Costeo ABC

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Gestin de Empresas 01/2011 07

Universidad de Concepcin Departamento de Ingeniera

Cmo definir cunto cuesta un producto?

Uno de los grandes desafos de las empresas es asignar de manera correcta los costos a los productos y procesos. Ej. En modelos de negocios se deben determinar los costos de las distintas opciones de las actividades claves, pero cmo realizarlo con precisin? Ej. A la hora de determinar el precio de un producto, o para definir si discontinuar otro, o definir un aumento o baja de precio, o el lmite para un descuento en el precio, Cmo saber el costo real del producto? Ms an, anlisis de gran valor como la rentabilidad de los clientes se pueden llevar a cabo slo si se tiene un sistema de costeo que sea capaz de entregar una informacin semejante. La contabilidad tradicional y la contabilidad de costos no pueden dar respuesta a las necesidades complejas de informacin de costos que las empresas necesitan para competir. Siempre ser necesario hacer suposiciones para asignar costos, pero existen mtodos para hacer mejores suposiciones.

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Introduccin Sistemas de costeo ABc

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Introduccin

ABC: Costeo basado en Actividad (Actitivy-Based Costing) Se origina en la contabilidad, pero con un nfasis en ser til para la gestin. Busca responder a 4 grandes preguntas:

1.

Qu actividades se desarrollan con los recursos organizacionales? Cunto cuesta desarrollar las actividades organizacionales y los procesos de negocios? Por qu la organizacin necesita desarrollar esas actividades y procesos de negocios? Cunto de cada actividad est destinado a los productos, servicios y clientes?

2.

3.

4.

. 4/21/12 Un modelo ABC es un mapa econmico de los costos e ingresos de la organizacin basado en las actividades que desarrolla.

Introduccin

En caso de contextos estables (mercados y operaciones) los costos son fciles de controlar (quizs no fciles de conocer), pero en ambientes cambiantes (nuevos productos, procesos, clientes y diferentes necesidades) se hace difcil el control. Un sistema de costeo ABC permite no slo explicar el costo actual de los procesos, sino que tambin conocer de antemano el costo de procesos futuros que sean el resultado de cambios en el ambiente. Finalmente, permite que cada producto, proceso, servicio, cliente y unidad operativa tenga un costo asociado de manera clara y realista. Los costos directos no son un problema, pues el gasto es claro. Los costos indirectos son los que deben ser asignados con cuidado para poder tener el costo real de cada producto.

Ej. Programacin de tareas / compras / almacenamiento / gestin de los clientes / mantenimiento de los sistemas de informacin.

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Ejemplo: Fbricas de Lpices

Fbrica 1: 1 Milln de lpices azules anuales, todos iguales Fbrica 2: 1 Milln de lpices anuales, con diferentes colores, diseos y tamaos.

La Fbrica 2 necesita ms recursos y actividades para alcanzar su produccin anual. Ej:

Ms personal para programar y ejecutar los lotes de produccin. Preparar mquinas segn el producto a procesar. Tiempos muertos. Sistema de almacenamiento ms complejo. Sistemas de informacin ms complejo. Ms gasto en diseo.

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fundamento

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Fundamento

Un sistema tradicional de costeo une los gastos de recursos a alguna clase de medida volumtrica. El sistema ABC une los gastos de recursos con la complejidad y variedad de los productos y servicios. Costeo ABC
Gastos de Recurso 1 Gastos de Recurso 2 Gastos de Recurso 3

Costeo Tradicional Centro Centro

de Costo General 1
Centro de Costo de Producci n1

de Costo General 2
Centro de Costo de Producci n2

Centro de Costo General 3

Centro de Costo de Producci n3
Horas Mquina Horas personal directo

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Drivers de costos de Actividad

Productos

Materiales Directos M.O. Directa

Productos

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Desarrollo de un sistema de costeo ABC

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Pasos

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Paso 1: Desarrollar el diccionario de actividades

En qu se gasta el dinero de la organizacin? El primer paso es identificar las actividades indirectas y de soporte. Se describen verbos asociados a objetos:

Programacin de la produccin Movimiento de Materiales Comprar Materiales Inspeccionar productos Introducir nuevos productos

Todas estas actividades pasan a formar el diccionario de actividades de la organizacin. Existen diccionarios estndares.

Dependiendo de la organizacin se deben limitar las actividades a las ms 4/21/12 relevantes cuando la orientacin de sistema es la asignacin de costos indirectos a productos.

