Coro Jaramillo Mario Guevara Benites Suny Quinde Rivera Lilian Quinde Sarango Espinoza Gladys

NORMAS TECNICAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA APLICADAS AL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

PROGRAMACIN DE ABASTECIMINTO
PROCESO DE ADQUISICIONES / COMPRAS ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN

INVENTARIO DE EXISTENCIAS
ALTAS Y BAJAS DE ACTIVO FIJO MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTO CATALOGO DE BIENES REGISTRO DE PROVEEDORES

PROGRAMACIN DE ABASTECIMINTO
La programacin de abastecimiento es un proceso tcnico del sistema de abastecimiento, a travs del cual se prev las necesidades de recursos (bienes y / o servicios), para el cumplimiento de las metas Establecidas por cada una de las unidades que constituyen la organizacin.

Bienes

Servicios

Programar una adecuada previsin de bienes y servicios

Preveer la adquisicin de bienes

OBJETIVOS

Identificar, consolidar y analizar las demandas del proceso de abastecimiento

Guardar coherencia y consistencia en base al presupuesto asignado al rea de abastecimiento. ALCANCE Abarca el total de las unidades orgnicas existentes, como eje fundamental del ciclo de calidad en el proceso de abastecimiento

PROCESOS TCNICOS MATERIA DE

CONTROL INTERNO
Los cuadros de requerimientos de cada unidad orgnica Los cuadros de necesidades de bienes y servicios El presupuesto de abastecimiento

El auditor administrativo analizar cada una de las fases de la programacin del abastecimiento, tomando como base el sistema de planeamiento, presupuesto y de costos para establecer prioridades y escala de necesidades de bienes y servicios regulares y peridicos, para planificar eficientemente el abastecimiento.

COMENTARIOS

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

El auditor administrativo revisar si la empresa cuenta con normas y procedimientos de la programacin del abastecimiento, segn el detalle siguiente: Determinacin de la cantidad de bienes y servicios necesarios para cumplir con el Plan de Accin Elaboracin del cuadro de necesidades de bienes y servicios de la empresa Consolidacin de necesidades en el presupuesto de bienes y servicios Ejecucin y evaluacin de la programacin del abastecimiento Establecimiento de la calendarizacin Evaluaciones Comparacin entre lo previsto y lo ejecutado Impacto de las medidas de austeridad empresarial Avance de la ejecucin de la programacin Comprobar que se han desarrollado por lo menos dos evaluaciones al ao

PROCESO DE ADQUISICIONES / COMPRAS

OBJETIVO
Cumplir con eficacia, eficiencia y economa el proceso de las adquisiciones de bienes y servicios, para asegurar un ptimo flujo de la compra y un desarrollo mximo de su uso o rendimiento El proceso de adquisicin es la etapa que comprende los procedimientos para la compra de los bienes y / o servicios en la cantidad necesaria, calidad deseada, momento oportuno y precio de mercado ms conveniente, cindose a las disposiciones legales.

ALCANCE
Comprende a toda la empresa, su relacin funcional con el sistema de presupuesto, por la asignacin financiera a las diferentes reas; con el sistema de planificacin, por su vinculo con los planes, proyectos, obras a desarrollarse

PROCESOS TCNICOS MATERIA DE

CONTROL INTERNO
Informe presupuestal si la adquisicin est comprendida en el presupuesto de abastecimiento del periodo Especificaciones tcnicas y econmicas Cotizaciones de proveedores debidamente registrados Cuadro comparativo y eleccin de la propuesta ms conveniente para la empresa Otorgamiento a la buena propuesta Comunicacin a la firma y publicaciones Afectacin presupuestal, registro contable y emisin de cheque

COMENTARIOS
El auditor administrativo deber analizar las fases del proceso de adquisiciones, para tener la objetividad del caso en la evaluacin Incidiendo en las siguientes acciones sustantivas: o Implementar un sistema de informacin confiable o Contar con un catalogo de bienes y servicios

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

Realizar una evaluacin del sistema de compra Revisar la elaboracin del presupuesto de compra Constatar la existencia de fuentes de abastecimiento en el mercado

Evaluar la eficiencia y eficacia de los medios de consulta

Verificar si la empresa cuenta con un sistema de informacin y estadstica Revisar y evaluar la organizacin y funcionamiento del comit de adjudicacin

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIN
OBJETIVO
Racionalizar el almacenamiento y distribucin de materiales dentro de una concepcin sistmica. Almacenamiento es guardar los artculos en el almacn, ubicndolos y cuidndolos para entregarlos en condiciones de ser utilizados

ALCANCE
Tiene vinculacin con la gerencia de produccin y con unidades especializadas de la empresa

PROCESOS TCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO

RECEPCIN ingreso de los bienes al almacn CUSTODIA garanta de que los bienes almacenados sean entregados a los usuarios con las mismas caractersticas fsicas DISTRIBUCIN entrega fsica de los bienes a los usuarios CONTROL Conjunto de medidas internas

COMENTARIOS
El auditor administrativo deber analizar cada una de las fases del almacenamiento y distribucin, incidiendo sustantivamente en lo siguiente:

La organizacin de la zona de almacenaje del diagnstico que se haga al respecto Los bienes adquiridos por la empresa deben ser canalizados al almacn por los proveedores El desorden en el almacn y distribucin, ocasiona que el responsable de almacn no conozca con exactitud la cantidad de tems existentes Se constata que se lleva un efectivo control de los bienes que salen del almacn

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

LA RECEPCIN
Descarga Desembalaje Verificacin Entrega al Almacn Control de calidad Clasificacin Ubicacin dentro del almacn Internamiento Registro Supervisin

LA CUSTODIA

Ambiente Cmaras refrigeradoras Cmaras oscuras Cmaras de seguridad

EL CONTROL PREVIO
Registros Ubicacin Inventarios

INVENTARIO DE EXISTENCIAS

OBJETIVOS
Disponer de un sistema de informacin actualizada sobre la cantidad exacta de bienes y su estado de operacin

Es la verificacin del estado fsico, comparado con los documentos fuentes de los bienes en custodia en el almacn de la empresa

ALCANCE

Impedir la acumulacin improductiva de bienes en los almacenes

Es de aplicacin en todas las reas de la empresa, vinculadas con la custodia de bienes.

PROCESOS TCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO

La verificacin fsica de cada bien que consiste en su constatacin, medicin, pesaje, conteo, etc La toma de inventario fsico de bienes patrimoniales a nivel de la empresa, se realizar una vez al ao. La toma de inventario de existencias fsicas de almacn, se llevar a cabo en forma trimestral En caso de bienes sobrantes, se requerir informacin sobre la procedencia exacta y documentada de stos para su empresarial incorporacin en el patrimonio. Concluida la verificacin fsica de los bienes de la entidad, se dispondr la valorizacin actualizada de los bienes existentes

COMENTARIOS El auditor administrativo deber analizar la consistencia de la toma de inventarios, para conocer el gasto en existencias y poder recomendar el destino de recursos monetarios al programa de inversiones, lo cual favorece a la empresa.

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

Inventario de los bienes entregados en uso a las reas de la empresa La verificacin fsica estar a cargo de equipos de trabajo conformados por personal de abastecimiento, contabilidad, auditoria interna y rea a inventariar Los equipos de trabajo evacuarn informes tcnicos, sobre la existencia, uso, estado de conservacin, asignacin, ubicacin, etc., de los bienes patrimoniales Los bienes patrimoniales que pudieran encontrarse en desuso por obsolescencia, mantenimiento antieconmico o reparacin onerosa para la empresa, sern tomados en relaciones separadas para su canalizacin al comit de Bajas y Ventas

ALTAS Y BAJAS DE ACTIVO FIJO

CONCEPTO
Consiste en centralizar en forma integral, el registro de altas y bajas de activo fijo que constituyen propiedad de la empresa, lo que permitir conocer la inversin realizada Registrar el movimiento de bienes patrimoniales de altas y bajas en libros que permita contabilizar la situacin patrimonial de la empresa

OBJETIVO

PROCESOS TCNICOS Registrar en el libro de inventarios el movimiento de altas de bienes La baja de bienes dar lugar a los descargos y se registrar en el diario auxiliar En caso de prdida de un activo fijo, se requerir de una investigacin

Tiene estrecha vinculacin con las reas de contabilidad y de costos

ALCANCE

COMENTARIOS
El auditor administrativo verificar el cumplimiento de las normas y procedimientos sealados en el Reglamento de Altas y Bajas de bienes de la empresa, tomando en cuenta que las causas que determinan la baja de un bien pueden ser por obsoletos, deterioro, desgaste, etc.

