Sunteți pe pagina 1din 59

R&M Audit Decembrie 2011

Trainer: Cristina Chiorsac Mirela Serban Teodor Stoica

ICE BREAKER Two truths and a lie

` ` `

Constientizarea importantei timpului si a prioritizarii activitatilor; Cauzele pierderii timpului - hotii de timp; Stabilirea si planificarea activitatilor;
` ` ` ` Organizare Planificare Delegare A stii sa spuni nu

` ` ` `

Tehnici de planificare a activitatilor; Exemplu de organizare a timpului; Concluzii curs; Intrebari si raspunsuri.

TIME MANAGEMENT

`
1. 2.

La sfarsitul acestui program, participantii vor putea:


Sa identifice unde si de ce pierd/irosesc timpul; Sa-si stabileasca obiective si sa-si dezvolte metode eficiente de lucru pentru a-si atinge obiectivele; Sa-si planifice procesul de lucru si sa intocmeasca o lista eficienta cu treburi de facut; Sa trateze cu profesionalism situatiile cand sunt intrerupti; Sa se organizeze singuri;

3.

4.

5.

TIME MANAGEMENT

mana in liniste cand crede ca au trecut 20 secunde. Cand se va auzi cuvantul stop toata lumea va deschide ochii si va lasa usor mana jos.

Exercitiu: Toata lumea inchide ochii, lasa capul jos si ridica

Concluzii: perceptie diferita a timpului de la individ la individ

fiecare ncrustat cu aizeci de minute de diamant. Nu se ofer nici o recompens pentru c s-au dus pentru totdeauna".

Horace Mann: "Pierdut ieri ntre r s rit i apus dou ore de aur,

Timpul este o noiune primar (care nu se definete, ci este perceput prin simuri) i este corelat cu cea de eveniment. Percepia uman sesizeaz ordinea n timp a evenimentelor care se succed de la trecut, prin prezent, spre viitor.

Nu timpul ti se potriveste tie, ci tu potriveste-te timpului (proverb armean)


TIME MANAGEMENT

MS

Primiti la birou o scrisoare de la Mos Timp prin care in fiecare luna primiti cadou 4 ore in plus cu conditia sa consumati cele 4 ore in fiecare luna la birou sau in familie altfel pierdeti orele. Cum veti petrece cele 4 ore?

MS

Un drumt , plimbandu-se prin padure, a intalnit un taietor de lemne care taia din greu un copac cazut. Drumetul s-a apropiat sa vada de ce acesta este atat de grabit si indarjit in munca sa, apoi spuse:

- Scuzati-ma, dar nu pot sa nu observ ca fierastraul dumneavoastra este cat se poate de tocit. N-ar fi bine sa-l ascutiti? Fara suflare, taietorul de lemne a mormait: - Nu am timp, trebuie sa termin de taiat copacul!

MS

AUTOEVALUARE ASCUTIREA FIERASTRAULUI Exemple

MS

STABILIREA OBIECTIVELOR
Daca nu- i cunosti destinatia, ajungi de obicei in alt loc

MS

ORGANIZAREA identificarea corecta a instrumentelor de organizare;

PLANIFICAREA estimata vs reala;

DELEGAREA identificarea activitatilor/oamenilor;

TIME MANAGEMENT

METODA ABCDE Brian Tracy (expert in dezvoltare personala)


A activitatile notate cu A sunt foarte importante, pe care trebuie neaparat sa le faceti. B notati cu B activitatile care sunt importante, insa nu la fel de importante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine sa le faceti. Consecintele neindeplinirii unei astfel de activitati nu sunt chiar atat de grave. C activitatile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi placut sa le faceti. D activitatile notate cu D sunt activitati pe care le puteti delega altor persoane sa se ocupe de ele pentru dumneavoastra. E notati cu E activitatile pe care le puteti elimina din lista,

TIME MANAGEMENT

Nivel ridicat

D Delegati URGENTA

A Faceti acum

C,E Nu faceti

B Faceti mai tarziu stabileste termen

Nivel scazut IMPORTANTA


TIME MANAGEMENT

Nivel ridicat

Principiul PARETO (regula 80-20)


Apartine economistului Vilfredo Pareto care in 1906 a constatat:
x 80% din averea Italiei era detinuta de 20% din populatia tarii; Time Management x 80% din rezultatele pe care le obtinem provin din 20% din activitatile pe care le efectuam. * 10 sarcini 2 sarcini foarte importante -> A

