Tips y Recomendaciones para crear una solucin de Business Intelligence (BI) exitosa

Ramn Hernndez rhernandez@artech.com.uy

LA NECESIDAD DE SOLUCIONES BI EN EL MUNDO ACTUAL

Globalizacin competidores ms grandes y fuertes Los tratados comerciales en nuestro pas han abierto las puertas a nuevos competidores Usuarios ms sofisticados y selectivos - servicio y calidad En este entorno, las compaas que trabajen inteligentemente tendrn una ventaja competitva

LA NECESIDAD DE SOLUCIONES BI Compaas Inteligentes

Su arma secreta es la INFORMACIN, especficamente informacin altamente integrada que les permite:
visualizar en detalle su negocio optimizar sus procesos alcanzar sus metas y objetivos

Las compaas inteligentes:

Evitan la Administracin del Caos reaccionar, anticipar Aplican una Cultura de Prevencin de Desastres detectan, resuelven Visualizan oportunidades Realizan reingeniera interna

ENTENDIENDO UNA SOLUCIN BI La Refinera de Datos

Aprendizaje Eventos Acciones Planes
Reglas

Datos Sistemas Operacionales OLTP

Conocimiento
Tendencias, patrones y excepciones

Informacin
Extraccin e Integracin
Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)

ENTENDIENDO UNA SOLUCIN BI Componentes de una Solucin de BI

OLTP Modelar Extraer Limpiar Transformar Cargar

OLTP

DWH

Consultas Reportes Anlisis Minera

OLTP

Entorno Data Warehousing

Entorno Analtico
Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)

ENTENDIENDO UNA SOLUCIN BI Componentes de una Solucin de BI

OLTP Modelar Extraer Limpiar Transformar Cargar

OLTP

DWH

Consultas Reportes Anlisis Minera

OLTP

Entorno Data Warehousing

Entorno Analtico
Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)

ENTENDIENDO UNA SOLUCIN BI Entorno Data Warehousing

Ajustar y adaptar Desarrollo Incremental Arquitectura

3 o ne m r c n t e I

1 o ne m r c n t e I

l ed a u c ei uq A r t t r es uohe a Wa a D r t

2 o ne m r c n t e I

Operacin

o ne m r c n t e I

Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)

Se recomienda que cada proyecto dure de 3 a 4 meses y produzca un valor importante para el negocio

ENTENDIENDO UNA SOLUCIN BI Componentes de una Solucin de BI

OLTP Modelar Extraer Limpiar Transformar Cargar

OLTP

DWH

Consultas Reportes Anlisis Minera

OLTP

Entorno Data Warehousing

Entorno Analtico
Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)

ENTENDIENDO UNA SOLUCIN BI Entorno Analtico

Dominios del Anlisis Tctico y Estratgico 75% REPORTES Qu pas? 20% ANALIZAR Por qu pas? 5% PREDECIR Qu pasar?

Datos Histricos (Data Warehouse) Sofisticacin del Anlisis y Herramientas

Fuente: The Data Warehousing Institute (www.dw-institute.com)

Decisiones Tcticas, siguiente semana o mes Decisiones Estratgicas, siguiente semestre o ao

ENTENDIENDO UNA SOLUCIN BI Diferencias en el Diseo (OLTP vs BI)

Sistemas Transaccionales (OLTP) Solucin de Business Intelligence (BI - OLAP)
Soportar la toma de decisiones

Automatizar el proceso

Diseado para ser eficiente - tiempos de Diseado para ser efectivo - informacin respuesta deseada Estructura al negocio - cambia solo si lo Se adapta el negocio - para responder hace el negocio nuevas preguntas Reacciona a eventos Optimizado para transacciones Se anticipa a eventos Optimizado para consultas

10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI

1. Omitir el levantamiento de requerimientos
El equipo tcnico no levanta requerimientos porque:
Usuarios no saben lo que quieren porque no entienden los aspectos tcnicos IT desarrollo & mantto appls El equipo de IT piensa que sabe lo que el usuario necesita - reportes

Una solucin de BI sin la participacin del negocio, se hace una solucin de BI de IT que resuelve problemas de IT

2. Asumir que las definiciones son las mismas para toda la organizacin
Los usuarios tienen mltiples definiciones para el mismo trmino ventas totales Definir cada trmino desde la perspectiva del negocio ejemplos positivos y negativos, pedir siempre definicin de trminos para detectar diferencias

10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI

3. Entrevistar a los usuarios incorrectos
Se requiere informacin de todos los niveles de usuarios y grupos dentro de la organizacin - solucin que de respuestas a toda la organizacin

