Facultad de contabilidad y auditoria

Prof. Hctor M. Lpez A.

 La tradicional barra de mens y la barra de herramientas se cambiaron por la Cinta o Banda de Opciones

Excel 2007 tiene un interfaz de usuario sustancialmente diferente de las versiones anteriores; sin embargo, es interesante, atractivo y amigable para el trabajo.

 Para los iniciados en Excel 2003, esta nueva versin puede causar ciertas dificultades; pero, cuando se inicie en este nuevo ambiente de trabajo, no querr abandonarlo.

En el siguiente cuadro comparativo, podemos analizar algunas de las nuevas prestaciones ofrecidas por Excel 2007

ELEMENTO
Columnas Filas Formato condicional en una celda Niveles de ordenamiento en una tabla o rango Caracteres en una frmula Niveles de anidacin en una frmula Argumentos en una funcin Columnas en una Tabla Dinmica Registros en una Tabla Dinmica Nmero de campos en una Tabla Dinmica

Excel 2003
256 65.536 3 3 1.024 7 30 255 32.768 255

Excel 2007
16.384 1`048.576 Limite de memoria 64 32.768 64 255 16.384 1`000.000 16.384

Si usted no ha utilizado los comandos cortos para navegar por las hojas de clculo, creo que es un buen momento para adiestrarse en estos:
Para
Celda A1 Columna A desde cualquier fila donde est el cursor Celda que fue utilizada en ltima instancia

IR A

Presione
Ctrl+Inicio Inicio Ctrl+Fin

Primera fila que contenga datos

ltima fila que contenga datos Primera columna que contenga datos ltima columna que contenga datos Hoja de clculo siguiente Hoja de clculo previa

Ctrl+
Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+ Ctrl+AvPg Ctrl+RePg

Ahora en el siguiente cuadro se presentan comandos cortos para: seleccionar, Insertar, Borrar, Ocultar y Presentar datos en Excel
Para
Seleccionar la(s) columna(s) de la(s) celda(s) activa(s) Seleccionar la(s) fila(s) de la(s) celda(s) activa(s) Insertar una fila en una tabla o una celda, fila o columna en un rango Insertar una columna en una tabla o rango Borrar una fila en una tabla o una celda, fila, o columna en un rango Borrar una columna en una tabla o en un rango

Presionar
Ctrl + barra espaciadora Shift + barra espaciadora Ctrl + el signo + Ctrl+barra espaciadora, entonces Ctrl+ el signo + Ctrl + - (signo menos) Ctrl + barra espaciadora, entonces Ctrl + - (sig. menos) Continua

Para
Ocultar la(s) columna(s) para la(s) celda(s) activa(s) Mostrar la(s) columna(s) entre las celdas seleccionadas

Presionar
Ctrl + 0 Ctrl + Shift + 0 , o Ficha Inicio/ Grupo Celdas/ Opcin Formato/ Seccin Visibilidad/ Ocultar y Mostrar/ Mostrar columna Ctrl + 9 Ctrl + Shift + 9, o Ficha Inicio/ Grupo Celdas/ Opcin Formato/ Seccin Visibilidad/ Ocultar y Mostrar/ Mostrar fila

Ocultar la(s) fila(s) para la(s) celda(s) activa(s) Mostrar la(s) fila(s) entre las celdas seleccionadas

Botn Office

Barra de Acceso rpido

Barra de ttulo

Botn de ayuda

Botn seleccionar todo Cuadro de nombres o Barra de frmulas rea de referencia Barras de desplazamiento

B A N D A

O P C I O N E S

Fichas con Nombres de hojas de lculo

Vistas de documento

Cuadro de divisin

Barra de estado

Controles de Zoom

Probablemente el cambio ms significativo en el interfaz de Excel, es la desaparicin de la barra de mens y de los botones de la barra de herramientas; para dar lugar a la cinta de opciones

Pestaas o Fichas, localizadas en la parte superior de la cinta, las cuales identifican a varias reas de actividad; estas son: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar y Vista.

Adicionalmente pueden constar otras fichas disponibles para trabajos especficos.

Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.

Grupos incluidos en cada Ficha; por ejemplo, la ficha Inicio contiene los grupos de opciones: Portapapeles, Fuente, Alineacin, Nmero,

Estilos, Celdas y Modificar.

En ciertos momentos algunas opciones no estarn disponibles. Las reconocers porque tienen un color atenuado.

Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn. Excel presenta:

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Si haces doble clic sobre cualquier pestaa de la ficha activa, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla se despliega un men desde donde se puede ver las acciones que se pueden realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.

Lista de documentos recientes

Este men contiene algunos de los comandos que solan aparecer en el men Archivo en versiones anteriores de Excel

Opciones de Excel

Permite personalizar las opciones de Excel. En Excel 2003 corresponde a: Herramientas/Opciones/Personalizar

La barra de acceso rpido, por defecto est colocada en la parte superior de la cinta de opciones y contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer. Sin embargo es posible cambiar tanto la posicin como su contenido.

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que se quiera. Para ello haz clic en la lista (flecha) desplegable de la derecha ; Excel presenta:

Para cambiar de posicin Haga clic en la opcin

Mostar debajo de la cinta de opciones.

para agregar o quitar botones en la barra de acceso rpido

Excel le permite colocar todos los comandos que usa con mayor frecuencia en esta barra; para lograrlo explicaremos dos formas de hacerlo:

Forma 1 Hacemos clic en la opcin u opciones que necesitamos de las que aparecen en la lista desplegable presente.
Forma 2 Haga clic derecho sobre cualquier elemento que necesite de la cinta de opciones (Excel presenta un cuadro de dilogo) y luego clic en la opcin Agregar a

la barra de herramientas de acceso rpido.

NOTA

Si usa la forma 2, Excel aplica el cambio a todos los libros. No se puede personalizar slo un libro usando este procedimiento.

En la siguiente tabla se presenta una lista de los comandos que el usuario los utiliza con mayor frecuencia en su trabajo, tratando de asociarlos con aquellos a los que nos hemos acostumbrado en versiones anteriores de Excel :

COMANDO

En Excel 2003

En Excel 2007

Nuevo, Abrir, Imprimir Guardar como, Cerrar, Salir

Guardar Configurar pgina, Imprimir

Men Archivo Men archivo

Men archivo Men archivo

Botn de Office Botn de Office

Botn de Office Barra de acceso rpido Ficha Diseo de pgina/Grupo Configurar pgina u Opciones de la hoja Botn de Office/Opcin Imprimir/Vista preliminar Barra de acceso rpido Ficha Inicio/Grupo Portapapeles Ficha Inicio/ Grupo Celdas/Eliminar Ficha Inicio/Grupo Celdas/Eliminar/Eliminar hoja

Vista preliminar Deshacer, Rehacer Cortar, Copiar, Pegar Eliminar Eliminar Hoja

Men Archivo Men Edicin Men Edicin Men Edicin Men Edicin

COMANDO
Mover o Copiar hoja

En Excel 2003
Men Edicin

En Excel 2007
Ficha Inicio/Grupo Celdas/Opcin Formato

Buscar, Reemplazar, Ir A

Men Edicin

Ficha Inicio/Grupo Modificar/Opcin Buscar y Seleccionar Ficha Insertar/ Grupo Texto/Encabezado y pie de pgina
Ficha Inicio/Grupo Celdas/Insertar Ficha Insertar/ Grupo Grficos Ficha Frmulas/ Grupo Biblioteca de funciones Ficha Frmulas/ Grupo Definicin de nombres

Encabezados y Pie de pgina

Insertar Celdas, Filas, Columnas, Hoja de clculo Grficos Funciones Asignar Nombres a celdas y rangos

Men Ver

Men Insertar Men Insertar Men Insertar Men Insertar

COMANDO
Alto Fila, Ancho Columna, Cambiar nombre de hoja, Ocultar, Mostrar, Color de etiqueta.
Opciones Ordenar, Filtrar Fuente, Tamao de fuente, Negrita, Cursiva, Subrayar, Bordes, Color de relleno, Color de Fuente Alinear izquierda, Derecha, Centrar, Combinar y centrar, Aumentar sangra, Disminuir Sangra

