Gestin Documental

Teniente FREDDY ALEXANDER RINCN RAMREZ

Jefe Gestin Documental

Coronel MIREYA CORDON LOPEZ

Directora de Incorporacin

APA-09-CADENA NUMPAQUE MYRIAM ROSA Responsable de Gestin Documental

HALLAZGO NO. 2. EN GESTIN DOCUMENTAL.

Nivel: Operacional Proceso: 1GD-CP-0001 Gestin Documental Procedimiento: 1GD-PR-0004 Archivo de Gestin Se evidenci en diferentes dependencias de la Direccin de Incorporacin, la falta de realizacin de la gestin documental, en particular se encuentran carpetas sin hoja de control, planillas de notificacin visita aspirante desactualizadas en su versin y actas no acordes al formato establecido en la gua de gestin documental o en la Suite Visin Empresarial.

Criterio: NTCGP 1000:2009 numeral 4.2.3 Control de Documentos literal c y e. 4.2.4 inciso primero y tercero.
Cdigo: GD/1GD-PR-0004/02/07/C/.

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

Criterio: NTCGP 1000:2009 numeral 4.2.3 Control de Documentos literal c y e. 4.2.4 inciso primero y tercero.

c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de versin vigente de los documentos;

e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables;

4.2.4 Control de los registros (NTCGP 1000 2009)

Los registros son un tipo especial de documento y se establecen para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz, eficiente y efectiva del sistema de gestin de la calidad deben controlarse. La entidad debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros. Los registros deben permanecer identificables y recuperables legibles, fcilmente

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

PROCESO DEL DIRECIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE REGISTROS

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

Gestin Documental
Conjunto tendientes de actividades Administrativas y Tcnicas a la planificacin, manejo y organizacin de la

documentacin producida y recibida por las entidades, desde su

origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Normatividad Polica Nacional

INSTRUCTIVO 32 DE SUDIR OFPLA 29 DE JUNIO 2011, PARMETROS PARA EL USO Y EMPELO DE LOS LOGOSIMBOLOS PREMIO NACIONAL A LA EXCELENCIA Y LA INNOVACIN EN GESTIN PROSPERIDAD PARA TODOS Y EL LOGOTIPO DE CERTIFICADO DE CALIDAD

MODELO DE LA COMUNICACIN OFICIAL

Modelo de la comunicacin oficial

Membrete Primera lnea: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Segunda lnea: POLICA NACIONAL Tercera lnea: ESCUDO POLICA NACIONAL Dimensiones 2.0 cm por 2.0 cm Cuarta lnea: UNIDAD QUE ORIGINA Letra: Arias 10. MRGENES: el texto se debe escribir con las siguientes dimensiones: superior: 3 cm izquierdo: 3 cm inferior: 3 cm derecho: 2 cm

MODELO DEL ACTA

Modelo del Acta.

Generalidades

Generalidades
La estructura documental pretende unificar los criterios para la elaboracin, revisin, aprobacin y difusin de los tipos documentales del Sistema de Gestin Integral.
El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario de Polica un conocimiento detallado sobre las tcnicas organizativas, y normas que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un enfoque eminentemente prctico y sencillo a travs de la aplicacin de los Procedimientos de control de documentos y de registros. Esta gua se apoya en lo dispuesto en la Resolucin nmero 2764 del 28 de 2008, por medio de la cual se adopta el programa de gestin documental de la Polica Nacional y sus polticas de operacin.

Generalidades

Objetivo

Objetivo
Esta gua es una herramienta organizacional que permite mejorar las prcticas en la gestin documental, a travs de la estandarizacin de los documentos del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.

Normatividad

Normatividad
Ley 87 de 1993,
por la cual se establecen Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones . Ley 594 14 de Julio de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General

Ttulo
Ley 872 del 30
de diciembre de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad Rama en la

normas para el
ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Ejecutiva

del Poder Pblico

de Archivos y se
dictan otras

en

otras

entidades prestadoras del

disposiciones.

servicios.

Normatividad
Decreto No. 4110 del 9 de diciembre de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma tcnica de calidad en la Gestin Pblica.

Decreto No. 1599 del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005.

Resolucin No. 02764 del 26 de junio de 2008, por medio de la cual se adopta el Programa de Gestin Documental de la Polica Nacional y sus polticas de operacin.

Resolucin No. 5237 del 02 de diciembre de 2008, por el cual se establece el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional.

Normatividad

Jerarqua Documental

Jerarqua Documental
Establece los niveles de importancia de cada uno de los

documentos definidos en el
Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.

