AUDITUL CALITĂŢII

DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
 Standardul SR EN ISO 9000-2008-Sisteme de management al calitatii.
Principii fundamentale si vocabular.

 Standardul SR EN ISO 9001-2008-Sisteme de management al calitatii.

Cerinte.

 SR EN ISO 14001:2005 – Sisteme de management de mediu. Cerinte cu

ghid de utilizare.

 BS OHSAS 18001:2007 – Sisteme de management al sanatatii si

securitatii ocupationale. Cerinte.

 Standardul SR EN ISO 19011-2003 – Ghid pentru auditarea sistemelor de

management al calitatii si/sau de mediu.

 Standarde europene Seria EN 45000 pentru acreditarea laboratoarelor,

ghiduri de interpretare ISO/IEC 25.
Seria de standarde ISO 9000 : 2000
ISO – ORGANIZAŢIA INTERNAŢIONALĂ DE
STANDARDIZARE
ISO – derivat din cuvântul grecesc “isos” = egal
 Organizaţie neguvernamentală fondată în 1947, cu sediul în Elveţia
 Formată din organisme de standardizare naţionale din 140 de state
 Misiune: dezvoltarea standardizării şi activităţilor reglementate
 Rezultatele activităţii ISO: înţelegeri internaţionale publicate în
standarde internaţionale
Organizaţia trebuie să monitorizeze informaţiile referitoare la percepţia
clientului asupra satisfacerii cerinţelor sale ca una dintre modalităţile
de măsurare a performanţei SMC.
Trebuie determinate metodele pentru obţinerea şi utilizarea acestor
Informaţii.

Audit intern

Organizaţia trebuie să execute audituri interne la intervale planificate pentru a

determina dacă SMC:

 este conform cu modalităţile planificate şi cu cerinţele Standardului ISO 9001.

 este implementat şi menţinut în mod eficient.

 Audit intern
(continuare)

Trebuie planificat un program de audit luând în considerare starea şi importanţa

proceselor şi zonelor care trebuie auditate precum şi rezultatul auditorilor precedente.

Se vor defini criteriile, domeniul de aplicare, frecvenţa şi metodele auditului,

selectarea auditorilor iar modul de efectuare a auditurilor trebuie să asigure
obiectivitatea şi imparţialitatea procesului de audit.
Auditorii nu îşi vor audita propria activitate.

Responsabilităţi şi cerinţele pentru planificare şi efectuarea auditurilor, pentru

raportarea rezultatelor şi menţinerea înregistrărilor trebuie definite într-o procedură
documentată.
 Audit intern
(continuare)

Managementul responsabil pentru zona auditată să se asigure că sunt întreprinse

fără întârziere acţiuni pentru eliminarea neconformităţilor detectate şi a cauzelor
acestora. Activităţile de urmărire trebuie să includă verificarea acţiunilor
întreprinse şi raportarea rezultatelor acestora.

Monitorizarea şi măsurarea proceselor

Organizaţia trebuie să aplice metode adecvate pentru monitorizarea şi acolo unde
este aplicabil, măsurarea proceselor SMC. Aceste metode trebuie să demonstreze
capabilitatea proceselor de a menţine rezultatele planificate.
Atunci când rezultatele planificate nu sunt obţinute trebuie întreprinse corecţii şi
acţiuni corective, după cum este necesar pentru a se asigura conformitatea
produsului cu cerinţele referenţialelor.
 SR EN ISO 19011

GHID PENTRU AUDITAREA

SISTEMELOR DE MANAGEMENT
AL CALITĂŢII ŞI AL MEDIULUI
 Scop

Furnizează îndrumări despre:

- principiile de auditare,
- managementul programelor de audit,
- efectuarea auditurilor
- sistemului de management al calităţii şi
- cele ale sistemului de management de mediu cât şi
- competenta auditorilor
- sistemului de management al calităţii/mediului.
 Aplicabilitate

Este aplicabil tuturor organizaţilor care intenţionează să

efectueze şi să administreze audituri interne sau externe
ale sistemului de management al calităţii/mediului.

