Administracin Exitosa de Proyectos

Clase de El Equipo de Proyecto

08 de Octubre 2011

Ing. Jess lvarez

Una visin de calidad hacia el futuro www.iqum.mx

El Equipo de Proyecto

Introduccin:

Un equipo es un grupo de personas que trabaja de manera interdependiente para alcanzar una meta comn. El trabajo en equipo es un esfuerzo cooperativo de los miembros de un equipo para alcanzar dicha meta

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

El Equipo de Proyecto

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

El equipo de proyecto

Algunos consejos para elegir un equipo:

Mantener un equipo lo mas reducido posible Buscar miembros del equipo que tengan actitudes y comportamientos positivos

Un equipo diverso puede incrementar la probabilidad de que el proyecto tenga xito

La familiaridad entre los miembros.

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Etapas del desarrollo y crecimiento del equipo

Los equipos atraviesan una serie de etapas de desarrollo a travs de las cuales van adquiriendo formacin y experiencia llegando incluso a un punto en que van siendo capaces de auto gestionarse.

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Formacin

Es la etapa inicial del proceso de desarrollo del equipo Las personas comienzan a conocerse. No es una fase de trabajo productivo. Hay que formar a los miembros del equipo de trabajo en las tcnicas y herramientas tiles para la consecucin de los objetivos

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Conflicto

Al igual que adolescencia por lo general es difcil. Existen enfrentamientos lgicos ya que se contraponen los puntos de vista

Se debe estimular la solucin de conflictos, ya que ella no se solucionara por si sola.

La realidad se impone, y podra no coincidir con las expectativas. Se incrementa la tensin. Sentimientos de frustracin, ira y hostilidad.

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Normalizacin

El equipo ya tiene un modo de trabajo establecido, los miembros se conocen y se empieza a dar realmente el trabajo productivo. Nivel de conflicto menor. Las expectativas se alinean con la realidad.

Han aceptado su entorno.

Se sienten aceptadas como parte del equipo. Confan en unos en otros. Comparten informacin. Se ayudan.
Una visin de calidad hacia el futuro www.iqum.mx

Desempeo

Esta es la fase de sinergia. Ya es capaz de adaptarse a los problemas sin apenas dificultad Muy comprometidos. Sensacin de unidad y orgullo.

Confianza alta.
Comunicacin abierta y oportuna. Apoyo mas all de las tareas.

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Etapas del desarrollo y crecimiento del equipo

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

El equipo de proyecto efectivo

Su equipo es efectivo?
Comprenden la meta del proyecto? Reunin Inicial Absolver dudas Reunin Peridica Repetir el objetivo con frecuencia

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Expectativas claras sobre la funcin y responsabilidades de cada persona

Sabe cual es su rol y su responsabilidad? Reunin one to one Absolver dudas Verificar traslapes de responsabilidades Actualice la matriz de responsabilidades

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Orientacin al resultado

Los integrantes son entusiastas y estn dispuestos a invertir el tiempo y la energa necesarios para tener xito.

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Un alto nivel de confianza

Los miembros del equipo comprenden la interdependencia y aceptan que cada miembros importante para el equipo

Las diferencias de opiniones son estimuladas, se expresan con libertad y son respetadas.

Se resuelven los conflictos por medio de la retroalimentacin constructiva y oportuna

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Metas poco claras

El gerente de proyecto debe articular el objetivo del proyecto, as como su alcance, nivel de calidad, presupuesto y programa.

El objetivo del proyecto se debe decirlo, escribirlo y distribuirlo y repetirlo con frecuencia

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Falta de claridad en la definicin de funciones y responsabilidades

El gerente deber explicar a cada miembro:

Por qu fue seleccionado

Describirle la funcin y responsabilidad Y su relacin con otras funciones

Las tareas de cada miembro se deben identificar usando una herramienta como un diagrama de Gantt o un diagrama de red.

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Falta de estructura del proyecto

El proyecto tiene estructura definida? Planeamiento participativo Establezca un plan de comunicacin Elabore una matriz de decisin Retroalimente los procedimientos

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Falta de compromiso

Falta compromiso? Reforzar la importancia de cada rol Preguntar sobre intereses personales Cree un ambiente motivador Reconocer los logros

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Mala comunicacin

Es la comunicacin mala? Reuniones regulares con agenda Que cada uno muestre el avance del proyecto Distribuir documentos del proyecto Ubicar a todos en la misma rea

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Liderazgo deficiente

El liderazgo es deficiente? Dar confianza a los miembros para que opinen Pedir retroalimentacin Generar accin sobre las sugerencias Cambiar procedimientos, comportamientos, capacitar

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Rotacin de los miembros del equipo de proyecto

Mucha Rotacin? Formar un grupo base Elegir personal polivalente Elegir personal con experiencia Elegir personal comprometido

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Comportamiento disfuncional

Algunas veces una persona exhibe un comportamiento que interrumpe el desarrollo de un equipo efectivo.

La hostilidad, el exceso de bromas o comentarios personales despectivos.

