En el sistema total de manejo de materiales, el almacenamiento incluye instalaciones, equipo, personal y tcnicas requeridos para recibir, almacenar y embarcar

materia prima, productos en proceso y productos terminados. Las instalaciones, equipo y tcnicas para almacenamiento varan mucho segn la naturaleza del material que se va a manejar. Las caractersticas del material como tamao, peso, durabilidad, duracin (vida) en estantera y tamao de los lotes son factores a tomar en cuenta para el diseo de un sistema de almacenamiento y para resolver los problemas relacionados.

Existen dos mtodos o sistemas de registros de los inventarios, esto quiere decir que cuando compramos los artculos que van a componer nuestros inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las siguientes: 1. Sistema de registro de Inventario Peridico o Fsico. 2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo.

Sistema de Inventario Peridico o Fsico:

Como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo fsico. Para poder Determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilizacin de este sistema, la empresa no puede saber en Determinado momento cuantos son sus mercancas, ni cuanto es el costo de los productos vendidos. La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo fsico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.

Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.

El sistema de inventarios peridico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los Conteos fsicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

En el inventario peridico, las compras de mercanca o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras. Al finalizar el periodo, con el valor all acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta. Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo fsico y se determina el inventario final, ste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).

El decreto 187 de 1975, en su artculo 27, establece que cuando el costo de venta se determine mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancas en transito, ni las mercancas recibidas en consignacin. En el caso de las mercancas en transito, si se llegare a vender esas mercancas estando en transito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizar como diferido. La utilidad o prdida por esas ventas, se determinar e incluir en la renta del ao en que se liquide definitivamente el respectivo costo. Fiscalmente se acepta la disminucin del inventario final hasta en un 3%. esta disminucin bien puede ser por deterioro o por prdida, obsolescencia, etc.

En el sistema de Inventario Perpetuo, la mercanca que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este mtodo de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artculos en existencia, es decir, los cargos o crditos, o mas bien, las compras y las ventas de inventarios se registran segn vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.

El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario estn siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automviles; hoy da con este mtodo los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijacin de precios al cliente y los trminos de venta a ofrecer.

a) Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin necesidad de practicar inventarios fsicos. b) No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancas, puesto que existe una cuenta que controla las existencias. c) Se pueden descubrir los extravos, robos o errores ocurridos en el manejo de las mercancas, puesto que se sabe con exactitud el valor de las mercancas que debiera haber. d) Se puede conocer en cualquier momento el valor del costo de lo vendido.

e) Se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o de la prdida bruta

La localizacin de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos emplazamientos alternativos. Y teniendo como restriccin fundamental el tiempo mximo de respuesta a los pedidos de los clientes. Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una proteccin adecuada. El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir el objetivo principal del almacen aprovechando al mximo el espacio disponible, para lograr este es indispensable una cuidadosa planeacin.

El objetivo de la planeacin de los almacenes es suministrar espacio y equipo para contener y proteger los artculos hasta que se utilizan o embarcan, en la forma que sea ms eficiente en costo. El logro eficiente de las actividades de almacenamiento depende de una planeacin minuciosa.

Tipo y Numero de Materiales Equipo para Almacenamiento

El tipo y nmero de materiales que se van a almacenar y manejar constituyen la base para planear los almacenes. Las caractersticas fsicas del material, en gran parte, determinan los mtodos para almacenamiento y manejo. Los factores fsicos incluyen dimensiones, peso, forma y durabilidad. Como primer paso en la Planeacin de los almacenes, hay que identificar todos los materiales que se Almacenarn y sus caractersticas fsicas. Se debe establecer la cantidad de cada material que se va a almacenar. El planeador puede necesitar ayuda del gerente de ventas en cuanto a niveles de inventario de productos terminados y del gerente de produccin a fin de establecer los niveles de materia prima y artculos en proceso. Los factores como el consumo estacional, cambios en la mezcla de productos y rotacin esperada de inventarios, influyen en la determinacin de niveles de inventarios.

Una unidad de almacenamiento puede ser mayor que una unidad para embarque o una unidad de produccin. En este caso se proveen instalaciones para surtir rdenes o pedidos de los materiales utilizados en lotes menores a la unidad de almacenamiento. Hay que establecer tambin el nivel de servicio del almacenamiento en operaciones para surtir pedidos. Los factores que influyen en los niveles mnimos de unidades para surtir pedidos incluyen cantidad, volumen y las caractersticas fsicas ya citadas. Por ejemplo los tornillos para lmina, pueden ser suficientes para tres meses, mientras que la existencia de artculos enlatados y empacados ser apenas para 8 horas.

Despus de establecer las unidades y niveles de almacenamiento de inventarios almacenamiento para reserva y para surtir pedidos, se hace la seleccin del equipo para almacenamiento. En la seleccin de equipo para un edificio existente, hay que tener en cuenta las restricciones de la construccin. El equipo para almacenamiento debe ser compatible con la capacidad de carga de los pisos, altura libre debajo de rociadores contra incendio y acero estructural, espaciamiento entre columnas y la ubicacin de andenes para recibo y embarque, etc.

