ADMINISTRACIN DE TIEMPO

Administracin de Tiempo y Planeacin Efectiva.

Propsito del Entrenamiento: Reforzar en los participantes las Tcnicas tiles que les proporcionen la oportunidad de lograr un mejor manejo del tiempo dentro de sus actividades diarias. Introducir a los participantes en un sistema administrativo que les asegure su efectividad a travs de la planificacin de objetivos congruentes con la visin del negocio.

El Tiempo

El tiempo es un proceso en el cual ocupen eventos que vienen del pasado, pasan por el presente y van hacia el futuro.

Aspectos Importantes en su Trabajo

Significados del Tiempo Administrativo

Tipos de tiempo Administrativo y su relacin en el entorno laboral

Tiempo impuesto por el jefe Tiempo Impuesto por el Sistema Tiempo auto impuesto:

Proceso de Administracin del Tiempo

Planificar Organizar Dirigir. Controlar.

Proceso de Administracin del Tiempo

Etapas del proceso Definiciones Planificar: hacer un plan o proyecto de una accin. Qu se quiere realizar, como se va hacer y en cuanto tiempo. Plan: lista detalles o serie de acciones a realizar Organizar: establecer un orden definido a un conjunto de actividades en base a una serie de reglas establecidas Dirigir: Guiar hacia un determinado lugar. Encaminar la intencin y las acciones hacia un determinado fin. Controlar: Dirigir un conjunto de actividades en forma organizada. Poder de manejar una situacin o una accin.

Con qu Estilo se identifica.

EL BOMBERO EL OPORTUNISTA EL PLANIFICADOR

BOMBERO

Odia Planificar y Preparar No puede Esperar Disfruta enfrentando y resolviendo las crisis ( Tanto que las crea slo con el afn de resolverlas) Muy decisivo Se jacta de su reaccin rpida ante situaciones cambiantes Pensador Intuitivo antes que deductivo De espritu empresarial

EL OPORTUNISTA

Poco sistemtico y desorganizado Aborrece las limitaciones, reglas o reglamentos Adora los cambios Creativo inventivo Odia el papeleo y las rutinas Confa en su memoria

El Planificador

Ocupa grandes cantidades de tiempo Planificando Considera cada detalle y contingencia. Raramente hace algo no predeterminado Esta Siempre Preparado para reuniones Obrara con dilacin si esta inseguro de resultados.

REGLA 80/20

Esta regla se aplica al trabajo, una forma de interpretar es decir que el 20% responde o produce el 80% En cualquier situacin identifique los resultados claves a lograr y asigne el tiempo suficiente para los asuntos y oportunidades mas importantes.

EJEMPLO DEL ADMINISTRADOR DE TIENDAS

Considere un administrador que lidera la operacin de una tienda en metro, considerando la regla 80/20 Que debe hacer para obtener un mejor rendimiento y efectividad? Cuanto tiempo debe invertir diariamente en su actividades?.

Clasificacin de las Actividades de Acuerdo Stephen Covey (primero los primero)

Urgente: las que hay que hacer ya, que son vitales en ese momento. Importante: las que contribuyen a realizar misin personal. No urgentes: que se deja para despus. No importantes: que no estn ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio

SISTEMA DO IT

Tres principios bsicos para manejar nuestro tiempo

Manejar profesionalmente tanto citas como reuniones

Prepararse con anticipacin Obtenga la informacin de todo lo que necesita Puntualidad.

SISTEMA DO IT

Clasifique las tareas

Actividades tipo A las que Realiza hoy y son vitales para su productividad diaria. Aunque surjan imprevistos tiene que evacuarlas. Actividades B: las tareas que son importantes pero tiene un limite mas amplio de espera. Actividades de Seguimiento: aquellas actividades que usted no realiza , pero que como su nombre lo indica, le debe hacer seguimiento. E Mail y Llamadas: se les debe dedicar una hora determinado del da.

SISTEMA DO IT

Conozca dnde esta informacin

Maneja la in formacin Organcela. Escriba todo lo que pasa Mantenga carpetas de archivo a la mano No deje acumular papeles.

LADRONES DE SU TIEMPO

Enumere todas las acciones que actualmente le roban su tiempo en su proceso administrativo. Como usted acta cuando ocurre el punto 1 Escriba que acciones desarrolla para evitar que ocurra Comparta con su equipo

Ladrones de su Tiempo

Mala planificacin Reuniones ineficaces No escuchar Falta de autoridad Metas poco claras Esperar respuesta Postergacin de tareas pendientes. Interrupciones Falta de autodisciplina Prioridades personales intercambiables Calculo del tiempo poco realista Falta de procedimientos. Correo sin valor Moral Baj la compaa Errores de otros Reuniones innecesarias Trabajo Excesivo Procesos burocrticos

Baja moral de la Empresa Falta de concentracin No completar tareas iniciadas No poder decir no Transito horrible. Mala comunicacin en el departamento Mis errores Posiciones de compaeros Impuntualidad indesicin Papeleo Socializacin excesiva Prioridades conflictivas Lugar de trabajo desordenado Falla tcnicas Falta de motivacin actitud negativa Actividades cvicas Falta de delegacin Demasiada preocupacin por detalles Interrupciones Indesisicn del trabajo a realizar Cambio continuo Fallas frecuente de los equipos Jefe desorganizado Fatiga Visitantes sin cita Interrupciones telefnicas Crisis econmicas

