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08 de Octubre 2011
El Equipo de Proyecto
Introduccin:
Un equipo es un grupo de personas que trabaja de manera interdependiente para alcanzar una meta comn. El trabajo en equipo es un esfuerzo cooperativo de los miembros de un equipo para alcanzar dicha meta
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El Equipo de Proyecto
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El equipo de proyecto
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Los equipos atraviesan una serie de etapas de desarrollo a travs de las cuales van adquiriendo formacin y experiencia llegando incluso a un punto en que van siendo capaces de auto gestionarse.
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Formacin
Es la etapa inicial del proceso de desarrollo del equipo Las personas comienzan a conocerse. No es una fase de trabajo productivo. Hay que formar a los miembros del equipo de trabajo en las tcnicas y herramientas tiles para la consecucin de los objetivos
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Conflicto
Al igual que adolescencia por lo general es difcil. Existen enfrentamientos lgicos ya que se contraponen los puntos de vista
La realidad se impone, y podra no coincidir con las expectativas. Se incrementa la tensin. Sentimientos de frustracin, ira y hostilidad.
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Normalizacin
El equipo ya tiene un modo de trabajo establecido, los miembros se conocen y se empieza a dar realmente el trabajo productivo. Nivel de conflicto menor. Las expectativas se alinean con la realidad.
Desempeo
Esta es la fase de sinergia. Ya es capaz de adaptarse a los problemas sin apenas dificultad Muy comprometidos. Sensacin de unidad y orgullo.
Confianza alta.
Comunicacin abierta y oportuna. Apoyo mas all de las tareas.
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Su equipo es efectivo?
Comprenden la meta del proyecto? Reunin Inicial Absolver dudas Reunin Peridica Repetir el objetivo con frecuencia
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Sabe cual es su rol y su responsabilidad? Reunin one to one Absolver dudas Verificar traslapes de responsabilidades Actualice la matriz de responsabilidades
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Orientacin al resultado
Los integrantes son entusiastas y estn dispuestos a invertir el tiempo y la energa necesarios para tener xito.
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Los miembros del equipo comprenden la interdependencia y aceptan que cada miembros importante para el equipo
Las diferencias de opiniones son estimuladas, se expresan con libertad y son respetadas.
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El gerente de proyecto debe articular el objetivo del proyecto, as como su alcance, nivel de calidad, presupuesto y programa.
El objetivo del proyecto se debe decirlo, escribirlo y distribuirlo y repetirlo con frecuencia
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Las tareas de cada miembro se deben identificar usando una herramienta como un diagrama de Gantt o un diagrama de red.
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El proyecto tiene estructura definida? Planeamiento participativo Establezca un plan de comunicacin Elabore una matriz de decisin Retroalimente los procedimientos
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Falta de compromiso
Falta compromiso? Reforzar la importancia de cada rol Preguntar sobre intereses personales Cree un ambiente motivador Reconocer los logros
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Mala comunicacin
Es la comunicacin mala? Reuniones regulares con agenda Que cada uno muestre el avance del proyecto Distribuir documentos del proyecto Ubicar a todos en la misma rea
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Liderazgo deficiente
El liderazgo es deficiente? Dar confianza a los miembros para que opinen Pedir retroalimentacin Generar accin sobre las sugerencias Cambiar procedimientos, comportamientos, capacitar
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Mucha Rotacin? Formar un grupo base Elegir personal polivalente Elegir personal con experiencia Elegir personal comprometido
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Comportamiento disfuncional
Algunas veces una persona exhibe un comportamiento que interrumpe el desarrollo de un equipo efectivo.
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El espritu de equipo ayuda a crear una atmosfera de apertura y confianza El fomento del espritu de equipo es un proceso continuo. Es responsabilidad tanto del gerente como del equipo del proyecto. La Socializacin entre los integrantes del equipo es un apoyo para fomentar el espritu de equipo. Los integrantes deben comunicarse entre si con frecuencia. Cuando se tiene al equipo dentro de una rea de trabajo la comunicacin se hace mas fluida y se evita el sentimiento de nosotros contra ellos que puede urgir cuando las partes estn dispersas. Una reunin despus del trabajo, un almuerzo con el equipo, un da de campo, un evento deportivo son ejemplos de actividades que se pueden
organizar para fomentar la socializacin y el espritu de equipo
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Comportamiento tico
Existen situaciones en las que en lugar de hacer lo correcto, las personas racionalizan sus acciones. No daara a nadie, todos lo hacen El comportamiento tico no solo es necesario dentro de una organizacin de proyectos, sino que es crucial en las relaciones de negocios con el cliente, proveedores y los subcontratistas. Es importante comunicar con honestidad algn problema que pueda existir de manera oportuna y objetiva; y no alarmar de manera innecesaria ni engaar. Si el gerente realiza acciones que son cuestionables en trminos ticos; el equipo pensara que estar bien que ellos hagan lo mismo. A lo largo del proyecto hay situaciones que pueden ofrecer una oportunidad para que se presente el comportamiento poco tico o el engao por lo que la organizacin de proyectos debe tomar medidas para evitar las males acciones:
Contar con una poltica escrita a cerca del comportamiento tico Proporcionar capacitacin sobre la tica en el trabajo
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Alcance del trabajo Asignacin de recursos Programa Costo Prioridades Problemas de Organizacin Diferencias personales
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Manejo de conflictos
Si el conflicto se enfrenta de manera adecuada puede ser benfico ya que puede obligar a las personas a buscar nuevos enfoques; puede fomentar la creatividad y mejorar el proceso de solucin de problemas. Caso contrario puede destruir la comunicacin, romper la unidad y reducir el nivel de confianza y apertura. Algunos investigadores han identificado 5 enfoques que las persona utilizan para el manejo de conflictos: Evitarlo o retirarse Competir o Forzar Adaptacin o Conciliacin Concesin Colaboracin, Confrontacin o Solucin de problemas.
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Solucin de problemas
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Al final de cada semana, identifique varias metas que quiera alcanzar durante la siguiente. Al final de cada da, elabore una lista de asuntos pendientes para el da siguiente. Lea la lista de asuntos pendientes de cada da al comenzar la maana y mantngala a la vista todo el da. Controle las interrupciones. Aprenda a decir que no. Haga un uso efectivo del tiempo de espera. Trate de manejar la mayor parte de los documentos slo una vez. Dse una recompensa al final de la semana si alcanz todas sus metas.
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El xito del proyecto requiere de un equipo efectivo. Con el hecho de reunir a un grupo de personas para que trabajen en un proyecto no se forma un equipo. Las caractersticas de los equipos de proyecto efectivo incluyen una comprensin clara del objetivo del proyecto. Cada miembro del equipo debe ayudar a crear y fomentar un ambiente de proyecto positivo. Los miembros de un equipo efectivo tienen grandes expectativas respecto a si mismos y a los otros. Los miembros de un equipo efectivo tienen una comunicaciln abierta, van ms all de hacer solo sus tareas asignadas. Los equipos de proyecto efectivos resuelven los problemas por medio de una retroalimentacin constructiva y oportuna. Los miembros del equipo deben establecer metas semanales y elaborar una lista de cosas para hacer cada da.
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