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

a. Que las altas y bajas de bienes quedan registradas en el libro que lleva la seccin de control patrimonial. b. Que el cambio de ubicacin de un bien fijo, se registrar en la tarjeta respectiva, permitiendo conocer su verdadera ubicacin. c. Que el mecanismo para dar de alta y baja a un bien, observe las normas y procedimientos establecidos en el Reglamento de Altas y Bajas de Bienes aprobado por el nivel respectivo.

MERCADOS Y FUENTES DE
ABASTECIMIENTO

Mantener la continuidad del mercado de Abastecimiento Buscar fuentes de abastecimiento alternativos

OBJETIVOS

Las compras constituyen un proceso especializado, con el objeto de adquirir la cantidad necesaria, con la calidad deseada, dentro de las condiciones ms convenientes

Tiene vinculacin con el Departamento de Marketing, porque evala cundo y dnde es propio comprar.

ALCANCE

PROCESOS TCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO Las compras se sustentan en el conocimiento del mercado y las fuentes de abastecimiento, para realizar mayores economas, conseguir menores precios y descuentos favorables.

COMENTARIOS
El auditor administrativo deber verificar si el sistema de compras de la empresa se sustenta en un estudio de mercado y sus fuentes de abastecimiento, con el objeto de que se garantice la calidad, cantidad, precio y oportunidad en la entrega del bien

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

La existencia de solicitudes a los proveedores para que presenten sus ofertas, con indicacin de todos los datos requeridos, para la formulacin del presupuesto de compras. Practicar las evaluaciones para constatar el mayor nmero de ofertas de proveedores del mercado nacional e internacional, segn el caso.

CATALOGO DE BIENES
CONCEPTO

Es la clasificacin de los bienes de acuerdo a normas o estndares de la empresa, agrupados de acuerdo a su uso o naturaleza, asignndole un cdigo o smbolo que los represente individualmente.
OBJETIVO

Mejorar el control de las operaciones de la administracin de materiales, mediante la reduccin del nmero de artculos en existencia, permitiendo su fcil identificacin y contribuyen a la racionalizacin de las compras y almacenaje.
ALCANCE

Comprende a todas las dependencias de la empresa, que requieren y manipulan materiales, como produccin, ingeniera, administracin, ventas, finanzas, control de calidad, logstica, etc.

PROCESOS TECNICOS

Es seleccionar calidades, tamaos

Normalizacin

COMENTARIOS El auditor administrativo deber verificar si la empresa cuenta con un catlogo de bienes y los criterios tcnicos utilizados para su confeccin.

MECANISMOS
Preparacin Ejecucin Ejecucin del programa de catalogacin de bienes Evaluacin Revisin de las normas

Es determinar la denominacin

Identificacin

Es el ordenamiento de las existencias similares

Clasificacin

Es la simbolizacin

Codificacin

REGISTRO DE PROVEEDORES
Es la informacin comercial relacionada con los proveedores constituidos de la empresa
Establecer un registro de proveedores para determinar los mejores precios de adquisicin y entrega de bienes

OBJETIVO

ALCANCE La norma se relaciona con el proceso de adquisiciones y se orienta a dar seguridad de que la compra fue realizada a una empresa formal, debidamente inscrita en el registro de proveedores de la compaa.

PROCESOS TCNICOS MATERIA DE

CONTROL INTERNO
Delimitacin del mercado La cantidad de proveedores que requiere una empresa, est en relacin a la naturaleza de los bienes que produce Inscripcin de proveedores Se concreta mediante convocatorias publicadas en diario de la localidad Calificacin del proveedor La documentacin sustentatoria presentada por el proveedor se revisar y se verificar visitando las instalaciones comerciales Registro de proveedores idneos

Los proveedores cuya informacin documentada hubieren merecido la aprobacin. Estarn habilitados o autorizados a suministrar bienes o servicios a la empresa

COMENTARIOS
El auditor administrativo deber verificar que la empresa cuente con un registro de proveedores debidamente actualizado, para evitar generar perjuicios para la empresa, porque algunas prefieren comercializar a bajos precios y menos calidad con empresas informales.

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

Existencia de un diagnstico de requerimiento de bienes y servicios. Realizacin anual de la convocatoria para el registro de proveedores. Revisin de la documentacin sustentatoria presentada verificacin de los mismos. Mecanizacin del registro de proveedores. Evaluacin y actualizacin permanente.