În principiu este posibilă aplicarea acestui standard internaţional

şi altor tipuri de audituri.
 Termeni şi definiţii

Se aplică termenii şi definiţiile date în SR

SR EN ISO 9000:2001 şi ISO 14050:1998
dacă nu sunt înlocuiţi de definiţiile date de
SR EN ISO 19011:2003
 Termeni şi definiţii

 Audit – proces sistematic, independent şi documentat pentru

obţinerea dovezilor de audit şi evaluarea lor obiectivă pentru
a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit

 Criteriile de audit – set de politici şi cerinţe utilizate ca referinţă

 Dovada de audit – înregistrări, afirmaţii despre fapte sau alte

informaţii care sunt relevante pentru criteriile de audit şi
verificabile
 Termeni şi definiţii

 Constatare – rezultatele evaluării dovezilor colectate,

în raport cu criteriile auditului.
 Concluzii ale auditului – rezultatele unui audit furnizate
de echipa de audit, după luarea în considerare a obiectivelor
auditului şi a tuturor constatărilor de audit.
 Auditor – persoana care are competenţa de a efectua un audit.

Rezultatele evaluării Criterii de audit

VERSUS
 Termeni şi definiţii

 Expert tehnic – persoană care furnizează cunoştinţe specifice sau

expertiză echipei de audit.

 Program de audit – set de unul sau mai multe audituri planificate

pentru o anumită perioadă de timp şi orientate
spre un scop specific.

 Plan de audit – descrierea activităţilor de la faţa locului şi

înţelegerile pentru un audit.
 Abrevieri

• SM – sistem de management
• MC – managementul calităţii
• MM – managementul mediului
• SMC – sistem de management al calităţii
• SMM – sistem de management al mediului
• PgA – program de audituri
• PlA – plan de audit
 Principii de auditare
(Comunicare, ascultare)

 Aplicarea acestora:
 fac din procesul de audit un instrument eficient şi de
încredere pentru management
 condiţie prealabilă pentru a furniza concluzii ale auditului
similare în circumstanţe similare
 Se referă la:
 auditori
 audit
Principii referitoare la auditori

 Comportamentul etic – baza profesionalismului

 încrederea
 integritatea
 confidenţialitatea
 discreţia
 Prezentarea corectă – obligaţia de a raporta
adevărul cu acurateţe
 Preocuparea pentru datoria profesională –
aplicarea perseverenţei şi a aprecierii în auditare
 Principii referitoare la audit

 Independenţa – baza pentru asigurarea imparţialităţii şi obiectivităţii

concluziilor auditului.
 Independenţa faţă de activitatea pe care o auditează
 Mediatori de conflicte de interese
 Menţin o stare de obiectivitate

 Dovada – baza raţională pentru a ajunge la concluzii de încredere şi

reproductibile într-un proces sistematic de audit

 verificabilă
 bazată pe eşantioane de informaţii disponibile
 Administrarea PgA

 Scopul unui program de audituri este:

 să planifice tipul şi numărul de audituri
 să identifice şi să furnizeze resursele necesare pentru a le efectua
 Responsabilul cu managemenul calităţii trebuie să:
 stabilească obiectivele şi extinderea programului de audit,
responsabilităţile, resursele şi procedurile
 asigure implementarea programului de audit
 monitorizeze, analizeze şi să îmbunătăţească programul de audit
 se asigure că sunt menţinute înregistrări corespunzătoare ale
programului de audit
 Obiectivele unui PgA

Se stabilesc pentru planificarea şi conducerea auditurilor

 Consideraţii în stabilirea obiectivelor:
 Priorităţile managementului
 Intenţiile comerciale
 Cerinţele sistemului de management
 Cerinţe de reglementare şi contractuale
 Nevoia de evaluare a furnizorilor
 Cerinţele clientului
 Nevoile altor părţi interesate
 Potenţiale riscuri pentru organizaţie
 Exemple de obiective ale PgA

 Să îndeplinească cerinţele de certificare pentru sistemul de management

 Să asigure conformarea cu condiţiile contractuale

 Să obţină şi să menţină încredere în capabilitatea furnizorului

 Responsabilităţi

 Responsabilităţile sunt:

 definirea, implementarea, monitorizarea, analiza şi

îmbunătăţirea programului de audit

 Responsabilul (responsabilii) trebuie să:

