Concepto. Alcance de la Tcnica. Ventajas de su utilizacin. Aplicacin de la Tcnica. Sistemas de graficacin de curso gramas. Caractersticas.

Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficacin ms usuales. Tendencias modernas para la mejora de procesos. Metodologa de anlisis. Manual de procedimientos. Elaboracin y presentacin.
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Dos conceptos de organizacin:

Organizacin como funcin o proceso. Organizacin como el resultado de esa funcin o

proceso:

Organizacin como estructura formal. Organizacin como estructura y sistemas administrativos.

Organizacin como estructura y sistemas adminitrativos. Organizacin Formal: Estructura y Sistemas Administrativos Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre s que sirven de base para el cumplimiento de una funcin o actividad, acompaados con frecuencia de polticas.
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Procedimiento: es una sucesin cronolgica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organizacin. Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su mtodo o forma de ejecucin. Procedimiento: que es un conjunto de operaciones relacionadas entre s y ejecutadas en base a determinado mtodo.

Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados. Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mnimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organizacin (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos). Los procedimientos administrativos transitan, a travs de las estructuras. Por eso cualquier modificacin en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.
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Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una funcin. Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un rgano. Los rganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal. Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la organizacin formal.

Alcance:

En el campo de los procedimientos, es muy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones giles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una eficaz delegacin, lograr unificacin.

Ventajas:

maximizacin de la eficiencia de los administrativos, para una buena toma de decisiones.

circuitos

sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad, comunicaciones giles y precisas de los sistemas de informacin..

Descripcin de Procedimientos:
Forma narrativa. Diagrama de Procedimientos.

Forma Narrativa, fallas:

Lectura extensa: complica interpretacin, Relacin entre la informacin: dificil visin del procedimiento en su conjunto, Narracin subjetiva: dificulta ver omisin de informacin, Distintas interpretaciones, Complica elaboracin.
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Diagrama de Procedimientos: Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo. Definicin: es la representacin grfica de los procesos y procedimientos de trabajo. Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los procedimientos administrativos procesan informacin, representada en documentos o soportes de informacin.
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 Ventajas

del Procedimientos:

Diagrama

de

Aplica a cada actividad administrativa un

nombre el cual se repetir: elimina ambigedad, Facilita apreciacin en conjunto del procedimiento, Evita diferencias de interpretacin.
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Utilidad del Diagrama de Procedimientos:

Relevar informacin o sistematizar informacin

relevada actual o vigente,

Analizar un procedimiento y detectar problemas, Disear propuestas de cambio propuesto, Comparar realidades administrativas en diferentes

momentos histricos.
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Descomposicin en partes para conocer el objeto, la razn, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los mtodos utilizados. Preguntas: Referidas al objeto: qu se hace?, es necesario?, por qu se
hace?, qu sucedera si no se hace?, ...

Referidas al responsables de ejecucin: quin lo hace?, por

qu lo hace?, tiene la capacitacin y experiencia adecuadas?,.... Referidas al lugar: dnde se hace?, por qu se hace en ese lugar?,.... Referidas al tiempo: cundo se hace?, por qu se hace en ese momento?, es correcto el orden en que se efecta?,... Referidas al mtodo: cmo se hace?, por qu se hace de esa manera?,....

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Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnstico y ver las posibilidades de mejorarlo. Alternativas del anlisis: Eliminar el trabajo innecesario Combinar o reordenar operaciones Simplificar las operaciones.
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 Algunas

deficiencias:

Nmero excesivo de etapas, desandar lo andado, falta de unificacin, demasiado movimiento de personas, exceso de registros para fines de referencia o anotacin, elevada cantidad de documentos. Dovey
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Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronolgica y secuencial para realizar una tarea. Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los rganos y puestos que intervienen y los portadores de informacin que se utilizan. Ventajas: normatizan y estandarizan la ejecucin, facilitan la toma de decisiones programadas, capacitan al nuevo personal, elementos de consulta en caso de duda, jefes no participan en decisiones programadas. Desventajas: enlentecen el trabajo, difcil mantenimiento actualizado, pueden limitar la iniciativa del personal. Recomendable. Tamao, rotacin del personal.

