SISTEMAS

DE INFORMACIN

ADMINISTRATIVA

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SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN ERP
La evolucin de los Sistemas Informticos de Gestin El entorno cada vez ms competitivo y exigente en el que tienen que desenvolverse actualmente las empresas ha obligado a mejorar de forma drstica la gestin y a facilitar la integracin de las distintas reas funcionales, con el objetivo de poder ofrecer un mejor servicio a los clientes, reducir los plazos de entrega, minimizar los inventarios de productos, etc.

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Los Sistemas Integrados de Gestin (ERP) surgen en los aos 90 como una

evolucin de los existentes hasta la fecha: sistemas de gestin de inventarios y

planificacin de la produccin, en sus distintas versiones (MRP: Material Requirements Planning, de los aos setenta MRP II: Manufacturing Resources Planning, de los aos 80);programas de contabilidad; aplicaciones de gestin de la facturacin, etc. Los sistemas ERP tienen el objetivo de facilitar la gestin de todos los recursos de la empresa a travs de la integracin de la informacin de los distintos departamentos y reas funcionales.

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La integracin a nivel de procesos En la estructura organizativa tradicional de una empresa cada departamento se centra en resolver las tareas que tiene asignadas de manera eficaz y eficiente. Cada departamento se centra en la funcin que tiene asignada y pierde la visin global de las actividades de la organizacin. La separacin entre las distintas

funciones puede dificultar la comunicacin interdepartamental y el flujo de

actividades que se desarrollan a nivel global por la empresa. As, por ejemplo, el cliente no va a percibir que el departamento de produccin es muy eficiente y rpido entregando los productos si, a AL FINAL, la entrega se ve

retrasada por una mala coordinacin con el departamento de logstica: de poco

sirve fabricar bien y rpido si el producto debe esperar unos das en el almacn hasta que alguien se encargue de enviarlos a su destino

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Al cliente le interesa el resultado final de la actividad global de la empresa no el resultado de los trabajos realizados por cada uno de los departamentos. Por

este motivo, es necesario adoptar una nueva visin del funcionamiento de la

empresa, ms orientada hacia el cliente y hacia el resultado global.

A la hora de estudiar las actividades que lleva a cabo una empresa, es interesante contemplarlas desde el concepto de la cadena de valor desarrollado por Michael Porter. Entendemos por valor la cantidad que los clientes estn dispuestos a pagar por lo que la empresa les proporciona y la cadena de valor es la secuencia de actividades que generan valor para el cliente final.

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Con el enorme avance experimentado por las TIC en estos ltimos aos, la
capacidad existente para capturar, procesar, almacenar, y distribuir la informacin se ha incrementado de manera espectacular y se han eliminado las barreras espaciales y temporales que en muchos casos dificultaban la coordinacin entre las distintas funciones de la empresa. Los sistemas ERP permiten integrar los flujos de informacin de los distintos departamentos de la empresa y facilitan el seguimiento de las actividades que constituyen la cadena de valor.

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La mayora de las empresas han identificado entre 10 y 20 procesos clave.
Cada uno de estos procesos principales se pueden subdividir en subprocesos, tal como muestra la siguiente tabla:

Procesos Principales
Procesos de direccin

Subprocesos
Investigar el entorno y disear la estrategia de la empresa. Definir las actividades a desarrollar coherentes con la estrategia y sus responsables. Establecimiento de objetivos generales y control de la empresa. Gestionar la mejora organizativa

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Procesos Principales Subprocesos

Procesos de diseo y desarrollo de nuevos productos o mejora de los productos actuales

Investigar mercados y necesidades cliente Analizar viabilidad comercial, tcnica y financiera Diseo bsico producto y proceso Desarrollo de nuevos productos o mejora de los productos actuales Disear, fabricar y evaluar prototipos Medida de la satisfaccin de los clientes
Planificacin comercial Promocin y Publicidad Acciones comerciales (presupuestos) Proceso de pedidos de clientes Control de ventas

Proceso de Marketing y Ventas

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Procesos Principales Produccin y entrega para empresas orientadas a produccin industrial Ejecucin de servicios (empresas orientadas a servicios) Facturacin y servicio post-venta Subprocesos Planificacin de recursos necesarios para la produccin (materiales, capital, personal, tecnologa, etc.). Transformacin de los recursos en productos Entrega/instalacin de los productos Control de entregas: seguimiento pedidos, stocks, calidad, etc. Planificacin de recursos necesarios para proporcionar el servicio Entrega del servicio Control de la calidad del servicio Facturar al cliente Suministrar servicio post-venta Responder a las sugerencias o reclamos

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Procesos Principales Procesos de compras e inventario Subprocesos Localizar y seleccionar los proveedores Negociar con los proveedores Realizar pedidos Recepcin de pedidos Controlar inventarios Controlar los pedidos realizados Planificacin de las necesidades Contratacin Formacin/Carrera Motivacin Retribuciones

Procesos de personal

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Procesos Principales Subprocesos

Gestin Financiera

Planificacin financiera Negociacin con bancos y otras fuentes Plan de Inversiones Gestin cobros Gestin pagos Control de tesorera Contabilizacin
Definicin de necesidades, tratamiento y proceso de la informacin y de la comunicacin Gestin de los Sistemas de Informacin Evaluacin de la calidad de la informacin y de su utilizacin en la toma de decisiones

Procesos de Informacin Comunicacin

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DEFINICION DE UN ERP

Hasta la presentacin en el mercado de estos sistemas ERP, se sola utilizar un

software independiente para cada departamento, dando lugar a mltiples

problemas derivados de la dispersin de datos y formatos, que dificultaban la integracin de la informacin : la tpica situacin de islas de informacin que no se podan interconectar. Un ERP combina la funcionalidad de los distintos programas de gestin en uno solo, basndose en una nica base de datos centralizada. Esto permite garantizar la integridad y unidad de los datos a los que accede cada departamento, evitando que stos tengan que volver a ser introducidos en cada aplicacin o mdulo funcional que los requiera.

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DEFINICION DE UN ERP

Un sistema de estas caractersticas debera estar adaptado para funcionar en entornos internacionales, soportando la gestin de varios idiomas, monedas y sistemas de tributacin, as como la generacin de informes y documentos adaptados a la legislacin vigente en cada pas. Se trata de un importante aspecto a tener en cuenta, dada la diversidad de normativas existentes y las variaciones que sufren a lo largo del tiempo. Por otra parte, ante la demanda por parte del mercado de soluciones especificas para los diferentes sectores industriales o de servicios, los

proveedores de sistemas ERP han desarrollado productos especializados que incorporan aplicaciones y funcionalidades a la medida de un determinado sector, denominadas soluciones sectoriales.

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ESTRUCTURA DE UN ERP

La mayora de los ERP adoptan una estructura modular que soporta los diferentes procesos de una empresa: el mdulo de gestin financiera, el modulo de gestin de compras, el mdulo de gestin de ventas, el modulo de recursos humanos, etc. Todos estos mdulos estn interconectados y comparten una base de datos comn garantizado de este modo la coherencia e integracin de los datos generados. El hecho de que estos productos sean modulares posibilita la implementacin del sistema por etapas, reduciendo el impacto global en la organizacin al facilitar la transicin desde los sistemas anteriores.

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ESTRUCTURA DE UN ERP

Normalmente, el primer mdulo que se pone en marcha es el financiero y, posteriormente, se van integrando los restantes, dependiendo de las caractersticas particulares de cada empresa. Las principales plataformas de servidores son los sistemas Windows Server y Linux, mientras que las bases de datos ms utilizadas son Oracle, Microsoft SQL Server e IBM DB2. Cada proveedor de ERP define la modularizacin de su solucin, atendiendo a razones comerciales o tcnicas, En la tabla siguiente se muestran, a modo de ejemplo, la modularizacin de SAP ERP v/s Softland ERP.

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Procesos Principales Gestin Financiera SAP Finance Treasure Management Enterprise Controlling Invest Management Material Management SOFTLAND Contabilidad y Presupuestos Clientes y Cobranzas Proveedores y Tesoreria Portal Gestin Ordenes de Compra Inventario y Facturacin Puntos de Venta Cotizaciones y Notas de Venta Store Produccin Activo Fijo Gestin de Proyectos

Logstica Interna y Adquisiciones Ventas y Logstica Externa

Sales and Distribution

Produccin Gestin de medios tcnicos

Production Planning Plant Maintenance

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Procesos Principales Gestin de Relaciones Gestin de Recursos Humanos SAP CRM Human Resources SOFTLAND eCRM Help Desk Recursos Humanos Portal Empleado

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