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Organizao e Gesto de Empresa

1 ADMINISTRAO

HELENA GOMES

Tema 1 Administrao: fundamentos, objecto e papel


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y Objectivos
       

Conceito e tipo de organizaes sociais Conceito e finalidade da administrao Universalidade da administrao Administrao: cincia, arte ou teoria? Nveis de administrao O processo administrativo Os administradores: o perfil Responsabilidades, funes e habilidades dos administradores

Distino entre o administrador e o empreendedor

O AMBIENTE ACTUAL
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y A conjuntura actual caracteriza por:  Mudanas de paradigmas


Era Industrial Estabilidade e permanncia Mundo concreto e fsico Era da informao Mudana Mundo abstracto e virtual Produtos e servios Criatividade e imaginao Capital intelectual Agilidade Integrao Flexibilidade inovao

Produtos Manuteno do status quo Capital Financeiro Tamanho Diviso do trabalho Ordem Controlo

Organizaes sociais
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y O mundo actual dominado por uma

serie de organizaes sociais, constitudas por um conjunto de indivduos que interagem para alcanar fim comum. y Organizaes de diferentes dimenses com e sem fins lucrativos. y Complexidade e hetrgoneadade

Razes que explicam a existncia das organizaes


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y Razes sociais: as pessoas so seres sociais que se

organizam na procura da satisfao que s as organizaes sociais podem oferecer. y Razes materiais: as pessoas se organizam para alcanar:
  

Aumento de habilidades (mais eficincia do que o trabalho individual) Compresso de tempo (reduo do tempo na realizao de uma tarefa ou alcance do objectivo) Acumulao de conhecimento

y Efeitos

sinrgicos (efeito multiplicador de das actividades dos membros. 2+2 =5

O que administrao
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y A palavra administrar tem origem no latim y Ad Direco, tendncia y Minister comparativo de inferioridade y Ter- subordinao, obedincia y Funo que se desenvolve sob o comando de outrem, ou

servio que se presta a outro

O que administrao?
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y ... um conjunto de atividades dirigidas

utilizao eficiente e eficaz dos recursos, no sentido de alcanar um ou mais objetivos ou metas organizacionais . (SILVA, 2004) y ... o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcanar objetivos organizacionais . (CHIAVENATO, 2004)

Os elementos do conceito de administrao


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Administrao

Planear Organizar Dirigir Controlar

Recursos: Humanos Materiais comerciaiss Financeiros Administrativos

Objectivos

Eficincia

Eficcia

y Quais as principais razes para

administrar?

Razes da administrao
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y Alcanar objectivos
Organizao Administrao Objectivos Governo Accionistas Fornecedores

y Equilibrar objectivos conflituantes


Empregados Publico Clientes Organiza o

y Conseguir a eficincia e a eficcia (Indicadores de

desempenho)
 

Eficincia medida da utilizao dos recursos (produtividade) Eficcia alcance dos resultados

Razes de administrar
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yO

objectivo principal de qualquer organizao, seja lucrativa ou no a satisfao das necessidades e expectativas dos clientes.

y Equilibrar objectivos conflituantes e manter

o equilbrio organizao.

para

interesses

da

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y Eficincia e capacidade do administrador de

conseguir mais produtos com menos recursos. Medese pela minimizao dos custos e aumento dos resultados.

y Eficincia = Resultados alcanados/objectivos desejados

y Eficcia capacidade de conseguir resultados certos

pela escolha adequada dos objectivos e meios para alcana-los.


pretendidos)

y Eficcia = Resultados (objectivos realizados)/objectivos (resultados

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yPoder um administrador de

uma empresa ser eficaz e no ser eficiente, e vice-versa?

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y Qual o objecto de estudo da

administrao?

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y As organizaes sociais. yA
    

administrao estuda, analisa e conduz as actividades das organizaes visando:


A sua existncia Sobrevivncia Crescimento Competitividade sustentabilidade

Finalidades da administrao
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y Consolidar mecanismos que suportam o processo de

tomada de decises eficientes e eficazes pelos profissionais. y Conferir maior nvel de qualidade ao processo e de formulao de estratgias. y Identificar os profissionais responsveis pela conduo da empresa. y Estruturar o desenvolvimento de novos negcios, bem como consolidar vantagens competitivas para os negcios actuais e futuros das empresas.

Administrao
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yCincia, tcnica ou

arte?

Categorizao da administrao
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y Cincia conhecer compreender e explicar uma

realidade. A administrao como cincia estuda as organizaes para descrever, compreender e explicar sua natureza, funcionamento e comportamento y Tcnica instrumentos que operam e transforma a realidade. Administrao como tcnica tem como finalidade a conduo das organizaes aos seus objectivos.

