El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes,

de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisin de cheques.

OBJETIVO
Los fondos de caja chica servirn nica y exclusivamente para cancelar pagos en efectivo, que por su monto reducido no sea factible de satisfacer mediante el proceso normal del Reglamento de Adquisiciones de una empresa.

CLASES DE FONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA

La Caja Chica puede tener dos clases de fondos: a).- Caja Chica con Fondo Fijo b).- Caja Chica con Fondos Variables

CAJA CHICA CON FONDO FIJO.Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operacin se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuestos la misma cantidad cada vez que se va gastando. Este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determine la mejor forma de administrar dichos fondos.

CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operacin o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos estn de acuerdo a la necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.

EL SISTEMA DE FONDO FIJO FUNCIONA DE LA SIGUIENTE FORMA:

a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de menor cuanta. - Gastos de fotocopias - Gastos de compra de medicamentos para botiqun - Gastos en taxis- pasajes urbanos - Gastos de Revistas y peridicos - Envos de correspondencia - Gastos de llamadas telefnicas - Gastos de servicios de limpieza - Gastos de artculos de limpieza - Se puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente

b).- Este tipo de gastos se efcta el pago en efectivo. c).- Peridicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposicin de los fondos (llamase Recibo de Egresos).

REGLAMENTO Y/O DIRECTIVA MODELO DE CUSTODIA PARA UN BUEN MANEJO Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA

1.-ASPECTOS GENERALES Y/O DEL OBJETO Y FINES

1.1 Se autoriza el funcionamiento de cajas chicas en las empresas privadas, cuyos fondos tienen por objeto satisfacer aquellos gastos de menor cuanta o cuando las circunstancias justifiquen el desembolso. El fondo de Caja Chica es aquel constituido con carcter nico por dinero en efectivo, establecido de acuerdo a las necesidades de la empresa, con el objeto de racionalizar el uso del dinero en efectivo.
1.2 Los montos asignados a las Cajas Chicas, estarn constituidos por un fondo fijo, reembolsable en forma frecuente a fin de que el efectivo no llegue a agotarse, y se pueda atender los pagos menudos y urgentes, que por naturaleza no son programables en los pagos con Cheques.

1.3 Los montos a destinar para cada caso, sern fijados por la Oficina Financiera en cuando con el Departamento de Tesorera y sern acordados bajos criterios que permitan su uso racional y prctico. Los gastos deben estar dirigido prioritariamente a las compras de bienes y servicios para el normal desempeo operativo y administrativo de la empresa.

1.4 La Gerencia Financiera, previo estudio del caso ser la autorizada, para asignar a la de Tesorera, Oficinas o Secciones de la empresa, el establecimiento de una Caja Chica cuyo monto estar acorde con la importancia y funcin de la unidad solicitante
1.5 Cuando se autorice la creacin de una Caja Chica, la Gerencia Financiera designar al responsable del manejo y custodia de los fondos. La designacin de tal responsable puede ser cambiada, atendiendo las especiales circunstancias que pueda presentar cada caso en particular.

a) Si la ausencia es temporal, la designacin la har el jefe de la dependencia respectiva.

b) Si el cambio de responsable es definitivo, la designacin la corresponde a la gerencia financiera, con la base en la informacin que le suministre el jefe de la dependencia correspondiente. En ambos casos, el jefe inmediato proceder a hacer arqueo respectivo y el nuevo encargado de la Caja, recibir el efectivo y documentos que hubiere por inventario, firmado el acta de recibido conforme. El original de ese documento ser entregado a la seccin de Contabilidad de la Empresa.

1.6 Los fondos de Caja Chica podrn ser arqueados por el jefe inmediato, sin previo aviso. El responsable esta en la obligacin de ofrecer todas las facilidades para que el trabajo se realice plenamente y sin en trabamientos. Cuando hubiere alguna diferencia de Caja, los dineros sobrantes sern inmediatamente depositados a favor de la empresa. Los faltantes de dinero deben ser reintegrados de inmediato por el responsable del funcionamiento de la Caja Chica.