TIME MANAGEMENT

Pasul 1 x Identificati-va obiectivele reale ale jobului; Pasul 2 x Identificati responsabilitatile cheie - care va ajuta la atingerea obiectivelor; Pasul 3 x Activitati care sa va duca la atingerea lor; Pasul 4 x Prioritizati! Pasul 5 x Planificati x treburile majore (ca importanta) sau proiectele pentru toata saptamana x activitatile pentru fiecare zi

TIME MANAGEMENT

Sarcinile zilnice pot fi planificate prin urmatoarele metode:

FORTE DUST

TIME MANAGEMENT

Tehnica FORTE
Necesita parcurgerea urmatoarelor etape:
x x x x x Formuleaza lista sarcinilor zilnice; Observa si estimeaza timpul necesar; Rezerva timp pentru sarcinile neprevazute; Traseaza prioritatile; Evalueaza gradul de indeplinire a sarcinilor;

TIME MANAGEMENT

Tehnica FORTE
Necesita parcurgerea urmatoarelor etape:
x Formuleaza lista sarcinilor zilnice; - lista de lucru x Observa si estimeaza timpul necesar; x Rezerva timp pentru sarcinile neprevazute; planifica max 60% - restul activ d erutina furnici x Traseaza prioritatile; - 1 ora maxim x Evalueaza gradul de indeplinire a sarcinilor; la sfarsitul zilei

TIME MANAGEMENT

TEHNICA DUST:
D = Delegate - documentele care pot fi rezolvate de alte persoane trebuie s ajung imediat la acestea U = Use it - actiona i imediat, folosind informa ia respectiv , sau nota i-o n Organiser S = Store it - folosi i un sistem eficient de ndosariere; nu p stra i dect hrtii/acte ce v vor folosi n viitor T = Throw it away - toate hrtiile i informa iile nefolositoare trebuie aruncate imediat

TIME MANAGEMENT

Ce? Cui? Persoanelor cu aptitudini necesare si cu timp disponibil Cand? Cand asteptati rezultatele (deadline) Comunicare & training contextul, motivatia, orientarea catre rezultate, standarde Informare Informati-i pe ceilalti despre responsabilitatile celor delegati Fiti disponibili pentru indrumare si suport Monitorizati si oferiti feedback

TIME MANAGEMENT

` `

` ` `

80% din intreruperile din programul nostru sunt produse de 20% dintre colegii nostri; 80% dintre colegi citesc 20% legislatie zilnic; 80% dintre deciziile unei sedinte se iau in 20% din timpul acesteia; 20% dintre noi ii controleaza pe ceilalti 80%; 80% din documentele pastrate pe birou sunt 20% importante; 80% dintre colegii din birou sunt deranjati de 20% dintre acestia; 20% dintre colegi nu sunt de acord cu restul de 80%.

MS

Minimalizati timpul dedicat sarcinilor minore (furnicile).

MS

Prioritizarea este mai important decat organizarea; O persoana foarte ordonata nu este neaparat si eficienta; Tentatia de a face prea multe in acelasi timp; Risipirea energiei in sarcini minore, de rutina; La sfarsitul zilei, desi am muncit mult, nu am rezolvat probleme importante.

MS

100%

50%

0%

10

12

14

16

18

20

22

24

MS

Mirela ERBAN

` ` `

Intreruperile telefonice; Vizitatorii neanuntati; Sedintele / intalnirile programate / neprogramate; Crizele de timp (amanarea / lipsa planului de rezerva); Lipsa obiectivelor, prioritatilor, termenelor limita; Dezordinea de pe birou si dezorganizarea personala; Delegarea ineficienta sau lipsa delegarii (activitati de rutina / detalii);

` `

` ` `

` ` `

Slaba comunicare; Estimarea eronata a timpului/ Inceperea mai multor lucruri deodata / Nefinalizarea; Lipsa informatiilor; Responsabilitati confuze; Incapacitatea de a spune NU; Treburile neterminate; Lipsa auto-disciplinei; Oboseala si stresul

TIME MANAGEMENT

Performan e 100%

MS

ntreruperi

` ` ` ` ` `

Solicitare documente ANAF; Raspunde si directioneaza; Revenire sau te sunam noi? Iti place sa vorbesti la telefon sau nu poti sa reduci convorbirea? Limita de timp in convorbire? Conversatie sau discutie adevarata? Ce faci dupa incheierea convorbirii?

MS

` ` ` `

Urgenta sau vizita? In picioare sau in sala? Rezolvam pe loc sau ulterior? Delegare?

De multe ori, NOI insine incurajam vizitele neanuntate prin atitudinea noastra prietenoasa si prin dificultatea de a fi fermi, dar in acelasi timp de a actiona cu tact!

Ce faci dupa incheierea vizitei?


MS

` ` `

Citim emailul online sau cand avem timp? Dezabonare sau stergere? Raspundem sau compunem? Email sau telefon?

Cititi un mesaj doar o singura data. Daca e important - salva i-l / prioritizati l / delegati-l. Daca nu Sterge i-l!

MS

Cine participa si de ce? Intreruperi sau coerenta? Participam sau aprobam? Pasul urmator Delegarea 80% dintre deciziile unei edin e/intalniri se iau in 20% din timpul acesteia

MS

35

Stiu ca trebuie sa fac aceste dosare de audit. Dar s-au modificat si normele si, in plus, este atat de plictisitor As dori ca sa le faca altcineva. Ma intreb daca o sa vina controlul sau nu. Sunt prea aglomerata sa lucrez la ele acum....

36

Motivati-va; Constientizati; Plan de rezerva? Satisfactie; Amanarea este paralizanta; O poti transforma intr-o sarcina placuta?

MS

37

Un proiect mare este ca un elefant pe care te chinui sa-l mananci. In nici un caz nu trebuie sa astepti sa-ti creasca gura.
Imparte sarcina in activitati mai mici pe care sa le faci treptat; Programeaza una cate una pe rand si vei ajunge sa termini intreaga sarcina; Deleaga

MS

Primesti o solicitare URGENTTTT!!!!!!! Regula nr.1 Intreaba-te. Este criza ta? Regula nr.2 - Nu te repezi sa incepi sa faci ceva, planifica mai intai! Regula nr.3 - Cere ajutor daca ai nevoie. Regula nr.4 - Respira! Regula nr.5 Negociaza termenele-limita. Regula nr.6 - Evalueaza si pune pe hartie cum poate fi evitata aparitia unei asemenea crize in viitor.

MS

39

Grija exagerata pentru detalii: un lux sau o necesitate? amanare sau personalitate?

Atentie exagerata la detalii, proceduri, reguli si organizare sunt adesea in detrimentul rezultatului final.

MS

40

 Analizati-va atent cate lucruri faceti in acelasi timp;


 Este realist ce faceti?  Rezultate pana la jumatate sunt satisfacatoare?  Nu va imprastiati prea mult?

Concentrati-va pe o sarcina anume si staruiti asupra ei!

MS

41

De ce?
Cum?

Regula generala este ca dac oamenii pot arunca sarcinile lor pe umerii altuia, o vor face.....

"Nu" pur si simplu Imi cer scuze, chiar nu pot veni astazi la Dvs. Sandwich-ul "Sunt incantat ca m-ati invitat, dar nu pot veni la intalnire. Sper sa nu constituie o problema." Sandwich-ul rasturnat "Nu, chiar nu pot ajunge la intalnire. Imi pare rau pentru ca mi-as dori sa fiu acolo si sper sa iasa bine. Dar imi este teama ca raspunsul meu ramane nu!". "Nu, dar... "Nu pot veni acum, dar as vrea sa ne intalnim in saptamana ce urmeaza. Putem?" Refuzul amanat Pot sa-ti dau un raspuns maine?" Nu direct Nu, mul umesc, dar NU! Nu justificat Nu pot acum, deoarece trebuie sa termin raportul pana maine si deja este tarziu Nu repetat Poti sa te uiti putin peste acest raport ? Nu, nu pot! Te rog, nu dureaza mult! Nu, nu pot ! Spune NU efului Arata-le planul zilnic de activitati si roaga-i sa decida la care anume activitate doresc sa renunti pentru a te putea ocupa de noua insarcinare

MS

42

SI NU UITA... Ai dreptul sa spui "Nu". Sa spui "nu" nu este nepoliticos, este o hotarare. Oamenii te vor respecta si atunci cand spui "nu".

43

timpul mediu de munca a crescut n ultima decada cu peste 20%; timpul de odihna si relaxare a scazut cu 32%; 600% mai multa informatie trebuie administrata comparativ cu situatia de acum 20 ani. .