Paso 2: Determinar cunto se gasta en cada actividad

Pasar de los gastos de recursos a las actividades, usando drivers de costo (inductores). Los inductores de costos son el criterio usado para asignar. Los sistemas de contabilidad registran los gastos necesarios bajo cuentas (salarios, materiales indirectos, mantencin, computacin, etc.) y los inductores de costo toman esos valores y los traducen en el gasto por cada actividad. La seleccin de los inductores y sus valores pueden ser definidos por mtodos bien establecidos.

Ej. Encuestas tipo (% de tiempo empleado en cada actividad) Para costos no-personales se pueden efectuar medidas directas (tiempo / consumo) o hacer estimaciones.

Se trata de alcanzar una asignacin aproximadamente buena y no una exactamente incorrecta como lo hacen los sistemas de costeo tradicional.

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Paso 2: Determinar cunto se gasta en cada actividad Jerarqua de Actividades

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Procesos de Negocios

Las actividades pueden ser agrupadas por procesos de negocios. Ej. Compras como proceso de negocios / Actividades: Recepcin de la orden de compra interna cotizacin emisin de la orden de compra al proveedor bsqueda de proveedores recepcin de pedidos almacenaje inspeccin de los materiales, etc. Debe servir para realizar gestin, pero no se puede usar como base para la asignacin de costos por la falta de detalle.

No permite identificar variaciones en el uso de las actividades entre distintos productos.

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La jerarqua y los procesos son formas de asignar atributos a las actividades. Mostrar los costos de todas las actividades dira muy poco a la gerencia en trminos de informacin. Los atributos permiten realizar anlisis con la informacin recopilada, adems de resmenes. Ej. Otros atributos: Flexibilidad de la variacin del costo.

Atributos

Paso 3: Identificar Productos, Servicios y Clientes

Los pasos anteriores determinaron las actividades y sus costos, pero Para qu se realizan esas actividades? Es un paso simple que a veces se omite, pero es importante tenerlo en mente antes de pasar al prximo paso.

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Paso 4: Seleccionar los inductores de costos que relacionen las actividades con los productos, servicios y clientes.

Ejemplos: Actividad Usar mquinas Preparar mquinas Recepcin de Materiales Mantencin de equipos Inductor Cantidad de horas de uso de las mquinas Cantidad de preparaciones Cantidad de recepciones realizadas Cantidad de horas de mantencin

Para una misma actividad pueden existir varios inductores de costos.

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Existen 3 tipos de inductores:

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Conclusiones

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Costeo ABC: Vale la pena?

La implementacin de un sistema de costeo ABC es compleja y costosa. La mantencin del sistema en si tambin es un costo adicional, pues requiere mayor anlisis y gestin que un sistema tradicional de costeo. La calidad (complejidad y costo de operacin) de los sistemas de informacin que se desarrollen para el rastreo de los costos es fundamental. El costeo ABC puede ser la nica forma de llegar a conocer informacin relevante para la empresa (ej. Costo por Cliente). El costeo ABC usa estimaciones y supuestos, no porque sea inviable obtener los costos reales, sino porque el proceso necesario para llegar a ese costo real es en si demasiado costoso para ser til. Las estimaciones que se usan en un sistema de costeo ABC estn basadas en relaciones de causa-efecto.

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Costeo ABC: Cundo usarlo?

Regla de Willie Sutton: En industrias o reas dentro de una empresa donde existen gran cantidad de costos indirectos que asignar. La regla de la alta diversidad: til para empresas que presentan una alta diversidad en productos, procesos, clientes, o alguna otra clase de aspecto, para conocer de manera certera el costo de cada uno.

Ms preciso implica ms costoso El margen de error es lo que define cun preciso se necesita hacer un sistema de costeo ABC. Rangos del 5-10% son aceptables en la mayora de las industrias. El bajo costo de las tecnologas de la informacin permite tener sistemas ms precisos a ms bajos costos.

Costo versus Precisin

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Costo de los Errores vs. Costo del Sistema

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y despus que?

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ABM: Gestin Basada en la Actividades (Actitity-Based Management)

Una vez instaurado un sistema de costeo ABC qu beneficios se puede obtener de l? El ABM es un conjunto de acciones que se pueden emprender a partir de la informacin del ABC. Dos aplicaciones Complementarias:

ABM operacional: Acciones destinadas a la eficiencia, bajar costos, mejorar la utilizacin de los activos, etc. ABM estratgico: Analizar la rentabilidad de las distintas lneas de producto para favorecer algunas y eliminar o modificar otras.

ABM pasa a ser otra herramienta disponible a la gerencia, pero no la nica.

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bibliografia

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Bibliografa Cost & Effect : Using Integrated Cost Systems to Drive Profitability and Performance
Kaplan, Robert S.; Cooper, Robin Harvard Business School Press, 1998

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Costeo ABC

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