Categorizao da Administrao
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y um conceito que inclui a princpios,

metodologia e tcnicas utilizadas para rentabilizar o uso de todos os recursos disponveis numa organizao sob o comando do lder. Cincia e Tcnica.

y Em alguns casos inclui a arte, baseando-se

na intuio do lder. ( opinies divergentes)

Principal Tarefa da administrao


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y Interpretar os objectivos predefinidos e

transforma-los em aco empresarial, atravs das planeamento, organizao , direco e controlo de todos os esforos em todas as reas e em todos os nveis da empresa para alcance dos objectivos.

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yTer a administrao

aplicao universal?

A administrao universal
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y fundamental para as empresas, mas

necessria a todas as organizaes y A universalidade da administrao est relacionada com os princpios, normas, directrizes da administrao que devem ser aplicadas a todas as organizaes independentemente do pais, religio, cultura, dimenso, etcpara a eficincia e eficcia das organizaes

Posso aplica-la do mesmo modo a todas as organizaes?

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24 y A forma de aplicao no universal, pois depende

de um conjunto de variveis, tpicas de cada organizao:  Cultura  Recursos  Tecnologia  Pessoas  ambiente y Em qual das duas situaes o administrador de um hotel, teria mais condies de sucesso?  Como administrador de um hospital (800 leitos)  Como administrador de um grupo de pesquisa .

Princpios da Administrao
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Um princpio uma afirmativa bsica ou uma verdade fundamental que prov entendimento e orientao ao pensamento e prtica, na tomada de decises . CARACTERSTICAS: y Dinmicos; y Generalizaes; y Relativos; y Inexatos; y Universais. (Joseph L. Massie) SERVEM PARA: Aumentar a eficincia; Cristalizar a natureza da administrao; Melhorar a pesquisa em administrao; Alcanar metas sociais. (George Terry)

Funes administrativas
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y So

aquelas atividades bsicas que devem ser desempenhadas por administradores para alcanar resultados determinados e/ou esperados pelas organizaes. y As funes administrativas constituem o processo administrativo. y So elas: o planejamento, a organizao, a direo e o controle.

As Funes Administrativas e suas Caractersticas

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PLANEJAMENTO

ORGANIZAO

Estabelecer objetivos e misso; Examinar as alternativas; Determinar as necessidades de recursos; Criar as estratgias para o alcance dos resultados.

Desenhar os cargos e tarefas especficas; Criar estrutura organizacional; Definir posies de staff; Coordenar as atividades de trabalho; Estabelecer polticas e prioridades; Definir a alocao de recursos.

CONTROLE

DIREO

Medir o desempenho; Estabelecer comparao do desempenho com os padres estabelecidos; Tomar as aes necessrias para melhoria do desempenho.

Conduzir e motivar os empregados na realizao das metas organizacionais; Estabelecer comunicao com os trabalhadores; Apresentar soluo dos conflitos; Gerenciar mudanas.

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O Processo Administrativo
RECURSOS Humanos Financeiros Materiais Informao Tecnologia

Planejamento

Controle

Organizao

RESULTADOS Alcance de metas; Melhoria de desempenho; Aumento de capacidades e recursos para metas futuras

Direo
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Nveis administrativos
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y A administrao demanda um conjunto de pessoas

estratificadas em nveis hierrquicos desempenhando actividades diferentes, mas interligadas e coordenadas.


  

Nvel institucional Nvel intermdio Nvel operacional

Os Nveis Administrativos e suas Funes


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Alta administra o (Diretoria) Mdia administra o (Gerncia) Administrao operacional (Superviso ou Chefia)

Estabelecimento de objetivos, polticas e estratgias organizacionais. Implementao das tarefas administrativas, coordenao e soluo de conflitos. Direo e superviso do trabalho do pessoal operacional nos processos de produo. Uso das habilidades tcnicas para realizao das vrias tarefas e atividades da organizao.

Pessoal no administrativo (Pessoal de Operaes)

Administrador
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y Profissional

que optimiza os resultados das empresas, pela actuao, individual ou colectiva, das pessoas que trabalham sob a sua orientao.

y Actualmente um administrador o responsvel pela

aplicao do conhecimento e respectivo desempenho dos colaboradores.

Habilidade dos administradores


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y Habilidade o processo de visualizar, compreender e

estruturar as partes e o todo dos assuntos administrativos das empresas, consolidando resultados optimizados pela actuao de todos os recursos disponveis.


habilidade tcnica: consiste em utilizar conhecimentos, mtodos, tcnicas e equipamentos necessrios para realizao de tarefas especficas por meio da experincia profissional; habilidade humana: consiste na capacitao e discernimento para trabalhar com pessoas, comunicar, compreender suas atitudes e motivaes e desenvolver uma liderana eficaz; habilidade conceitual: consiste na capacidade para lidar com idias e conceitos abstratos. Essa habilidade permite que a pessoa faa abstraes e desenvolva filosofias e princpios gerais de ao.

