Estructura de la Organizacin

Desde el punto de vista como Entidad Social

El concepto de Organizacin
Una organizacin es un grupo de personas que actuando coordinadamente buscan alcanzar, en forma eficiente y eficaz, una meta u objetivos, que no podran cumplir en forma individual. El desafo de las Organizaciones es la COMPETENCIA

Como Entidad Social:

La Organizacin entidad social con una meta definida que estructura sistemas de actividades internos de acuerdo a las necesidades del medio ambiente

META DE LA ORGANIZACIN
LA META DE TODA ORGANIZACIN ES CREAR UN SUPERAVIT; Y EN CONSECUENCIA, DEBEN ESTABLECER UN AMBIENTE EN EL QUE EL PERSONAL PUEDA LOGRAR LAS METAS DE GRUPO CON LA MENOR INVERSION DE TIEMPO, DINERO Y MATERIALES Y LA MENOR INSATISFACCION PERSONAL.

RAZONES QUE IMPULSAN A LAS ORGANIZACIONES A ESTRUCTURARSE

Observando el desarrollo de las organizaciones, se aprecia que tres son las razones que las impulsan a estructurarse y organizarse: 1. El nmero de personas que las afectan 2. La divisin del trabajo en distintas tareas y 3. La coordinacin de las mismas.

Aspectos en el desarrollo de una organizacin

La estructura correcta reas de especializacin necesarias Grado de divisin en departamentos

Qu hay en una organizacin?

Personas Grupos de trabajo Grupos formales Grupos informales Grupos ad hoc. Flujos de trabajo Flujos de informacin Flujos de decisiones Flujos de control Flujos de autoridad Procesos decisin ad hoc.

Organizar es complejo porque hay que tener en cuenta:

Divisin del trabajo Autoridad Responsabilidad Disciplina Unidad de mando Unidad de direccin Centralizacin Cadena escalar Remuneracin personal Estabilidad personal Orden Equidad Iniciativa Espritu de equipo

Las organizaciones como sistemas

Sistemas Cerrado

Sistemas Abiertos

- No depende de su ambiente - Es autnomo encerrado en si mismo - Sellado ante el mundo exterior

- Interacta con el ambiente para sobrevivir - Consume recursos y exporta recursos al ambiente - No puede sellarse y aislarse - Se adapta al ambiente en forma continua - Clientes Proveedores - Competidores

Para comprender las organizaciones hay que verlas como sistema

Ambiente
Proceso de Transformacin

Productos y Servicios

Entradas

Salidas

- Materia Prima
- RR. Financieros - RR. Humanos

El sistema abierto
Efectividad Organizacional Ejemplo: Marmot Mountain - La Entrega a tiempo
- Servir en forma adecuada a sus clientes - Se pospusieron reuniones - Se triplic el presupuesto en mercadotecnia y publicidad - Se contrat un nuevo vicepresidente para ampliar las ventas - Mejoramiento de los sistemas de computacin El xito para que una pequea compaa lo tenga es concentrase en uno o dos objetivos a la vez

Impacto del Entorno en la Organizacin

El cambio es permanente = > riesgos y oportunidades

Dimensiones de la Organizacin

La Organizacin
Estrategia & metas Medio ambiente Tamao

Cultura

Estructura Formalizacin Especializacin Jerarqua/autoridad Centralizacin Profesionalismo ndices de personal

Tecnologa

Dimensiones contextuales
1. El Tamao
Es la magnitud, nmero de personas

2. La Tecnologa Organizacional
Tcnicas que se emplean para transformar

3. El Entorno
Elementos fuera de los lmites de la organizacin

4. La Estrategias Organizacional
Define el propsito y tcnicas competitivas

5. La Cultura Organizacional
Conjunto subyacente de valores, creencias, normas claves

Dimensiones Contextuales
Tamao magnitud de la organizacin reflejada en el nmero de personas en la organizacin Tecnologa herramientas, tcnicas y acciones usadas en la transformacin de insumos en productos Medio ambiente - incluye elementos fuera de la frontera organizacional tales como: industria, gobierno, clientes, proveedores y comunidad financiera Estrategia y metas define el propsito y tcnicas competitivas de la empresa Cultura organizacional son los valores, creencias, entendimiento y normas que comparten los empleados

Dimensiones Contextuales
Formalizacin documentacin escrita (manuales, procedimientos, polticas, descripciones de puesto, etc.) Especializacin el grado en el que las actividades de la organizacin estn subdividas en trabajos separados Jerarqua de autoridad describe las lneas de reporte y el control de cada gerente Centralizacin se refiera al nivel de jerarqua de la autoridad para tomar decisiones Profesionalismo es el nivel de educacin y capacitacin formal de los empleados ndices de personal se refiere a la proporcin de unas funciones con respecto a otras, por ejemplo % de personal administrativo, % de staff, % empleados directos, % personal indirecto.