 Înţeleagă principiile de audit

 Cunoască cerinţele privind competenţa auditorilor
 Cunoască tehnicile de audit
 Implementarea PgA

 Comunicarea programului de audit părţilor relevante

 Coordonarea şi programarea auditurilor
 Evaluarea iniţială a auditorilor şi evaluarea continuă a nevoilor de instruire
 Numirea echipei de audit
 Furnizarea resurselor solicitate de echipa de audit
 Efectuarea auditului conform programului de audit
 Asigurarea controlului înregistrărilor
 Asigurarea analizei şi aprobarea rapoartelor de audit şi distribuirii lor
clientului auditului şi altor părţi interesate
 Asigurarea auditului de urmărire, dacă este aplicabil
 Înregistrări

1. Înregistrări specifice auditului:

 Planuri de audit
 Rapoarte de audit
 Rapoarte de neconformitate: şi rapoarte de acţiuni corective şi preventive

2. Rezultate ale analizei programului de audit

3. Înregistrări ale personalului utilizat în audit:

 Evaluarea auditorului
 Selectarea echipei de audit
 Instruirea
 Procesul de audit

1. Iniţierea
2. Analiza documentelor
3. Pregătirea
4. Activităţi de audit la faţa locului
5. Pregătirea, aprobarea şi difuzarea raportului
de audit
6. Finalizarea auditului
7. Audit de urmărire după caz
 Etapele procesului de audit

1. Iniţierea auditului
 Numirea liderului echipei de audit
 Definirea obiectivelor, domeniului şi criteriilor
 Determinarea fezabilităţii auditului
 Stabilirea ehipei de audit
 Stabilirea contactului iniţial cu auditatul

2. Efectuarea analizei documentelor

 Analiza documentelor relevante ale SMC/SMM
 Etapele procesului de audit

3. Pregătirea activităţilor la faţa locului

 Pregătirea planului de audit
 Alocarea activităţilor în echipa de audit
 Pregătirea documentelor de lucru
4. Efectuarea auditului la faţa locului
 Şedinţa de deschidere
 Comunicare pe parcursul auditului
 Rolurile şi responsabilităţile ghizilor şi observatorilor
 Colectarea şi verificarea informaţiilor
 Generarea constatărilor de audit
 Pregătirea concluziilor
 Şedinţa de închidere
 Etapele procesului de audit

5. Încheierea auditului
 pregătirea, aprobarea şi distribuirea raportului de audit
 predarea documentelor

6. Efectuarea auditului de urmărire

 Analiza documentelor - concluzii

Doc. Informarea
adecvată clientului

Rezolvarea
problemelor

Continuarea
procesului de
audit
 Planul de audit - conţinut

 Obiectivele auditului
 Criteriile de audit şi orice documente de referinţă
 Domeniul de aplicare al auditului – identificarea organizaţiei, procese
 Datele şi locaţiile unde se desfăşoară activităţile de audit
 Perioada şi durata apreciate pentru desfăşurarea activităţilor de audit,
inclusiv întâlnirile cu managementul auditatului şi cele ale echipei de audit
 Rolurile şi responsabilităţile membrilor echipei de audit şi a persoanelor care
îi însoţesc
 Alocarea resurselor corespunzătoare pentru zonele critice ale auditului
 Planul de audit - conţinut

După caz:
 Identificarea reprezentanţilor auditatului pentru audit
 Limba în care lucrează şi cea în care se raportează auditul atunci când

este diferită de limba auditorului

 Formatul şi structura, data estimată pentru editare şi distribuirea
raportului de audit
 Aranjamente logistice (transport, facilităţi la faţa locului)
 Aspectele referitoare la confidenţialitate
 Alocarea activităţilor

 Liderul echipei de audit alocă fiecărui membru responsabilitatea pentru

auditarea proceselor, funcţiilor, locurilor, zonelor sau activităţilor
repartizate acestuia.
 Alocarea ia în consideraţie: necesitatea de independenţă, competenţă şi
utilizare eficace a resurselor auditorului ca şi rolurile diferite şi
responsabilităţile auditorilor, auditorilor în curs de formare şi a experţilor
tehnici.
 Pregătirea documentelor de lucru