Metodologa General

Metodologa general
PARA MAYOR CONTROL DE LOS DOCUMENTOS VERIFICAR, LA SUITE VISIN, POLIRED, SGI Y EL INSTRUCTIVO 084 LOGOS

Codificacin de los documentos

Codificacin de los documentos

Para la Codificacin de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional se deben realizar los siguientes pasos: Identificar el proceso y escribir el cdigo de acuerdo con la columna de codificacin del proceso, Criterios de codificacin al proceso y el tipo de Documento. Identificar el tipo de documento y escribir el cdigo de acuerdo con la columna de codificacin del tipo de documento, Criterios de codificacin al proceso y el tipo de Documento. Indicar el nmero consecutivo (cuatro dgitos) de acuerdo con la cantidad de documentos generados por el Sistema de Gestin Integral y relacionado con el proceso y el tipo documental, es generado automticamente por la Suite Visin Empresarial.
Nota: Para los dems documentos que se produzcan, se sigue la codificacin y parmetros

establecidos en la Tabla de
Retencin Documental vigente para la Polica Nacional.

Codificacin de los documentos

2SP Seleccionar e Incorporar Oficiales, Patrulleros, Auxiliares de Polica, Especialidades del servicio Policial y no Uniformados

Estructura Documental

Responsabilidad en la estructura documental

La estructura documental pretende unificar los criterios para la elaboracin, revisin, aprobacin y difusin de los tipos documentales del Sistema de Gestin Integral.

Responsabilidad en la estructura documental

La documentacin del sistema de gestin de la calidad se convierte en el medio de consenso de los resultados que se obtienen: de lo que se debe hacer, de lo que se desea lograr, de lo que se debe cumplir. Este conjunto de elementos describen desde la base hasta la punta de la pirmide, los diferentes niveles de la documentacin de un sistema de gestin de la calidad, como son los documentos; registros, los procedimientos, los planes y proyectos de calidad, y el manual de la calidad. Para implantar, auditar, certificar y mejorar el sistema en la empresa, es necesario contar con la documentacin que describe el diseo y el comportamiento de las prcticas empresariales. La documentacin es el eje a travs del cual giran las conversaciones, el liderazgo, las relaciones, los acuerdos, las instrucciones, la movilizacin, en definitiva es la base del conocimiento formal mediante el cual se gobierna a la organizacin, alcanzando niveles competitivos de eficacia y eficiencia.

HOLA NOSOTROS QUEREMOS SABER QU ESTAN APRENDIENDO AMIGUITOS SI.

SI SI..

Tipos Documentales

Tipos Documentales
Resolucin Reglamento Manual Directiva Circular Instructivo Mapa de procesos Caracterizacin de procesos Documentacin de la descripcin de los procedimientos Elaboracin de los flujogramas Gua Orden de servicios Memoria local y topogrfica Estudios de planeacin Comunicacin oficial Concepto de planeacin Poligrama Memorando Acta Registro Formato Correo electrnico

Tipos Documentales
Amiguita no entiendo pero prestar atencin al control y versin, aprobacin de los documentos, hum son 22 modelos diferentes, con su explicacin cada uno, qu interesante que los documentos tienen una trazabilidad verdad.

Tipos Documentales
RESOLUCIN
Acto administrativo que se expide de conformidad con unas competencias que seala la Ley, con el fin de adoptar decisiones de carcter especfico, general o fijar procedimientos que deben ser cumplidos por los funcionarios de la Institucin. Es el producto de un procedimiento administrativo que debe cumplir con los parmetros y principios contenidos en la Constitucin Poltica, Cdigo Contencioso Administrativo y normas especiales que regulan el procedimiento, enmarcados dentro del debido proceso, formas de comunicar el acto administrativo.

Tipos Documentales

Resolucin.

Ttulos.
Captulos. Artculos. Pargrafos.

Tipos Documentales
MANUAL
Documento que determina la forma de ejecutar un conjunto de actividades o tareas definidas en un proceso. Estos documentos incluyen criterios para la toma de decisiones; consolidan lineamientos, polticas, normas o disposiciones internas que se convierten en instrumento gua de la accin individual y colectiva del personal de la Polica Nacional.

CONTENIDO BSICO:
Para su diseo y adopcin deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos estructurales:

Introduccin. Tabla de contenido. Desarrollo del cuerpo del manual en captulos.

Glosario.
Anexos.