Como manejar interrupciones

La mas forma fcil de conseguir tiempo en un da es reducir al mnimo las interrupciones innecesarias. Para lograrlo Ud, puede hacer lo siguiente:

Deshgase en cierta forma de quien interrumpe preguntndole en que lo puede ayudar. Proteja su tiempo, con cortesa pregunte a quien interrumpe si usted puede hablar con el en un tiempo que sea mejor para ambos.. Y asegrese de cumplirlo. Asigne un periodo de tiempo en que las personas que lo rodean sepan que UD. No quiere ser interrumpido, a no ser que sea algo de vital importancia. Si la interrupcin puede ser manejada en menos de un minuto, tome cuidado de ella. Si no sabe cuanto tomara la interrupcin pregunte Cuanto Tiempo tomara esto? Establezca un tiempo en que usted, estar disponible, djele saber a sus amigos, familiares, personal, ect, cuando es ese tiempo. Pngase de pie cuando esta con quien lo interrumpe que realmente esta ocupado ( ejem: mantenga las manos en el teclado, mantenga sus manos en el flder u hoja de papel, alcance el telfono, etc)

El TELEFONO

Estas son algunas sugerencias para manejar telfono:

Evite tomar llamadas durante el tiempo designado libre de interrupciones Use su correo de voz a maquina contestadota para recibir mensaje. No conteste el telfono cuando esta trabajando en algo que debe finalizar inmediatamente. Establezca un ambiente de brevedad diciendo frases como

estaba apunto de salir a una reunin Estoy en una reunin en este momento puedo llamarte mas tarde. Tengo alguien en la lnea Debo finalizar algo en este momento. Cual es el mejor momento para llamarte devuelta?

Consolida las llamadas que tiene que devolver. Lleve el tiempo de sus llamadas para minimizar el tiempo de conversacin y su conciencia de lo que tomar. Siempre establezca cuales el mejor momento para contactarse mutuamente con otra persona. Cuando deje un mensaje sea especifico que quiere usted exactamente de esa persona.

PRINCIPALES CAUSAS DE PERDIDA DE TIEMPO.

Falta de concentracin Fallas en la delegacin Falta de informacin Colaboracin defectuosa Excesos en la descentralizacin Insuficiente capacitacin del personal Dispersin por carencia direccin por objetivos Reiteracin de fallas operativas. Demora en la toma de decisiones.

TECNICAS PARA GANAR TIEMPO

Hgalo ahora Priorice Sea Realista Delegue Haga listas Use carpeta de colores para priorizar su trabajo y subdividan archivos Tenga encuentra sus picos de Energa Utilice una Agenda E-mail Deje tiempo para usted. Anote cada da en su agenda una cita con usted

Porque es importante trabajar en la definicin de Metas y Objetivos

Nos permite administrar correctamente nuestro objetivos y los del negocio Trabajamos orientado a resultados Trabajamos y permite evaluar el desempeo de cada uno de los miembros de la empresa Se trabaja en base a lo importante Nos convertimos en agentes de cambios, en los procesos que promueve la organizacin

FIJACIN DE OBJETIVOS

Los objetivos deben ser Especficos: Que se le pide Medibles: dinero, tiempo, calidad y cantidad Alcanzables: que no estn mas all de sus habilidades. Relevantes: cae en la regla 80/20, no pierda el tiempo Acotados por el tiempo: escala de tiempo

La persistencia es crucial Hgalo siempre

Fijacin de Metas
1. 2.

3. 4. 5.

6.

7. 8.

Fije Objetivos Designe a la persona clave para que se involucre en el proyecto Asigne responsabilidades. Definir la fecha de terminacin Entregue a cada persona una copia del plan a seguir Siga el avance y mantenga todos informados Sostenga reuniones peridicas Revise frecuentemente el presupuesto, esta consiente de la importancia del mismo. Haga que los otros tambin.

Una meta es un sueo con plazo

Haga un listado de todo lo que realmente desea. Seleccione de este listado su meta principal Defina su meta detalladamente. Acumule los hechos correctos asegrese de que sean correctos Fjese un plazo, en que momento desea lograr esta meta. Tenga siempre metas consigo.. Son el propsito de vida

Realizar el siguiente ejercicio utilizando uno de sus objetivos

Anote su meta personal Fchele con un plazo Liste los paso necesarios para lograr esa meta Pngalo en secuencia establezca prioridades. Concntrese ahora en su primera etapa. Recuerde: el xito es fcil paso a paso, pero difcil a saltos

RESPONSABILIZACION AL DEFINIR SUS METAS Y OBJETIVOS Es fundamental que cada una de las personas al definir sus metas u objetivos se hagan responsables de los factores crticos que dependen de su puesto o su rea. El factor critico se define como el resultado medibles de las actividades y responsabilidades ms importante de cada uno y del equipo. Tipos de factores crticos

Fact.Crit de xito: tiene influencia directa en el resultado y mide el xito del puesto. Fact. Critico de Administracin: son responsabilidades de un rea y son delegados a colaboradores Fact. Critico de Influencia: Puede medir Resultados del equipo y del negocio.

FIJACIN DE METAS: NIVELES DE EVALUACIN DE MIS RESULTADOS

EXCELENTE Que supere las expectativas planeadas

SATISFACTORIO
Meta comprometida Del plan de negocio del ao: Presupuesto

MINIMO Lo mnimo planeado Un incremento deseable Con relacin al ao anterior