Paradigmas de la Organizacin
Paradigma de un Sistema Mecnico Paradigma de un Sistema Natural
Estructura horizontal

Estructura vertical Tareas rutinarias

CAMBIO ORGANIZACIONAL
Estructura rgida Empowerme t

Cultura adaptativa

Sistemas formales

Estrategia competitiva

Info compartida

Estrategia colaborativ a

Ambiente Estable Desempeo eficiente

Ambiente Turbulento Organizacin que Aprende

Cambios del Paradigma

De una organizacin vertical a una horizontal De tareas rutinarias a Empowerment De sistemas formales de control a compartir informacin De estrategia competitiva a colaborativa De una cultura rgida a una cultura adaptativa

Resumen de las organizaciones

Son Sistemas Abiertos Adaptarse al medio para sobrevivir Competencia Global Renovacin Organizacional

Las Organizaciones

El cambio a reemplazado a la estabilidad

Productos y servicios deben llegar rpido Precios competitivos

Altas normas ticas

Atender la diversidad

La Estructura
Partes fundamentales de una organizacin Los mecanismos de coordinacin Los factores de contingencia Nuevos modelos organizativos.

Estructura de la Organizacin
La estructura de una organizacin puede definirse como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, considerando luego la coordinacin de las mismas. Para estructurar una empresa hay que:
Conocer la divisin del trabajo que predomina. Analizar como se COORDINAN las diferentes tareas.

Estructura organizacional
 Sistema formal de relaciones de trabajo para la divisin de tareas y la coordinacin de stas que permita cumplir con eficiencia las metas organizacionales.  Permite a los empleados trabajar en comn eficazmente ya que se asignan las tareas y responsabilidades de cada cual y qu se espera de ellos.

Especializacin

Identificacin de tareas particulares y su asignacin.

Estandarizacin ELEMENTOS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Coordinacin

Uniformacin y sistematizacin de los procedimientos. Procedimientos formales e informales para integrar las actividades.

Autoridad

Derecho a decidir y actuar.

PARA QU HACER UN ANALISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL? Generalmente, la reorganizacin incluye cambios sustanciales a nivel estructural. Sin embargo, cmo los organigramas tradicionales pocas veces dan informacin ms all de la agrupacin (departamentos) y lneas de mando, es difcil identificar a simple vista si existen problemas de diseo en la manera en que hemos distribuido las responsabilidades frente a los procesos.

Por qu la estructura importa?

La implementacin de la estrategia requiere de revisar: 1.Las fronteras horizontales y verticales 2.La dinmica del mercado en el cual compite 3.La posicin y dinmica de la empresa en el mercado 4.La organizacin interna de la empresa

Organizacin formal e informal

Organizacin formal
estructura planificada de forma deliberada de los papeles a desempear por las personas en una organizacin.

En la organizacin informal
las personas buscan ser aceptadas, sentirse solidarias con otras, proteccin, ser escuchadas. Los componentes comparten objetivos, valores, filosofas, tienen sentido de pertenencia al grupo y desarrollan sus normas de funcionamiento, sus premios y sus castigos.

Autoridad dentro de la Organizacin

Autoridad formal est establecida y oficialmente reconocida en el organigrama, en descripciones puestos de trabajo y en manuales de organizacin. Autoridad informal se reconoce a las personas y los grupos y que suelen ser conducidas por un lder. Entre Ambas hay que lograr armona para lograr los objetivos de la organizacin.

La Organizacin Formal se compone de:

Actividades
requeridas para el desarrollo del trabajo.

Interacciones entre individuos

derivadas de la divisin del trabajo y de la necesidad de coordinacin e interdependencia para llegar al resultado deseado.

Motivos que inducen a las personas a trabajar:

prestigio, deseo de formar parte de empresa de reputacin, etc.

La organizacin Informal se compone de:

Actividades
Espontneas no exigidas por el desarrollo del trabajo.

Interaccin entre individuos

Derivadas de los contactos sociales entre personas.

Sentimientos y actitudes que surgen en el trabajo:

Simpata, antipata, aprobacin, crtica, amistad, inters.

Organizacin Formal

Organizacin informal equipo de ftbol

Organizacin informal equipo de boliche

Organizacin informal equipo de ajedrez

Diferencias entre O. Formal y O. Informal

Estructura y Estrategia
La estructura permite a los ejecutivos establecer una relacin clara entre: Recursos y capacidades de la empresa Oportunidades que se pueden presentar Una estructura ptima permite a la empresa crear el mayor valor posible

Una estructura adecuada permite: Organizar el flujo de informacin Establecer coordinacin entre empleados Otorgar incentivos adecuados a los empleados. Idea clave: la estructura de la organizacin es fundamental para la implementacin de la estrategia

EL HONGO DE MINTZBERG

La organizacin puede dibujarse presentando las partes bsicas en su tamao proporcional al sistema. En general el dibujo se parece a:

CMO PODEMOS IDENTIFICAR Y ANALIZAR PROBLEMAS EN LA ESTRUCTURA Y DESARROLLAR SOLUCIONES EFECTIVAS?