Tipos Documentales
DIRECTIVA
Acto administrativo emitido por la Direccin o Subdireccin General para fijar pautas, u directrices, de o
Directiva Administrativa

Comunicacin escrita, de carcter estratgico o tctico, que refleja el pensamiento del mando, para desarrollar y controlar Directiva Operativa Acciones especficas del servicio de polica. Comunicacin escrita que se emite para dar cumplimento a procedimientos de carcter administrativo, establece las condiciones en que los factores de personal, sanidad, bienestar, docencia y logstica deben ser colocados como apoyo de las operaciones policiales. Contempla todas las previsiones e instrucciones necesarias para respaldar el cumplimiento de la misin.

lineamientos carcter

objetivos

operativo

administrativo,
asignacin responsabilidades

mediante
precisa y

la
de
CLASES DE DIRECTIVA Su vigencia comprende un perodo de tiempo indefinido que se determina a partir de la correspondiente fecha de expedicin o de cualquier otra que se seale como iniciacin de su vigencia. Su vigencia comprende un perodo de tiempo indefinido que se determina a partir de la correspondiente fecha de expedicin o de cualquier otra que se seale como iniciacin de su vigencia.

recursos,

facilita el cumplimiento del plan

Directiva Permanente

estratgico institucional y dems

normas del orden constitucional, legal o reglamentario.
Directiva Transitoria

Tipos Documentales

Tipos Documentales

Tipos Documentales
CIRCULAR
Comunicacin oficial de carcter general informativa o normativa, se utiliza para dar a conocer actividades internas, normas generales, polticas y asuntos de inters comn de la Institucin; ser firmada por el Director General de la Polica Nacional.

Tipos Documentales
INSTRUCTIVO
Documentos de cobertura general, de un tema concreto y especfico, de vigencia indeterminada; est orientado a reiterar, aclarar o adicionar aspectos del servicio sealados en las disposiciones anteriores. Se autoriza la elaboracin y firma de instructivos de carcter interno a los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de regin, policas metropolitanas, departamentos de Polica y escuelas de formacin, siempre y cuando estn alineados con las instrucciones emitidas por el mando y dems normas y reglamentos de carcter institucional

Tipos Documentales

Tipos Documentales
CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Documento que describe todas las actividades que integran un proceso, es presentado en forma sistmica mediante el ciclo de gestin (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Permite identificar las entradas, actividades, puntos crticos de control, responsables y salidas de los resultados (productos y servicios). Es aplicable a los procesos identificados en el Modelo de Operacin por Procesos (Gerenciales, misionales, soporte, evaluacin y mejora).

Tipos Documentales

Tipos Documentales
ELABORACIN DE LOS FLUJOGRAMAS
Representacin grfica de la secuencia lgica de las acciones o tareas de un procedimiento; describe en forma sencilla, clara y concreta cada paso; permite hacer ms fcil el anlisis de un procedimiento para la identificacin de entradas, actividades, puntos crticos de control, responsables y salidas de los resultados esperados.

Tipos Documentales
GUA Documento que establece las pautas o lineamientos que se deben seguir para diligenciamiento de un formato o el desarrollo de una actividad especfica. Los componentes mnimos de la gua son: Desarrollo del tema o contenido de la actividad.

Glosario.
Anexos.

Tipos Documentales
ORDEN DE SERVICIOS
Documento de carcter obligatorio para operacionalizar la planeacin del servicio, impartir instrucciones internas de cada unidad o desplegar las generales establecidas por las directivas u rdenes relacionadas con el servicio de Polica.
Este documento constituye un plan de actuacin inmediato a nivel de unidad subordinada, es de carcter local detalla la asignacin de responsabilidades y recursos para el cumplimiento de un objetivo especfico, en un perodo de tiempo determinado.

Tipos Documentales
MEMORIA LOCAL Y TOPOGRFICA Documento que sirve de insumo para la planeacin y organizacin del servicio de Polica. Contiene informacin amplia y detallada de todos los aspectos geogrficos, polticos, sociales, econmicos, delincuenciales y contravencionales de la jurisdiccin.
Rufo si entendiste que

es memoria
local.? Hum . Hum.. Zzzzz.zz

Al igual que los recursos materiales y el talento humano con que cuenta la unidad para el cumplimiento de la misin.
Debe ser elaborada y actualizada mensualmente de manera obligatoria por el comandante de la unidad.

Tipos Documentales

Tipos Documentales
ESTUDIO DE PLANEACIN
Documento que comprende el anlisis conciso y exacto de una situacin determinada y plantea alternativas de solucin. Dentro de las condiciones que debe reunir estn su brevedad, debiendo hacerse, si es necesario, la sustentacin correspondiente en anexos. En esta forma se dan los principales elementos de juicio con informacin concreta para la toma de decisiones. Cualquiera que sea su propsito o grado de complejidad, debe contemplar enjuiciamiento del problema, enumeracin de las hiptesis, presentacin de hechos, anlisis de las implicaciones, conclusiones y recomendaciones.