En Excel 2003
Men Formato

En Excel 2007
Ficha Inicio/Grupo Celdas/Formato

Men Herramientas Men Datos Barra de herramientas Formato Barra de herramientas Formato

Botn Office/ Botn Opciones de Excel Ficha Inicio/Grupo Modificar/Ordenar y filtrar. Ficha Inicio/Grupo Fuente

Ficha Inicio/Grupo Alineacin

Tips para excel 2007

Cuando arranca Excel 2007, en la parte derecha de la ventana ya no se presenta el Panel de tareas.
En su sesin de trabajo en Excel 2007 los paneles de tareas estn disponibles durante todo el tiempo. Para activar un Panel de tareas especfico para un determinado trabajo es necesario activarlo. Por ejemplo:

Para desplegar el panel de tareas Portapapeles 1. Clic en la ficha Inicio 2. Apuntar al grupo Portapapeles y clic en el botn que aparece a su derecha.

Para desplegar el panel de tareas Imgenes prediseadas 1. Clic en la ficha Insertar 2. Apuntar al grupo Ilustraciones y clic en la opcin

Imgenes prediseadas.

Para desplegar el panel de tareas Referencia 1. Clic en la ficha Revisar 2. Apuntar al grupo Revisin y clic en el botn

Referencia.

 Excel 2007 permite activar en la misma pantalla los paneles necesarios. La mayora de paneles cuando se los activa aparecen anclados en la parte derecha de la ventana. Estos pueden ser movidos mediante arrastre, desde su barra de ttulo. Excel no le permite desplegar un panel de tareas que no sea necesario en el trabajo que est desarrollando en ese momento.

 Para cerrar un panel de tareas se usa el botn

Cerrar (X)

Excel guarda sus libros de trabajo como archivos con extensin .xlsx

Los libros contienen (por defecto) 3 hojas y pueden insertarse hasta 255.

Ya hemos visto que para acceder al modo de acceso por teclado (aparecen letras en la cinta de opciones) debemos presionar la tecla Alt.

Cuando estamos en este modo, para moverse por

cualquier opcin de la cinta de opciones se usan las teclas de movimiento del cursor y la tecla Tab de la siguiente manera:

 Las teclas de movimiento de cursor derecha e izquierda, permiten moverse entre fichas. La tecla flecha abajo, activa la primera opcin de la ficha activa, luego puede utilizar el resto de flechas para movilizarse por todas las dems opciones, grupos o fichas. La tecla Tab permite moverse por todas las opciones de cualquier grupo de la ficha activa. Si utiliza Shift+Tab el recorrido es inverso.

Podemos abrir un libro existente de varias formas: Desde el men del Botn Office

Desde el cuadro de dilogo Abrir

Desde el Explorador de Windows, Desde un acceso directo del

escritorio

Ya estudiadas en versiones anteriores de Excel

Abrir un libro desde el men del Botn Office

Alfiler Por defecto aparecen 9; pero, puede hacer que aparezcan hasta 50.

Los libros que han sido utilizados recientemente, pueden ser abiertos haciendo clic en el nombre de la lista que aparece en el men del botn de Office.

Si usted trabaja frecuentemente con determinado libro de Excel; este, puede mantenerlo anclado en el men del botn Office, haciendo clic en el alfiler que aparece en el lado derecho del nombre del libro.

Si desea desanclar el libro, vuela hacer clic sobre el alfiler.

Smartart
Excel 2007, ofrece al usuario esta nueva opcin que permite darles a nuestras hojas electrnicas un toque profesional de diseo. SmartArt le provee un rango de diagramas, que permiten ilustrar procesos, ciclos, jerarquas, relaciones. Estn tambin disponibles listas horizontales y verticales, pirmides, diagramas de Venn, organigramas, etc.

Para activar SmartArt, dar clic en la ficha

Insertar/grupo Ilustraciones/SmartArt
Excel presenta: