SUPTE M

Gestion du Mailing Professionnel

Application sur Outlook

Ralis par : Mme BADISSY
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Plan du cours
Introduction : Culture Multimdia en Entreprise Sinitier sur les outils informatiques utiliss dans les fonctions transversales

de lentreprise Sapproprier des logiciels informatiques couvrant la gestion totale de lentreprise

Gestion de la planification sur MS Project Gestion de la messagerie lectronique sur Outlook Gestion de la comptabilit dentreprise sur SAGE Comptable Gestion dapplications diverses sur Excel
Maitriser les formules de niveau avanc : Index, Equiv Raliser des requtes de niveau avanc : Tableaux Croiss Dynamiques,

Macros

Gestion dapplications sur Access Gestion documentaire Gestion du Web Cration de sites internet avec Filezilla FTP Cration de blogs sur Wordpress 2 Cration de profils CV sur Doyoubiz

Plan de la prsentation
Les Webmail et les logiciels de

messagerie Configuration dOutlook Courriers Contacts Calendrier Exercices de TP

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Diffrence entre logiciel de messagerie WebMail

Le logiciel de messagerie est un logiciel install

sur un ordinateur. Il vous permet de recevoir et d'envoyer du courrier. Il existe de nombreux logiciels de messagerie en particulier Outlook, Mozilla Thunderbird, etc...
Le webmail est le courrier lectronique

accessible depuis un site web (par exemple : http://www.yahoo.fr) en utilisant seulement un navigateur Internet.

Configuration dOutlook
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Pour que Outlook fonctionne avec Gmail

1. Activez le protocole POP dans votre compte Gmail. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications lorsque vous avez termin. 2. Ouvrez Outlook ou Outlook Express. 3. Dans le menu Outils, choisissez Comptes... 4. Cliquez sur Ajouter, puis sur Courrier.... 5. Entrez votre nom dans le champ Nom complet : et cliquez sur Suivant. 6. Entrez votre adresse Gmail complte (nomutilisateur@gmail.com) dans le champ Adresse de messagerie : et cliquez sur Suivant. 7. Entrez pop.gmail.com dans le champ Serveur de courrier entrant (POP3, IMAP ou HTTP) : . Entrez smtp.gmail.com dans le champ Serveur de messagerie pour courrier sortant (SMTP) : . 8. Cliquez sur Suivant. 9. Entrez votre nom d'utilisateur Gmail ("@gmail.com" compris) dans le champ Nom du compte Entrez votre mot de passe Gmail dans le champ Mot de passe : et cliquez sur Suivant. 10. Cliquez sur Terminer. 11. Mettez en surbrillance pop.gmail.com sous Comptes et cliquez sur Proprits. 12. Cliquez sur l'onglet Avanc. 13. Fournissez les informations suivantes :* Sous Courrier sortant (SMTP), cochez la case Ce serveur ncessite une connexion scurise (SSL). Sous Courrier entrant (POP3), cochez la case Ce serveur ncessite une connexion scurise (SSL). Le port est remplac par 995. 14. Cliquez sur OK.

Etapes de Configuration dOutlook

Dmarrer>>Microsoft Office>>Outlook

Cochez ici
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Etapes de Configuration dOutlook

Cochez ici

Etapes de Configuration dOutlook

Etapes de Configuration dOutlook

Accdez ici

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Serveur SMTP et POP

A quoi sert un serveur SMTP ?

Le serveur SMTP sert envoyer les mails sur le rseau local ou sur Internet. En rgle gnrale, vous utilisez le SMTP que propose votre FAI (Fournisseur dAccs Internet) et non celui de votre hbergeur.
A quoi sert un serveur POP ?

