CONTABILIDAD y TECNOLOGIA de la INFORMACION

Preguntas clave:
Dicen que estamos en la Era del Conocimiento, pero ... qu significa esto para la profesin contable? Qu retos tendr que afrontar? De todas las novedades tecnolgicas que trae el nuevo milenio, cuales van a tener mayor impacto en la Contabilidad? Cmo va a cambiar la forma en que trabajan los contadores y las actividades que desarrollan?

TEMARIO
1. EVOLUCION HISTORICA DE LA CONTABILIDAD 2. LA INFORMACION, MATERIA PRIMA DE LA CONTABILIDAD. 3. EL IMPACTO DE LA TECNOLOGIA 4. LA CONTABILIDAD Y EL CONOCIMIENTO
TRATAMIENTO CONTABLE DE LOS INTANGIBLES CAPITAL INTELECTUAL

5. EL FUTURO, LO QUE DEBEMOS CONOCER:

TECNOLOGIAS DE SISTEMAS PARA CONTADORES recomendado por AICPA 2005 The American Institute of Certified Public Accountants.

1. EVOLUCION HISTORICA DE LA CONTABILIDAD

Periodo Histrico Necesidades informativas Posibilidades tecnolgicas Respuesta de la Contabilidad

Las Grandes Civilizaciones

Conocer los ingresos y Papiro, escritura gastos cuneiforme

Utilizar la partida simple

El inicio del comercio La Revolucin Industrial

Registrar cada movimiento Importancia de los activos y conocer el beneficio

Papel

Surge la partida doble. Primeros libros contables Se perfecciona la partida doble. Estados financieros

Papel, imprenta

Periodo Histrico

Necesidades informativas
Manejar ms informacin y con ms rapidez

Posibilidades tecnolgicas
Los primeros ordenadores: muchos usuarios para un equipo

Respuesta de la Contabilidad
Se automatizan los sistemas contables manuales

1960

1981

Obtener informacin Ordenador personal: Sistemas de financiera til para la la informtica se informacin contables integrados en bases populariza toma de decisiones de datos. Informes, ratios, grficos Informacin en tiempo real Comercio electrnico Medicin de activos intangibles como parte de la gestin del conocimiento Ordenadores en red Internet Tecnologas de la comunicacin Automatizacin de datos Intercambio electrnico de documentos Desaparece el Papel

Siglo XXI

CARACTERISTICAS DE LA INFORMACION EN EL SIGLO XXI

Nuevas necesidades de informacin:

NORMAS CONTABLES ESTADOS CONTABLES TRADICIONALES

NO SON SUFICIENTES

 El grado de satisfaccin de los clientes  Los riesgos a que est sometida la empresa  El impacto medioambiental  La capacidad de innovacin  La capacidad de aprendizaje  La motivacin de los empleados  Valoracin de activos intangibles como el conocimiento

CONTABILIDAD EN EL SIGLO XXI

Sistema clsico
Centrado en los accionistas Publicado en papel Informacin estndar Informacin controlada por la compaa Reporte peridico Distribucin de la informacin Estados financieros Rendimiento pasado Auditoria de cuentas Nacional Esencialmente esttico Para cumplir las normas

Nuevo sistema
Centrado en todos los usuarios Publicado en un Web Informacin a medida Informacin de diversas fuentes Reporte continuo Dialogo Mayor rango de informacin Mayor nfasis en el futuro Fiabilidad sistema de informacin Global Cambio continuo Para satisfacer demandas del mercado

EL PERFIL DEL NUEVO CONTADOR

 Capacidad para identificar y valorar el capital intelectual a travs del desarrollo de nuevas metodologas, conceptos y prcticas contables  Los contadores deben estar preparados para aceptar el reto que supone manejar conceptos nuevos, indicadores, ratios e informes.  La utilizacin intensiva de herramientas ligadas al sector de las telecomunicaciones introducir cambios importantes en muchas de las actividades tpicas del contador.  El uso intensivo de EDI, ser el fin de la imagen del contable rodeado de papeles, como pedidos y facturas.