 Liste de verificare

 Planuri de eşantionare a auditului

 Formulare pentru înregistrarea informaţiilor, cum sunt dovezile

obiective, constatările de audit şi înregistrările şedinţelor
 Lista de verificare

Procedura
Audit nr. Data: fila
din

Nr. Cerinţe Conformitatea Observaţii

crt. Da/Nu/NA

*NA - neaplicabil
 Audit la faţa locului

Şedinţa de deschidere
Scop:
 Analiza planului de audit
 Furnizarea unui scurt sumar al modului de desfăşurare a activităţilor de audit
 Confirmarea canalelor de comunicare
 Furnizarea unei oportunităţi pentru auditat să pună întrebări
 Participanţi:
 Echipa de audit
 Managementul auditatului
 Şedinţa de deschidere

Aspecte de luat în considerare, după cum este cazul:

 Prezentarea participanţilor, inclusiv o scurtă descriere a rolurilor acestora;
 Confirmarea obiectivelor auditului, a domeniului de aplicare şi a criteriilor;
 Confirmarea programului auditului şi a altor înţelegeri relevante cu auditatul,
cum ar fi data şi ora pentru şedinţa de închidere, şedinţele intermediare cu
reprezentantul managementului şi orice schimbări de ultimă oră;
 Metodele şi procedurile care vor fi utilizate pentru efectuarea auditului,
inclusiv înştinţarea auditatului referitoare la eşantionare – incertitudine în
efectuarea auditului, referitoare la eşantionare – incertitudine în auditare;
 Confirmarea comunicării formale dintre echipa de audit şi auditat.
 Şedinţa de deschidere

 Confirmarea faptului că pe parcursul auditului, auditatul va fi informat de

desfăşurarea auditului;
 Asigurarea disponibilităţii resurselor şi facilităţilor necesare echipei;
 Confirmarea aspectelor referitoare la confidenţialitate;
 Cerinţe de protecţia muncii, situaţii de urgenţă pentru echipă;
 Confirmarea disponibilităţii, rolurilor şi identităţii ghidurilor;
 Metoda de raportare, inclusiv clasificarea neconformităţilor;
 Informarea despre condiţiile în care auditul poate fi terminat;
 Informaţii despre sistemul de apeluri la modul de desfăşurare a auditului sau
a rezultatelor auditului.
 Rolul şi atribuţiile ghizilor

 Nu fac parte din echipă

 Sarcinile lor pot include:
 Stabilirea contactelor şi a momentelor pentru
interviuri;
 Pregătirea vizitelor şi a momentelor pentru interviuri;
 Asigurarea că regulile referitoare la procedurile de
siguranţă şi securitate sunt cunoscute şi
respectatea de membrii echipei de audit.
 Colectarea şi verificarea informaţiilor

Colectarea prin eşantioane

Surse de Informare
corespunzătoare

Dovadă de
Verificare Informaţie
audit

Constatări ale Concluziile

Analizare
auditului auditului
 Relaţia auditor-auditat

În orice caz nu este de...

 Confruntare
 Inspector – inspectat
 Subordonare / profesor – elev
Este:
 Politicoasă
 Deschisă
 De colaborare
 Detensionată
 Relaţia auditor-auditat

 Sursele de informare pot include:

 Interviuri cu angajaţii şi alte persoane;
 Observarea activităţilor, a împrejurimilor, mediului de lucru şi a
condiţiilor de lucru;
 Documente, cum sunt politica, planurile, procedurile, instrucţiunile,
licenţele şi autorizaţiile, specificaţiile, desenele, contractele,
comenzile;
 Înregistrări, cum sunt înregistrările de le inspecţie, procese verbale
ale şedinţelor, rapoarte de audit, înregistrări ale programelor de
monitorizare şi rezultatele măsurărilor;
 Sinteza datelor, indicatori de analiză şi de performanţă;
 Desfăşurarea interviurilor

Ar trebui realizate într-o manieră adaptată situaţiei şi persoanelor intervievate.