1.7 La omisin o ignorancia a las disposiciones de este reglamento por parte de algn encargado, ser motivo suficiente para la suspensin temporal o definida de la custodia y administracin de la Caja Chica. 1.8 Cuando sea necesario proceder a la liquidacin total de fondos de caja chica, se realizara el arqueo correspondiente por el jefe inmediato y el efectivo de Caja se depositara de inmediato a favor de la empresa. Los egresos efectuados se contabilizaran con cargo a la cuenta respectiva.

1.9 Es de responsabilidad del encargado del fondo fijo de caja chica, el cumplimiento de la presente directiva.

2. PROHIBICIONES 2.1 no pueden utilizarse los fondos de caja chica para adquirir servicios, mercaderas, activos fijos, materiales o suministros, cuando: 2.1.1 Su valor sobrepase los limites autorizados en la escala contemplada en el Numeral 1.4. 2.1.2 No haya urgencia de adquirirlos de inmediato. 2.1.3 Se trate de mercancas de existencia normal en el almacn de la proveedura de la empresa.

2.3 Asimismo no debe aceptar ni tramitar comprobantes dudosos, a lpiz con tachaduras, roturas, borrones o con alteraciones de cualquier naturaleza que pueden poner en duda su legitimidad. 2.4 En los comprobantes de pago no debe hacerse agregados de ninguna especie. Cualquier aclaracin se podr hacer en hoja adicional o al dorso del comprobante. 2.5 Para el manejo de los fondos de Caja Chica: no debe confundirse valores que no tengan ningn nexo con el efectivo y justificantes. Consecuentemente, es terminantemente prohibido mezclar dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan ninguna relacin con el fondo.

2.6 Los fondos de Caja Chica no se podrn utilizar para realizar operaciones distintas a las que se destinan dichos fondos.
2.7 Si por negligencia se incurre en pagos improcedentes, de acuerdo con lo establecido por las normas internas, reglamentarias y administrativas vigentes en la empresa, l o los funcionarios responsables, debern reintegrar el monto erogado.

3. USO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA

3.1 Se hace imprescindible que todo desembolso de caja chica este debidamente respaldado con la presentacin de un justificante; y/o sustentados mediante documentos debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios profesionales, RUC, importes y fechas de cancelacin. Asimismo todas las compras que se realicen con este fondo debern tener el sello de recepcin del almacn, quedando este con una copia del documento, para el control de entrada y salida respectiva.

3.2 La Gerencia General establecer el monto mximo que se pagar con el fondo de Caja Chica, en coordinacin con la gerencia de reas, pudiendo ser modificado previa autorizacin de la Gerencia General.
3.3 Todo documento, recibo provisional por mayor suma a lo establecido deber tener la autorizacin del Gerente General. 3.4 La Gerencia Financiera tomar las medidas de control previo y la Ofic. De auditoria interna del control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

REEMBOLSOS DE LA CAJA CHICA

1.1 La recepcin del Fondo Fijo de Caja Chica se realizar oportunamente previa documentacin sustentadora debidamente autorizada. La reposicin oportuna implica reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podr ser inferior al 10%, ni mayor al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepcin se efectuara como mnimo 02 veces por semana y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite. 1.2 El departamento de Contabilidad proceder previa verificacin de los documentos sustenta torios y codificacin contable, a tramitar el giro del cheque de reposicin por el departamento de tesorera a nombre de encargado del manejo del fondo fijo. 1.3 Los documentos pagados por Caja Chica sern reembolsados teniendo en cuenta la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y no podrn ser mayores al asignado. 1.4 El voucher y sus correspondientes comprobantes, sern archivados, como justificacin del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.

DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias as lo requieran y estar a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorera.
Los resultados de los arqueos se pondrn en conocimiento de la Gerencia del Area y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.