EXCEL AVANZADO II

Referencia de celdas y rangos

Las celdas o rangos de celdas en Excel, utilizan pre definidamente el estilo de referencias A1, que se refiere a la ubicacin de la celda mediante los nombres de las filas y las columnas.
En una referencia A1 se puede incluir una o varias celdas de una hoja de clculo. Tambin se puede hacer referencia a celdas de diversas hojas de un libro o a celdas de un libro actual y de otros libros.

Copia el cuadro siguiente y asgnale nombre a tu hoja como Bodega1. Guarda tu archivo con el nombre de INVENTARIOS. Inserte 2 nuevas hojas de calculo y asgnales el nombre de Bodega2, Inventario total respectivamente. Selecciona toda la hoja bodega1 y copia los datos en la hojas insertadas.(Utiliza el botn de la etiqueta inteligente y selecciona la opcin mantener ancho de columna. Abre un libro nuevo y copia nuevamente los datos de la hoja Bodega1, como lo hizo anteriormente, y renombra la hoja 1 como Bodega3. Modifique las cantidades de productos de la columna (ser al doble). Y guarde el libro como INVENTARIOS2 Modifique tambin las cantidades de la bodega 2 (la cantidad tendr un aumento del 25%). En la hoja de inventario total del Libro de INVENTARIOS se concentra la suma de los productos de las tres bodegas con la siguiente formula: =suma(Bodega1!A4,Bodega2!A4,[INVENTARIOS2.XLS]Bodega3!A4 La segunda forma de hacerlo es mediante la funcin suma

TIPOS DE REFERENCIAS
REFERENCIAS PARA DEFINIR UN RANGO DE CELDAS EN UNA

MISMA FILA A1 A H1 ES A1:HI Estas referencias pueden ser relativas o absolutas

LAS RELATIVAS: Estn relacionadas con la posicin de la frmula y cuando se copian se ajustan automticamente Ejemplo: la formula es =a4+b4 cuando se copia a la siguiente celda es =a5+b5 LAS ABSOLUTAS: Son precedidas por signo ( $ ) y cuando se copian no se ajustan. Ejemplo: LA formula esta en la fila 4 = $A$4 + B4 al copiarlas a la fila 5 y 6 los resultados quedan as: =$A$4+B5 =$A$4+B6

CON REFERENCIAS RELATIVAS OBTEN LA COMISION Y EL IVA COMERCIALIZADORA LA ESTRELLA S.A. DE C.V. REPORTE DE VENTAS DEL PRIMER TRIMESTRE TOTA LA COMISI PAGA ON IVA 16% R CO STO EN DLL S

NUM

NOMBRE 1 JULIO HERNANDEZ 2 IGNACIO GUZMAN 3 YOLANDA SANABRIA 4 ARTURO HINOJOSA 5 ALEXIS CABAAS 6 PROMEDIO TOTAL

ENERO $ 3,500.00 $ 3,850.00 $ 4,200.00 $ 4,550.00 $ 4,900.00

FEBRERO $ 2,000.00 $ 2,500.00 $ 3,000.00 $ 3,500.00 $ 4,000.00

MARZO $ 1,400.00 $ 1,800.00 $ 2,200.00 $ 2,600.00 $ 3,000.00

SUBTOTAL $ 6,900.00 $ 8,150.00 $ 9,400.00 $ 10,650.00 $ 11,900.00

COMISION IVA DLLS.

7% 16% 12.3

IMPORTAR DATOS DESDE ACCESS

Debemos de tener una base existente en access para poder importar los datos.
Ir al men de datos Localizar el icono desde access Dar doble clic al icono y localizar la ruta del archivo a utilizar. Situar en lugar donde se va a colocar la tabla y aceptar. Tambien podemos realizar reportes de la base de datos existente con el siguiente icono

ASIGNAR NOMBRE A UN RANGO

En EXCEL recordamos que seleccionamos un rango especifico para realizar un operacin pero tambin podemos darle un nombre a ese rango. Primero tenemos que seleccionar el rango de datos Ir al men de formulas Localizar el icono Asignar Nombre Darle el nombre del rango Ejemplo: Caballeros. Para realizar la operacin sera : =suma(caballeros) y no =suma(b6:b3)

MANEJO DE FORMULAS Y FUNCIONES

Manejo de Formulas y Funciones

Datos Alfanumricos o de texto: se utilizan para representar ttulos, letreros, nmeros telefnicos, direcciones , claves de articulo, nombres de columna. Los alinea a la izquierda Datos Numricos: Cuando se introducen slo nmeros en Excel los reconoce y los alinea a la derecha. Y se identifica como valores FORMULAS: Son ecuaciones que se utilizan para realizar clculos numricos. Y se utilizan los siguientes operadores
+ * / () Suma Resta Multiplicacin Divisin Agrupacin de Operaciones

Manejo de Categora de funciones

Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda de referencia y de informacin

Manejo de funciones

Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida. La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas: 1) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. 2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 3) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 4) Los argumentos deben de separarse por ";". Ejemplos: =SUMA(A1:C8) El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6 +C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin.

Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

PRACTICA 3 FUNCIONES

Copia el cuadro siguiente y asignale nombre a tu hoja como Grupo A . Guarda tu archivo con el nombre de CALIFICACIONES. Inserte 3 nuevas hojas de calculo y asignales el nombre de Grupo B, Cuadro de Honor y Excelencia, respectivamente. Elabora las siguientes operaciones con funciones: Suma de calificaciones Obten el promedio por alumno y por materia Obten la calificacin mxima y mnima por ambos. Obten con funcion cuantos alumnos son y cuantas calificaciones hay Cuantos 9, 7, y 8

Nombre
Cueto E. Cristina Dvalos Z. Patricia Abundis M. Melgarejo Flores M. Juan Corts V. Natalia Figueroa G. Ana Crotte M. Raquel

Fsica
9.2 8 9 7.2 7.2 9.5 8

Qumi ca 8 7.5 9.5 8.4 7.5 8.5 7.5

Biolog a 7.4 8 10 8.5 7 8.8 8.2

Garca L. Pablo
Aranda V. Andrea Arango A. Cecilia Daz S. Paulina Esqueda N. Victoria Gmez H. Gustavo Briseo A. Esther Caldern N. Cecilia Gutirrez M. Bruno

9.5
7.5 10 9 9 8.8 7.5 10 8.4

7.5
9 7 8 9.2 8 7 8.5 8.5

10
8.5 6.5 9 9 7.4 8 10 9.5

FUNCIONES LGICAS

Uso de condicionantes
Los if`s son funciones lgicas que permiten a una celda tomar un

valor dependiendo de los valores que otras celdas tienen, la sintaxis es la siguiente:
SI(CONDICION, VALOR_SI_VERDADERO, VALOR _SI_FALSO)

Si la condicin es verdadera el valor que toma la celda es el resultado

de evaluar el valor si verdadero, si fuera falso se evala valor si falso. Ejemplo: la siguiente tabla convierte libras y dlares en pesos.
1 libra 2 Dlar
MONEDA

$9.80 $10.40
CANTIDAD

A6=DLAR

CONVERSION
=SI(A6=Dlar,B6*$B$2,SI(A6=Libra, B6*$B$1,ERROR))

B6*$B$2

Dlar Libra Dlar

500 100 80

A6=LIBRA
B6*$B$1

ERROR

PRACTICA 4 FUNCIONES LOGICAS

1. Partiendo del listado de clientes habituales detallado a continuacin, queremos que la columna c refleje el descuento correspondiente a cada uno, sabiendo que la empresa les aplica un descuento del 5% y que dentro de una compaa de marketting ha ampliado el descuento al 10% para los clientes de Madrid. Incluir las formulas adecuadas en el rango =si(celda=Madrid;10%;5%). 2. una distribuidora equipos qumicos aplica a sus agentes comerciales las siguientes comisiones: de

el departamento comercial quiere calcular el porcentaje y el importe de comisin que corresponde a cada agente por las ventas realizadas en el mes. Los datos de los agentes comerciales y sus ventas son las siguientes:

Incluir estos datos tal como aparecen en la tabla y desarrollar en las columnas comisin y importe de comisin dale el formato de porcentaje y utiliza la funcin Si y saca el importe de comisin.

OPERADOR Y,O

Y es una funcin lgica cuyo resultado es verdadero si todas las condiciones incluidas en la funcin son verdaderas y falso si por lo menos una de las condiciones de la funcin es falsa.

Ejercicio 1 Los siguientes ejercicios estn relacionados con datos de los ejercicios de la funcin. Si por lo que se debern realizar en la misma hoja de calculo. 1en la celda f3 desarrollar la formula que nos devuelva: en la celda a4 y b4 son los valores 930 y 845 son menores que 1000 la formula a desarrollar en la celda f3 =SI(Y(A4<1000,B4<1000),"los resultados de los ltimos ejercicios estn por debajo de los miles de pesos",SI(Y(A4>=1000,B4>=1000)," los resultados superar al milln de pesos", "uno de los resultados de los ejercicios superar el 1000 de pesos")) los resultados de los ejercicio superar a 1000 si las celdas a4 y b4 son mayores o iguales que 1000 la formula a incluir en la celda f4 es: =Y(A4<1000,B4<1000) uno de los resultado superar si la celda a4 o a la celda b4 es mayor o igual que 1000 la formula a insertar en la celda g4 es: =O(A4>1000,B4>100)

M A C R O S
Una macro consiste en una serie de comandos y

funciones que se almacenan en un mdulo de Microsoft Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Grabar macros : Ir al menu herramientas, opcion macro, aparece ventana dar nombre de macro y tecla abreviada para activarla Ejecutar fcilmente una macro : existen tres formas para ejecutar una macro
Mediante el Menu Herramientas Mediante mtodo abreviado de teclado Mediante el icono de acceso directo

Administrar macros : Para realizar la administracion de

una macro se encuentra en un lenguaje de programacion llamado visual basic .

PRACTICA DE MACRO
REALIZA PASO A PASO COMO SE INDICA

IR AL MENU HERRAMIENTAS, ACTIVA TU MACRO, COLOCA EL NOMBRE PORTADA2 LAS TECLAS DE ACCESO ES CTRL. R APARECE UN CUADRO INDICA GRABANDO SELECCIONA TU HOJA DESDE B5 HASTA G25 Y COLOCA UN RELLENO DE COLOR AZUL SELECCIONA DESDE B7 HASTA G7 CENTRA EN VARIAS COLUMNAS Y COLOCA EL NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD. SELECCIONA DESDE B15 HASTA G15 CENTRA EN VARIAS COLUMNAS Y COLOCA TU NOMBRE SELECCIONA DESDE B20 HASTA G20 CENTRA EN VARIAS COLUMNAS Y COLOCA EL NOMBRE DE TU MATERIA SELECCIONA TODO EL TEXTO Y DALE TAMAO DE LETRA 14 TIPO IMPACT PRESIONA EL BOTON DE LA MACRO INDICA DETENER GRABADORA PASATE A LA HOJA 2 Y ACTIVA TU MACRO MEDIANTE EL TECLADO

Formato condicional
El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc... Cmo aplicar un formato condicional a una celda:

Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. - Accedemos al men Formato condicional de la pestaa Inicio.

Validacion de Datos

La Validacin de datos permite establecer restricciones a los valores que se pueden introducir en una celda. En los siguientes ejemplos se muestran varias situaciones tpicas en las que se puede utilizar la validacin de datos.
ICONO VALIDACION DE DATOS

Tipos de Validacin

LIMITACION A VALORES NUMERICOS A las celdas A5:A15 se les ha aplicado un formato con un criterio de validacin que limita el valor de la celda a valores numricos. LIMITACION A LA LONGITUD DE TEXTO A las celdas B5: B15 se les ha aplicado un formato con un criterio de validacin que limita la longitud de las entradas de texto a siete caracteres. LIMITACION A UN RANGO DE NUMEROS ENTEROS A las celdas C5:C15 se les ha aplicado un formato con un criterio de validacin que avisar al usuario si no se escribe un nmero entero que est entre 1 y 10. LIMITACION A UNA LISTA DE VALORES A las celdas D5:D15 se les ha aplicado un formato con un criterio de validacin que limita los datos a una lista de valores. LIMITACION A UNA FECHA, LIMITACION A UNA HORA

HIPERVINCULOS

UN HIPERVINCULO ES UNA CONEXIN DE UNA PAGINA A OTRO DESTINO COMO POR EJEMPLO: OTRA PAGINA O UNA UBICACIN DIFERENTE EN LA MISMA PAGINA. EL DESTINO CON FRECUENCIA OTRA PAGINA WEB PERO TAMBIEN PUEDE SER UNA IMAGEN, UNA DIRECCION DE CORREO ELECTRONICO, UN ARCHIVO (COMO POR EJEMPLO, UN ARCHIVO MULTIMEDIA O UN DOCUMENTO DE MICROSOFT OFFICE) O UN PROGRAMA. UN HIPERVINCULO PUEDE SER EN UN TEXTO O IMAGEN

FORMULARIOS
ETIQUETA

CUADRO DE EDICION CUADRO DE GRUPO BOTON CASILLA DE VERIFICACION

BOTON DE OPCION

Formularios integrados para listas de Excel Para las listas en hojas de clculo de Excel, puede mostrar un formulario de datos que permite escribir nuevos datos, buscar filas basndose en el contenido de las celdas, actualizar los datos y eliminar filas de la lista. Formularios predefinidos para tareas de oficina comunes Excel proporciona Soluciones de hoja de clculo: plantillas predefinidas que le ayudarn a crear informes de gastos, facturas y pedidos. Estas plantillas tambin permiten almacenar la informacin que se escribe en los formularios de una base de datos. Disear un formulario propio en Excel Puede crear formularios de Excel para imprimirlos o utilizarlos en pantalla. Los formularios en pantalla pueden incluir controles, como botones de opcin y listas desplegables. Puede proteger un formulario en pantalla de modo que slo estn disponibles ciertas celdas para la entrada de datos, y tambin puede validar los datos para asegurarse de que los usuarios slo escriben los tipos de datos que requiere el formulario. Los formularios pueden facilitarse desde Excel, en pginas Web o desde programas de Microsoft

CUADRO DE LISTA

CUADRO COMBINADO
CREAR CUADRO COMBINADO DE LISTA CUADRO COMBINADO BARRA DE DESPLAZAMIENTO CONTROL DE NUMERO PROPIEDADES DE CONTROL MODIFICAR CODIGO ALTERNAR CUADRICULA EJECUTAR CUADRO DE DIALOGO

PRACTICA
REALIZA EL SIGUIENTE FORMULARIO

CLIENTE DIRECCION LOCALIDAD EDAD DESCRIPCION

MARTHA SALINAS MADRIGAL

1
15 56905823

FCO. VILLA

CALLE
65200

NO.
MEXICO

TEL FAX.
D.F.

C.P 38 CANTIDAD
FORMA DE PAGO

LOCALIDAD

PROVINCIA

CHEQUE

PLAZO 90 DIAS

PLAZO

FORMAS DE PAGO

EFECTIVO CHEQUE CREDITO

CONTADO 30 DIAS 60 DIAS 90 DIAS

TIPO DE CLIENTE

EXCENTO RETIRA PERSONALMENTE

COMPRA REGULARMENTE