LA INFORMACION Materia Prima de la CONTABILIDAD

 El papel estratgico de los recursos de informacin en la empresa, considerando los recursos de la informacin como un arma competitiva con la que generar y explotar nuevas oportunidades.  La Sociedad de la Informacin:

Un desafo global para el nuevo milenio

LA EMPRESA Vista como un Sistema

Informacin

SISTEMAS CONTABLES TRADICIONALES

 La contabilidad financiera y la gestin diaria de los movimientos.  Las necesidades de los usuarios internos que solicitan balances, cuentas de resultados, el origen y aplicacin de los fondos, asientos del diario, listados de saldos, extractos de cuentas, informes, etc.  El cierre del ejercicio y la mayora de los procesos previos al cierre son fciles de automatizar.  La consolidacin con empresas del grupo.  Informes para las autoridades tributarias, como la gestin y liquidacin del IGV y otros impuestos, as como otra documentacin oficial.

SISTEMAS CONTABLES TRADICIONALES

La gestin comercial, el seguimiento de pedidos y facturacin; seguimiento de los cobros y pagos a proveedores. La gestin y mantenimiento de la cartera. La gestin y el control de la tesorera, conciliaciones bancarias automticas, el control del riesgo bancario, la liquidacin de gastos. La El gestin de Inventarios: de los Recepcin, fijos y Consumos su y Control Interno.

seguimiento

activos

amortizacin

automtica.

Las Planilla de Haberes, Provisiones, Gratificaciones, CTS El control Presupuestario, la contabilidad de costes y un largo etc., de informes controles, ratios y grficos que cualquier moderno sistema de informacin contable es capaz de suministrar.

LA CONTABILIDAD EN LA ERA DE LA ECONOMIA DIGITAL

En la economa digital, la contabilidad debe ser un componente importante de lo que Gates (1999) denomina el sistema nervioso digital de las organizaciones, es decir un conjunto de procesos digitales mediante los cuales una empresa puede percibir su entorno y reaccionar, captar los retos competitivos y las necesidades de los clientes, y organizar las respuestas en el mnimo tiempo posible. El sistema nervioso digital equivale al sistema nervioso humano, capaz de aportar un flujo de informacin bien integrado al lugar oportuno de la organizacin en el momento oportuno.

LA CONTABILIDAD EN LA ERA DE LA ECONOMIA DIGITAL

Clientes Proveedores Materiales Mquinas Capital Operaciones Personas Informacin Administracin Productos Beneficios Finanzas Metas Planes Comercial

LA CONTABILIDAD EN LA ERA DE LA ECONOMIA DIGITAL

En este contexto, en el futuro prximo la distribucin de informacin contable a travs de Internet, publicada en tiempo real, va a sustituir a la informacin histrica que actualmente se suministra a los accionistas y otros usuarios externos. Las empresas podrn suministrar adicionalmente informacin actualizada empleada para la gestin. Las capacidades de bsqueda y presentacin que ofrece Internet van a permitir a las empresas aadir valor a su informacin corporativa poniendo a disposicin de los diferentes grupos de usuarios una amplia gama de informacin adicional de carcter no financiero.

LA DISTRIBUCIN DIGITAL DE LA INFORMACIN CONTABLE

La informacin contable de las empresas por la red cada vez se va expandiendo mas, siendo las principales fuentes de informacin las siguientes:
 Informacin suministrada por empresas especializadas que se dedican a su obtencin y posterior comercializacin.  Informacin suministrada por organismos oficiales.  Informacin suministrada directamente por las propias empresas (webs corporativos).

Informacin suministrada por empresas especializadas

Son Empresas privadas que se dedican a recopilar informacin referente a mltiples compaas con el objeto de ofrecrsela a sus clientes. Una de las principales empresas a nivel mundial de este tipo de iniciativas es CAROL (Company Annual Reports On Line) www.carolworld.com. Este proyecto proporciona acceso directo a ms de 3000 informes financieros de distintas empresas de todo el mundo de forma que el usuario puede acceder fcilmente a un amplio abanico de informacin que va desde los tradicionales estados financieros hasta informacin sobre el accionariado o sobre la evolucin de la empresa en los ltimos aos

Informacin suministrada por empresas especializadas

En nuestro pas podemos mencionar a:
 Infocorp www.infocorp.com.pe

Proporciona informacin con respecto a la posicin y el grado de cumplimiento de las obligaciones que las personas naturales y jurdicas han adquirido en instituciones financieras, comerciales, industriales y de servicios.

Informacin suministrada por empresas especializadas



La Bolsa de Valores de Lima www.bvl.com.pe Nos permite accesar a la Informacin de las Empresas, Hechos de Importancia, Memorias Anuales e Informacin Financiera (Trimestral y Auditada Anual) Adicionalmente, la BVL ha puesto a disposicin de sus asociados un software por Internet denominado ELEX, para acceder en tiempo real a la informacin del mercado: Renta variable, Subasta especial, Mercado de dinero, Colocacin primaria y otros

Informacin suministrada por Organismos Oficiales

La primera Experiencia a nivel internacional, a principio de los 90, fue patrocinada por la SEC (Securities and Exchange Commission estadounidense). Se desarrollo una gran base de informacin financiera, accesible online, de empresas con cotizacin en los mercados de capitales USA. Se cre el site EDGAR (Electronic Data Gathering Analysis and Retrieval System) www.edgar-online.com, un sistema que permite a cualquier usuario de Internet consultar la informacin financiera que las empresas con cotizacin en los mercados estadounidenses tienen obligacin de remitir a la SEC. EDGAR contiene informacin remitida a partir de Enero de 1994.

Informacin suministrada por Organismos Oficiales

Por su parte en el Per la CONASEV, a travs de pagina Web www.conasev.gob.pe, siguiendo camino marcado por la SEC, facilita la consulta las cuentas anuales y los informes de auditoria las sociedades emisoras mediante una serie opciones disponibles para todos los interesados: su el de de de

Informacin suministrada por las propias empresas



Existe un nmero cada vez mayor de empresas que suministran informacin financiera electrnicamente. La decisin de publicar informacin contable en el Web est relacionado con factores tales como el tamao de la empresa y los usuarios esperados. Un buen nmero de empresas, principalmente en USA, est utilizando Internet como un medio de comunicacin con los inversores. Las opciones de comunicacin que ofrece Internet cubren todos los aspectos de las actividades tradicionales de relacin con los accionistas/inversores con un costo mucho menor.

Informacin suministrada por las propias empresas

 La informacin facilitada por las empresas en sus pginas WEB no se limitan slo al informe anual sino que suelen incluir estados financieros trimestrales o semestrales, resmenes de los ltimos aos, informacin medioambiental, ratios financieros, servicios de informacin a los inversores por e-mail, informacin de prensa, informacin sobre empleo y oportunidades de trabajo en la compaa, etc.

El futuro de la Distribucin Digital de la Informacin Contable

Las organizaciones Contables, a nivel mundial, estn realizando estudios sobre el impacto de la presentacin de Informes Contables por Internet. La principales conclusiones de estos estudios son las siguientes:  La necesidad de desarrollar un Lenguaje estndar para la presentacin de la informacin en Internet, que facilite el anlisis de los estados financiero a toda la comunidad financiera. XBRL (eXtensible Business Reporting Language) es un lenguaje estndar que se viene desarrollando para la publicacin de estados financieros en Internet.  Dejar de lado el concepto clsico de periodicidad de la informacin sustituyndolo por el nuevo concepto de reporte continuo.

El futuro de la Distribucin Digital de la Informacin Contable

 Identificar los efectos que pueden tener, en el establecimiento de normas contables en el futuro.  Establecer medidas para asegurar la distribucin de informacin de calidad, y el desarrollo de un cdigo de conducta para el formato y los contenidos de los reportes en la Web.  Incluir en un mayor grado informacin no financiera para el uso de los usuarios internos y externos de las Organizaciones.  Desarrollar el paradigma emergente de la Auditoria Continua,
como una metodologa que permita al auditor emitir su opinin de manera simultnea a los hechos o inmediatamente despus de su ocurrencia.

Los nuevos Paradigmas

Economa de la informacin
La economa de informacin proviene de la infraestructura tecnolgica, estas herramientas son conocidas como Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC) y pueden clasificarse de la siguiente manera:      PC, servidores o cualquier otro dispositivo de hardware. Telecomunicaciones. Herramientas de productividad administrativas (sistema de planillas) Herramientas de productividad material (sistema de control de planta) Productos inteligentes (alarmas con detectores de movimientos)

Los nuevos Paradigmas

Cultura de la informacin La cultura de la informacin significa cultura de uso de la informacin. Un individuo con cultural informacional adems de habilidades informticas, tiene capacidad para utilizar las fuentes de informacin, criterio para evaluar la calidad de informacin, capacidad para identificar qu informacin se precisa en cada momento. Es decir Creatividad del hombre que innova sobre los usos de estas herramientas.

Los nuevos Paradigmas

Sociedad de la informacin = f(economa de la informacin, cultura de la informacin)

LA SOCIEDAD DE LA INFORMACION, es producto de la revolucin digital en las TIC que ha creado una plataforma para el libre flujo de informacin, ideas y conocimientos en todo el planeta. La forma en que el mundo funciona est cambiando. La Internet se ha convertido en un recurso mundial importante, que resulta vital para todos los pases.
Nadie puede permanecer al margen de este proceso revolucionario que supone la incorporacin masiva de estas herramientas en la sociedad, puesto que los beneficios que aportan son por dems relevantes, en todos los aspectos, econmicos, sociales, polticos y educativos.

Reconociendo la importancia de la revolucin de las TIC como instrumento para conformar el futuro del planeta, los lderes mundiales decidieron que se necesitaba una visin global para instaurar el marco de una Sociedad de la Informacin integradora y justa. La Asamblea General de las Naciones Unidas se aprob la celebracin de
la Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Informacin

Primera Reunin del 10 al 12 de diciembre 2003 en Ginebra Objetivo: Redactar y propiciar una clara declaracin de voluntad poltica, y tomar medidas concretas para preparar los fundamentos de la Sociedad de la Informacin. A esta reunin asistieron cerca de 50 jefes de Estado o Gobierno , 82 Ministros y 26 Viceministros y jefes de Delegacin de 175 pases.
www.itu.int/wsis/index-es.html

Impacto de la Tecnologa en la Contabilidad

Las Tecnologas de la Informacin son el motor del cambio que conduce a una nueva era postindustrial que amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse.

Impacto de la Tecnologa en la Contabilidad

Que aportan las tecnologas?

Al incorporar las tecnologas de la informacin en la Contabilidad se producen dos consecuencias:

y Mejoras en velocidad (hacer lo mismo pero ms rpido). y Pero las tecnologas de la informacin pueden y deben producir tambin cambios en el diseo Organizacional de las empresas

MEJORAS EN VELOCIDAD
En cuanto al impacto de las tecnologas de la informacin en las prcticas y sistemas de informacin contables, podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informtico para: Obtener los balances y cuentas de resultados en tiempo real Depsitos en cuentas por Internet Liquidar los impuestos por Internet Enviar facturas por intercambio electrnico de informacin. Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero que supone pero no introduce cambios metodolgicos.

Cambios en los sistemas de informacin

Sistema Tradicional

Como muestra la siguiente figura, lo normal es que sea el cliente (E.WONG) quien haga el pedido al proveedor (INCA KOLA). Hace aos este proceso se hubiera hecho por carta, posteriormente por fax o telfono y, ms recientemente por correo electrnico.

Con un software de EDI (Intercambio Electrnico de Datos), E.WONG enviara un mensaje normalizado llamado ORDERS (Purchase Order Message). Como vemos es el mismo procedimiento solo que a mayor velocidad.

Pero Quin sabe ms de vender INCA KOLA? E. WONG la INCA KOLA? Es decir, quin puede predecir mejor la demanda de inca kolas? Probablemente todos contestaramos que la INCA KOLA , pues dispone de mtodos de clculo que sobre la base del clima, campaas de marketing, etc., puede calcular mejor que E. WONG cuantas inca kolas van a venderse. Entonces dejemos que sea ella quin, a partir de los datos de existencias de inca kolas en el almacn de E. WONG, haga la "propuesta de pedido".

ECR
(Respuesta Eficiente al Consumidor): el mundo al revs?

De eso trata el ECR o Respuesta Eficiente al Proveedor. La pieza clave del ERC es el intercambio de informacin del punto de venta entre cliente y proveedor. Los mensajes fundamentales de EDI que intervienen en el ECR son dos:  El INVRPT (Inventory Report), el cliente (E. WONG) transmite informacin sobre el nivel de stock de los productos del fabricante.  El ORDERS, Propuesta de pedido efectuado por el proveedor, a travs del estudio de los datos enviados por el Cliente.

Si se extiende esta tecnologa, el hipermercado deja de hacer los pedidos y de ello se encargan los proveedores. Como vemos, la tecnologa no es slo cuestin de velocidad sino de cambios organizativos
OPORTUNIDADES DE MEJORA:  Ahorros significativos en la gestin de almacenes: Stock 0 Menor manipulacin de productos Disminucin de Roturas y Prdidas Disminucin del Gasto de Transporte  Impacto favorable en el mbito administrativo contable Disminucin en los errores documentarios: Facturas, Ordenes de Compra, Notas de Ingreso, etc. Ahorro en los costos de Administracin, en las reas involucradas: Logstica, Administracin, Contabilidad  Mejor Precio de Venta por disminucin del costo, consiguiendo: Incremento en las Ventas, Imagen y Posicionamiento en el Mercado.