El gerente debe explicarle que su comportamiento es perjudicial e inaceptable.

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Fomentar el espritu de equipo

El espritu de equipo ayuda a crear una atmosfera de apertura y confianza El fomento del espritu de equipo es un proceso continuo. Es responsabilidad tanto del gerente como del equipo del proyecto. La Socializacin entre los integrantes del equipo es un apoyo para fomentar el espritu de equipo. Los integrantes deben comunicarse entre si con frecuencia. Cuando se tiene al equipo dentro de una rea de trabajo la comunicacin se hace mas fluida y se evita el sentimiento de nosotros contra ellos que puede urgir cuando las partes estn dispersas. Una reunin despus del trabajo, un almuerzo con el equipo, un da de campo, un evento deportivo son ejemplos de actividades que se pueden
organizar para fomentar la socializacin y el espritu de equipo

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Comportamiento tico

Existen situaciones en las que en lugar de hacer lo correcto, las personas racionalizan sus acciones. No daara a nadie, todos lo hacen El comportamiento tico no solo es necesario dentro de una organizacin de proyectos, sino que es crucial en las relaciones de negocios con el cliente, proveedores y los subcontratistas. Es importante comunicar con honestidad algn problema que pueda existir de manera oportuna y objetiva; y no alarmar de manera innecesaria ni engaar. Si el gerente realiza acciones que son cuestionables en trminos ticos; el equipo pensara que estar bien que ellos hagan lo mismo. A lo largo del proyecto hay situaciones que pueden ofrecer una oportunidad para que se presente el comportamiento poco tico o el engao por lo que la organizacin de proyectos debe tomar medidas para evitar las males acciones:
Contar con una poltica escrita a cerca del comportamiento tico Proporcionar capacitacin sobre la tica en el trabajo

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Conflicto en los proyectos Fuentes de conflicto

Alcance del trabajo Asignacin de recursos Programa Costo Prioridades Problemas de Organizacin Diferencias personales

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Manejo de conflictos

Si el conflicto se enfrenta de manera adecuada puede ser benfico ya que puede obligar a las personas a buscar nuevos enfoques; puede fomentar la creatividad y mejorar el proceso de solucin de problemas. Caso contrario puede destruir la comunicacin, romper la unidad y reducir el nivel de confianza y apertura. Algunos investigadores han identificado 5 enfoques que las persona utilizan para el manejo de conflictos: Evitarlo o retirarse Competir o Forzar Adaptacin o Conciliacin Concesin Colaboracin, Confrontacin o Solucin de problemas.

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Solucin de problemas

ENFOQUE DE NUEVE PASOS PARA RESOLVER PROBLEMAS

1. 2. 3. Desarrollar una exposicin del problema: Declaracin escrita del problema, incluye una medida cuantitativa de su extensin. Identificar las posibles causas del problema: Utilizar la tcnica de Lluvia de Ideas. Recabar los datos y verificar las causas ms probables. El equipo con frecuencia reacciona ante los sntomas en lugar de enfrentar lo que podra estar provocando el problema. Identificar las posibles soluciones. Utilizacin de la Tcnica de Lluvia de Ideas. Evaluar las soluciones alternativas. Establecer criterios, utilizacin de una tarjeta de calificacin. Determinar la mejor solucin. Determinacin de la solucin ms viable Revisar el plan del proyecto. Una vez que se determin cual es la mejor solucin es necesario preparar el plan para ponerlo en prctica. Implementar la solucin. Ejecutar el plan Determinar si el problema se ha resuelto. Se resolvi el problema?.

4. 5.

6. 7.
8. 9.

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Administracin del tiempo

1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Al final de cada semana, identifique varias metas que quiera alcanzar durante la siguiente. Al final de cada da, elabore una lista de asuntos pendientes para el da siguiente. Lea la lista de asuntos pendientes de cada da al comenzar la maana y mantngala a la vista todo el da. Controle las interrupciones. Aprenda a decir que no. Haga un uso efectivo del tiempo de espera. Trate de manejar la mayor parte de los documentos slo una vez. Dse una recompensa al final de la semana si alcanz todas sus metas.

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Factores crticos de xito

El xito del proyecto requiere de un equipo efectivo. Con el hecho de reunir a un grupo de personas para que trabajen en un proyecto no se forma un equipo. Las caractersticas de los equipos de proyecto efectivo incluyen una comprensin clara del objetivo del proyecto. Cada miembro del equipo debe ayudar a crear y fomentar un ambiente de proyecto positivo. Los miembros de un equipo efectivo tienen grandes expectativas respecto a si mismos y a los otros. Los miembros de un equipo efectivo tienen una comunicaciln abierta, van ms all de hacer solo sus tareas asignadas. Los equipos de proyecto efectivos resuelven los problemas por medio de una retroalimentacin constructiva y oportuna. Los miembros del equipo deben establecer metas semanales y elaborar una lista de cosas para hacer cada da.

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx

Muchas gracias por su atencin

Una visin de calidad hacia el futuro

www.iqum.mx