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El manual debe contener una relacin ordenada y sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y procedimientos accesorios.

Contenido:

IDENTIFICACIN: nombre del rgano, nombre del procedimiento, nmero y/o cdigo del procedimiento, fecha de elaboracin, fecha de vigencia. OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qu se desarrolla. TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronolgico, en qu consiste cada operacin, y quien debe ejecutarla, cmo, cuando y dnde. PORTADORES DE INFORMACIN: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del mtodo de llenado. CURSOGRAMA.

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Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo:

Los manuales son un instrumento de anlisis y tambin el producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo. No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma evolucion hacia medios informticos, permitiendo actualizacin permanente, y consultas interactivas del usuario. La tcnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la Reingeniera.

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Tendencia modernas para la mejora de procesos

CONCEPTO
1. Conjunto

de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000). de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, que tienen el propsito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada), transformndolos en un grupo de outputs (elementos de salida; resultados) valiosos para un cliente.
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2. Conjunto

Tendencia modernas para la mejora de procesos

Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesos

Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopcin del enfoque basado en procesos

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Identificar los procesos Determinar su secuencia e interaccin Comprensin y cumplimiento de requisitos Consideracin de procesos en trminos de agregado de valor Obtencin de resultados de desempeo y eficacia Mejora continua objetivas en base a mediciones

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Clasificacin

Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios, principales: constituyen la razn de ser de la organizacin, asociados a los objetivos estratgicos. Generan valor para el cliente. Varan por tipo de industria. Ej: Ventas, Produccin. Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente son los mismos para todas las empresas. Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.

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Gerencia General Direccin

Gerencia Produccin

Proceso Comercial

Comercial

Adm. y Fin.

Departamentos Compras Fabricacin Calidad

Proceso de Produccin

Ventas

Mking

Contabilidad

Finanzas

Ensamblado Seccin

Envasado

Interior

Montevideo

Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.

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Diferencia entre proceso y procedimiento

Proceso: Qu se hace? Procedimiento: Cmo se hace?
Proceso 1 Sub-proceso 1.1 Actividad 1.1.1 Tarea 1.1.1.1 Tarea 1.1.1.2 rea 1.1.1.n Actividad 1.1.n Sub-proceso 1.n
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Toda la organizacin tiene identificados, clasificados e interrelacionados, a travs de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan . La alta direccin debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo, as como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes.

PERMITE

Optimizacin de los procesos Simplificacin de los procesos Mejora continua de los procesos

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Un proceso sistemtico y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinin de los clientes y con el mnimo costo de recursos.

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1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y proveedores del proceso. Identificar problemas
2.

CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos estndar de diagramacin que permitan emplear un lenguaje comn y realizar comparaciones; ANALIZAR EL PROCESO
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3.

4. MEJORAR EL PROCESO

AYUDA A:

Identificar y comunicar las caractersticas de los procesos. Formar al personal. Compartir conocimiento y experiencia. Efectuar la medicin de los procesos. Llevar a cabo auditoras. Analizar, revisar y mejorar los procesos.
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Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa, observando la totalidad de las actividades del proceso desde la ptica del cliente, con independencia de los lmites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo

PERMITE:

Ver un proceso o parte de l Detectar cuellos de botella Detectar ausencia o duplicacin de controles Racionalizar la documentacin Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor Determinar la secuencia de los procesos de realizacin Facilitar la elaboracin de la documentacin Otros.

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WIZSPRO: es una herramienta de documentacin de informacin empresarial en lnea, especialmente desarrollada para disear y documentar procesos de negocios, en forma lgica, estructurada, y secuencial.

Utilidades: Graficacin automtica de procesos (Flow Charts). Descripcin resumida de tareas y acceso a documentacin ampliada. Designacin de responsables de tareas y tiempos de ejecucin. Simulacin automtica de procesos. Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales. http://www.wizspro.com/
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MetoCube: Es un sistema de documentacin de Procesos, que permite describir los mismos en un formato , uniforme y fcilmente actualizable Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro de otro proceso (proceso padre).

Ejemplo: Proceso padre: Recursos Humanos Subproceso: Seleccin de personal

http://www.nevant.com/en/metocube.php
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