DIAGNOSTICO !

Diagnostico Sistmico en 10 Pasos

8. Proceso de transformacin
Entorno

1. Objetivos, Valores
Tareas, Misin, visin

7. Insumos

3. Relaciones, coordinacin, informacin 5. Sistemas tcnicos y auxiliares

6. Direccin

2. Organizacin Estructural y funcional 4. Reconocimiento, recompensa, sancin

9. Producto

Entorno

10. Retroalimentacin

Paso1

Objetivos, valores, tareas, Estrategia

Finalidad:
Para qu sirve la empresa o la organizacin? Qu beneficio ofrece a los clientes? Qu valores tienen importancia para los gerentes y los dueos?

Historia:
Por qu existe la empresa? Por qu fue fundada? Quin la fund y por qu motivo?Cmo se ha desarrollado desde entonces y en qu fase se encuentra actualmente?

Objetivos:
Quin define los objetivos y para quin? Hay objetivos a corto y largo plazo con respecto a los productos, al mercado, a la poltica de personal, etctera? Los objetivos estn documentados por escrito? Se estn logrando los objetivos? Son necesarias todas las funciones y actividades de la empresa para el alcance de los objetivos? Qu funciones faltan? Hay congruencia de objetivos?

Estrategia:
Qu visiones tiene para la empresa? Para qu debera ser conocida la empresa dentro de tres aos? Cul es el sueo o anhelo de la empresa?

Ubicacin:
Qu forma legal tiene la empresa? En que rea (regional o nacional) est presente la empresa? Qu productos y servicios ofrece? Qu influencia tiene la familia, el Estado u otras organizaciones (empresariales) sobre la empresa?

Paso2

Organizacin estructural y funcional

Divisin del trabajo:

Cmo est dividido el trabajo en la empresa y entre las personas? Hay personas y departamentos especializados? Existe una divisin de trabajo formal o informal? Las tareas y responsabilidades estn claramente definidas o formalizadas? Cules son las funciones ms importantes? Quin hace qu, dnde y cundo? Se puede pensar en otra forma de estructurar el trabajo?

Estructura:
Cmo se encuentra estructurada la empresa? Cules son sus elementos fundamentales? Existe una diferenciacin regional, tcnica o por productos?

Poder de decisin:
Cmo est coordinada jerrquicamente la empresa? Quin toma decisiones en la empresa? Quin decide qu (inversiones, procesos de trabajo, programa y cantidad de produccin)? Cmo participa el personal en las decisiones?

Documentacin:
Existen reglas establecidas sobre los procedimientos? Estn definidas por escrito? Los documentos estn actualizados? El procedimiento empleado se ajusta realmente a las normas?

Paso3

Relaciones, coordinacin, informacin

Informacin:
Hay informaciones que se buscan regularmente (por ejemplo, datos sobre el mercado, la competencia o las ventas)? Dnde se consiguen estas informaciones? Cmo funciona la comunicacin interna? Quin posee determinadas informaciones y quin las transmite a quin? Hay reuniones regulares en la empresa? Quin participa? Qu informaciones recibe el pblico (los clientes, la competencia, el Estado) sobre la empresa?

Coordinacin:
Cmo cooperan los profesionales y empleados de la empresa en la prctica? Dnde pueden o no pueden comunicar, colaborar o decidir conjuntamente? Dnde no tienen que colaborar, pero la estructura organizacional lo exige (reuniones intiles)? Cules fueron los fracasos de coordinacin ms grandes de los ltimos dos aos?

Comunicacin:
La direccin o el gerente informa del logro de los objetivos propuestos (comparacin entre metas y logros), o del rendimiento de las unidades de trabajo? La comunicacin es rpida y directa? Funciona en sentido vertical ascendente y descendente, y en sentido horizontal? Dnde hay bloqueos? Qu obligaciones existen en la emisin de informes? De qu no se habla?

Paso4

Reconocimiento, recompensa, sancin

Miembros:
Qu ventajas econmicas, sociales y culturales produce trabajar para la empresa? El personal se identifica con la empresa y sus productos? Satisface las necesidades econmicas, sociales y personales de los miembros? Cmo se produce la fluctuacin del personal?

Poltica de personal:
Cmo promueve la empresa a sus miembros? Qu criterios siguen para ello? Qu posibilidades existen para obtener un trabajo ms importante y mejor pagado dentro de la empresa? Existen planes de empleo, descripcin de puestos y mtodos de planificacin personal? Existe una planificacin estratgica de personal? Qu posibilidades de capacitacin existen? Cmo se capacita al personal nuevo? Qu criterios se siguen en el reclutamiento?