Un serveur POP assure la rception et la consultation des messages. Le protocole POP3 gre l'authentification. Cest--dire la vrification des noms d'utilisateurs et des mots de passe.
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 - Je dispose d'un e-mail Gmail et je me rends

chez un ami abonn chez Hotmail, comment puis-je envoyer un e-mail ? En modifiant le serveur SMTP Lorsque vous disposez d'un compte e-mail chez un Fournisseur d'Accs Internet comme Hotmail ou Gmail, vous devez modifier votre serveur (SMTP) pour envoyer des e-mails lorsque vous n'tes pas sur une connexion gre par votre FAI. Par contre si vous modifiez le serveur POP, vous ne pourrez plus recevoir d'e-mails et vous ne parviendrez toujours pas en envoyer !
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Etapes de Configuration dOutlook

Cochez ici Et ici

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Etapes de Configuration dOutlook

Cochez ici

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Etapes de Configuration dOutlook

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Modification /Installation de nouveau compte

Outils>>Options..>>Onglet Messagerie>>Comptes de la messagerie

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Courriers
Gestion de la messagerie
Cration des signatures Classement des messages Envoie de rponses
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automatiques

Gestion de la messagerie
Envoyer / Rpondre (Objet : RE:)/ Transfrer (Objet

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:TR:) des messages avec PJ (fichiers, carte visite, calendrier..) La fonction Supprimer ne signifie pas que vous allez dtruire dfinitivement votre e-mail. Il sera simplement plac dans la Corbeille du logiciel et vous pourrez le restaurer tout moment.) Envoie en copies conformes / copies invisibles Appliquer une priorit haute/faible au message ! Marquer des messages avec des indicateurs Demander une confirmation de rception/lecture Trie des lments envoys par Objet/Date/PJ Trie du dossier Bote de rception par Expditeur.

Utilit du brouillon
Le mode brouillon est avant tout utile pour

conserver un message que je n'ai pas le temps de finaliser. Il permet galement de reporter un envoi que je souhaite diffrer. Si je souhaite disposer d'un modle, je peux utiliser les signatures

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Formes denvoies (, Cc, Cci)

: Liste des destinataires cc copie conforme/carbone : Pour infos, personnes non

directement destinataires du mail. En gnral, aucune rponse nest exige. ccc copie conforme cache ou cci copie carbone invisible: le destinataire direct ne voit pas que le mail est envoy une autre personne qui est en ccc. On envoie le mail quelqu'un sans que le destinataire direct le sache. Il est gnralement recommand lors de l'envoi de mail de nombreuses personnes de les mettre en Copie Carbone Invisible afin d'viter qu'un des destinataires ne rponde tout le monde ou bien ne constitue une liste d'adresses.
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Formes denvoies (, Cc, Cci)

Exemple : On envoie un tat d'avancement du PFE lencadrant acadmique pour avoir dventuelles remarques (c'est le destinataire direct: A) On envoie le mme message en cc pour lencadrant industriel pour qu'il suive la conversation et une ccc pour nous mme (une autre adresse) pour s'assurer que le mail a t bien envoy

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Recommandations
Confirmer la rception dans les cas importants
Extraire et stocker les pices jointes la rception

Supprimer rgulirement les fichiers qui encombrent

inutilement le serveur Exemple de mails conserver

les changes contractuels (acceptation de la proposition,

autorisation de dmarrage), les changes internes avec le service commercial, les besoins du client (complment ou prcision dexigence), accus rception d une livraison validation, approbation des documents projets contractuels

Tout mail envoy une adresse de messagerie

personnelle du hirarchique est rput inexistant. En entreprise, tout est professionnel.

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Abrviations communes au Mailing professionnel

FYI : For Your Information

FYA : For Your Action

FYR : For Your Reference / For Your Records ASAP : As Soon As Possible COB : Close Of Business

WRT : With Reference To

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Cration de signatures
Crez des signatures professionnelle et prive contenant votre nom et prnom, adresse et vos numros de tlphone..