Habilidades e Papis do Administrador


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Alta Direo
Nvel Institucional

Habilidades Conceituais (Idias e conceitos abstratos)

Nvel Intermedirio

Gerncia

Habilidades Humanas (Relacionamento interpessoal)

Nvel Operacional

Superviso

Habilidades Tcnicas (Manuseio de coisas fsicas)

Execuo das Operaes

Fazer e executar

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y As

habilidades requerem certas competncias pessoais para serem colocadas em aco com xito. As competncias qualidades dos administradores de analisar uma situao, apresentar solues e resolver assuntos ou problemas.

y Trs competncias durveis: o conhecimento, a

perspectiva e a atitude.

As Competncias Durveis do Administrador


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Conhecimento
Saber. Know-how. Informao. Atualizao profissional. Reciclagem constante.

Perspectiva
Saber fazer. Viso pessoal das coisas. Maneira prtica de aplicar o conhecimento na soluo de problemas e solues.

Atitude
Saber fazer acontecer. Comportamento ativo e proativo. nfase na ao e no fazer acontecer. Esprito de equipe. Liderana e comunicao.

As Competncias Pessoais do Administrador


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Habilidades Conceituais Conhecimento Habilidades Humanas


(Saber)

+
Perspectiva
(Saber fazer)

=
Atitude
(Saber fazer acontecer)

Habilidades Tcnicas

Os Dez Papeis do Administrador segundo Mintzberg


Papis Interpessoais Papis Informacionais Como o administrador intercambia e processa a informao:
Monitorao motivao Porta-voz
y

Papis Decisrios Como o administrador utiliza a informao nas suas decises:


Empreendimento y Soluo de conflitos y Alocao de recursos y Negociao

Como o administrador interage:


y

Representao Liderana Ligao

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Actividades do administrador
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y Actividades Pessoais  Administrar tempo  Desenvolver careira  Afazeres sociais y Actividades tcnicas  Lidar com instrumentos  Solucionar problemas

Actividades Interactivas
Papeis interpessoais
Chefe lder

Papeis informacionais
Motivar Comunicar monitorar Papeis decisrios Empreendedor Administrar conflitos Alocar recursos

y Actividades administrativas  Processar papelada  Directrizes e procedimentos  Administrar oramentos

O papel do Administrador
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Mentoring Coaching Empowerment Liderana Gerncia Chefia Pessoas

Ajuda e apoio Proteco Orientao Comando obedincia


Orientao Treinamento Aconselhamento Busca de Excelncia

Poder de motivao

As bases do empowerment
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Dar poder as pessoas Delegar autoridade e responsabilidade Confiar nas pessoas Dar liberdade e autonomia Dar importncia as pessoas

Poder

Motivao
Proporcionar Motivao Incentivar as pessoas Reconhecer o bom trabalho Recompensar as pessoas Festejar o alcance da metas Participar nos resultados

Liderana
Proporcionar liderana Incentivar as pessoas Definir metas e objectivos Abrir horizontes Avaliar o desempenho Feedback

Desenvolvimento
Dar recursos as pessoas Treinar e desenvolver Proporcionar informaes Compartilhar conhecimentos Criar e desenvolver talentos

As perspectivas do Coaching
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Lider renovador

Orientador

Coaching

Preparado r

Preparador

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Coaching Habilidades do Coach


Ouvir Endossar Contextualizar Desenvolver Personal business Traning Treinamento e educao Focado no desenvolvimento Fixado na Inovao Agregar valor as pessoas Aumento das riquezas intelectual

Mentoring
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y Participao das pessoas experientes (mentor) para

preparar e ensinar outra pessoa (orientado) com menos conhecimento em determinada rea.

Perfil do Administrador
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y Formao humanstica. y Viso global. y Capacitao e habilidade. y Conhecimentos essenciais. y Auto desenvolvimento. y Valores ticos e morais.

Exercicio
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yQuais as principais diferenas

entre um administrador e um empreendedor?

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y Empreendedor  Iniciativa  Persuaso  Criatividade  Inovao  Assuno de risco  Auto motivado

y Administrador  Dedicao a conduo dos negcios  Mas no se preocupam em ser os proprietrios




Contudo actualmente qualquer funcionrio deve ser um empreendedor para o desenvolvimento de novos negcios, descobrindo novas oportunidades

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y 1 Pesquisar e identificar outros eventos que

y y y y

contriburam para o desenvolvimento da funo de administrador. 2 Debater as responsabilidades do administrador. Identificar outras responsabilidades. 3 Debater o perfil de actuao do administrador. 4 Debater os conhecimentos e habilidades do administrador de empresas. 5 Identificar e debater outros conhecimentos e habilidades importantes para o administrador de empresas. 6 Diferenas entre Administrador e Empreendedor.