Tipos Documentales
Amiguito te solucionaron tus problemas??? Para que me ayudes con el mo necesito un concepto de planeacin. Y es urgente veras mi situacin.

Tipos Documentales
ALCANCE DEL CONCEPTO Este tem es indispensable para dar claridad sobre el valor del concepto emitido y, la posibilidad da al peticionario de acogerse o apartarse de este concepto, con base en la normativa existente sobre el alcance de los conceptos emitidos por las oficinas asesoras. Documento formal que se emplea para emitir percepciones, significaciones o discernimientos basados en hechos, documentos, normas, reglamentos, estudios, entre otros, que permite la toma de decisiones sobre temas especficos. Es una forma sencilla y abreviada de presentar anlisis y recomendaciones.

Tipos Documentales
COMUNICACIN OFICIAL
Documento escrito de carcter general o particular, preciso y breve, mediante el cual se establece comunicacin con entes externos e internos, es utilizado para hacer nfasis sobre un tema concreto y especfico.

Tipos Documentales
POLIGRAMA

Documento de circulacin interna que describe en forma breve, clara y sencilla, situaciones de orden operativo o administrativo relacionadas con el servicio de Polica. Debe ser transmitido a travs de los medios de comunicacin existentes en la Polica Nacional.

Tipos Documentales

Tipos Documentales
ACTA
DOCUMENTO INTERNO QUE CONSTITUYE LA MEMORIA DE REUNIONES, CUYO OBJETIVO ES RELACIONAR LO QUE SUCEDE, SE DEBATE, O SE ACUERDA EN ESTE, SE IMPRIMIRN EN PAPEL TAMAO CARTA CON LOS LOGOTIPO DE LA COMUNICACIN OFICIAL .

LOS COMPONENTES MNIMOS DEL ACTA SON:

MEMBRETE. LUGAR Y FECHA. NMERO DE ACTA.

AGENDA.
DESARROLLO DE LA AGENDA. COMPROMISOS. ASISTENTES.

AUSENTES.

Tipos Documentales
Compaeritos debemos estar pendientes de las capacitaciones para firmar las actas de instruccin de los cumplimientos miau miau.

Tipos Documentales

Tipos Documentales

REGISTRO
DOCUMENTO QUE PRESENTA LOS RESULTADOS OBTENIDOS O PROPORCIONA EVIDENCIA DE ACTIVIDADES DESEMPEADAS PUEDE SER FSICO, IMPRESO O MAGNTICO.

Tipos Documentales
FORMATO Tipo documental que debe ser diligenciado utilizando una plantilla (de forma y contenido) previamente definida y asociada a un tipo documental descrito en esta gua.
El formato de un archivo es una forma particular de codificar informacin para su almacenamiento. Por ejemplo: formatos de grficos, audio, animacin, documentos, entre otros; la Institucin en cada uno de sus procesos y procedimientos determina los formatos a utilizar para el desarrollo de los mismos.

Tipos Documentales
CORREO ELECTRONICO
Una persona conectada a la red de Internet escribe un documento en su computador y luego lo enva con un programa de email, tal como el Outlook Express, al computador central de la empresa que le presta servicios de Internet. Este gran computador funciona como una "Oficina de correos" que a su vez lo retransmite a un destinatario en algn otro lugar de la ciudad, del pas o del mundo en cuestin de segundos.

Tipos Documentales
CORREO ELECTRONICO
Para poder enviar emails la empresa que le presta servicios de Internet le asigna una direccin de correo electrnica del tipo: SuNombre@EmpresaDeServiciosDeInternet.net. Esta direccin es nica en el mundo y le permite usar el medio ms rpido y econmico de comunicacin que existe: el email. Gracias a la gran cantidad de beneficios que ofrece el email, la tendencia actual es que las empresas que lo usan estn incentivando a sus clientes a que lo usen cada da ms. De esta manera tanto las empresas y profesionales como sus clientes reducen los gastos en correo, faxes y llamadas telefnicas a slo lo imprescindible. Decdase a usar el email a todo nivel y obtenga grandes beneficios. Verificar la ley 527.

NUESTROS

AVANCES EN

GESTIN DOCUMENTAL

DESDE SUS INICIOS A

NUESTROS DIAS

SON CAMBIOS
SORPRENDENTES.

FIN.

DIRECCIN DE INCORPORACIN
OCTUBRE DE 2011