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Classement des messages

Crez dans la Bote de rception un dossier nomm Priv. Crez dans ce dossier deux sousdossiers nomms Famille et Amis. Classer les messages manuellement Classer les messages automatiquement laide de rgles laide de lassistant Rgles et Alertes pour ce: Courriers>>Outils>>Rgles et Alertes>>Nouvelle rgle>>Suivre lassistant

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Rponse d'absence du bureau

Si on dispose dun compte de messagerie Exchange

Server Outils>>Gestionnaire d'absence du bureau Sinon, Crer un modle de rponse Fichier>>Nouveau>>Message>>Taper le contenu du message Enregistrer sous Modle Outlook *.oft tout en nommant le modle (Rponse-absence) Crer une rgle pour envoyer une rponse automatique aux nouveaux messages: Outils>>Rgles et Alertes>>Nouvelle rgle>>Etape1 : Dmarrer partir dune rgle vide>>Vrifier les messages leur arrive>>Condition1: Dont je suis le destinataire unique+Condition2: Reu dans une 26 plage de date spcifique>>Action: Rpondre en

Contacts
Cration dun contact
Cration dune liste de

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distribution Classement des messages Envoie de rponses

Cration dun contact

Mthode 1 : Nouveau >> Contact >> Saisir les coordonnes Mthode 2 : 1- Depuis la bote de rception, slectionnez un email reu. 2- Dplacez cet email depuis la bote de rception vers la zone "Contacts". 3- Remplissez correctement les champs "Titre", "Prnom" et "Nom" 5- Cliquez sur "Enregistrer et Fermer".
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Cration dune liste de distribution

1- Crez 3 contacts dune mme socit (mme page web) Pour ce, Crez le premier contact et cliquer Nouveau contact dans la mme socit pour ajouter les 2 autres 2- Crez une liste de distribution contenant les 3 personnes travaillant chez cette mme socit. (Nouveau >> Liste de distribution >> Slectionner les membres et nommer la liste)

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Calendrier
Affichage du calendrier
Planification de runions Systme dalerte

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Affichage du Calendrier
Personnalisez laffichage par jr/sm/mois

Affichez une date / priode prcise

Affichez simultanment 3 jours non successifs Ajouter un second fuseau horaire

Outils>>Options>>Options du calendrier>>FH

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Planification des runions

Planifier une runion Fichier>>Nouveau>>

Demande de runion>> Saisir lemplacement, Salle, Participants, Heure dbut/fin ou activer la case cocher journe entire(trouver les plages de temps vides avec lassistant planification), rgler la priodicit Mettre jour des runions

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Exercices
1-

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Messagerie/CC/Signature/PJ 2- Rponse/Classement automatique 3- Planification de Rendez-

Exercice 1
Crez un message votre professeur, avec copie

conforme vos amis. Insrez votre signature professionnelle. Insrez nimporte quelle pice jointe ainsi que la carte d'un contact. Demandez un accus de rception. Envoyez le message.

kawthar.badissy@gmail.co

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Exercice 2
Vous tes le charg de recrutement dans une

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entreprise , et le trie des candidatures compte parmi vos missions. Concevez une bote spcialement ddie aux candidatures Editez une rponse automatique de confirmation de rception et de remerciement toute candidature entrante Editez un classement automatique par rfrence doffre demploi en objet Testez loprationnalit de votre opration

Exercice 3
Crez un rendez-vous priodique que vous

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programmerez le mardi de chaque semaine compter de la semaine suivante et ce pendant 4 semaines. Le contenu de ce rendez-vous priodique doit tre le suivant: - l'objet du rendez-vous priodique est "Sance de travail". - l'endroit o doit se drouler le rendez-vous est "mon bureau". - l'heure de dbut du rendez-vous est "9h" et l'heure de fin est prvue "10h30". - Configurez un rappel de 10 minutes avant l'heure du dbut du rendez-vous. - Invitez des participants y compris votre professeur

Exercice 4
1. le 1/11/2011 17h, un ami passera la radio, pendant une demi-heure. Vous aimeriez l'couter grce au poste de radio du bureau. Crez un rendezvous. 2. Votre prochain cours d'informatique commence le 07/11/2011 de 9h 11h. Il y aura en tout 5 leons qui auront lieu une semaine sur 2. Crez un rendez-vous priodique. 3. Le passage la radio de votre ami est avanc d'une heure. Modifiez le rendez-vous. 4. La dernire sance du cours d'informatique est repousse d'une semaine. Modifiez la date de la dernire leon. 5. Vous avez reu une invitation pour le Salon de la Publication a lieu du 12 et 13/11/2011. Convertissez le message en RDV en glissant le message sur le calendrier.

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6- Envoyez votre calendrier votre