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Plan
Notions de documents Structure et formats normaliss de documents structurs (SGML, HTML, XML) Indexation et recherche dinformation Gestion lectronique de Documents Le document au centre des systmes Workflow La nouvelle re : Le Knowledge Management
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Introduction
GED dsigne un procd informatis visant organiser et grer des infos et des DE au sein d'une organisation.
met en uvre des systmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'archivage des documents (exemple dutilisation : la numrisation de masse de documents papiers). participe aux processus de travail collaboratif, permet un gain de temps et d'argent norme pour les organisations.
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Introduction
Place du document
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De la GED la GEIDE
En 1994, lacronyme GED volue vers GEIDE (Gestion Electronique dInformations et de Documents Existants)
afin dtendre le concept en introduisant la notion plus large de gestion dinformations Certains dtournent mme la terminologie pour lui faire pouser le concept trs en vogue de Gouvernance ce qui donne : Gouvernance Electronique des Ides et des Dcisions en Entreprise. Mais au-del des ides et des dcisions , ce sont bien les schmas organisationnels qui sont amliors ou fiabiliss par lintroduction GEIDE : Workflow
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Dacqurir de nouvelles connaissances depuis des sources extrieures, Dorganiser linformation interne lentreprise et den faciliter la consultation, De mettre en place une base documentaire destine assister les utilisateurs
Laudit de dfinition
Objet gnral du projet de GED Analyse de lexistant Objectifs recherchs Echancier Budget Acteurs
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Analyse de loffre
Dresser une liste des fonctionnalits Configuration densemble Dfinition de larchitecture organisationnelle et du moteur dindexation Critres dvaluation
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Tous les logiciels de GED/GEIDE ne couvrent pas lacquisition de sources dinformations aussi diversifies.
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Indexation (indexation multicritre, classification) consiste classer le document en renseignant diffrentes catgories de classement gnralement qualifies de critres . Constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue ce titre : L'indexation par type L'indexation par concepts ou mots-cls
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L'indexation par type : elle offre une description formelle du document en utilisant ses mtadonnes (type, auteur, titre, source, date, etc.) dont le vocabulaire est standardis afin de permettre l'utilisation de ces mtadonnes par le plus grand nombre d'outils de recherche.
L'indexation par concepts ou mots-cls : elle vise plutt le contenu du document pour faciliter les oprations de recherche.
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Stockage et restitution
Les solutions de GED/GEIDE propose un stockage des documents sur des supports +/- nombreux : CD/DVD, DD, serveur central, etc. Dans ce domaine le PDF sest impos comme standard technique en autorisant la lecture et limpression des documents. Le PDF/A, quant lui, est un PDF darchivage dfini par la norme ISO 19005-1 qui prcise comment assurer la conservation du document lectronique, indpendamment des systmes utiliss pour le crer, le stocker et lafficher.
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Diffusion et consultation
Les documents deviennent accessibles sur le rseau informatique ou lIntranet de lentreprise. Ils peuvent tre retrouvs et rassembls rapidement avec un moteur de recherche. Ce moteur effectue des requtes avec les mots cls, les dates, les montants et autres valeurs avec lesquelles les documents ont t indexs. Les documents collects sont consultables immdiatement sur l'cran de chaque utilisateur autoris. La consultation est gnralement ouverte un ensemble dutilisateurs du rseau ou de lIntranet de lentreprise. Laccs peut tre entirement scuris par un systme daccrditations qui dtermine qui a le droit de consulter tel ou tel document.
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Conclusion
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