Reconocimiento, recompensa:
Cmo se incentiva y motiva al personal? Qu relacin existe entre tarea o rendimiento y remuneracin? Qu trabajo es recompensado? Se aplican sanciones? Hay acuerdos sobre el rendimiento?

Calificacin:
Las tareas exigen personal calificado? El personal tiene la calificacin formal y tcnica necesaria para cumplir las tareas que le corresponde? Qu posibilidades existen de formacin continua internas y externas, formales e informales? De qu centros de formacin proceden los miembros? Qu proporcin existe entre personal y volumen de trabajo, entre responsables de produccin y personal administrativo?

Paso5

Sistemas tcnicos, auxiliares

Recursos tcnicos:
En qu estado tcnico se encuentran las mquinas e instalaciones de la empresa? Los recursos tcnicos se ajustan a las tareas y son suficientes para su cumplimiento? Funciona la adquisicin, reparacin, mantenimiento y desarrollo de los nuevos recursos o sistemas tcnicos?

Infraestructura:
Cmo evala el personal las condiciones de sus puestos de trabajo? Calidad y cantidad de las posibilidades de espacio y de los puestos de trabajo del personal, condicin del edificio, instalaciones sociales para el personal, enlace con los medios de transporte pblico, conexiones con las redes pblicas de agua, electricidad y de comunicacin.

Finanzas:
Cmo se elaboran los presupuestos? Existe un control regular de costos e ingresos? Qu tipo de contabilidad se utiliza y qu instrumentos se emplea (planificacin financiera, clculo de costos, clculo de rentabilidad, etctera)? Ese tipo de contabilidad se usa como herramienta de gestin?

Paso6

Direccin

Autonoma:
Qu decisiones toma autnomamente la gerencia o el dueo? Hay personas o instituciones que intervienen en las decisiones gerenciales (por ejemplo, con los bancos o con un cliente importante)? Estructuras jerrquicas de la empresa. Relevancia de las relaciones y autoridades informales.

Estilo directivo:
Cmo se toman decisiones? Adopcin, ejecucin y control de las decisiones. Directrices para la delegacin. Cmo se evala el rendimiento del trabajo? La gerencia participa en las actividades operativas de la empresa? Qu decisiones se toman en el nivel gerencial? Existe un enfoque de gestin, lineamientos de direccin?

Instrumentos de gestin:
Se conocen y utilizan instrumentos de gestin? Qu instrumentos de gestin se utilizan (planificacin financiera, cuenta de resultados, planificacin de personal, anlisis costo-beneficio, clculo de inversiones, etctera) para preparar las decisiones? Qu impulsos rectores da la gerencia? Cmo se informa a la gerencia de los resultados obtenidos y de los costos ocasionados? Qu tipo de informacin proporciona la empresa al respecto?

Pasos 7y10

Insumos

Retroalimentacin Finanzas:
Cmo se financia la empresa? Qu grado de rentabilidad alcanzan los distintos productos? Situacin de los ingresos a largo plazo y estabilidad financiera. Existen fuentes fiables de ingresos? Regularidad de la disposicin de fondos. Situacin financiera y econmica general (liquidez, endeudamiento, capital propio). Se realizan auditorias, cuenta de prdidas y ganancias, por parte de las instituciones independientes?

Relaciones:
Qu competidores tiene la empresa? Quin la apoya externamente? Qu tipo de cooperacin empresarial y gremial existe? Fiabilidad del mercado de adquisiciones y proveedores. Quin puede dar impulsos positivos o negativos a la empresa? Haba o hay consultores para la empresa?

Retroalimentacin:
Qu imagen ofrece la empresa en el exterior? Qu manifiestan sus "clientes"? Qu productos o servicios son adquiridos? Cmo hace la empresa para informarse sobre la satisfaccin de los clientes, y cmo reacciona ante las muestras de insatisfaccin?

Pasos 8y9

Proceso de transformacin

Producto

Valor aumentado, prestaciones:

Eficiencia del valor aadido interno, es decir, los productos o servicios justifican los costos? Cadena de valor aadido para cada producto o servicio (empleados, mquina, instalacin, material, sistemas). Qu tareas podran delegarse al exterior con ahorro de costos?

Orientacin al cliente
Qu bienes y servicios produce la empresa? Nivel de calidad de los productos (qu calidad y a qu precio) Quin los adquiere? Se orientan a la demanda de los clientes? Cmo se presenta la empresa hacia fuera? Trato con los competidores, clientes, proveedores.

Adaptacin, Innovacin:
La empresa reacciona frente a las modificaciones del mercado? Qu experiencias ha tenido y qu potencial tiene con relacin a los cambios? Fuerzas inhibidoras e impulsoras. Tiene la empresa una actitud previsora o ms bien reactiva? Estrategias de adaptacin.