ACTIVO PASIVO

y
CAPITAL

Principales cuentas
El nmero de cuentas que se emplean en la contabilidad de un negocio comercial depende tanto de la clase y nmero de operaciones que se efecten como del anlisis que de las mismas se haga, pues entre ms detallado sea ste, mayor ser el numero de cuentas que se utilicen en el registro de dichas operaciones.

Como no hay ninguna regla que establezca el nmero exacto de cuentas que deban emplearse en el registro de operaciones, este captulo nicamente se refiere al estudio de las principales cuentas activo y de pasivo y de capital que se emplean en la contabilidad de negocios comerciales.
El estudio de cada una de las cuentas se referir a los siguientes puntos: a) Movimiento de la cuenta b) Naturaleza de su saldo

Activo
Son todos los bienes y derechos con que cuenta una empresa o entidad, Tomando en consideracin que el Activo est formado por bienes y derechos de distinta naturaleza, se ha optado por clasificarlos en grupos formados con valores homogneos.

La clasificacin de los valores que forman el Activo se debe hacer atendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad.

Grado de disponibilidad: Se debe entender por grado de disponibilidad, a la mayor o menor facilidad que se tiene para convertir en efectivo el valor de un determinado bien.

Mayor grado de disponibilidad. Un bien tiene mayor grado de disponibilidad, en tanto sea ms fcil su conversin en dinero efectivo.

Menor grado de disponibilidad. Un bien tiene menor grado de disponibilidad, en tanto sea menos fcil su conversin en dinero efectivo.

Atendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad, los valores que forman el Activo se clasifican en tres grupos:

Activo circulante. Este grupo est formado por todos los bienes y derechos del negocio que estn en rotacin o movimiento constante y que tienen como principal caracterstica la fcil conversin en dinero efectivo.

El orden en que deben aparecer las principales cuentas en el Activo circulante, en atencin a su mayor y menor grado de disponibilidad es el siguiente:

Caja y Bancos. Deben aparecer en primero y segundo lugar en el Activo circulante, por ser valores disponibles, o sea, valores que no necesitan ninguna conversin para ser dinero en efectivo, puesto que ya lo son. Caja y Bancos tambin se pueden clasificar en un grupo especial que se conoce con el nombre de Activo disponible, pues son valores de los que se puede disponer inmediatamente, sin necesidad de ninguna conversin.

La cuenta de Mercancas debe aparecer despus de la de Caja y Bancos, por ser el Activo de ms fcil conversin en dinero efectivo, debido a que constantemente se estn realizando. La cuenta de Clientes debe aparecer en el Activo circulante, por su fcil conversin en dinero efectivo; esta cuenta es de fcil recuperacin, debido a que el negocio da un corto plazo para pagar.

La cuenta de Documentos por cobrar debe figurar en el Activo circulante, por la fcil conversin de los documentos en dinero efectivo; su valor se recupera rpidamente debido, a que su vencimiento por lo regular es corto.

Cuando el negocio acostumbra descontar sus documentos, o sea, cobrarlos antes de su vencimiento, mediante un descuento, su conversin es ms rpida que la de clientes, por lo que, en atencin a su mayor grado de disponibilidad, deben aparecer primero.

La cuenta de Deudores diversos tambin debe figurar en el Activo circulante por su fcil conversin en dinero efectivo.

El vencimiento de las Cuentas por cobrar Clientes, Documentos por cobrar y Deudores diversos-debe ser en un plazo no mayor de un ao, para poderlas considerar como un Activo circulante.

Activo fijo. Este grupo est formado por todos aquellos bienes y derechos propiedad del negocio que tienen cierta permanencia o fijeza y se han adquirido con el propsito de usarlos y no de venderlos; naturalmente que cuando se encuentren en malas condiciones o no presten un servicio efectivo, s pueden venderse o cambiarse.

