanţe);
 documente netipizate – care se întocmesc pe formulare specifice unor ramuri sau
se improvizează în funcţie de necesităţi;
4 NORME DE ÎNTOCMIRE ŞI CORECTARE

Completarea documentelor se poate face manual (cu cerneală sau cu pastă de

pix) sau cu mijloace tehnice (cu maşini de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul).
În documentele contabile nu sunt admise ştersături, răzături sau lăsarea de
spaţii libere .
Greşelile făcute cu ocazia întocmirii documentelor pot fi corectate numai cu
respectarea anumitor reguli:
 tăierea cu o linie orizontală a textului sau sumei eronate şi scrierea alături sau
deasupra a textului sau sumei corecte;
 confirmarea corecturii prin semnătura persoanei care a întocmit documentul,
menţionându-se şi data corectării;
 documentele cu regim special întocmite greşit se anulează prin tăierea cu o linie în
diagonală pe care se scrie cuvântul “ANULAT”, păstrându-se în continuare în
carnetele respective, fără a se detaşa;
 FACTURA
Se întocmeşte manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, în 3 exemplare, la
livrarea produselor, lucrărilor şi serviciilor, de către compartimentul de desfacere,
pe baza dispoziţiei de livrare, a avizului de însoţire a mărfii, sau altor documente.
Factura se întocmeşte de către plătitorii de TVA, si de către unităţile neplătitoare
de TVA.
Factura serveşte ca:
 Document pe baza căruia se decontează produsele, lucrările şi serviciile prestate;
 Document de însoţire a mărfii pe timpul transportului;
 Document de încărcare în gestiunea primitorului;
 Document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi
cumpărătorului;
NOTA DE PLATA
Incasarea banilor pentru marfurile vandute se face pe baza Notei de plata
intocmita in doua exemplare, din care unul se da clientului, iar celalalt ramane la
ospatar.
Incasarea se poate face nu numai in numerar, ci si prin virament, pe baza
filelor de CEC din carnete cu limita de suma, sau in cont, prin receptia hotelurilor.
La sfarsitul programului, fiecare ospatar centralizeaza datele din Bonurile
de marcaj si Notele de plata in Borderoul de incasari si plati, cu defalcarea
desfacerii pe sectii(pentru descarcarea gestiunii acestora) sip e modalitati de
incasare a banilor.
In cazul vanzarii cu incasare in numerar, acesta se depune la caseria
centrala a societatii pe baza Monetarului.