MS

44

propriilor factori motivanti: urgenta, perfectionismul, dorinta de a fi pe placul tuturor. presiunilor de la locul de munca: standarde ridicate, munca in echipa cu o persoan care este antipatica. evenimentelor din via a personala: problemele de acasa

MS

45

nu indosariati totul, ci doar ce trebuie; scapati de toate documentele nerelevante (pana la 80% din documentele pastrate nu vor mai fi niciodata citite); nu puneti mana pe o hartie decat o singura data; indosariati pe masura ce primiti documentele; daca unele hartii sunt scoase din dosar, puneti o nota cu cine a luat hartia si cand; capsati documentele, nu le puneti agrafe; reorganizati si etichetati clar dosarele; utilizati coduri de culori.

MS

46

Multe persoane i-au creat obiceiul de a- i transforma biroul ntr-o uria list cu lucruri de f cut: hrtii, noti e zilnice, dosare, scrisori, t vi pentru documente, mesaje telefonice, etc., toate mpr tiate strignd: UIT -TE LA MINE OCUP -TE DE MINE MS

Nivelul 1

Documenteaza-te !

Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD. Te rog vezi daca este totul ok si sa-mi spui!

Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta. Te rog vezi daca este totul ok si sa-mi spui!

MS

48

Nivelul 2

Analizeaza!

M M

C S

J J

Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD. Te rog vezi daca contabilitatea corespunde cu patrimoniul!

Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea aceasta. Te rog vezi daca avem totul operat!

MS

49

Nivelul 3

Recomanda!

? J

Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD. Te rog vezi daca corespune contabilitatea cu patrimoniul si daca nu vezi de unde si imi spui!

Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta. Te rog vezi daca Alina mai are modificari, Dna S daca mai are concedii si spune-mi tu daca ar mai fi ceva!

MS

50

Nivelul 4

Execut !

M M

J J

Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD. Te rog pregateste tu dosarul si il semnez eu!

Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta. Sa-mi spui cand pot da calcul CAS?

MS

51

Nivelul 5

Ocup -te tu!

M M

C S

J J

Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD. Te rog s te ocupi si sa-mi spui cand e gata certificatul.

Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta. Te rog s te ocupi si sa-mi spui cand sunt gata sa vorbesc la casierie

MS

52

Nivelul 6

Rezolva integral!

M M

J J

Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD. Te rog s te ocupi si sa-mi spui cand e gata. Certificatul trebuie sa ajunga la Dna Albu.

Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta. Banii sunt la casierie!

MS

53

Delegarea
Mul umi i, felicita i, recompensa i, recunoa te i public meritele persoanei n cauz .
Critica i, dac TREBUIE! Exclusiv NTRE PATRU OCHI!!! Exclusiv pe PRINCIPIU, nu pe PERSOAN ! Exclusiv pe FAPTE, nu pe VORBE! F R RESENTIMENTE ncheia i "sesiunea" pe frecven pozitiv ! Mul umi i pentru ceea ce s-a realizat, efort i implicare.

A ie it bine!

Nu a ie it bine!

MS

54

Utilizarea unui Organizer/Planner definire activitati (SMART); Prioritizare in functie de importanta, urgenta si interdependenta; Delegarea corecta identifica sarcinile/personale; Automonitorizarea durata estimata vs durata reala; Invata sa spui NU sarcinilor inutile;

TIME MANAGEMENT

La sosirea la birou (maxim 10 min):


Notati sarcinile care trebuie indeplinite; Evaluati durata fiecarei activitati; Rezervati timp pentru cazuri neprevazute; Grupati activitatile asemanatoare; Clasati activitatile in functie de prioritati; Delegati ceea ce este posibil;

La sfarsitul zilei de lucru (maxim 15 min):


Notati rezultatele obtinute; Realocati timp pentru activitatile nefinalizate (programati in functie de prioritati); Faceti ordine pe birou si arhivati documentele de care nu mai aveti nevoie; Verificati activitatile delegate catre altii si activitatile primite de rezolvat.

TIME MANAGEMENT

1. 2.

3.

4.

5.

Pot sa idenific unde si de ce pierd/irosesc timpul; Pot sa imi stabilesc obiective si sa dezvolt metode eficiente de lucru pentru a-mi atinge obiectivele; Pot sa imi planific procesul de lucru si sa intocmeasca o lista eficienta cu treburi de facut; Pot sa tratez cu profesionalism situatiile cand sunt intrerupt; Pot sa ma organizez mai bine;

TIME MANAGEMENT