Los principales bienes y derechos que forman el Activo fijo, son:

Terrenos Edificios Mobiliario y equipo Equipo de entrega o de reparto Maquinaria Depsitos en garanta Acciones y valores

Las Cuentas por cobrar Clientes, Documentos por cobrar y Deudores diversos deben considerarse como un Activo fijo cuando su vencimiento sea en un plazo mayor de un ao o ms, a partir de la fecha del Balance.

Tambin deben figurar en el Activo fijo las acciones, bonos y otros ttulos de crdito que el negocio ha adquirido de otras compaas, pues son inversiones de carcter permanente, o sea que no se han adquirido con el objeto de venderlas y tener una rpida conversin en dinero efectivo.

Activo diferido. Este grupo est formado por todos aquellos gastos pagados por anticipado, por los que se tiene el derecho de recibir un servicio, ya sea en el ejercicio en curso o en ejercicios posteriores. Los principales gastos pagados por anticipado que forman el Activo diferido, son:

Gastos de instalacin Papelera y tiles Propaganda o publicidad Primas de seguros Rentas pagadas por anticipado Intereses pagados por anticipado Los gastos pagados por anticipado se consideran como un Activo, porque nos dan el derecho de disfrutar de un servicio equivalente a la cantidad pagada anticipadamente. Los gastos pagados por anticipado tienen como caracterstica que su valor va disminuyendo conforme se van consumiendo o conforme transcurre el tiempo. Pongamos, por ejemplo, la compra de papelera y tiles por $ 100 000.00 que se hizo el mes de enero; es natural que para el mes de diciembre no se tenga la misma cantidad, ya que su valor ha ido disminuyendo conforme se ha utilizado o consumido dicha papelera; o cuando se paga al principio del ejercicio dos aos de renta por anticipado, con valor de $ 120 000.00 cada uno, es lgico que al terminar el ejercicio no se tenga la misma cantidad pagada por anticipado, ya que su valor ha ido disminuyendo conforme ha transcurrido el tiempo. Con los ejemplos anteriores, se puede apreciar que de los gastos pagados por anticipado nicamente se debe considerar gasto la parte consumida o utilizada, como en el caso de la papelera y tiles; o la parte devengada, en el supuesto de las rentas pagadas por anticipado.

Pasivo
Teniendo en cuenta que tambin el Pasivo est formado por deudas y obligaciones de distinta naturaleza, es conveniente clasificar stos en grupos formados con valores homogneos. La clasificacin de las deudas y obligaciones que forman el Pasivo se debe hacer atendiendo a su mayor y menor grado de exigibilidad. Grado de exigibilidad. Se entiende como grado de exigibilidad el menor o mayor plazo de que se dispone para liquidar una deuda o una obligacin. Mayor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligacin tiene mayor grado de exigibilidad, en tanto sea menor el plazo de que se dispone para liquidarla. Menor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligacin tiene menor grado de exigibilidad, en tanto sea mayor el plazo de que se dispone para liquidarla. En atencin a su mayor y menor grado de exigibilidad, las deudas y obligaciones que forman el Pasivo se clasifican en tres grupos: Pasivo Circulante (a corto plazo) Pasivo Fijo (a largo plazo) Pasivo Diferido (Crditos Diferidos) Pasivo Circulante (a corto plazo). Este grupo est formado por todas las deudas y obligaciones cuyo vencimiento sea en un plazo menor de un ao; dichas deudas y obligaciones tienen como caracterstica principal que se encuentran en constante movimiento o rotacin.

Las principales deudas y obligaciones que forman el Pasivo Circulante (a corto plazo) son: Proveedores Documentos por Pagar Acreedores Diversos Pasivo Fijo (a largo plazo). Este grupo est formado por todas las deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un ao, contado a partir de la fecha del Balance. Las principales deudas y obligaciones que forman el Pasivo fijo(a largo plazo) son: Hipotecas por Pagar o Acreedores Hipotecarios Documentos por Pagar (a largo plazo) Cuando existan crditos a pagar a largo plazo, digamos a cinco aos, de los cuales se deba cubrir mensual o anualmente una parte determinada, dicha parte debe considerarse un Pasivo circulante y, el resto del crdito, un Pasivo fijo o consolidado. Pasivo diferido (Crditos Diferidos). Este grupo lo forman todas aquellas cantidades cobradas anticipadamente, por las que se tiene la obligacin de proporcionar un servicio, tanto en el mismo ejercicio como en los posteriores. Los principales servicios cobrados por anticipado que integran el Pasivo diferido (Crditos diferidos) son: Rentas Cobradas por Anticipado Intereses Cobrados por Anticipado Las cantidades cobradas por anticipado se deben considerar un Pasivo, porque generan la obligacin de proporcionar un servicio equivalente a la cantidad cobrada anticipadamente. Los servicios cobrados por anticipado tienen como caracterstica que su valor va disminuyendo con el transcurso del tiempo o conforme se vayan proporcionando dichos servicios. Pongamos, por ejemplo, el cobro anticipado de dos aos de renta con valor de $ 60,000.00 cada uno, que se recibi al principio del ejercicio, es natural que al terminar el ejercicio no se tenga el mismo importe, ya que su valor ha ido disminuyendo segn ha transcurrido el tiempo. Con el ejemplo anterior, se puede apreciar que de los servicios cobrados por anticipado nicamente se debe considerar utilidad la parte disminuida por el transcurso del tiempo y el resto, un Pasivo diferido. No debe olvidarse que todo servicio cobrado por anticipado es convertible en utilidad conforme transcurre el tiempo o se vayan proporcionando dichos servicios.

DESCRIPCION DE LAS PRINCIPALES CUENTAS DEL PASIVO Y SUS MOVIMIENTOS QUE TIENEN: Proveedores. Son las personas o casas comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancas a crdito, sin darles ninguna garanta documental. La cuenta de Proveedores aumenta cada vez que se compren mercancas a crdito; disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta, se devuelven mercancas al proveedor o nos conceden alguna rebaja. Proveedores es cuenta del Pasivo, porque representa el importe de las compras de mercancas hechas a crdito, que el comerciante tiene la obligacin de pagar. Documentos por pagar. Entendemos por Documentos por pagar los ttulos de crdito a cargo del negocio, tales como letras de cambio, pagars, etctera. La cuenta de Documentos por pagar aumenta cuando se expiden letras de cambio o pagars a cargo del negocio; disminuye cada vez que se paguen o se cancele cada uno de estos documentos. Documentos por pagar es cuenta del Pasivo, porque representa el importe de las letras y pagars que el comerciante tiene la obligacin de pagar por estar a su cargo. Acreedores diversos. Son las personas a quienes debemos por un concepto distinto al de la compra de mercancas. La cuenta de Acreedores diversos aumenta cada vez que quedemos a deber por un concepto distinto al de la compra de mercancas; por ejemplo, al recibir un prstamo en efectivo; al comprar mobiliario a crdito, etc. Disminuye cuando se paga total o parcialmente la cuenta o se devuelven al acreedor los valores que estaban a nuestro cargo. Acreedores diversos es cuenta del Pasivo, porque representa el valor de los adeudos que no procedan de la compra de mercancas que el comerciante tiene la obligacin de liquidar.