 Ar trebui desfăşurate cu persoanele de la nivelul şi funcţii corespunzătoare
celor care efectuează activităţi sau sarcini din domeniul auditului;
 Ar trebui să aibă loc în cadrul programului normal de lucru şi acolo unde este
cazul, la locul de muncă
 Să nu pună persoana intervievată în dificultate înainte şi pe durata interviului
 Motivul interviului şi notiţele care se iau ar trebui explicate
 Interviurile pot fi iniţiate prin solicitarea persoanelor de a-şi descrie activitatea
 Întrebările care induc răspunsul (ex. Întrebările conducătoare) ar trebui evitate
 Întrebări deschise – închise
 Rezultatele ar trebui să fie sintetizate şi analizate cu persoana intervievată
 Persoanelor intervievate ar trebui să li se mulţumească pentru participare şi
cooperare
 Tehnici generale de evaluare

 Metode folosite pentru a obţine informaţiile necesare în luarea

deciziilor referitoare la conformitate
 Ascultarea activă
 Interviul
 Verificarea
 Observarea
 Tehnici generale de evaluare
(continuare)

 Cheia comunicării eficace

ASCULTARE ACTIVĂ

Înţelegerea
Ascultare tuturor
mesajelor  Trebuie dezvoltată
transmise de continuu de către auditori
emiţător

şi nu numai...
 Ascultarea activă

 Dificultăţi de comunicare auditat - auditor:

 Nu lasă interlocutorul să termine
 Aud doar ce vor
 Reacţionează prematur sau emoţional
 Permit distragerea afectând concentrarea
 Vorbesc prea mult
 Îmbunătăţirea abilităţilor de ascultare

 Să pună întrebări scurte şi să vorbească mai mult de 20% din timp

 Atent la distrageri
 Să pună întrebări deschise
 Să dea timp de gândire interlocutorului
 Să sprijine verbal şi prin limbajul trupului
 Interviul

 Principalul mod de a obţine informaţii - a pune întrebări

 În fiecare loc se întreabă despre ce se execută, ce proceduri, ce
echipamente, cine etc.
 Întrebările pot fi:
 Deschise
 Închise
 Întrebările închise

 La care induce răspunsul "Da" sau "Nu"

 “Închise" pentru că nu lasă loc la completarea răspunsului

 Trebuie folosite mai rar, când trebuie clarificat ceva

 Întrebările deschise

 La care se poate da un răspuns detaliat

 Principalele întrebări în succesiunea logică: Ce, De ce, Când, Cum, Unde, Cine
 Tot despre întrebări

 De evitat:

 De tip conversaţie (După părerea mea ...?)

 Conţinând informaţii ascunse (“Nu-i aşa că este responsabilitatea dvs.?)
 Declaraţii de opinie: (Dacă aş fi în locul dvs.?)

 Trebuie pusă clar pentru a fi înţeleasă.

 Trebuie să permită un răspuns elaborat.

 Ce?, De Ce?, Când?, Cum?, Unde?, Cine?

 Ce? - se obţine relaxarea

interlocutorului şi participarea
acestuia la dialog

 De ce? - permite auditorului să

obţină măsura în care auditatul
înţelege

 Când? - determină momentul în care

are loc evenimentul pe ce durată
 Ce?, De Ce?, Când?, Cum?, Unde?, Cine?
(continuare)

 Cum? - permite verificarea informaţiilor

aflate până atunci

 Unde?- conduce auditorul în zone

care nu au fost luate în considerare
verificarea procesului

 Cine? - asigurarea că persoana a

fost corect desemnată
 Verificarea

 Ajută la verificarea celor afirmate

 Începe cu întrebarea : “Poţi să îmi arăţi?“

 Trebuie urmărit ceea ce se întâmplă în mod curent

 Dacă este posibil - dubla verificare a informaţiilor

 Descoperirea unei probleme - atenţie pentru a verifica gradul de generalitate

 Observarea

 Acţiune pasivă, cu sau fără un dialog

 Necesară atunci când auditorul trebuie să se convingă că informaţiile

culese sunt adevărate sau când nu există o procedură
 Generarea constatărilor auditului

Conformitatea + sintetizarea
Constatările Pentru a indica locaţiile, funcţiile
auditului sau procesele care au fost
auditate

Neconformitate – se înregistrează
cu dovezile de audit analizează cu
participanţii la audit şi se clasifică

Oportunitatea de îmbunătăţire
 Conformităţi, Neconformităţi, Cerinţe

 Conformitate - îndeplinirea unei cerinţe.

