Anlisis de puestos

Introduccin
La forma de enfocar la gestin de los recursos humanos ha

cambiado en correspondencia con la dinmica del desarrollo social, influenciado por sucesos y filosofas como la revolucin industrial, la administracin cientfica y la psicologa industrial. Estos cambios en el entorno, obligan a las organizaciones a replantear sus estrategias de produccin y consecuentemente su modo de manejar el personal, de modo tal que se vuelven cada vez ms exigentes con sus colaboradores. requerimientos de cada organizacin y poner especial atencin en los procesos que implica una adecuada seleccin de personal. Como seala Fernndez (1999), dicho procedimiento consta de 3 fases esenciales: el anlisis y descripcin de puestos, la elaboracin de los perfiles y el reclutamiento.

Por tal motivo, hoy en da es preciso contar con la gente idnea a los

Antecedentes Histricos
Segn Werther y Davis (1990), los estudios preliminares en el Anlisis y Descripcin de

Puestos de Trabajo (ADPT) coinciden con la revolucin industrial en Europa y en Estados Unidos; Charles Babbage, en Europa, y Frederick Taylor en la Unin Americana fueron los primeros autores que plantearon que el trabajo podra y deba estudiarse de manera sistemtica y en relacin con algn principio cientfico. un intento por investigar mtodos de produccin y montaje y establecer la manera ms eficiente para realizar un trabajo. Se considera que el padre de este movimiento fue Frederick Taylor. del factor humano comenzaron a experimentar en el diseo de las tecnologas, las instalaciones y el equipamiento, obtenindose resultados a finales de la dcada de 1940. existentes eran el resultado de fenmenos humanos en vez de mecnicos. Este reconocimiento impuls la intervencin del psiclogo industrial en el mundo del trabajo, introducindose la idea de que los trabajadores tenan necesidades emocionales y psicolgicas que deban considerarse en el trabajo, convirtindose la satisfaccin del trabajador y el compromiso con el trabajo en aspectos importantes, mejorando as algunos aspectos relacionados con la gestin del personal.

De forma paralela a la revolucin industrial surgi la administracin cientfica que fue

Despus de la segunda guerra mundial, las investigaciones en el campo de la ingeniera

Algunos aos despus se hizo evidente que muchos de los problemas administrativos

Definicin

Anlisis de puestos: Es el proceso mental previo e indispensable para la preparacin de la descripcin del puesto. Consiste en "desmenuzar" al puesto en las diferentes partes que lo componen. El proceso sistemtico mediante el cual se obtiene toda la informacin referida a un puesto de trabajo y que pueda ser relevante tanto en lo que se refiere a un ptimo rendimiento en el mismo, como para la seguridad, satisfaccin y comodidad de sus ocupantes

Descripcin de puestos: Es la consignacin escrita, clara y ordenada de los deberes y principales caractersticas de los puestos. Habitualmente incluye los siguientes apartados: descripcin genrica (resumen de unos cuantos renglones que consigna el objetivo de la existencia del puesto), descripcin especifica (funciones, sub-funciones y tareas) y especificaciones (requerimientos para desempear el puesto).

Definicin
Ducceschi (1982), sostiene que el Anlisis y Descripcin de los

Puestos de Trabajo (ADPT) como una herramienta bsica para el establecimiento de toda poltica de recursos humanos, pues casi todos las actividades desarrolladas en dicha rea, se basan de uno u otro modo en la informacin que proporciona este procedimiento.

Es un estudio no experimental, ya que no se manipulan

deliberadamente las variables, pues lo que se hace normalmente, es observar fenmenos tal y como se dan en su contexto natural, para despus analizarlos. De igual forma es de nivel DescriptivoComparativo, ya que su objetivo central es detallar las funciones establecidas oficialmente en la dependencia y de corte transversal ya que se recolectan datos en un slo momento con el propsito de describir las variables y analizar su incidencia e interrelacin en un momento dado

Objetivos del estudio

Objetivo general: Determinar cules son los beneficios de implementar el

instrumento del Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo en los procesos de seleccin de personal. Objetivos especficos : Revisar la informacin existente en los manuales operativos de la Dependencia. Implementar el instrumento del Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo en el rea ms significativa de la organizacin . Comparar los resultados obtenidos con lo establecido en los manuales de la organizacin. Determinar las deficiencias en los procesos de seleccin de personal en trminos de perfil idneo para el puesto.

Alcances y beneficios
Definir y distribuir de manera

eficiente las cargas de trabajo. Fijar responsabilidades en la ejecucin de las labores. Facilitar la coordinacin y organizacin de las actividades de la Dependencia o Entidad. Permitir a los servidores pblicos que tienen personal bajo su mando, exigir a cada trabajador lo que debe hacer y la forma de cmo hacerlo. Proporcionar los requisitos que deben cumplir los aspirantes en el proceso de reclutamiento y seleccin de personal.

Determinar con precisin, las

materias que deben contener los cursos de capacitacin. Colocar al trabajador en el puesto conforme a sus aptitudes y experiencia. Permitir al trabajador conocer lo que debe hacer, sealar sus responsabilidades e impedir que exista duplicidad de funciones. Servir de fundamento para el sistema de sueldos. Permitir calificar adecuadamente los mritos.

Su funcin
Para la aplicacin de este mtodo se debern de satisfacer los siguientes criterios: 1. Quienes realicen la valuacin de los puestos, deben estar familiarizados con la institucin. 2. Los factores a evaluar deben encontrarse en todos (o casi

todos) los puestos. 3. Asignacin de puntos a factores. A cada factor se le debe asignar un peso relativo en porcentaje, esta asignacin se hace para reflejar la importancia relativa de los distintos factores de acuerdo a la naturaleza de las funciones del puesto.

Su funcin
4. Se debern de determinar los niveles, puesto que

la amplitud de cada factor puede variar de un puesto a otro. Para este efecto se han creado diversos niveles asociados a cada factor con el propsito de que los analistas puedan ser ms objetivos en recompensar los diferentes grados de: aptitud, responsabilidades, esfuerzo, etc. 5. Se debern dividir los factores en sub factores

Tipos de procedimientos
Existen mltiples clasificaciones de los

procedimientos de Anlisis de Puestos: 1. Procedimientos Convencionales.

Procedimientos Estructurados; que, a su vez, se dividen en: Orientados al Trabajador. Orientados a la Actividad. 3. Anlisis de Tareas.
2.

1. Procedimientos Convencionales
Procedimientos Cualitativos, ya que son los que

tienen como finalidad elaborar una Descripcin Cualitativa de los Puestos de Trabajo. Esta Descripcin, que sigue una forma narrativa, no suele estar, por tanto, cuantificada. Estos Procedimientos han demostrado su utilidad cuando se tratan de conocer las funciones incluidas en los puestos de trabajo. El principal inconveniente que presentan es la elaboracin de la Descripcin de los Puestos Tipo de una forma objetiva. En dicha Descripcin se seguir el formato previamente definido en funcin de los objetivos del anlisis, incluyendo, en la misma, informaciones claras y concretas, y evitando cualquier floritura intil.

1. Procedimientos Convencionales

Permiten obtener informacin sobre: Los Objetivos del puesto de trabajo. Las Funciones y Tareas que se llevan a cabo en el puesto. Los Medios materiales y herramientas utilizadas. Los Conocimientos exigidos por el puesto. La Experiencia exigida por el puesto. El nivel de Autonoma del ocupante del puesto. El tipo de Normas que se reciben. Las Decisiones que se toman en el puesto. La Responsabilidad que conlleva el puesto. Las consecuencias de los Errores cometidos. Las Relaciones Humanas que obliga a mantener el puesto. El Ambiente de trabajo. Los Riesgos de accidente o enfermedad profesional. En cada caso, ser preciso seleccionar cuidadosamente las informaciones que se van a necesitar y la forma que se va a dar a las mismas y sobre todo cuando el objetivo del Anlisis es preparar el Manual de Funciones de la organizacin; elaborar los Perfiles de Competencias de los puestos; definir Exigencias o Necesidades de Formacin; preparar Programas de Evaluacin del Rendimiento y del Potencial

2.PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURADOS
En los aos cincuenta y sesenta, se produjo en Estados

Unidos (y se extendi por todo el mundo) una corriente que defenda la necesidad de disponer de tcnicas e instrumentos que permitiesen obtener informaciones cuantificadas sobre los trabajos, partiendo del supuesto de que las obtenidas con los nuevos mtodos de anlisis (los denominados estructurados) seran ms objetivas, vlidas y fiables. De esta forma, llegaba al mundo del Anlisis de Puestos, la misma confusin que prevaleca en otras reas de la Psicologa, en general, y en el campo de la Psicologa del Trabajo, en particular: cuantificacin = objetividad = cientfico.

2.PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURADOS
Se apoyan en el hecho de que cuando se lleva a cabo un Anlisis de Puestos,

se trabaja con tres tipos de datos:

1.

2.

3.

Esencialmente Cuantitativos. Son datos de naturaleza cuantitativa, como, por ejemplo, nmero de personas que dependen del ocupante del puesto. De Naturaleza Cuantitativa, pero obtenidos a partir de juicios subjetivos. Son datos cuantitativos pero que, por razones prcticas, tcnicas, o de cualquier otro tipo, se obtienen a partir de opiniones subjetivas. Por ejemplo, el tiempo medio que necesita un operario para aprender un trabajo se podra obtener observando a varios de nuevo ingreso; sin embargo, por razones prcticas, en la mayora de las ocasiones, este dato se obtiene a partir de la opinin de operarios que ya lleven tiempo realizando el trabajo, de sus superiores o de expertos. Esencialmente Cualitativos. Son los datos de naturaleza cualitativa y que los Procedimientos Estructurados tratarn de cuantificar. Por ejemplo, el tipo de decisiones que debe tomar el ocupante del puesto.

2.PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURADOS
ORIENTADOS AL TRABAJADOR. Son los

Procedimientos Estructurados que se centran en las conductas que el trabajador debe llevar a cabo para realizar las actividades laborales incluidas en el puesto, as como las exigencias que el mismo plantea a sus ocupantes. Incluyen, por tanto, aspectos perceptivos, sensoriales, mentales, fsicos, motores, de relaciones interpersonales, etc. Estos cuestionarios, por ello, son muy genricos, de forma que pueden ser utilizados en puestos muy diversos, ya que no hacen referencia a tareas especficas, pues su objetivo es facilitar las comparaciones cuantitativas entre puestos, por muy diferentes que sean.

2.PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURADOS
ORIENTADOS A LA ACTIVIDAD. Son

cuestionarios formados por tems cerrados que suelen ser descripciones de las tareas o actividades que se deben llevar a cabo para alcanzar los objetivos o resultados finales que se esperan obtener con el puesto.Se suelen desarrollar para un rea profesional o profesin particular.

3.Anlisis de Tareas
Son una serie de procedimientos analticos que

tienen como objetivo describir el trabajo que realizan las personas en trminos de las tareas que se llevan a cabo en el mismo. Podemos definir una tarea como un conjunto de actividades manuales y/o intelectuales, relacionadas entre s y dirigidas hacia una meta, que tienen un comienzo y un final claramente identificables y que incluyen las interacciones de las personas con los equipos utilizados, con otras personas y/o con medios de todo tipo.

Proceso de anlisis de puestos I

1. FORMULACIN DE LOS OBJETIVOS DEL ANLISIS.

Obtener toda la informacin relevante a los puestos de trabajo existentes en la organizacin. Donde se determinarn: a. El tipo y forma de las informaciones que se necesitan para elaborar el Manual de Funciones.
b. El mtodo ms adecuado para recoger la informacin que se necesita.: 1. Mtodos Directos. Son mtodos que se utilizan para obtener la a)

b) c)

informacin Los ms importantes son: Entrevista individual, que generalmente adoptar la forma de una entrevista semi - estructurada. Esto es, una entrevista en la que el analista lleva preparado el guin de la misma, en funcin de los objetivos del anlisis, pero tiene la suficiente libertad para cambiar el orden de las preguntas. Cuestionarios, que pueden ser cerrados, abiertos o mixtos. Observacin Directa en el lugar de trabajo, que puede ser til sobre todo para trabajos de tipo manual.

Proceso de anlisis de puestos I

d) Entrevista / Observacin, Es til cuando, por las

caractersticas del trabajo realizado, adems de la entrevista es preciso que el ocupante del puesto nos muestre qu es lo que hace, cmo lo hace, qu medios o herramientas utiliza. e) Entrevista de Grupo. Es una reunin de grupo con personas que ocupan un mismo puesto, que explican los contenidos del mismo. f) Reunin de Expertos, til sobre todo en situaciones en las que es preciso describir el contenido de puestos que an no se han creado. Esto es, el uso de expertos es recomendable cuando se est trabajando en el Anlisis de Puestos desde un punto de vista previsional, tratando de describir los que en un futuro podrn existir en la empresa. g) Listas de Chequeo, sirven para comprobar qu tareas se hacen en el puesto y con qu frecuencia

Proceso de anlisis de puestos I

2. Mtodos Indirectos. Son mtodos que proporcionan

informaciones que, posteriormente, permiten suponer cules son las tareas incluidas en el puesto de trabajo. Los ms habituales son: a) Anlisis del Contenido de Documentaciones, tales como manuales de uso o mantenimiento de las mquinas. Su estudio permite hipotetizar cules son las tareas que deber llevar a cabo la persona que maneje la mquina. b) Diarios Laborales. Estn bastante en desuso salvo en trabajos relacionados con la seguridad (por ejemplo, en centrales nucleares).

c.L os Medios Electrnicos que se utilizarn para la recogida de las informaciones. Esto es, si los datos los recogern personas o se har a travs de algn medio mecnico (cmaras de vdeo, por ejemplo).

Proceso de anlisis de puestos I

d. El Presupuesto del Anlisis. Elaborar el presupuesto del Anlisis de Puestos

no es fcil. En general, los aspectos que se deben considerar en el mismo son: 1. Gastos de Personal. Esto es, los gastos que se refieren a las remuneraciones de los miembros del equipo encargado de llevar a cabo el anlisis. Este equipo, habitualmente, estar formado por: El Director del Proyecto. Los Coordinadores Analistas. 2. Viajes. Cuando la empresa en la que se lleva a cabo el anlisis tiene centros dispersos en distintos lugares de la geografa nacional, es preciso presupuestar el coste de los desplazamientos y estancias de los miembros del equipo. 3. Materiales y Medios. El coste o la parte correspondiente a la amortizacin de los medios y materiales que se vayan a utilizar: locales, ordenadores, telfono, fotocopias, papel, imprenta, etc. 4. Imprevistos. Por muy bien que se haya elaborado el presupuesto, siempre surgirn gastos imprevistos; por ello, al total de los gastos se le suele sumar aproximadamente un 10 % para hacer frente a estos imprevistos

Proceso de anlisis de puestos II

2. PREPARACIN DE LOS MATERIALES

NECESARIOS. En funcin de los objetivos del Anlisis, se debern determinar: a. El formato que tendr el Anlisis (contenido de la entrevista o del cuestionario,por ejemplo). b. Las instrucciones que se debern impartir a los analistas y/o a los sujetos. c. El formato que se dar a los resultados y que deber ser coherente con el que se haya dado al Anlisis. d. Las informaciones que se necesitarn.

Proceso de anlisis de puestos III

3. SELECCIN Y ENTRENAMIENTO DE LOS

ANALISTAS. En general, la Formacin que se dar a los analistas se incluir en dos grandes apartados: a. Formacin sobre la organizacin en la que se va a trabajar. Es preciso que los analistas conozcan la organizacin en que van a realizar su trabajo, las caractersticas de la misma, su cultura, el sector en el que se incluye, etc. b. Formacin tcnica que, por su parte, ser de dos tipos: 1. Formacin en Anlisis de Puestos. Se introduce a los futuros analistas en el tema del Anlisis de Puestos y en los objetivos concretos del que se va a llevar a cabo. 2. Formacin en el mtodo que se va a utilizar.

Proceso de anlisis de puestos IV

4. INFORMAR SOBRE EL PROGRAMA. Antes de iniciar la recogida de datos es necesario informar, de la

realizacin del Anlisis de Puestos y de sus objetivos, a toda la organizacin: a. Los directivos y mandos intermedios que facilitarn el acceso a los trabajadores que dependen de ellos y que debern participar en el anlisis como sujetos. b. Al Comit de Empresa, que no slo debe ser informado, sino que es conveniente que participe en el Proyecto, con el fin de conseguir la plena colaboracin de todos los trabajadores. c. A todos los empleados, ya que el Anlisis de Puestos no tiene nada que ocultar. En suma, la informacin debe ser tal que nadie se debera sorprender cuando los responsables del Anlisis contacten con l para solicitar su colaboracin en el mismo.

Proceso de anlisis de puestos V

5. RECOGIDA DE DATOS. En este apartado, es preciso atender a varios

aspectos: a. Muestra. Recoger informaciones referidas a los distintos empleos, utilizando diferentes tcnicas y trabajando, bien con todos los trabajadores, con una muestra de los mismos representativa de los puestos que existen en la empresa. En este ltimo caso, se debe estratificar la poblacin y elegir una muestra proporcional a la composicin de cada estrato. b. Concertar las citas. En primer lugar, se debe hablar con los superiores directos y acordar con ellos la mejor forma de llevar a cabo la recogida de datos interfiriendo lo menos posible en la marcha normal del trabajo. Posteriormente, se establecer el contacto con los sujetos (directamente o a travs del superior directo) para acordar la cita concreta y dar todas las informaciones que sea preciso. c. Recogida de datos, a travs de la aplicacin del mtodo elegido. El proceso ms habitual es (suponiendo que utilizamos la entrevista como mtodo de recogida de datos)

Proceso de anlisis de puestos V

Entrevistar al ocupante del puesto. Elaborar la Descripcin del Puesto en base a las informaciones recogidas durante la entrevista. Presentar la Descripcin del Puesto al sujeto entrevistado para que la revise y, en su caso, introduzca en la misma las modificaciones que considere necesarias. Una vez que est de acuerdo con el contenido de la Descripcin, la firmar. Presentar la Descripcin del Puesto al superior inmediato del sujeto entrevistado, quien dar el visto bueno a la misma, si est de acuerdo con ella y, en caso contrario, podr hacer las observaciones que considere oportunas. En caso de desacuerdo entre el superior y el subordinado, se llevar a cabo una reunin entre ambos y el analista para intentar que lleguen a un consenso. Si no hay acuerdo, la decisin final la tomar el Comit de Anlisis de Puestos. El Comit de Anlisis de Puestos (formado por miembros de la Direccin de la empresa y del Comit) dar el visto bueno final a las Descripciones de los Puestos Tipo

Proceso de anlisis de puestos VI y VII

6. ANLISIS DE DATOS. Por lo general, no es preciso

llevar a cabo anlisis estadsticos, siendo lo ms habitual los de tipo cualitativo que dan como resultado las Descripciones de los Puestos Tipo. 7. ELABORACIN DEL INFORME FINAL. El informe final de un Anlisis de Puestos suele constar de los siguientes apartados: a. Introduccin b. Procedimiento de Trabajo c. Resultados d. Conclusiones e. Anexos

Ejemplo de los anexos

Factores
FACTOR CONSIDERADO Responsabilidad Conocimiento o aptitud Esfuerzo Condiciones de trabajo Competitividad Suma PESO RELATIVO PUNTAJE MXIMO 1000 400 300 200 100 2000

50 % 20 % 15 % 10 % 5% 100%

Matriz
Basado en el

nmero mximo de puntos y niveles por factor se puede elaborar una matriz que ser la base para evaluar los puestos.

Aplicacin del sistema de puntuacin.

Una vez definida la matriz de

puntuacin el analista deber asignar comparando la cdula de descripcin y valuacin de puestos, con el manual de puntuacin para cada subfactor. La coincidencia entre la descripcin del puesto y el enunciado en el manual de puntuacin revela el nivel y los puntos para cada subfactor de cada puesto. Una vez que se completan los puntos para cada subfactor se suman, con el fin de obtener la cantidad total de puntos por puesto.

Aplicacin del sistema de puntuacin.

Aplicacin del sistema de puntuacin.

Cuestionarios

EL MANUAL DE FUNCIONES
Podemos definir el Manual de Funciones como:

El conjunto de las Descripciones de los Puestos Tipo existentes en la organizacin, en las que se especificarn sus objetivos, funciones, tareas, exigencias, responsabilidades y condiciones de trabajo.

EL MANUAL DE FUNCIONES

1. En la Descripcin se incluye slo lo que se hace en el puesto, no lo que se debera o no se debera hacer. 2. Se incluyen slo los hechos objetivos, nunca las opiniones o interpretaciones subjetivas. 3. El lenguaje utilizado debe ser sencillo, eliminando los trminos tcnicos y explicndolos cuando sea imprescindible su uso. 4. Se deben evitar los trminos ambiguos como tal vez, quizs, puede, a veces 5. No se incluyen las opiniones, impresiones o actitudes del trabajador hacia el trabajo o sus actividades laborales. Por ejemplo, se evitarn afirmaciones como montono, complejo, interesante, agotador, etc. 6. Es preciso asegurarse de que cada actividad se describe completamente. 7. Deben darse los detalles necesarios pero con objetividad, sin tratar de influir en el lector de la Descripcin. 8. Se deben evitar adjetivos, gerundios y participios, cuando no estn plenamente justificados. 9. Se deben evitar duplicaciones y redundancias, ajustando la Descripcin al formato previamente definido. 10. Cuando se haga referencia a otro puesto se utilizar la denominacin formal del mismo, nunca el nombre del ocupante o expresiones como el puesto superior, el jefe, los subordinados

EL CATLOGO DE EMPLEOS
Es preciso no confundir el Manual de Funciones con el Catlogo de

Empleos de la organizacin. As, mientras el Manual de Funciones incluir, tal y como acabamos de explicar, las informaciones referidas al contenido de cada uno de los puestos de trabajo existentes en la organizacin; el Catlogo de Empleos, se referir a: El nmero de empleos incluidos en cada unidad empresarial. Indicar los empleos de trabajo existentes y que, en un momento dado, pueden estar ocupados o no por un trabajador. La Plantilla de la empresa vendr dada por el nmero de empleos ocupados en la misma en cada momento.

Bibliografa
Garca Santilln y Edel Navarro: (2008) El capital

humano en las organizaciones, < riqueza, la de produccin prctico>Edicin electrnica gratuita. Texto completo en www.eumed.net/libros/2008b/412/ http://sistemas.cgever.gob.mx/05/servicios/publicacion es/Analisis%20para%20la%20valuacion%20de%20puest os.pdf http://sorad.ual.es/mitra/documentos/tec_pereda03/A LMER%C3%8DA%20PUESTOS.pdf http://forteza.hst.ucm.es/Profes/spereda/docencia_020 3/grh/grh_teoria/grh_04_caso_2_notas.pdf FERNNDEZ- ROS (1995).