AJUSTES Y RECLASIFICACIONES CONTABLES

En todo proceso contable (manual e incluso electrnico), se cometen errores, omisiones, des actualizaciones y otras situaciones que afectan la razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos la tcnica contable ha desarrollado la metodologa denominada ajustes.
Los ajustes permiten presentar saldos razonables a travs de la depuracin oportuna y apropiada de todas las cuentas que por diversas causas no presentan valores que puedan ser comprobados y por ende, no muestran la verdadera situacin del negocio o empresa.

CAUSAS Y EFECTOS DE SALDOS INCORRECTOS

Omisin Por la falta de registro de operaciones afectadas, que el sistema contable no los ha conocido. Esto provoca que las cuentas presenten saldos incompletos. Errores Por la seleccin equivocada de cuentas y aplicacin de valores incorrectos. Estas acciones inapropiadas provocaran que ciertas cuentas presenten valores que no les corresponden, por lo que algunas cuentas presentarn sobrevaloraciones y subvaloraciones. Desactualizacin Por uso sistemtico de bienes y servicios, por realizacin de rentas que fueran presentadas o que no pudieran ser liquidadas en el perodo; por gastos que se pagaron por anticipado o que aun no se han pagado. Adems por prediccin objetiva de situaciones futuras, como es el caso de cuentas incobrables. En cualquier caso los saldos estarn desactualizados en el momento de preparar el Balance de Comprobacin. Uso indebido Por abusos o excesos de confianza de parte de las estadas de dinero, bienes, etc., se suelen presentar desfases (faltantes) entre los saldos contables y la presencia fsica de recursos.

MOMENTO Y LUGAR APROPIADO PARA REGISTRAR LOS AJUSTES

Los ajustes debern registrarse tan pronto se evidencie el error, omisin o desactualizacin; sin embargo, se puede ajustar las cuentas a fin de mes o al fin del perodo contable, como prerrequisito indispensable para elaborar los Estados Financieros. Se registrara en forma de asiento el cul cumplir todos los requisitos tcnicos, exigiendo documentacin fuente, o al menos hojas de clculo o referencias relativas al asiento. El libro apropiado para su registro es el diario general, de este se traslada a las cuentas respectivas (mayorizacin) para luego pasar en resumen a un nuevo balance de comprobacin denominado AJUSTADO. El sistema legal y tcnico para justificar los asientos de ajuste est dado en las leyes tributarias, sociedades y sus reglamentos, as como en los P.C.G.A, que regulan el artculo, presentacin y exposicin de los ajustes.

PRINCIPALES AJUSTES

A fin de sistematizar el estudio se propone el siguiente agrupamiento; cabe indicar que existen otros casos especficos de ajustes que sern analizados posteriormente. Omisiones Este caso se puede resolver fcilmente en el momento que se reconozca la operacin, y que adems ste respalda por sus 3 respectivos comprobantes.

Ejemplo. La empresa realiza una venta de servicios por $ 150 factura 004 a crdito. Por razones desconocidas esta transaccin no fue registrada oportunamente, y el da 8 de Febrero del mismo ao el contador se entero de este hecho y lo registra.

Ajustes por errores (cuentas) El 2 de febrero con factura /006 se compra un escritorio para la oficina por $ 200, se cancela con cheque. El error: El contador en la fecha de la transaccin, registr erroneamente asi: Equipo de Oficina Bancos 200.00 200.00

Ajustes por errores (valores) El 12 de febrero con factura /001 se compra un archivador metlico para la oficina por $ 500, se cancela con cheque. El error: El contador en la fecha de la transaccin, registr errneamente as: Mueble de Oficina Bancos 5000.00 5000.00

Ajustes por usos indebidos

El personal responsable del manejo directo de dinero, mercaderas y otros bienes puede caer en abusos de confianza al disponer de los recursos de la empresa para fines personales.

Este tipo de usos indebidos se puede detectar a partir de estudios especficos como constataciones fsicas, arqueos, confirmaciones de saldos, etc. En caso de faltantes se debern registrar los siguientes ajustes. Ejemplo: El 8 de Octubre se realiz un arqueo de caja, al cual se establece un faltante de $ 30,00 el cual fue utilizado sin autorizacin. El gerente decide cargar a la cuenta del empleado responsable y descontarle en el prximo sueldo.

Ajuste por prdidas fortuitas Cuando la empresa se ve despojada de recursos monetarios o de su propiedad que no estaban protegidos por seguros, surge la necesidad, de reportar estas perdidas no esperadas a travs de ajustes. Ejemplo: 1) La empresa pierde mercaderas por $ 2.000,00 en el incendio de sus bodegas el da 1 de enero. 2) Al tesorero de la empresa le sustrajeron $ 520 lo que deba depositar en la cuanta corriente de la empresa.

Ajustes por gastos prepagados e ingresos precobrados

En ocasiones la venta de servicios requiere de pagos anticipados por varios meses e incluso aos, este es el caso de los arriendos, seguros, etc., que con el tiempo se deben ir devengando o actualizando.

Ejemplo: La empresa A toma en arriendo un local de la empresa B, la misma condiciona que esta operacin se realice mediante la existencia de un pago anticipado equivalente a un ao, a razn de $ 300,00 mensuales.