Acreedores Hipotecarios o Hipotecas por pagar. Son las obligaciones que tienen como garanta la escritura de bienes inmuebles. Se entiende por inmuebles, los terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles rpidamente. La cuenta de Acreedores Hipotecarios o Hipotecas por pagar aumenta cada vez que se reciban prstamos cuya garanta est constituida por algn bien inmueble; disminuye por los pagos que se hagan a cuenta o liquidacin de dichos prstamos hipotecarios. Acreedores hipotecarios o Hipotecas por pagar es cuenta del Pasivo, porque representa el importe de los prstamos hipotecarios que el comerciante tiene la obligacin de liquidar. Intereses Cobrados por Anticipado. Son los intereses que an no estn vencidos y que se han cobrado anticipadamente. La cuenta de Intereses cobrados por anticipado aumenta cada vez que se cobren intereses por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichos intereses se haya convertido en utilidad. Intereses cobrados por anticipado es cuenta del Pasivo, porque representa el importe de los intereses que el comerciante ha cobrado por anticipado, por los cuales tiene la obligacin de dejar en poder del deudor la cantidad que le ha prestado durante el tiempo que comprenden los intereses. Naturalmente, la parte que de dichos intereses se haya disminuido es la que se debe considerar una utilidad. Rentas cobradas por anticipado. Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales, que an no estando vencidas se hayan cobrado anticipadamente. La cuenta de rentas cobradas por anticipado aumenta cada vez que se cobren rentas por anticipado; disminuye por la parte proporcional que de dichas rentas se haya disminuido conforme el transcurso del tiempo. Rentas cobradas por anticipado es cuenta del Pasivo porque representa el valor de las rentas que el comerciante ha cobrado por anticipado, y por las cuales tiene la obligacin, con el arrendatario, de continuar proporcionando el inmueble. Naturalmente, la parte que de dichas rentas haya disminuido es la que debe considerarse una utilidad.

Capital contable
Designa la diferencia entre el activo y el pasivo de una empresa. Refleja la inversin de los propietarios en una entidad y consiste generalmente en sus aportaciones ms o menos sus utilidades retenidas o prdidas acumuladas, ms otro tipos de supervit como el exceso o insuficiencia en la acumulacin del capital contable y las donaciones. La Comisin de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (IMCP), en su boletn C-11 lo define como: El derecho de los propietarios sobre los activos netos que surge por las aportaciones de los dueos, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan a la entidad y el cual se ejerce mediante el reembolso o distribucin.

Integracin del capital contable

Plizas contables

Plizas contables
Estas plizas no son ms que unas formas de papel en las cuales el contador elabora el asiento contable de la operacin; pero, adems de esta importante funcin, en ellas se describe el movimiento realizado, anexando fsicamente el comprobante de la operacin respectiva.

As, la existencia de tres tipos de pliza diferentes tiene por objeto facilitar e identificar el tipo de operacin que se est reflejando en cada pliza.

POLIZA DE EGRESOS (CHEQUE)

En este tipo de pliza se deben registrar y anexar los comprobantes de aquellas operaciones del negocio en las cuales se haya elaborado un cheque como medio de pago; es decir, la pliza de egresos o cheque, como su nombre lo indica, es la que se elabora cuando la operacin implica una salida de dinero del banco a travs de un cheque. PLIZA DE EGRESOS = SALIDA DE DINERO POR UN CHEQUE. Las operaciones que se registran y los comprobantes que se anexan a una pliza de egreso o cheque son los siguientes: a)La compra de materia prima, cuando se paga al proveedor con un cheque y nos entrega una factura. b)La compra de herramienta para el negocio, por la cual hacemos un cheque y nos dan una factura. c)Cuando cambiamos un cheque en el banco por efectivo para pagar el sueldo a los trabajadores, con el correspondiente recibo firmado por ellos. d)Cuando pagamos con cheque los impuestos del negocio y tenemos la forma de pago de impuestos debidamente requisitada.

LOS ELEMENTOS DE LA PLIZA DE EGRESOS SON: Especificacin del tipo de pliza que se elabora. Nombre Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o recibos, notas, etc. Columna para el nmero de cuenta. Columnas para el parcial, el debe y el haber. Rengln para sumas iguales. Espacios para sealar quin la formul, quin la revis y quin la autoriz. Espacios para la fecha y el nmero de pliza. La pliza de egresos se elabora cada vez que se expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una pliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la aplicacin contable de acuerdo a las claves del catlogo de cuentas.

POLIZA DE INGRESOS Al contrario de la pliza de egresos, en este tipo de pliza se deben registrar y anexar los comprobantes de aquellas operaciones del negocio por las cuales se haya elaborado un depsito en la cuenta de cheques del negocio; es decir, la pliza de ingresos se elabora cuando la operacin implica una entrada de dinero al banco a travs de una ficha de depsito. Asimismo, es importante recordar que adicionalmente a los requisitos para su correcto llenado, es necesario que siempre tenga anexa la copia de la ficha de depsito, debidamente llenada y sellada por el banco, que est dando origen al ingreso en la chequera. POLIZA DE CAJA= PLIZA INGRESO Las operaciones que se registraran y los comprobantes que se anexara a una pliza de ingresos seran los siguientes: a)El cobro de una venta que se factur y se deposit a travs de una ficha de depsito en la cuenta de cheques. b)El ingreso por un prstamo obtenido por el negocio y el cual se deposit con su ficha en la chequera. c)Cuando recibimos alguna cantidad por reembolso de algn gasto, con la ficha y comprobantes respectivos.

LOS ELEMENTOS QUE LA PLIZA DE INGRESOS DEBE CONTENER SON: Especificacin del tipo de pliza. Nombre Columnas para el nmero de cuenta, nmero de subcuenta y nombre de las cuentas. Columnas para el parcial, el debe y el haber. Rengln para sumas iguales. Espacio para anotar el concepto. Espacios para anotar quin la formul, quin la revis y quin la autoriz. Espacio para sealar la fecha y nmero de pliza. Para elaborar este tipo de plizas se deben tomar en cuenta todos los documentos que comprueben los ingresos de la organizacin; asimismo, se deben anotar las claves numricas correspondientes al catlogo de cuentas.

POLIZA DE DIARIO. En este tipo de pliza se deben registrar y anexar los comprobantes de aquellas operaciones del negocio por las cuales no se tenga que hacer algn movimiento bancario en la cuenta del negocio; es decir, la pliza de diario es la que se elabora cuando la operacin que se est registrando no implica una entrada de dinero al banco a travs de una ficha de depsito ni una salida por la cual se deba elaborar un cheque. PLIZA DE DIARIO= PLIZA VIRTUAL Es importante recordar, que adicionalmente a los requisitos para su correcto llenado, es necesario que esa pliza tenga siempre anexo el comprobante que est dando origen a su elaboracin. As, por ejemplo, las operaciones que se registraran y los comprobantes que se anexara a una pliza de diario seran los siguientes: La materia prima que se recibi del proveedor y que an no se paga, y con la cual recibimos su factura o el pedido para su revisin y pago posterior. La entrega de mercancas a un cliente que nos pagar en un mes, junto con la factura para su revisin y cobro posterior. El registro de cualquier operacin interna del negocio que no implique la entrada o salida de dinero del banco, como el reconocimiento de la depreciacin de los bienes destinados a la operacin de tu negocio.

LOS ELEMENTOS QUE LA PLIZA DE INGRESOS DEBE CONTENER SON: Especificacin del tipo de pliza que se elabora. Nombre Columnas para el nmero de cuenta, subcuenta y nombre. Columnas para el parcial, el debe y el haber. Rengln para sumas iguales. Espacios para anotar quin la formul, quin la revis y quin la autoriz. Espacios para sealar la fecha y nmero de pliza. La pliza de diario se elabora para anotar operaciones tales como: adquisiciones a crdito, cobro de documentos descontados, etctera. OTROS TIPOS DE POLIZAS. Dependiendo de las operaciones financieras que realice la organizacin y del sector productivo al que se dedique, pueden utilizarse plizas de control interno con siglas convencionales, tales como plizas de egresos con las siglas de las cuentas de cheques que tenga (Bb) para BBVA Bancomer, (Bn) para Banamex, etc.; De igual forma si realiza pagos por transferencia electrnica entre cuentas propias, a cuentas de terceros del mismo banco, as como a cuenta de terceros de otros bancos, pueden utilizarse plizas de egreso por transferencia (Et). VENTAJAS VS. DESVENTAJAS Ventajas Mayor divisin del trabajo. No permite que los diarios o registros de plizas se registren operaciones que no estn previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables. Facilitan la anotacin de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las plizas. Desventajas El registro de plizas se lleva en forma tabular es fcil cometer errores, como equivocarse de columna. Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.