Henry Mintzberg desarroll una metodologa tomando en consideracin 3 niveles: Anlisis de las PARTES BASICAS de la organizacin. Anlisis de la coordinacin y agrupacin de actividades. Anlisis de la jerarquas (divisin de responsabilidades y competencias)

ANLISIS DE LAS PARTES BASICAS (FUNCIONES) DE LA ORGANIZACIN

DIRECCIN ESTRATGICA TECNOESTRUCTURA
CALIDAD DEL PROCESOS ORGANIZACIONALES

-Gestin del PE (articulacin, organizacin) -Representacin institucional

-Monitoreo y evaluacin de la lnea media -Normalizacin de procesos -Diseo y validacin de sistemas, procedimientos, polticas, etc..... -Innovacin, desarrollo y aprendizaje organizacional

NCLEO OPERATIVO APOYO

Ejecutan los procesos primarios Logstica

Administracin

LINEA MEDIA

-Coordinacin de instancias que ejecutan el proceso primario

-Comunicacin de inf/conoc. Entre direccin, estrategias y ncleo operativo

4. 1. Partes fundamentales de una organizacin

IDEOLOGIA APICE ESTRATEGICO

6 Partes fundamentales:
Ncleo operaciones Componente administrativo:
Staff de apoyo

Tecnoestructura LINEA MEDIA

Directivos:
pice estratgico Lnea media

Anlistas:
NUCLEO DE OPERACIONES

Tecnoestructura Staff de apoyo

Ideologa

4. 2. Los mecanismos de coordinacin

Adaptacin Mutua: Supervisin Directa:

4. 2. Los mecanismos de coordinacin

Normalizacin:- del trabajo
- de las habilidades

- de los outputs

- de las reglas

4. 2. Los mecanismos de coordinacin

Evolucin de los mecanismos de coordinacin:
Normalizacin del proceso de trabajo Normalizacin de los resultados Normalizacin de las habilidades Normalizacin de las normas

Adaptacin Mutua

Supervisin Directa

Adaptacin Mutua

Taller Individual

Algunas representaciones comunes:

Representacin

Interpretacin y ejemplo

Algunas representaciones comunes:

Estructura de apoyo dominante

Algunas representaciones comunes:

Algunas representaciones comunes:

Los factores de contingencia Definicin:

Los factores de contingencia son situaciones, estados condiciones organizativas relacionadas con el uso de determinados parmetros de diseo: Edad y tamao de la organizacin Sistema tcnico que utiliza el ncleo de operaciones Aspectos entorno (simple/estable, simple/dinmico, complejo/simple, complejo/dinmico) Algunas de sus relaciones de poder (control externo, cultura, modas)

Nuevos modelos organizativos

La organizacin horizontal La organizacin en red

Tendencias:
Liderazgo promovido por la visin de empresa adoptada Profesionales muy responsables y con mucha libertad Gran dedicacin al cliente Bsqueda de la Calidad Total Mejora e Innovaciones continuas Trabajo en Equipo

La organizacin horizontal Los 10 principios fundamentales:

Organizacin entorno a los procesos (no a las tareas) Reduccin de la jerarqua Asignacin de las responsabilidades a una persona a un grupo Objetivos en base a resultados y satisfaccin cliente Equipos, no personas Tendencia a que los equipos se autogestionen Variedad de competencias Formacin enfocada a la obtencin de resultados Mayor colaboracin con proveedores y clientes Sistemas de retribucin por conocimientos y recompensa al equipo

La organizacin en red
Los principios fundamentales: Existencia de equipos que se auto-organizan Coexistencia estructura jerrquica con organizaciones reticulares informales, abiertas, no jerarquizadas Directivos adaptados a visin global de la empresa y a las condiciones para su desarrollo que intentan que los dems compartan la visin Autoridad de los directivos basada en su aptitud para comprometerse personalmente, por encima de su competencia tcnica.

Diferencias entre tipos de organizaciones:

Organizacin Vertical Organizacin Horizontal Organizacin en Red
Relaciones Interpersonales Relaciones Informales Relaciones No Jerrquicas Auto-Regulacin Interna interpersonas Carcter Abierto y Evolutivo

Relaciones Relaciones Interfuncionales Interequipos Relaciones Relaciones Muy formalizadas Poco formalizadas Relaciones Relaciones de pocos Jerrquicas Niveles jerrquicos Regulacin por Auto-Regulacin Va jerrquica Interna interequipos Evolucin depende de Visin compartida por Todos los colaboradores la Jerarqua

Conclusiones
La forma de dirigir una empresa tendr mucho que ver con su organizacin, con su planificacin y con el control. Sin olvidar que la idea de control que tenga el directivo incidir en su forma de planificar, dirigir y organizar.