 NOTA 1 - Această definiţie corespunde cu Ghidul 2 ISO/CEI dar este
formulată diferit pentru a se încadra în conceptele ISO 9000.
 NOTA 2 - Termenul "conformare" este sinonim dar nerecomandat.

 Neconformitate - neîndeplinirea unei cerinţe

 Cerinţa - nevoie sau aşteptare care este declarată, în general implicită sau
obligatorie
 Neconformităţi majore

 Identifică absenţa sau căderea totală a sistemului sau o implementare

necorespunzătoare a sistemului luat ca un incident izolat sau o combinaţie a
unui număr de incidente similare
Exemple:
Nedefinirea politicii şi/sau a obiectivelor,
 lipsa unei proceduri obligatorii,
 sistemul definit este incompatibil cu politica, neaplicarea unei proceduri existente,
 neaplicarea unei cerinţe de standard,
 înregistrările calităţii nu demonstrează funcţionarea SMC.
 Neconformităţi minore

 Identifică abateri izolate sau sporadice în conţinutul sau implementarea

procedurilor sau înregistrărilor şi care pot duce la eşecul sistemului

Exemple
 Abateri minore în aplicarea unei proceduri
 Înregistrări incomplete
 Cazuri izolate de dispozitive de măsurare dispozitive de măsurare şi
monitorizare (DMM) neverificate
 Izolat documente neaprobate
 Izolat documente în uz nevalabile
 Pregătirea concluziilor auditului

Se face la întrunirea echipei de audit înainte de şedinţa de închidere.

Elemente de luat în considerare:
 Analiza constatărilor auditului şi a altor informaţii corespunzătoare
colectate pe perioada auditului, comparativ cu obiectivele auditului;
 Convenirea concluziilor auditului având în vedere incertitudinea acestuia;
 Pregătirea recomandărilor, dacă este specificată în obiectivele auditului;
 Discutarea auditului de urmărire.
 Concluziilor auditului

 Gradul de conformitate a sistemului de management faţă de criteriile de audit;

 Implementarea, menţinerea şi îmbunătăţirea eficace a sistemului de
management;

 Capacitatea procesului de analiză efectuată de management de a se

asigura de continua potrivire, adecvare, eficacitate şi îmbunătăţire a
sistemului de management.
 Şedinţa de închidere

 Clarificările (convenirea unei perioade de timp pentru

acţiuni corective, opinii, divergenţe referitoare la
constatările auditului)

 Prezintă constatările şi concluziile de audit

 Oportunităţi de îmbunătăţire

 Termen de transmitere a raportului de audit

 Durata – max. 1 oră

Auditurile interne - şedinţa de închidere poate consta

numai în comunicarea constatărilor şi concluziilor
auditului.
 Pregătirea raportului de audit

Raportul de audit – o înregistrare completă, concisă şi clară a auditului

Responsabil: liderul echipei de audit
Conţine sau face referire la următoarele:
 Obiectivele auditului;
 Domeniul auditului, (identificarea organizaţiei şi a unităţilor funcţionale, a
proceselor auditate şi a perioadei);
 Identificarea clientului auditului;
 Identificarea echipei de audit;
 Datele şi locurile în care s-au desfăşurat activităţile;
 Criteriile de audit;
 Constatările auditului;
 Concluziile auditului.
 Raportul de audit – mai conţine, după caz

 Lista reprezentanţilor auditatului;

 Un rezumat al auditului;
 Confirmarea că obiectivele auditului au fost realizate în cadrul domeniului
auditului;
 Zonele neacoperite, deşi incluse în domeniul al auditului;
 Opinii, divergenţe nerezolvate între echipa de audit şi auditat;
 Recomandări pentru îmbunătăţire, dacă era obiectivul auditului;
 Planurile de acţiuni, de urmărire convenţie, dacă există;
 O declaraţie referitoare la confidenţialitate;
 Lista de difuzare a raportului de audit.
 Aprobarea şi distribuirea raportului de audit

 Propietatea clientului auditului.