EMPRESA A (INQUILINO O ARRENDATARIO) * Tendr que pagar 3600

EMPRESA B PROPIETARIO O ARRENDADOR * Deber recibir 3600

* Ocupar el inmueble sin pagos * Deber permitir la utilizacin del adicionales inmueble por un ao, sin restricciones o exigencias econmicas adicionales. * Debe contabilizar un pre pagado * Debe contabilizar un pre cobrado as: pasivo as: -1Arriendo Prepagado 3600 Bancos 3600 Asiento Inicial de registro Ir contabilizando el uso mensual, mediante el siguiente a juste. -2Gasto Arriendo 300 Arriendo Prepagado 3000 Si se prefiere al finalizar el perodo contable se correr un solo ajuste por el tiempo trascurrido -1Caja 3600 Arriendo Precobrado Asiento Inicial de registro

3600

Ir contabilizando la realizacin sel servicio prestado mensualmente, mediante el siguiente a juste. -2Arriendo Precobrado 300 Arriendo Ganados 3000 Si se prefiere al finalizar el perodo

Conclusiones
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Los prepagados se convertirn a futuro en gasto Los precobrados reconocen a futuro una renta En los dos casos, las referidas cuentas se deben ajustar peridicamente, con el fin de actualizar los respectivos saldos. Igual procedimiento se realizar con los inventarios de suministros adquiridos en el presente para uso

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO O ACTIVOS FIJOS

I EVIDENCIA FISICA

1. Tangibles o Corporales: Se puede medir, ver, tocar a) Depreciables: Pierden su valor por uso, obsolescencia, avances tecnolgicos, destruccin parcial o total

2. Intangibles o Incorporales: Se puede valorar. Con el tiempo y tecnologa pierden valor c) Agotables: Pierden su valor para la extraccin del material del que forman parte: Minas

b) No Depreciables: No se desvalorizan: terrenos

II FACILIDAD DE SU TRANSLADO

a) Muebles: No requieren esfuerzo para su movilizacin: Enseres, Vehculos

b) Semovientes: Por su propia fuerza se desplazan: Ganado

c) Inmuebles: No son objeto de movilizacin.

Ajustes por depreciaciones Los activos fijos (edificios, maquinarias, muebles y otros), pierden su valor por el uso o por la obsolescencia disminuyendo su potencial de servicio. DEPRECIACIN.- Es el proceso de asignar a gastos o costo de un activo de planta o activo fijo, durante el periodo en que se usa el activo.

Mtodos de Depreciacin
Resulta tarea complicada calcular con exactitud el valor monetario de la depreciacin, por lo tanto, se ha desarrollado ciertos mtodos tcnicos que permitan aproximar la cifra que ser contabilizada por el desgaste fsico. Se citan tres mtodos conforme al siguiente orden: a) Mtodo lineal o de lnea recta b) Mtodo de unidades producidas c) Mtodo acelerado ( suma de dgitos)

Es importante tener en cuenta la siguiente tabla que consta en la Ley del rgimen Tributario, al momento de conciliar el resultado de uno de estos mtodos.
ACTIVO DEPRECIABLE Construcciones y Edificaciones Maquinaria y Equipo Muebles y Equipos de Oficina Barcos, trenes y aviones Vehculos y Equipo de Transporte Equipo de Cmputo VIDA UTIL (AOS) 20 10 10 10 5 3 DEPRECIACION ANUAL % 5 10 10 10 20 33.33

Mtodo Lineal o de Lnea Recta

Aquel que distribuye en partes iguales (fijo) el valor a depreciar del bien entre los periodos de vida til estimada.

Preferentemente es utilizado en empresas del sector comercial y de servicios

Requiere de tres datos por cada bien que se desea depreciar.

Costo Histrico o Valor Actual: Aquel con el que fue comprado. Valor Residual o del ltimo Rescate: Cantidad monetaria estimada, basndose en la experiencia o consejo tcnico, que se desea obtener al final de la vida til, o sea cuando el bien se encuentra en calidad de desecho. Vida til esperada: Que se estable ce en aos, meses u horas, segn la intensidad de su uso previsto

Frmula para el clculo:

Depreciacin=
Costo Histrico o Valor Actual Valor Residual Vida til Estimada (aos, meses, horas)

EJEMPLO: Calcule la depreciacin por el mtodo de lnea recta y regstrela al 31 de diciembre del 2008 de un automvil aveo, cuyo costo es de $12500, adquirido el 1 de enero del 2008. Se estima un valor residual de 2500 y una vida til de 5 aos.

Mtodo de Unidades Producidas

Este mtodo es utilizado por aquellas empresas en los cuales sus activos tienen una vida til estrechamente ligada con su capacidad de produccin, por ejemplo vehculos y maquinaria. La depreciacin en este mtodo es variable, ya que el valor de sta depende del nivel de produccin.

Frmula para el clculo:

Depreciacin= Costo Histrico o Valor Actual Valor Residual
Total unidades (ej. Kilometro) Depreciacin c/unidad x N. de unidades producidas en el periodo

EJEMPLO: Calcule la depreciacin por el mtodo de unidades producidas al 31 de diciembre del 2008 de un automvil aveo, cuyo costo es de $12500, adquirido el 1 de enero del 2008. Se estima una vida til de 500.00 kilmetros de recorrido y una valor residual de 2500 durante este ao recorri 25.000 km

Mtodo Acelerado
Mediante este mtodo, se estima una depreciacin mas rpida en un momento, para luego ir descendiendo o ascendiendo en intensidad. De uso eventual de los vehculos y maquinaria industrial.

Requiere de tres datos para cada bien que se desea depreciar.

Costo o valor actual Valor residual o de ultimo rescate Vida til esperada
PROCEDIMIENTO PARA EL CALCULO - Se Asigna a cada periodo de vida un digito, a partir de uno, segn el activo. - Se suman estos dgitos, que se dan como vida til. - Se establece para cada periodo un quebrado, cuyo denominador ser la suma de los dgitos y el numerador, el digito del ao correspondiente.

Ejemplo:
Vida til: 5 aos Suma de dgitos 1+ 2+3+4+5= 15 Quebrados: Valor actual Valor residual Quebrado x Valor Actual