Las caractersticas de la unidad de almacenamiento, como tarimas, tambores, atados, etc., determinan el tipo de equipo necesario. Los niveles de inventario que se deben mantener determinan el nmero de unidades del equipo de almacenamiento. Las caractersticas de los materiales y su volumen de movimiento son factores decisivos en la seleccin del equipo para manejo de materiales.

Por lo general, el equipo para almacenamiento, consiste en estanteras ("racks") para usos generales o especiales, de altura, fondo y capacidad de carga variables. El piso del almacn se puede utilizar en parte o en su totalidad en vez de equipo. Las unidades de almacenamiento, como tarimas con productos enlatados empacados, que tienen rigidez y estabilidad para soportar otras hileras, se suelen apilar en el piso. Los rollos y bobinas de papel o acero se almacenan sobre un extremo (de pie). Cuando hay muchas unidades de almacenamiento que tienen rigidez y resistencia, se suelen apilar en el piso. Las unidades de almacenamiento pesadas o voluminosas y carentes de rigidez y cuyo nmero es pequeo se almacenan mejor en estanteras. Las unidades de almacenamiento pequeas, como relojes de pulsera o tornillera se almacenan en estanteras y casilleros.

Los armazones para tarimas son tiles cuando los materiales no tienen rigidez o estabilidad para apilarlos en el piso y cuando hay gran nmero de unidades de almacenamiento en existencia.

Las estanteras para tarimas son las de empleo ms comn y estn disponibles en muchas configuraciones adaptadas para las caractersticas y rotacin de los materiales. Las estanteras para tarimas se clasifican en cinco grupos.

Se utilizan cuando se deben almacenar muchos artculos en pequeas cantidades y hacerlos fciles de alcanzar. Su configuracin puede ser para colocar recipientes, contenedores y otras cargas unitarias adems de las tarimas. Tambin se utilizan para surtir pedidos cuando resulta ms econmico tomar las unidades directamente de los estantes.

La altura normal para estas estanteras es de 20 a 24 ft (6 a 7 m) desde el piso hasta la parte ms alta de la carga colocada en la parte superior.

Las estanteras de dos en fondo se utilizan cuando no hay suficiente espacio en el piso para colocar el nmero requerido de estanteras de una en fondo. Se suelen colocar dos estanteras de una en fondo, lado con lado, y se necesitan pasillos en cada lado de ellas para acceso. La estantera de dos en fondo slo requiere acceso por un lado pero puede contener la misma cantidad de material que dos estanteras de una en fondo colocadas lado con lado. Con ello se reduce la relacin entre anchura de pasillo y de estantera con el uso de los dos en fondo.

Estas estanteras estn destinadas para almacenar una serie de tarimas una detrs de otra. Las estanteras constan de bastidores verticales con refuerzos en su parte superior. Este tipo de estanteras se utiliza cuando hay espacio limitado en el piso o hay que colocar muchas unidades de un artculo particular. Las cargas en tarimas que se recibe o embarcan en camin completo se prestan para colocarlas en estas estanteras. El nmero total de posiciones de almacenamiento en un pasillo dentro de la estantera se puede proyectar para colocar la carga de un camin completo. La altura mxima usual es de 20 a 24 ft (6 a 7 m) y que no se pueden colocar ms de seis tarimas en fondo.

Estas estanteras se construyen para recibir varias tarimas en fondo y soportarlas en transportadores inclinados de rodillos. Las tarimas se cargan en el lado alto del transportador de rodillos y se toman en la parte baja. Cuando se saca una tarima, la que est detrs rueda hasta la abertura para retirarla. La altura de estas estanteras rara vez excede de 24 ft (7 m) y su longitud est limitada a la que puede alcanzar con facilidad una persona.

Estanteras con movimiento lgico. Debido a su alto costo, la estantera con movimiento lgico slo se emplea en situaciones de almacenamiento especficas y de muy baja cantidad. Casi siempre estos sistemas, son de fabricacin especial. Casilleros y gavetas Los casilleros y gavetas tienen mucho empleo para almacenar artculos en lotes pequeos, como materia prima, artculos en proceso y artculos terminados, en particular para surtir rdenes o pedidos. Estn disponibles en muchos tamaos, capacidades de carga y cierres laterales y de fondo.

Sistemas automatizados para almacenamiento y retiro.

Estos sistemas se utilizan para almacenamiento de alta densidad y colocacin y retiro eficientes de los materiales.

Los aspectos econmicos tambin son muy importantes en el diseo de sistemas de almacenamiento. Se incurre en costos de almacenamiento y retiro, pero no agregan ningn valor a los productos. Otros factores que deben considerarse al disear sistemas de almacenamiento incluyen el control de tamao del inventario y la ubicacin, medidas respecto a la inspeccin de la calidad, medidas relativas a la seleccin y empaquetamiento, apilamiento para recibir y embarcar, nmeros apropiados de andenes para embarcar y recibir, y mantenimiento de registros.

Por tanto, la inversin en equipo para almacenamiento y manejo y la superficie destinada a ello se deben basar en la minimizacin de los costos unitarios de almacenamiento y manejo.

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