4. Usar trminos tcnicos cuando se habla con usuarios

El uso de trminos tcnicos puede dificultar el levantamiento de requerimientos Evitar discutir con los usuarios sobre temas tcnicos estructura de bd, diseo fsico, herramientas de ETL, OLAP, etc. El equipo tcnico se debe esforzar en formular preguntas de negocio y escuchar respuestas del mismo tipo

10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI

5. Fallar en la identificacin de requerimientos y necesidades de informacin CRTICAS de los usuarios
Quiero todo no habr otro proyecto (incremento), garanta de xito Identificar el valor para el negocio de cada dato y el impacto de no tenerlo have to do y nice to have

6. Fallar en la formalizacin de requerimientos y necesidades de informacin de los usuarios

Definir y utilizar templates para el levantamiento de requerimientos consolidar y analizar informacin, incrementos

10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI

7. Continuar el proyecto sin la validacin de los requerimientos y necesidades de informacin
Dar al usuario la oportunidad de revisar en blanco y negro los resultados del levantamiento de requerimientos cambios, aclaraciones, omisiones, aprobacin

8. No prepararse para las entrevistas con usuarios

Fallar al definir al inicio el propsito de la entrevista No tener el control del desarrollo de la entrevista sin script Desarrollar el conjunto de preguntas que se harn

10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI

9. Entrevistas deficientes
Tomar la primer respuesta de un usuario sin investigar ms Permitir que se convierta en una sesin tcnica de diseo en lugar de una sesin de levantamiento de requerimientos

10. Usar un mtodo no interactivo de levantamiento de requerimientos

Usar nicamente cuestionarios o encuestas para el levantamiento de requerimientos
No hay interaccin clarificacin No son completados lo ven poco prioritario o importante

Completar con una sesin de revisin de resultados

10 ERRORES A EVITAR IDENTIFICANDO REQUERIMIENTOS DE SOLUCIONES BI

1. Omitir el levantamiento de requerimientos 2. Asumir que las definiciones son las mismas para toda la organizacin 3. Entrevistar a los usuarios incorrectos 4. Usar trminos tcnicos cuando se habla con usuarios 5. Fallar en la identificacin de requerimientos y necesidades de informacin crticas de los usuarios 6. Fallar en la formalizacin de requerimientos y necesidades de informacin de los usuarios 7. Continuar el proyecto sin la validacin de los requerimientos y necesidades de informacin 8. No prepararse para las entrevistas con usuarios 9. Entrevistas deficientes 10. Usar un mtodo no interactivo de levantamiento de requerimientos

6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIN BI EXITOSA

1. Establecer la visin y patrocinio
La visin y el patrocinio debe venir de la alta direccin del negocio al 100% El patrocinio jams debe provenir del rea de IT Haz de tu patrocinador un hroe

2. Evangelizar la visin
Identificar los involucrados claves que pueden hacer fracasar al proyecto (activa o pasivamente) Explicar beneficios y que se espera de ellos No crear expectativas muy altas por el afn de evangelizar

6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIN BI EXITOSA

3. Priorizar portafolio de proyectos de BI
Dividir la solucin en varios proyectos, priorizarlos Ejecutar primero proyectos de alto valor para el negocio Establecer Comit de BI negocio e IT, guiar, cambios prioridades

4. Conseguir recursos suficientes

Ms dinero no es una garanta de xito Presupuesto vs. Alcance
Reducido vs. Reducido

Contratar y retener profesionales altamente experimentados y con las habilidades en BI

6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIN BI EXITOSA

5. Alinear a los usuarios y el equipo tcnico
Asegurar que el negocio y rea de IT trabajen como un solo equipo - procesos, datos Equipo tcnico con conocimiento del negocio - reuniones

6. Generar credibilidad en el sistema

La ms elegante y sofisticada solucin de BI aporta muy poco valor al negocio si nadie la usa Hay pocas maneras de ganar la credibilidad en un sistema, pero cientos de formas de perderla

6 RECOMENDACIONES PARA UNA SOLUCIN BI EXITOSA

1. Establecer la visin y patrocinio 2. Evangelizar la visin 3. Priorizar portafolio de proyectos de BI 4. Conseguir recursos suficientes 5. Alinear al negocio y equipo tcnico 6. Generar credibilidad en el sistema

INDICADORES DE XITO DE UNA SOLUCIN DE BI

Los siguientes tres atributos identifican a una solucin de BI que entrega un valor importante al negocio
Mi solucin de BI soporta procesos crticos del negocio que corren diariamente? Mis usuarios consideran la solucin de BI de misin crtica? (por ejemplo, reportan inmediatamente si el sistema est abajo) En qu grado la solucin de BI es utilizada para obtener informacin necesaria para las juntas de usuarios?