 Emis în perioada de timp convenită.
 Datat, analizat şi aprobat conform procedurilor programului de audit.
 Distribuit destinatarilor desemnaţi de clientul auditului.
 Finalizarea auditului

 Activităţile din planul de audit au fost îndeplinite

 Raportul de audit aprobat a fost distribuit
 Documentele referitoare la audit ar trebui reţinute sau distruse

 Echipa de audit şi cei responsabili pentru administrarea programului de audit

ar trebui să nu difuzeze obiectul auditului.

 Dacă este cerută difuzarea conţinutului documentelor auditului, de către o

terţă parte, clientul auditului şi auditatul ar trebui să fie informaţi
 Auditurile de urmărire

 Nu sunt considerate ca făcând parte din audit şi de obicei sunt întreprinse de

auditat în cadrul perioadei de timp convenite

 Auditorul ar trebui să-l informeze pe clientul auditului despre stadiul acestor

acţiuni

 Verificarea implementării acţiunilor corective – printr-un audit ulterior

 Competenţa auditorilor

 Competenţa – aplicarea în practică a cunoştinţelor

şi abilităţilor

 Instruirea – proces prin care se furnizează şi dezvoltă

cunoştinţe, abilităţi şi comportamente pentru a satisface
cerinţe
 Competenţa

Se bazează pe demonstrarea:

 Abilităţilor personale

 Abilităţilor de a aplica cunoştinţele şi abilităţilor acumulate prin educaţie,

experienţă de muncă, instruire ca auditor şi experienţă de audit

 Unele dintre cunoştinţe şi abilităţi sunt comune pentru auditorii SMM şi SMC,
iar unele pentru auditorii unor discipline individuale.
 Abilităţi personale

 Etică – cinste, de încredere, sinceritate, onestitate şi discreţie;

 Gândire deschisă – capacitatea de a lua în considerare idei alternative sau
puncte de vedere;
 Diplomaţie – răbdare, tact în lucrul cu oamenii;
 Spirit de observaţie şi receptivitate – starea activă de conştientizare a
împrejurărilor şi a activităţilor;
 Versatilitate – se adaptează la situaţii diferite;
 Tenacitate – perseverent, concentrat pe îndeplinirea obiectivelor
 Putere de decizie/hotărâre – ajunge la concluzii potrivite bazându-se pe
analiză şi raţionamente logice.
 Abilităţi personale
(continuare)

 Distributivitatea atenţiei şi acţiunilor - lucru în condiţiile interacţiunii cu alte

persoane amabilitate

 Auto disciplina: punctual, răbdător, precis, calm, curtenitor, obiectiv

 Comunicativ - cu personal de orice factură

 Exprimare uşoară şi elevată

 Spirit organizatoric

 Ureche

 Putere de muncă
 Cultura comportamentală

 Limbajul non verbal - mimica feţei, gesturile mâinilor, poziţia capului

 Prima impresie - costumul potrivit situaţiei

 Prezentarea - dacă nu a făcut-o ghidul fă-o singur politicos fiecărei persoane,

notează numele interlocutorului

 Strângerea de mână:
 dacă este un grup mare nu se strânge mâna
 dacă se dă mâna - o faceţi cu căldură fără strângere şi apropiere prea mare
 Cultura comportamentală
(continuare)

 Privirea - interlocutorul trebuie privit în ochi

Oficial
Punctele de
incidenţă ale
privirii Apropiat

Intim
 Cultura comportamentală
(continuare)

 Poziţionarea – staţi pe aceeaşi parte a biroului, şi în orice situaţie cu faţa

către interlocutor

 Distanţa – peste limita spaţiului intim (60 cm – 1m)

 Cunoştinţe şi abilităţi

A. Generale
1. Principiile auditului, proceduri şi tehnici
2. Sistemul de management şi documente de referinţă
3. Situaţii organizaţionale
4. Legislaţie, regulamente şi alte cerinţe disciplinare

B. Specifice pentru auditori SMC

1. Metode şi tehnici pentru MC
2. Produse/servicii şi procese operaţionale

C. Specifice pentru auditori SMM

1. Metode şi tehnici pentru managementul mediului
2. Ştiinţa şi tehnologia mediului
3. Aspecte de mediu şi tehnici ale operării
 Cunoştinţe şi abilităţi

1. Principiile auditului, proceduri

 Aplicarea principilor, procedurilor şi tehnicilor de audit;

 Planificare şi organizarea activităţilor în mod eficace;
 Efectuarea auditului în cadrul programului agreat;
 Prioritizarea şi concentrarea pe probleme în funcţie de importanţă;
 Colectarea informalilor prin interviu efectiv, ascultare, observare şi
examinarea documentelor, înregistrărilor şi a datelor,
 Înţelegerea adecvării şi consecinţele utilizării eşantionării;
 Verificarea cu acurateţe a informaţiilor colectate;
 Confinarea suficienţei şi adecvării dovezilor de audit;
 Evaluarea factorilor care afectează încrederea în concluzii;
 Utilizarea documentelor de lucru pentru a înregistra activităţile;
 Pregătirea raportul de audit;
 Menţinerea confidenţialităţii şi securităţii informaţiilor;
 Abilităţi de comunicare efectivă sau cu ajutorul interpretului.
 Sistemul de management şi documente de referinţă

 Aplicarea principiilor SM diverselor organizaţii;

 Interacţiunea între componenţele SM;
 Standardele SMC sau SMM, proceduri aplicabile sau alte documente ale
SM utilizate ca şi criterii de audit;
 Recunoaşterea diferenţelor dintre sisteme şi prioritatea documentelor de
referinţă;
 Aplicarea documentelor de referinţă pentru diferite situaţii
 Sisteme informatice şi tehnologia pentru autorizarea, securitatea, distribuţia
şsi controlul documentelor, datelor şi al înregistrărilor
 Situaţii organizaţionale

 Mărimea organizaţiei, structura, funcţiile şi relaţiile;

 Procesele generale ale activităţii şi terminologia conexă;

 Cultura şi obiceiurile sociale ale auditatului;

 Legislaţie, regulamente şi alte cerinţe disciplinare

 Coduri, legi şi reglementari locale, regionale şi naţionale;

 Contracte şi acorduri;

 Tratate internaţionale şi conveniţi şi alte cerinţe la care organizaţia subscrie.

 Specifice auditorilor SMC

1. Metode şi tehnici pentru MC

 Terminologia în domeniul calităţii;

 Principiile de management al calităţii şi aplicarea acestora;

 Instrumentele managementului calităţii şi aplicarea lor (de exemplu,

controlul statistic al proceselor, analiza efectelor şi a modurilor de defectare,
etc.)
 Specifice auditorilor SMC

2. Produse / servicii şi procese operaţionale

 terminologia specifică sectorului;

 caracteristicile tehnice ale produselor şi proceselor, inclusiv ale serviciilor;

 procesele şi practicile specifice sectorului.

 Cunoştinte şi abilitaţi generale pentru auditorul
şef

 Planifică şi utilizează eficace resursele pe durata unui audit;

 Reprezintă echipa de audit în comunicarea cu clientul auditului şi auditatul;
 Organizează şi conduce membrii echipei de audit,
 Conduce şi îndrumă auditorii în curs de formare;
 Conduce echipa de audit către atingerea concluziilor de audit;
 Previne şi rezolvă conflictele;
 Pregăteşte şi redactează raportul de audit
 Specifice auditorilor SMC

Dezvoltarea profesională continuă

 menţinerea şi îmbunătăţirea cunoştinţelor, a abilitaţilor şi a însuşirilor
personale (prin activitate suplimentară: experienţă, instruire, studiu individual,
ucenicie, participarea la întâlniri, seminarii şi conferinţe sau alte activităţi
relevante etc.)

 ar trebui să ia în consideraţie schimbările individuale şi cele ale organizaţiei,

practica de audit, standardele şi alte reglementări.

Menţinerea abilitaţilor de auditare prin participarea regulată la audituri

ale SMC/SMM.
 Procesul de evaluare a auditorilor

Etape:

1. Identificarea însuşirilor personale, şi a cunoştinţelor şi abilităţilor pentru a

îndeplini necesităţi, abilităţilor pentru a îndeplini cerinţele programului de
audit.

2. Setul de criterii de evaluare

3. Selectare metodei de evaluare corespunzătoare

4. Efectuarea evaluării